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Como negociar con el estado en Colombia
- 1. Como Negociar conel estado Visión del Contratista Estrategias Ganadoras Para Licitar Dos visiones Dos éxitos Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 1/N
- 2. Atención: Hay unareforma a la Ley 80 Es la ley 1150 de 2007 Rige a partir del 16 de Enero 2008 Reglamentada por los Decretos 2474/08 (ajustado 2505/09) y otros. Faltan mas reglamentos Anotaremos los cambios más relevantes. Favor consultar las notas del conferencista Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 2/N
- 3. OBJETIVO DE LACONTRATACIÓN Mecanismo adecuado para optimizar de manera continua y sistemática los procesos no misionales de cada entidad, en procura de la eficiencia del gasto de la misma, pero democratizando el acceso. Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 4/N
- 4. Premisas para teneren cuenta La contratación no es un fin, es un medio Los contratistas son mis colaboradores no contradictores o enemigos. Cada contrato por su objeto, cuantía, especificaciones, es distinto a los demás. No existen fórmulas mágicas para contratar. No todos los casos pueden resolverse de idéntica manera. Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 5/N
- 5. Tipos de contratos •Precios o tarifas Unitarios – Reajustables – Fijos • • • • Suma global Fija o Reajustable Administración Delegada Llave en Mano (Diseño y Construcción) Concesión Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 6/N
- 6. Qué es unaLicitación ? Un ejercicio que permite seleccionar al contratista más conveniente, y a este le permite obtener trabajo por medio de una sana y honesta competencia que representa Para el Cliente: • Un proceso ordenado para seleccionar a quien le suministre Para el oferente: • Una oportunidad para competir en la venta de Un Bien o la prestación de un servicio Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 7/N
- 7. Tipos de Licitación Conel Estado: Solicitud de servicio Invitación Concurso: de méritos arquitectónico Pública Con Particulares : Solicitud de cotización Invitación Concursos Privada Pública Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 8/N
- 8. Modalidades de selección. •Caso general: Licitación pública, • Casos Particulares – Selección abreviada, – Concurso de méritos y – Contratación directa • Adquisición de bienes de características técnicas uniformes. Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 9/N
- 9. Primera Fase delproceso Se le dieron dientes El Estado Trabaja Se Confirmó lo dicho por el 2170 Será modificado radicalmente en 18 meses El Proponente se prepara Ya no se pagará por él 6 meses Ambos van para el mismo lado Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 11 / N
- 10. ETAPAS INICIALES ENEL PROCESO DE CONTRATACION 1. Diseño y elaboración de Estudios y documentos Prolegómenos Prolegómenos 2. Publicidad 3. Apertura de la licitación 4. Audiencia aclaratoria con oferentes Información Información 5. Aclaraciones y adendos al pliego de condiciones 6. Visitas de campo Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 13 / N
- 11. La iniciación delproceso El contratante: la convocatoria y apertura – – – – Aplica a Licitación, Selección Abreviada y Concurso de meritos. Se puede , y a veces se debe, suspender o cancelar Acto de apertura Aviso de convocatoria El proponente:La empresa triunfadora – – – – – – Escenario de la competencia Identidad empresarial Selección del escenario Moral comercial Esquema directivo Política presupuestal Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 14 / N
- 12. Cambia Criterio La conovocatoria Ya nose cobrará. Seran adecuadas y proporcionales al objeto Atenderán a la naturaleza del ofrecimiento, no del oferente. Incide el RUP Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 16 / N
- 13. Decreto 066/08- Art.10º Subsanabilidad • Prima lo sustancial sobre lo formal y se puede subsanar en cualquier momento, hasta la adjudicación • Para las subastas, se acepta hasta antes de la realización de la misma • No se puede señalar taxativamente que es o nó subsanable • No se puede subsanar por hechos de ocurrencia posterior a la presentación. Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 17 / N
- 14. EVALUACION DE PROPUESTAS Procedimientoformal y transparente usado para elegir un ofrecimiento para la prestacion del servicio Se debe basar en : Organización, Recursos Organización, Recursos compromiso yycompromiso 1. Capacidad general del proveedor. 2. Habilidad Técnica 3. Capacidad Financiera 4. Oferta económica Verificables únicamente Experiencia y Experiencia y competencia competencia Estabilidad financiera Estabilidad financiera Valor valores Valor yyvalores agregados agregados Calificables para Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción seleccionar 18 / N
- 15. Ofrecimiento mas favorable •Para CTU y SUC es el precio y punto. • Para Concurso de Meritos, La mejor calidad (??) • Para licitación y Selección abreviada – Alt. 1. Ponderación, puntajes y formulas – Alt. 2. Mejor relación costo/beneficio • La relación costo/beneficio se calcula restando del valor ofrecido el equivalente monetario del beneficio • Valor artificalmente bajo • Se llama a explicaciones al proponente • Si satisface, se continúa con el proceso. • Para continuar se necesita que haya garantía de que no habrá dificultades posteriores. Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 19 / N
- 16. Evaluación del proponente •Mide la competencia del proponente para desarrollar el trabajo • Los componentes de la evaluación son: – – – – Respuesta ante contingencias Experiencia comprobada y referenciada Estructura organizacional Idoneidad del personal a cargo • ( Hojas de Vida, indice de rotación,dedicacion) – Servicio de soporte – Estados financieros – Garantía de cumplimiento Verificable Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 20 / N
- 17. Evaluación técnica La evaluacióntécnica incluye la evaluación de la La evaluación técnica incluye la evaluación de la calidad del servicio, que se mide con la capacidad calidad del servicio, que se mide con la capacidad de administrar el contrato. de administrar el contrato. Se mide el sistema de monitoreo y control y las propuestas para la administración del contrato. La evaluación es una tarea especializada, para lo cual La evaluación es una tarea especializada, para lo cual se debe contar con asistencia adecuada, buscando si se debe contar con asistencia adecuada, buscando si es necesario capacitación y entrenamiento para es necesario capacitación y entrenamiento para hacerlo. hacerlo. Verificable Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 21 / N
- 18. Evaluación técnica Determina sila oferta cumple con los requerimientos técnicos establecidos, en condiciones que garanticen el mejoramiento continuo y optimización del servicio. Para la Papelería, estos serían la mejor Para la Papelería, estos serían la mejor calidad entregados en forma oportuna y calidad entregados en forma oportuna y económica. económica. ••Metodología,sistemas de información, sitio de suministro, Metodología, sistemas de información, sitio de suministro, manejo de riesgos, Planes de entrenamiento y capacitación, manejo de riesgos, Planes de entrenamiento y capacitación, Salud Ocupacional, Seguros, Aseguramiento de la calidad, Salud Ocupacional, Seguros, Aseguramiento de la calidad, niveles de desempeño esperados niveles de desempeño esperados Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 22 / N
- 19. Selección sucesiva (Pasa-No pasa) Laselección se hace entre el grupo de proponentes habilitados Se deben cumplir indicadores.Si no se cumple se elimina Es una carrera de obstáculos.(pasa - no pasa) Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 23 / N
