El documento describe los formularios en Access y su importancia para interactuar con una base de datos. Los formularios permiten ingresar, modificar y revisar datos de manera sencilla y aseguran que la información se almacene correctamente en las tablas relacionadas, mientras que ingresar datos directamente a las tablas sería más complicado. Los diseñadores de bases de datos pueden crear formularios personalizados que guíen a los usuarios a proporcionar datos de forma precisa y válida.

1. MINISTERIO DE EDUCACION
COLEGIO INGENIERO TOMAS GUARDIA
BASE DE DATOS PROFA MARTA DE ALMANZA
LABORATORIO Nº 2
Aunque las tablas almacenan todos tus datos, únicamente los tres objetos restantes de Access te permiten
trabajar con ellos. Los formularios, las consultas y los reportes son la forma de interactuar con la base de datos.
Los Formularios
Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas
tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y
también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet.
La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas
en registrar su información correctamente.
Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que
quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.
Con Access puedes diseñar tus propios formularios que te facilitarán la manera en la que ingresas la información a la base
de datos. Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para asegurarte de que los
datos sean ingresados en el formato correcto.
Aprender a usar formularios
Aunque en Access 2010 siempre
puedes usar las tablas para
ingresar la información a tu base
de datos, tal vez te resulte más
fácil si lo haces usando
formularios. Estos te ayudarán a
asegurarte de ingresar los datos
en el lugar correcto, en los
campos correctos y en el formato
correcto.

2. ¿Por qué usar formularios?
Muchos de nosotros llenamos formularios con tanta frecuencia que casi nunca notamos cuando se nos pide usarlos. Los
formularios son muy populares porque son útiles para ambas partes:tanto para la persona que solicita la información como
para la persona que la provee.
Ya que es una manera de solicitar información en un formato específico, quien diligencia el formulario sabe exactamente
qué información incluir y en donde ubicarla.
Éstos son tan precisos, como los formularios en Access.
Cuando ingresas información a un formulario en
Access, esos datos van directamente al lugar que se
suponen, deben ir: dentro de una o más tablas
relacionadas.
Mientras que ingresar datos a las tablas es algo sencillo,
introducir datos se torna más complicado a medida que
empiezas a poblar las tablas con registros de otros lados en la base de datos.
Porejemplo, la tabla de pedidos enla base de datos, podría vincular información sobre clientes, productos y precios extraídos
de las tablas relacionadas. Un registro con información de solo pedidos puede lucir así:
Los registros en esas tablas incluyen el número ID de los registros de otras tablas.
No se puede aprender mucho con sólo echar un vistazo a dichos registros, ya que los
números ID no te dicen mucho acerca de los datos a los cuales están relacionados.
Además, teniendo en cuenta que debes buscar dos tablas solo para ver una orden,
posiblemente tengas problemas encontrando los datos correctos.Es fácil ver como
este proceso podría convertirse en una tarea tediosa.
Como puedes ver, este registro es más fácil de entender cuando se ve un
formulario. Modificando el registro, sería más fácil, ya que no tendrías que saber
los números ID para ingresar nuevos datos.
Cuando estas utilizando un formulario, no te debes
preocupar por el ingreso de datos a las tablas o formato
adecuado, el formulario realiza automáticamente esas
tareas.
No hay necesidad de ir y volver entre las tablas o buscar cuidadosamente en una tabla un registro específico, ya que los
formularios te permiten ver cada registro en su totalidad.

3. Además de facilitarnos el proceso de inserción de datos, los formularios nos ayudan a almacenar esta información dentro
de las tablas de manera automática, sin que tengamos que escribirlos manualmente en cada una de ellas.
Con los formularios, los diseñadores de bases de datos pueden controlar exactamente elmodo en el que los usuarios pueden
interactuar con la base de datos.
Los diseñadores de basesde datos pueden establecerrestricciones o componentes individuales de formularios, para asegurar
que los datos necesarios sean ingresados y que todo lo incluido, tenga un formato válido.Esto es útil, asícomo mantener los
datos bien organizados es esencial para una base de datos precisa y potente.
Abrir un formulario existente
Paso 1:
Abre la base de datos y ubica el Panel de
navegación.
Paso 2:
En el Panel de navegación, ubica el
formulario que deseas abrir. Éstos se
reconocen con el icono .
Paso 3:
Haz doble clic en el nombre del formulario.
Se abrirá y aparecerá una pestaña en la barra
de pestañas de documentos.
Ingresar y modificar datos
Dependiendo de la base de datos que estés utilizando, los formularios con los que trabajes, pueden incluir herramientas y
características especiales que te permiten realizar tareas comunes con tan solo un clic sobre un botón.
Añadir un nuevo registro
Existen dos formas de agregar un nuevo registro a un
formulario:
Opción 1
En el grupo Registros de la pestaña de Inicio, haz clic en el
comando Nuevo.
Opción 2
En la barra de exploración de registros, ubicada en la
parte inferior de la ventana, haz clic en el botón Nuevo
registro.