La combinación de correspondencia permite incluir datos almacenados externamente en un documento principal. Se utilizan dos elementos: el documento principal con texto fijo y campos variables, y el origen de datos donde se almacenan los registros. El proceso implica seleccionar el origen de datos, insertar los campos en el documento principal, y previsualizar o imprimir los resultados combinados.

2. Combinar correspondencia
• Permite incluir en un documento datos
almacenados en otro sitio.
• Se puede obtener copias de un mismo
documento pero con datos de personas
distintas.
• Cuando se combina correspondencia se utiliza
2 elementos fundamentales: documento
principal y el origen de datos.
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3. Documento principal
• Contiene el texto fijo y los
campos variables que
forman su valor de origen
de datos.
Origen de datos
• Lugar donde se almacena
los datos a utilizar.
• Puede ser una lista de
registros de direcciones en
excel, una tabla en word o
access entre otros.
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4. Pasos para combinar
• Con el texto fijo en word se realiza los siguientes
pasos.
• Ir a CORRESPONDENCIA, se elige la opción
SELECCIONAR DESTINATARIOS y clic en USAR
LISTA EXISTENTE
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5. • Elegir el archivo de origen
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6. En la ventana siguiente se marca el
nombre y ACEPTAR
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7. • Una vez combinado se inserta los campos
necesarios.
• Primero se ubica el cursor en el espacio donde
se ubicará el campo requerido.
• Luego Insertar campos combinados.
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8. • Para mostrar los valores de los campos elegir
VISTA PREVIA DE RESULTADOS.
• Para ir cambiando los registros es necesario
utilizar los botones de desplazamiento.
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9. • Si se necesita conocer o resaltar los campos
insertados en el documento hacer clic en
Resaltar campos de combinación
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10. Destinatarios de combinar
correspondencia
• Primer paso clic en Editar lista de
destinatarios
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11. • En esta ventana se configura según la
necesidad como filtrar, ordenar entre otros.
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12. Combinar al imprimir
• La opción imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinación.
• Finalizar y combinar elija imprimir
documentos
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13. • Al hacer clic en él aparece el cuadro de dialogo,
puedes ser todos o seleccionar desde y hasta cual
registra se necesita.
• Importante: no se puede abrir la base de datos
para realizar algún cambio si aun esta abierto en
archivo combinado.
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