- 20. Los formularios Especializacion GerenciaProyectos de Construcción 24 / N
- 21. Reforma al RUP: La Ambito. inscripcion Esuniversal : Personas naturales, jurídicas, nacionales y extranjeras, domiciliadas o con sucursal. Cambiará Hace parte del RUE su Incorpora nuevos parámetros de calificación verificable. naturaleza, La información es pública y gratuita y se debe pues será actualizar, según se reglamente. una preNo hay inscripción si la información es insuficiente o calificación inconsistente Las entidades informan mensualmente sobre contratos, multas y sanciones y esta se cruza. Cierra las puertas a la evasión del registro. Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 25 / N
- 22. Fórmulas de clasificación vigente(Decreto 092/98 y 4881/08) A.- Para Consultores y Contratistas K = FPI*Co * (1 + (E+Cf+Ct) /1000) ) E+Cf+Ct = 1500 B.- Para Proveedores K = Co * (1 + (E+Cf ) /1000) ) E+Cf = 300 Vale 3.24 este año Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 26 / N
- 23. Reforma RUP: Excepciones Reformaalal RUP: Calificación Por Contrataciónclasificación y Directa La inscripción se soporta en documentos De menor cuantía; verificables por la Cámara de Comercio Para la prestación de servicios de salud; Se mantiene la autocalificación Para la adquisición de productos de origen o El certificado constituye plena prueba para destinación agropecuarias procesos licitatorios y índole. Concesión de cualquier NO SE PUEDE pedirentidad haceadicional En estos casos la información verificación de El RUP se constituye así en instrumento de condiciones precalifcación Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 27 / N
- 24. Reforma al RUP: Impugnacióny Nulidad de inscripción. • Demandable • Demandable – por cualquier persona, – por cualquier persona, – ante el contencioso,en única instancia, – ante el contencioso,en única instancia, Este cambio representa una nueva doctrina. Este cambio representa una nueva doctrina. – no suspende los efectos de la inscripción – no suspende los efectos de la inscripción Relevaestorba los procesos de selecciónsu condición de – no a la Cámara de Comercio de en condición de Relevaestorba los procesos de selecciónsu curso. – no a la Cámara de Comercio de en curso. Juez, que fue tan criticada • La sentencia adversa • Juez, que fue tan criticada La sentencia adversa Aunque no garantiza años y – inhabilita por cinco años y Aunque no garantizaprotección de buena fé, sus – inhabilita por cinco protección de buena fé, sus efectos pueden ser un poco más rápidos y rigurosos. – si hay reincidencia es poco más rápidos y rigurosos. efectos pueden ser un inhabilidad permanente. – si hay reincidencia es inhabilidad permanente. La Habrá que esperar algo de reglamentación más La impugnación se convierte de reglamentación más impugnación se convierte así en un recurso de reposición contra Habrá que esperar algo así en un recurso de reposición contra el cual no cabe otra acción. el cual no detallada.cabe otra acción. detallada. Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 28 / N
- 25. Reforma al RUP: Asuntosvarios. • Para los proponentes extranjeros sin domicilio o sucursal en Capacidad Residual (Kr) el pais, se verifica EsCapacidad jurídica,habilitante – el criterio – Experiencia, Debe igualar o superar el monto Contractual – Capacidad financiera y La Kr se debe calcular sobre los valores netos – Capacidad de Organización faltantes por ejecutar (cambia la norma anterior) • Las tarifas pues deben considerar: Se clarificadel registro duda generalizada – Operación así una Kr –= Expedición de certificados K – Monto por ejecutar de Contratos – Tramites de en el certificado del RUP, para evitar Debiera constar impuganción. – Al menos el 5% deben asignarse periodicamente) manipulaciones. (Actualizando a financiar el SECOP Se debe reglamentar Especializacion Gerencia Proyectos de Construcción 29 / N
Notas del editor
- #2 El modo de dar en el clavo es dar cien veces en la herradura. Miguel de Unamuno A manera de presentación La contratación, que es el mecanismo idóneo para acceder a los negocios más jugosos con el Estado, se ha convertido en piedra de escándalo, culpada de originar la corrupción de la administración publica; a su vez, la licitación es el origen de las relaciones contractuales y se caracteriza por ser un proceso en el cual el manejo de la información se convierte en factor dominante. Y dentro de esta, la planeación es un factor que por lo general brilla por su ausencia. Entran en contacto dos mundos totalmente distintos: El Estado, comprador, detecta sus necesidades y basado en un sondeo de mercado, formula una solicitud para adquirir los suministros, bienes y servicios que demanda su normal funcionamiento. En otras oportunidades, adquiere materiales y materias primas que ha de entregar a terceros (Contratistas) para su transformación en bienes que pueda utilizar. Y aún en otras intercambia servicios con otras instituciones pares, a través de convenios interadministrativos. Pero el Estado son muchas personas naturales, unificadas por un cuerpo regulatorio. El Proponente, vendedor, es en realidad cualquier miembro de la sociedad civil, capaz de cumplir con las demandas del Estado, y que como tal lo considera como un cliente más, eso sí bastante caprichoso y problemático, a quien ofrece sus servicios como él está acostumbrado. Y muchas veces, por esta tendencia, pierde la competencia, porque respondió las preguntas que no se le habían hecho. La licitación es en sí misma un procedimiento reglado, que se maneja dentro de una serie de parámetros preconcebido y que permite selecciona, en condiciones aparentes de equidad y transparencia ,el ofrecimiento más favorable para el Estado. Siendo reglado, hay que obedecer todos los reglamentos. Y para esto, hay que conocerlos. Los funcionario públicos, muy vilipendiados en general por culpa de unos pocos, se ven enfrentados por razón de su oficio al manejo de una normatividad compleja y en constante evolución, lo cual los expone al yerro, llevados por una honesta creencia en lo que ha ido aprendiendo, pero que usualmente ha cambiado. El proponente honesto, como son la gran mayoría de los proponentes nacionales, es parte actora que debe asumir beligerantemente tanto la exigencia de sus derechos como el cumplimiento de sus obligaciones. Pero no puede hacerlo si no los conoce. Es así como este ambiente de trabajo debe estar inevitablemente salpicado de leyes en toda su extensión. Y casi ninguno de los protagonistas es experto en el campo jurídico. Se cristaliza entonces la necesidad de entender que al licitar, las partes deben procurar un éxito rotundo, en procura del bien común. Quien compra, El estado, debe proveer los medios convenientes para que la comunidad reciba la satisfacción de sus comunidades y recurre al concurso de quien vende , el sector privado, quien como contratista persigue su justo fin de obtener un lucro razonable, entregando un producto de la calidad esperada. Se busca entonces una relación Gana-Gana entre las dos partes
- #3 INTRODUCCIÓN Aspectos generales. Durante los últimos años, la reforma a la contratación estatal ha sido una de las principales preocupaciones del Gobierno nacional ya que ésta actividad se convirtió, en palabras de los ponentes de turno, en “el principal instrumento de ejecución del gasto público, y en consecuencia corresponde a un asunto esencial para la administración y para la satisfacción de los cometidos estatales” A esta circunstancia se debe sumar el hecho de que la participación promedio de la contratación del sector público en el PIB supera el 11% según los datos suministrados por el DNP. Desde el año 2002 se han presentado en el Congreso de la República numerosas iniciativas que buscan modificar algunas disposiciones de la Ley 80 de 1993 para crear las bases de una política pública de contratación coherente con todas las reformas que se han realizando en el país en esta materia; y construir un marco legal que permita a la administración gestionar de manera óptima y eficiente los recursos públicos involucrados en la contratación. Sin embargo, ninguno de estos proyectos había logrado terminar su trámite satisfactoriamente, pues es un tema que involucra muchos intereses económicos y que requiere de un amplio consenso político entre parlamentarios y gobierno. La ley 1150 ha marcado el giro en esta tendencia. Se puede decir ahora, que ha partir de 2007 “ Habemus reforma “ Que se ha continuado reformando!! Vigencia y reglamentación inicial de la Reforma Dada la importancia de las reformas, es necesario no solo reglamentar el contenido y armonizar las normas sino también abrir el espacio para la socialización de los nuevos conceptos, la adecuación de reglamentos internos y permitir que los tratadistas y exégetas de la ley puedan preparar sus interpretaciones para el correcto ajuste del sistema contractual. Por esta razón se estableció una vigencia general inicial a partir de 6 meses después de la promulgación, con dos excepciones, puesto que entraron en vigencia inmediata as normas relativas a : la audiencia pública de adjudicación, las cuales incluyen un importante cambio doctrinal frente a la irrevocabilidad del acto (art 9) y l las multas y sanciones /art 18) , estableciendo un nuevo procedimiento, que pretende garantizar el debido proceso. Se ha considerado de urgencia estos aspectos ante la situación actual de la contratación. De esta manera, el 16 de enero de 2008 entró en vigencia el cuerpo de la Ley y se emitió el decreto 066/08 que reglamentó las modalidades de selección. No obstante, ante severas fallas de técnica jurídica este decreto fue reemplazado en Junio del mismo año por el decreto 2474/08.
- #5 Una idea no es nada hasta que se convierte en acción. P Drucker. Objetivo de la contratación La Contratación es un mecanismo adecuado para optimizar de manera continua y sistemática los procesos no misionales de cada entidad, en procura de la eficiencia del gasto de la misma Uno de los temas que mas se han criticado en el manejo de la contratación pública, es la concentración, en los más poderosos, de las oportunidades de obtener trabajo pues la calificación de estos proponentes privilegiados sobrepasa en mucho la de otros, que sin tener tantos atributos, perfectamente están capacitados para desarrollar los trabajos. Es necesario democratizar la contratación, pero simultáneamente hay que re educar a los contratistas . Teóricamente, cualquier persona que pueda cumplir con los requisitos de admisión puede desarrollar contratos con el estado. Inclusive, la reglamentación vigente para el RUP abre espacios demasiado amplios para la participación, pues el cupo anual de contratación que se otorga para contratistas y consultores es de entre 4 a 8 veces el valor de las mejores ventas en un periodo de 5 años. Esto explica las multitudinarias participaciones en cualquier modesta licitación, casi siempre presentadas en la versión de participación plural. El efecto de la corrupción administrativa, flagelo crónico de nuestro país, se ha encargado de construir un andamiaje de causales de rechazo, muchos de ellos infundados, y que hace que cerca del 60% de las propuestas sometidas al estado se rechacen sin mayores consideraciones. El exceso de rigor en los requisitos habilitantes exigidos para participar, establecidos en desacato de la ley, se ha convertido en efectiva criba de selección, puesto que al cumplir con ellos, se puede tener la seguridad de llegar a las instancias de selección por sorteo que se está generalizando. El rigorismo en la exigencia del papeleo y los procesos de revisión, llegando a extremos increíbles en la interpretación de un requisito, como un caso reciente en el cual se descartó una oferta de servicio de vigilancia porque presentó experiencia en vigilar de Lunes a Viernes y le estaban pidiendo que vigilara de Lunes a Sábado. A esto se suma la exigencia desmedida de calidades e indicadores, desproporcionados con los objetos de la contratación que favorecen a los contratistas más poderosos. La reforma ha hecho más difícil rechazar propuestas. Prácticamente todo es subsanable mientras no otorgue puntaje. Es necesario hacer una reingeniería eficaz al proceso de contratación. Esta situación ha sesgado las selecciones y generado el descontento del público. Debe tenerse en cuenta que ya desde el decreto 2334/07 se elimina el concepto de “Prepliego” cambiandolo por el de “Proyecto de Pliego” dándole así mucha mas formalidad jurídica. También se eliminó el termino “términos de referencia” que se aplicaba a la consultoria.
- #6 Si haces algo como lo hacías hace diez años, entonces existen muchas posibilidades de que lo hagas mal. Ch Kettering Premisas importantes. El tema tiene tanto de largo como de ancho. Si bien es cierto que la atractiva cuantía (cerca de 30 billones de pesos anuales) de la canasta estatal despierta los apetitos de quienes solamente se atienen a las cifras, no se puede dejar de lado la obligación del estado de atender competentemente las necesidades de obras y servicios de un estado que con cerca de un millón de servidores, atiende a 42 millones de colombianos. Es cierto que la manera como se fijan condiciones en las convocatorias suele orientar la selección, pero también es cierto que no todo aquel que se declara contratista esta en capacidad de acometer los trabajos que se ofrecen. Sí se mira bien, estos problemas no son de la ley sino de su aplicación. Los defectos dependen del criterio de quien prepara el pliego o evalúa la propuesta. Debe considerarse además que no todo el mundo puede participar en una licitación determinada. Obviamente, el aspirante debe saber hacer el trabajo, es decir haber hecho algo similar con anterioridad. Y ojala lo haya hecho bien!; pero también debe poder hacer el trabajo, para lo cual debe contar con una organización y unos recursos mínimos; y además debe tener con que hacer el trabajo, para lo cual debe certificar la disponibilidad de unos dineros para atender a los gastos propios del desarrollo de las obras o servicios, sin contar con los reembolsos que hace periódicamente el estado, según los varios sistemas de pago. Y además, debe ofrecer aquellos valores agregados que hacen que su ofrecimiento sea, en opinión del contratante, el más favorable. El contenido del estatuto permite visualizar algunos avances, pero también alerta sobre temas no resueltos, algunos de los cuales podrán ser abordados a través de herramientas disponibles en el momento, o de futuras reglamentaciones o directrices estatales. Adicionalmente, parece ser necesario complementar estas medidas que se desprenden de las normas con otras acciones que permitan proteger integralmente el sistema de contratación pública en Colombia de los riesgos de corrupción. Sin embargo el éxito o fracaso de aplicacio0n de la reforma depende de la respuesta de los contratistas a los incentivos creados y la capacidad de las entidades para responder a este cambio con seriedad y profesionalismo. En caso contrario, solo será –una vez más–una buena intención legislativa echada a perder, uno más de los buenos propósitos que en la realidad terminan convirtiéndose en las antítesis de su formulación original La contratación externa debe verse como un instrumento que aumenta la efectividad de la gestión pues brinda la oportunidad de crear condiciones que estimulen la libre competencia. Este proceso debe realizarse mediante procedimientos transparentes y competitivos, para que en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione de ellas la más favorable para la entidad en términos de la relación beneficio/costo.
- #8 Quien tiene éxito es quien sabe hacer con excelencia lo que los demás no hacen . Qué es una Licitación ? El Estado Colombiano, y en particular el Ejercito Nacional, ha sido tradicionalmente cliente de excepción para los proveedores de bienes y servicios. Se ha generado una cultura especial alrededor de este tipo de acto comercial, y algunos proveedores ven con recelo el intervenir en este campo ante la noción generalizada de la corrupción, los malos manejos y las dificultades que existen en los trámites. Sin embargo han venido sucediendo algunos cambios de fondo, tanto en la actitud del estado como en el escenario general, incluyendo la tan vilipendiada moral pública, y se ha introducido al medio oficial el factor tradicional del comercio organizado: La competencia. Licitar, es decir competir por un negocio, es ahora una nueva ciencia, pero vender sigue siendo un viejo arte. Para poner en contexto, en los primeros días del presente mes, el ejercito ha anunciado compras de mínima cuantía por más de 400 millones de pesos. Y el plan de compras para este año excede del billón de pesos. Y de este volumen de negocios, un 45% corresponde al campo de la proveeduría de bienes y servicios al Estado. Será que todo este volumen está sujeto a la cultura de la corrupción? Una licitación es un ejercicio que pone en competencia a varios proponentes que buscan la oportunidad de satisfacer la necesidad de un cliente. Este ejercicio permite que el cliente seleccione al proponente cuyo ofrecimiento le resulte más conveniente; a su vez, el ejercicio le brinda al proponente la oportunidad de obtener trabajo por medio de una sana y honesta competencia, convirtiéndose así en el contratista. Cuando el contratante es el Estado, se aplica un procedimiento reglado por la Ley, para garantizar la selección objetiva . O al menos, esto es lo que se pretende. Que representa una Licitación ? Para el Cliente: Un proceso ordenado para seleccionar a quien le suministre un bien o le preste un servicio. Para el oferente:Una oportunidad para competir por la venta de un bien o la prestación de un servicio. Es fuente de negocios para ambas partes. !!!! Pero , merced a la lucha frontal contra la corrupción, en la cual nos debemos embarcar todos, la competencia debe centrarse más en la calidad antes que en la sagacidad , los manejos dudosos y la simple búsqueda de un lucro fácil y ciertamente, mal habido...
- #9 Administrar es hacer fácil lo difícil y no entorpecer lo fácil. W D Howlls Solicitud de cotización, Es un procedimiento relativamente informal, convocados por invitación directa dentro de un ambiente muy limitado de candidatos. La relación contractual resultante puede ser una orden de compra, un contrato a precio fijo o uno por precios unitarios La informalidad del proceso lleva a que la relación contractual dependa de la precisión del estudio efectuado por el proponente, para lo cual suele contar con muy corto tiempo, y a que tal relación revista una característica muy personal entre las partes. El costo de participación es bajo, ya que frecuentemente ni siquiera se cobre el pliego. La adjudicación se basa casi siempre en el precio Concurso de méritos .Es una modalidad en la cual se pretende que el factor dominante de adjudicación sea el mérito del proponente antes que el valor del objeto En muy pocas oportunidades se aplica al suministro de bienes, aunque para algunas clases de servicios sería el mecanismo más adecuado. La adjudicación, es bastante arbitraria, pues usualmente los pliegos no contienen instrumentos confiables para juzgar el mérito técnico de los proponentes. Licitación. Se convoca esta modalidad para un rango muy amplio de costos. Por lo bajo, se aplica a compras que sobrepasan ligeramente los niveles de inversión cubiertos por la solicitud de cotización, definiendo algunos elementos de juicio adicionales. En el extremo opuesto del rango, se incluyen proyectos muy complejos, contemplados por grandes licitaciones internacionales ajustadas a las exigencias y reglamentos de las entidades prestamistas. El esfuerzo de participación es apreciable, aumentando con la importancia del proyecto. La reforma ha previsto algunas nuevas modalidades de selección, más ajustadas a la naturaleza de los objetos contractuales, pero manteniendo de toda smaneras la condición de licitación publica.
- #10 “..Todos los hombres que conozco son superiores a mí en algún sentido. En ese sentido, aprendo de”ellos..” Ralph W Emerson Modalidades de Selección: De acuerdo con la reforma, la escogencia del contratista se hace con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa. Esta redistribución tiende a privilegiar el régimen de Licitación Pública y limitar sustancialmente el régimen de contratación directa, que ha sido muy criticado. En un proceso de licitación pública, que es ahora la regla general, se puede presentar la oferta en forma total o parcial de manera dinámica mediante subasta inversa, a voluntad de la entidad estatal y en las condiciones que fije el reglamento. Este proceso es muy adecuado para suministros y algunos tipos de prestación de servicios, pero de difícil aplicación para obras y casi imposible para concursos de méritos. Se aplican las siguientes modalidades dentro del concepto general de la licitación pública: Selección abreviada, para trabajos fruto de la industria humana, en los casos de menor cuantía y cuando sea posible adelantar procesos simplificados. Concurso de méritos, cuando el servicio a adquirir es fruto del trabajo de la mente humana y Contratación directa , convertida ahora en caso excepcional, para condiciones expresamente contenidas en la ley. El procedimiento aplicable para la ejecución de cada una de las modalidades deberá observar los principios de transparencia, economía, responsabilidad y las siguientes reglas: 1. Todos los procedimientos y actos se publican debidamente. 2. Todos los procesos de menor cuantía, incluida la mínima cuantía, se publican y se permite usar mecanismos de sorteo en audiencia pública, para limitar el número de participantes en el proceso a diez (10). 3.-Sin excepción, las ofertas presentadas dentro de cada uno de los procesos de selección, se deben evaluar de manera objetiva.. La reforma introduce modificaciones que permiten adecuar los procedimientos a los bienes que se quiere contratar. El nuevo método utilizado para contratar “materia gris” (el concurso de méritos) constituye un paso importante. Otra gran contribución radica en los métodos para adquirir bienes de características uniformes, que corresponden a aquellos bienes de consumo general por cualquier entidad de manera independiente a sus objetivos misionales, con lo que se busca hacer más eficiente el aprovisionamiento, acortando el tiempo para la adquisición de bienes y haciendo más sencilla la evaluación de las ofertas.
- #11 En ese sentido, a través de la reforma se introducen mecanismos de contratación que permiten el aprovechamiento de economías de escala mediante la incorporación de instrumentos probados a nivel internacional (Brasil, Estados Unidos, Inglaterra) y nacional para “extraer valor” del proceso contractual como las subastas a la baja (subasta inversa) y los instrumentos de compra por catálogo. Respecto de la experiencia nacional, vale recordar los resultados obtenidos con la utilización de sistemas de conformación dinámica implementados a partir del D. 2170 de 2002,hoy derogado, solamente en el primer año de vigencia y apenas en cinco entidades se generaron ahorros superiores a los $ 43.000 millones. Procedimientos de adquisición por Licitación pública Para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes, se hace uso de nuevos procedimientos, así: Subasta inversa que es una puja dinámica, efectuada presencial o electrónicamente, que se lleva a cabo ante una entidad y entre un número plural de proponentes que compiten entre sí por la adjudicación de un contrato mediante la reducción sucesiva de precios durante un período de tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el decreto reglamentario y en los respectivos pliegos de condiciones. Compra por catálogo en la cual se ofertan los precios y condiciones de un catalogo de bienes de naturaleza SCU y/o CUT y una vez contratado con un proveedor o línea de proveedores, las entidades pueden hacer sus compras de manera directa en las citadas condiciones , sin necesidad de acometer procesos licitatorios. Acuerdos marco de Precios, celebrados entre entidades de cualquier orden y los proveedores o productores, y por medio de los cuales se fijan preciso y condiciones de suministro con determinadas vigencias, dentro de las cuales las dependencias pueden hacer sus adquisiciones con estos proveedores o productores. Bolsas de productos, procedimiento por medio del cual se ponen en oferta y demanda tanto las disponibilidades como las demandas d proveedores y entidades y se concerta la compra por lotes, a través de corredores autorizados. En estas oportunidades las entidades estatales incluyen como único factor de evaluación el menor precio ofrecido.
- #12 El proceso licitatorio Hay que hacer lo necesario, nó lo conveniente. M. Twain El enfoque del problema es totalmente diferente para cada uno de los protagonistas del proceso. Cada uno se mueve en un universo distinto, cuyas visiones contrastan ampliamente. El Usuario, en este caso el Estado, busca comprar un producto ya elaborado o recibir un servicio completo. Su preocupación es pues la de obtener lo que quiere, de acuerdo con sus necesidades y en las mejores condiciones comerciales posibles. No es de su interés el conocer los costos de producción, pues el mero cumplimiento de sus especificaciones de calidad, le debe garantizar que se usarán los procesos y recursos adecuados. El productor, en este caso el contratista, debe procurar las materias primas y demás recursos, transformarlos de manera que se produzca el bien o servicio que solicita el usuario, en las condiciones estipuladas por este. Obviamente, debe saber cuanto debe cobrar por su servicio, pero le interesa conocer, en el mayor detalle los valores y condiciones de los recursos que debe utilizar para aplicar de la mejor manera los procedimientos de producción más adecuada para garantizar la calidad ofrecida. Primera fase del proceso licitatorio. La primera fase del proceso incluye un trabajo intenso de parte y parte. El estado, por su parte, debe adelantar los estudios previos, cuyo concepto fué esbozado de forma general en la Ley 80 /93, refiriéndose a ellos como el análisis de oportunidad y conveniencia. Se logra una primera definición para el término con el D 2170/02, Art 8°, que define los estudios previos como aquellos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación, determinar las especificaciones técnicas y el valor del bien o servicio, y analizar los riesgos en los que incurrirá la entidad al contratar. Aún cuando esta definición sentó las bases de la planeación, generalizó el concepto de orientar los estudios hacia la determinación de únicamente la oportunidad y conveniencia, lo cual se tomó muy a la ligera, llevándolos a un mero formalismo. Después de la L 1150/07, el D 2474/08, redefinió los estudios previos como el conjunto de documentos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de riesgos que se propone, ordenando ponerlos a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones. Según establece la Procuraduría, esta definición debe interpretarse de forma integral, por lo cual debe entenderse, en el caso de las entidades no gobernadas por el Estatuto, como estudios previos aquellos análisis, documentos y trámites que deben adelantar las entidades públicas antes de contratar, sin importar el régimen legal que las cobije, en cualquiera de las modalidades que señala la ley o los reglamentos.
- #13 El proceso licitatorio Para garantizar mayor transparencia en la gestión y permitir la mejor comprensión del alcance del pliego lo cual a su vez permite una mejor elaboración de oferta, es necesario publicar los estudios previos en el (SECOP). Una vez desarrollados los instrumentos previstos, se podrá hacer el proceso por vía electrónica, paso que representa una modernización muy completa del procedimiento. Todas las decisiones que conducen a establecer las condiciones de un contrato deben ser muy bien motivadas y publicadas y una vez dadas a conocer son oponibles por el público interesado. Los presupuestos oficiales deberán alcanzar su nivel de precisión y exactitud, probablemente modificando de manera muy importante el concepto minimalista y simplista que rige este arte hoy en día. Será necesario mejorar sustancialmente la gestión predial de las entidades para garantizar la disponibilidad e los terrenos en los cuales se desarrollaran las obras y será necesario demostrar la necesidad real de los objetos contractuales planteados. La intención es terminar con el reinado de la improvisación, que de una manera o la otra se ha venido entronizando en el sistema contractual. El contratista por su parte, deberá conocer a fondo todo el panorama jurídico que rige la contratación, para lo cual le será muy útil contar con los servicios de un buen abogado asesor, verdaderamente especializado en el tema de la contratación. No bastara ser especialcita en derecho administrativo Y estos asesores son mas bien pocos, y bastante costosos. Pero son factor de éxito en los procesos. Su inscripción en el RUP, una vez este quede reestructurado, será su carta de presentación pues le calificará para el desarrollo de sus tareas. Habrá que hacer la tarea de entender esta estructura y adecuarse a ella para lograr sacarle el mejor partido posible. Tomada la decisión de derivar sus ingresos, así sea parcialmente, en el campo de la contratación con el estado, el contratista deberá adecuar su estructura empresarial a este fin. Sus decisiones de participación deben ser rápidas y acertadas, sus base de datos eficaces y muy amplías y debe dedicarse a conocer a su cliente y a su competencia. Colaboración, no antagonismo. Conviene citar la posición del Estatuto, ilustrativa de su voluntad política, contenido en el articulo 3, de la ley 80, cuando dice "... Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar los contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos, y la efectividad de los derechos de los administrados que colaboran con ellos en la consecución de dichos fines...". Se suma a esta presunción la muy deficiente preparación de los administradores públicos en el arte que ejercen, pues de manera paradójica no existe una exigencia para los niveles de preparación que deben tener quienes administran los intereses públicos. Por esta razón, se ha buscado el remedio con un severo régimen de responsabilidades. Caracterizado inicialmente por los impedimentos de los contratistas para participar, teniendo en cuenta las inhabilidades que son prohibiciones expresas de participar en la contratación y las incompatibilidades que son impedimentos derivados de unas reglas éticas y morales que deben cumplir tanto los particulares y los funcionarios. En lo referente a la contratación, los Art. 8 y 9 de la ley 80 contienen una enumeración muy completa. Pero hay innumerables decretos y leyes que consignan impedimentos particulares propios de las funciones que se desempeñan. Y para los particulares, añade la ley en el citado Art. 3: "...Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, además de la obtención de utilidades, cuya protección garantiza el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones..." La mesa a la que se sientan las partes no es la triangular del antagonismo, en la cual se defienden ciegamente pretendidos derechos individuales. Es la rectangular del dialogo y siempre estará la comunidad en el lado opuesto, como beneficiaria.
- #14 Secuencia del proceso licitatorio Secuencia del proceso A continuación se detallan los pasos mas relevantes del proceso:: Diseño y elaboración de términos de referencia: Definición clara del objetivo y alcance del proceso, determinación de los riesgos y responsabilidad en la administración de los mismos, condiciones generales, condiciones técnicas mínimas, indicadores de desempeño, garantías y sanciones. Estos pliegos se ponen en calidad de proyecto en conocimiento del publico para su comentario calificado. Publicidad del proceso Se cumple con un protocolo de publicidad. que inicia con el envío de la notificación de la intención de licitar al sistema de las Cámaras de comercio para su publicación, convocatoria publica, la publicación del proyecto de pliegos y su versión final y la publicación de todos y cada uno de los pasos que se siguen en el proceso licitatorio. 3. Apertura de la licitación: Acto administrativo mediante el cual la entidad establece los términos de apertura y cierre del proceso, efectuando la difusión respectiva. Debe justificar todas las decisiones que determinan el entorno de la contratación propuesta. Ha tomado mucha beligerancia. 4. Audiencia: Reunión de precisión del contenido y alcance de la licitación, de lo cual se levanta un acta suscrita por los intervinientes. 5. Aclaraciones y adenda al pliego de condiciones: Solicitud de aclaraciones adicionales que la entidad contratante responderá mediante comunicación escrita, copia de la cual enviará a todas y cada una de las personas que retiraron pliego de condiciones. 6. Visitas: Visitas de campo realizadas por los proponentes conforme a las condiciones establecidas en el pliego para hacer reconocimiento de las áreas definidas en las interfases del proceso a fin de orientar la adecuada presentación de la solución. Por su parte el contratista debe entender que no se puede aspirar a ganar una licitación con la simple presentación de una oferta. Esta se debe presentar para GANAR, sin atenuantes de ninguna clase. Cuando se presenta una oferta perdiendo UN punto, ya se perdió, quedando en manos del azar el que los demás competidores puedan también llegar a perder. El ”repechaje” al cual nos tienen acostumbrados nuestras selecciones deportivas, no es opción. Y entonces la competencia la gana el que pierda menos puntos, no el que obtenga más. Pero esto entra a ser cuestión de suerte y azar. La gestión contractual tiene que ser científica y nó azarosa, pues como función alimentadora, de ella depende la supervivencia de la Empresa. Hace ya un tiempo, un participante en un curso de postgrado preguntó que debería hacer para ganar una licitación. En la premura del momento, le dije : “ Si vas por una calle de tu ciudad y ves una obra que tú no estás haciendo, pregúntate: ¿ Por qué no soy yo el constructor? Las respuestas que puedas darte, te indicarán lo que debes hacer para ganar.” Tendrá también que preparase para ello.
- #15 Por parte del estado: Convocatoria y apertura del proceso. La convocatoria se puede, y a veces se debe, suspender. No se convoca en publico para contratación Directa. Resolución de Apertura. Es un acto motivado que debe contener Objeto y modalidad de selección. Cronograma del proceso Lugar de consulta Convocatoria a veedurías ciudadanas Disponibilidad presupuestal y dá origen a Aviso de Convocatoria, que se hace por prensa y el portal de contratación y que debe contener : Objeto a contratar , Modalidad de selección adoptada, Lugar y modo de consulta (físico, virtual) , Proyecto de Pliego, Presupuesto oficial y Estudios y documentos previos. E l proponente: La empresa triunfadora. La competencia actual crea la necesidad de ser diferente para poder sobrevivir. Si se desarrolla actividad en los mismos campos y escenarios en los cuales se desempeñan los competidores, es obvio que se encontrarán estos competidores con frecuencia y, naturalmente, tales competidores vencerán en algunas ocasiones. Y no vale la pena que una empresa se presente a la lucha a ser vencida!! El escenario de competencia Los tiempos actuales son tiempos de crisis. Para bien o para mal, se avecinan cambios drásticos en la manera de hacer las cosas. Lo que fue bueno en el pasado ya no lo es ahora. Todo es revisable, mejorable e incluso desechable. Las vetustas instituciones políticas y sociales están cayendo, carcomidas por la inercia de una quietud de décadas Las nuevas potencias mundiales están surgiendo porque son diferentes.. El “buen estilo de vida” de las bellas épocas ha pasado a la historia. Colombia no está ajena a esta situación. Muy por el contrario, la vorágine de la crisis mundial la lleva a ritmo acelerado, saltando etapas, a nuevas opciones. Hace unos años, se dio el paso irreversible de la apertura. Las instituciones se modernizan, cambian los estilos, y los antiguos paradigmas se derrumban estrepitosamente.
- #16 E l proponente: La empresa triunfadora.(Continúa) Identidad empresarial Esta condición puede ser muy fácil de obtener, en apariencia, pero suele ser la más difícil. En cuántas ocasiones no se encuentran firmas constructoras de relativo éxito, pero dudosa supervivencia, gerenciadas por personas que acceden a esta posición “por derecho divino” o por ley de herencia, pero que no poseen la suficiente capacidad de dirección gerencial? En otras ocasiones, es la extraordinaria capacidad de un sólo individuo lo que mantiene unido al grupo. Desaparecido este motor, desaparece la empresa. Selección del escenario La selección del campo de acción debe consultar las posibilidades que ofrece el mercado. Y como este es fluctuante, el campo de acción también debe serlo. La exclusividad que da la especialización es un arma de doble filo, ya que una variación en las tendencias del mercado, o la incursión de un competidor calificado, puede resultar desastrosa. Moral comercial En el campo de la contratación, en el cual la moral comercial presenta tantos matices, la empresa debe asumir un perfil moral único y ajustarse a él en todas sus actuaciones. No puede menos que recomendarse que este perfil se apegue con esmero a las normas de la ética, pero en asuntos morales, nadie puede ser profeta y decidir por los demás. Sí se debe tener en cuenta que, si un determinado ambiente ostenta un perfil de ética comercial diferente al de la empresa, resulta suicida la participación. Se debe ser “blanco” o “negro”. El acomodaticio “gris” de todos los días es una política inestable, que puede resultar contraproducente, pues alguien puede ser mas “oscurito” y derrotar los esfuerzos. Esquema directivo El esquema directivo debe ser adecuado para desarrollar las obras propuestas. No hay que olvidar que una tribu que cuenta con muchos caciques no resulta efectiva, como tampoco lo es aquella que no cuenta con ninguno. Es necesario un balance coordinado entre los caciques que dirigen y los guerreros que hacen el trabajo. Política presupuestal Y finalmente, la empresa debe contar con una planeación presupuestal que le permita participar y triunfar, en la cantidad necesaria de licitaciones, de manera que le permitan obtener el trabajo deseado para garantizar su supervivencia y producir ganancias. La recuperación de los gastos de administración o la obtención de las utilidades propuestas, debe obedecer a un plan y a un propósito; no puede ser fruto del azar, la sagacidad o las circunstancias. DEFINIDA LA IDENTIDAD, SE DERROTAN LOS PARADIGMAS Y ESTÁ PROPICIO EL ESCENARIO PARA ESTRUCTURAR EL PLAN DE BATALLA. COMPETE, ENTONCES, ATACAR EL ANÁLISIS DE LAS OPERACIONES.
- #17 Las entidades estatales publicarán los proyectos de pliegos de condiciones y los pliegos de condiciones definitivos. Esta publicación aplica para las modalidades de selección de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada. En el caso de la causal de selección abreviada de menor cuantía se exceptúan los procesos cuyo valor sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la misma. El proyecto de pliego de condiciones se publicará cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, en el caso de la licitación y concurso de méritos, y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la misma fecha, en la selección abreviada. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben ser presentadas dentro de los términos previstos en el inciso anterior, según sea el caso. Los pliegos de condiciones definitivos podrán incluir los temas planteados en las observaciones, siempre que se estimen relevantes. En todo caso, la aceptación o rechazo de las observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.
- #18 Subsanamiento En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, o hasta el momento en que la entidad lo establezca en los pliegos de condiciones, sin que tal previsión haga nugatorio el principio contemplado en el inciso anterior. Cuando se utilice el mecanismo de subasta esta posibilidad deberá ejercerse hasta el momento previo En ningún caso la entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso Se retoman aquí disposiciones del 2170 que han tenido una suerte moderada, por la tendencia de las entidades de dominar la información y usar el poder de rechazo a su acomodo. .
- #19 La evaluación de las propuestas deber ser un proceso formal y transparente a través del cual un proponente es escogido para suministrar el servicio a contratar. Esta decisión debe estar basada en: * La capacidad general del proveedor para lograr los resultados requeridos, basada en su organización, recursos y su compromiso con el contrato; * La habilidad técnica del proveedor, definida como su experiencia y su competencia para brindar una solución técnica; * La capacidad financiera, definida como estabilidad financiera; * La oferta económica del proponente. Para adelantar este proceso se deberá establecer un comité técnico de evaluación, que cuente con la asesoría del equipo de la organización. Asignación de puntajes El paso siguiente en la evaluación es asignar puntajes a los criterios generales, dentro de los cuales es aconsejable asignar puntajes a tópicos relevantes en cada aspecto. Los siguientes principios serán útiles para asignar los puntajes correspondientes: * Otorgar aproximadamente el mismo número de puntos a las evaluaciones técnica y económica: de esa manera es posible comparar soluciones diferentes con justicia y equidad. Se debe permitir una comparación de soluciones muy complejas pero costosas con soluciones no tan buenas técnicamente pero más económicas. * No otorgar el mayor puntaje a generalidades sobre el proponente: la evaluación del proponente mide cosas generales pero no específicas para los requerimientos en el contrato. Requerimientos mínimos: Por ejemplo, no calificar la propuesta económica si no se alcanza un mínimo en la técnica La ley 1150 estipula la necesidad de verificar la idoneidad del proponente en aspectos como capacidad tecnica, experiencia, capacidad financiera etc. Se ha interpretado como el relegamiento de los criterios a únicamente los factores dinámicos Pero todo depende del criterio asumido
- #20 El ofrecimiento más favorable para la entidad se determinará así:: 1. Para la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización corresponde a aquel que dé el menor precio a la entidad. 2. En el concurso de méritos, será aquella que presente la mejor calidad, con independencia del precio, que no será factor de calificación o evaluación. 3. En los procesos de selección por licitación y de selección abreviada de menor cuantía, será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas a. La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas señaladas en el pliego de condiciones. b. La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo – beneficio para la entidad, teniendo en cuenta: I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta II. Las condiciones técnicas adicionales que para la Entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento.. III. Las condiciones económicas adicionales que para la Entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarios, IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. Para comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costo-beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas, Cuando de conformidad con la información a su alcance la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité evaluador recomendará al jefe de la entidad o su delegado, el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso. Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso que se adjudique el contrato a dicho proponente
- #21 .Evaluación del proponente La evaluación del proponente mide la capacidad, experiencia, habilidades, esfuerzos y estado financiero del proponente. Los componentes de la evaluación del proponente pueden incluir: * La capacidad de respuesta en caso de contingencias. (Habilidad de ofrecer recursos adicionales en caso de ser requeridos). * La verificación de referencias respecto a experiencia en proyectos similares. * Experiencia de la firma, teniendo en cuenta el valor de los contratos que han ejecutado con otras entidades y que tengan relación con el objeto de la licitación. * Estructura organizacional para el manejo del contrato. Se pretende medir que el proponente tiene una capacidad operacional tal que le permite cumplir con el objeto del contrato sin mayores esfuerzos. * Hojas de vida, con el fin de evaluar la capacidad del personal profesional propuesto para el manejo del proyecto. * El índice de rotación de personal. * Tiempo de dedicación al proyecto del nivel directivo y profesional del proponente. * Servicio de Soporte, para medir la capacidad de la firma en dar respuesta rápida ante cualquier problema que se presente en el desarrollo del contrato. * Estados Financieros (análisis de liquidez, de apalancamiento, rentabilidad), asignando puntos para cada año que se analice. * Garantías de cumplimiento ofrecidas.
- #22 Se incluye además el aspecto de calidad, que califica la administración de contrato por parte del contratista. Los aspectos más relevantes a calificar son: Sistemas de monitoreo y reportes de calidad: Tipos de verificaciones, frecuencia y alcance, Personal a cargo del monitoreo y control de calidad. Propuestas para la administración del contrato. Propuestas para el manejo de quejas y reclamos. La evaluación de la mayoría de estos componentes es técnica y especializada. Para el efecto se requiere asesoría de los responsables del proceso en la entidad, si existe la capacidad y habilidad. En caso contrario se deberá buscar capacitación y entrenamiento de una firma especializada.
- #23 Esta evaluación mide que la oferta cumpla con los requerimientos técnicos establecidos y con las condiciones específicas que garanticen el mejoramiento y optimización del s4ervicio. En el caso estudio, estos requerimientos son entregar todos los elementos solicitados a cada una de las dependencias de la entidad. con la mejor calidad, en el menor tiempo posible y en forma económica. Estas condiciones son: Metodología para la prestación del servicio; Sistemas de información; Lugar del suministro; Manejo de riesgos y contingencias; Planes de entrenamiento y capacitación; Salud Ocupacional , Seguridad Industrial, política de seguros; Sistemas de autocontrol; Niveles de desempeño esperados para los indicadores de definidos.
- #24 Uno de dos criterios resulta dominante: El Precio o ¡ La Calidad del bien o servicio Se adjudican méritos a cada uno de ellos en proporción a la importancia del criterio (p. ej 70-30).Se evalúa con rigor el criterio nó dominan te, que recibe menos puntos. Como resultado de esta evaluación, se elimina la oferta que no satisface un mínimo de puntaje (P.ej 60/100) Luego, se evalúa en profundidad el criterio dominante. Para evaluar los criterios se utilizan indicadores de fácil medición. Como existen criterios cuya evaluación tiene que ser subjetiva ( Apreciación de planeación, metodología, organización del proyecto) estos parámetros se pueden evaluar tajantemente como aceptados o nó aceptados, condicionando entonces la evaluación de un criterio objetivo a la aceptación del criterio subjetivo. Por ejemplo, si no se acepta la metodología, no se evalúa la calidad del grupo ejecitor.
- #26 La reforma al RUP Tal vez uno de los cambios más drásticos que introduce la nueva Ley es la introducida al RUP. Este instrumento cambia de ser un mero Kardex elegante para convertirse, si el reglamento es acertado, en un poderoso instrumento de pre-selección. . En el régimen vigente hasta ahora, la información que reposa en el RUP, no tiene fuerza vinculante, de manera que se ha convertido en un simple formalismo, que hay que cumplir durante la ejecución de los procesos contractuales “adjuntando un papel”.Al respecto existen dos posibles soluciones: Formalizar la situación actual, dejando la inscripción registro de como un documento más dejando en libertad a las entidades públicas para que requieran discrecionalmente información complementaria al proceso contractual.(metodo vigente) Revitalizar el registro de proponentes como herramienta única de información de los proponentes, de forma que las entidades públicas solo puedan requerir documentación adicional en casos excepcionales. La ley coincide acertadamente con la segunda teoría, consistente en que para la evaluación de la experiencia solo se podrá utilizar la información contenida en el RUP. Sin embargo la propuesta del Gobierno requiere ajustes. Por ejemplo, se habla de que la función de verificación de las cámaras radica sobre la idoneidad del contratista, cuando dicha idoneidad solo es predicable con respecto al contrato La calificación y clasificación así certificada será plena prueba de las circunstancias que en ella se hagan constar, por consiguiente la verificación de las condiciones se demostrará exclusivamente con el respectivo certificado del RUP en donde deberán constar dichas condiciones. En consecuencia, en los procesos de contratación, las entidades estatales no podrán exigir, ni los proponentes aportar documentación que deba utilizarse para efectuar la inscripción en el registro
- #27 Factor de Paridad (FPI) El FPI (Factor de paridad internacional) tiende a equilibrar la situación económica a nivel internacional, calculado con base en indicadores del BM. Será evaluado anualmente por la SCI, aprobado por la S.I.C. y publicado por la Cámara de Comercio. Qué es el FPI ? Se expresa así: [ PIB ] = Producto Interno Bruto per capita PPA = Paridad del Poder Adquisitivo Hoy día (desde abril 1o. Vale 2.54
- #28 De la verificación de las condiciones de los proponentes En el registro constará la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente, que se establecerá de conformidad con los factores de calificación y clasificación que sean regalamentados. El puntaje resultante de la calificación de estos factores se entenderá como la capacidad máxima de contratación del inscrito. Aunque se mantiene la autocalificación y autoclasificación, se deben aportar documentos, que serán verificados, por las cámaras de comercio, sobre la existencia y veracidad de la información presentada por los interesados al momento de inscribirse en el registro Las cámaras de comercio harán la verificación documental de la información presentada por los interesados al momento de inscribirse en el registro y publicará el acto de inscripción, contra el cual cualquier persona podrá interponer recurso de reposición ante la respectiva Cámara de Comercio, en los términos previstos en el CCA, sin que para ello requiera demostrar interés alguno. Esta medida supera la objeción de la corte constitucional sobre violación del principio de la buena Fé. Y por otra parte, devuelve al ámbito del poder judicial la potestad d eanular la inscripción. Se mantiene la obligación de las entidades estatales de enviar mensualmente a la Cámara de su domicilio, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Excepciones No se requerirá de este registro, ni de calificación ni de clasificación, en los casos de Contratación Directa , Por menor cuantía; Prestación de servicios de salud Actividades científicas y tecnológicas, Servicios profesionales; Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarias , Concesión de cualquier índole, Cuando no exista pluralidad de oferentes y Contratos de arrendamiento. Sigue en el Limbo el registro para prestadorers de servicios. En estos casos , sí corresponde a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes. Es de esperarse que las condiciones de esta verificación sigan el derrotero que han de fijar las Cámaras de Comercio.
- #29 Impugnación y Nulidad de la inscripción. Para que la impugnación sea admisible deberá prestarse caución bancaria o de compañía de seguros para garantizar los perjuicios que se puedan causar al inscrito. Las entidades estatales deberán impugnar la clasificación y calificación de cualquier inscrito cuando adviertan irregularidades o graves inconsistencias. Contra la decisión que resuelva el recurso de reposición, no procederá apelación. Cualquier persona podrá demandar la nulidad de la inscripción en desarrollo de la acción prevista en el artículo 84 del CCA Para el efecto será competente el juez de lo contencioso administrativo en única instancia. La presentación de la demanda no suspenderá la calificación y clasificación del inscrito, ni será causal de suspensión de los procesos de selección en curso en los que el proponente sea parte. En el evento en que el juez establezca que el inscrito obró de mala fe con el propósito de alterar en su favor la calificación y clasificación en el RUP, se inhabilitará al proponente para contratar con las entidades estatales por el término de cinco (5) años, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar. En caso de reincidencia la inhabilidad será permanente Esrta doctrina elimina en buenahora la tan discutida asignación de funciones judiciales a una entidad privada, repudiada por las mismas actoras, las Cámaras de Comercio, amen de un proceso hechizo que nunca dió resultado. De otro lado la tan socorrida anulación de certificaciones, que es fuente de innumerables conflictos en la selección, se debe convertir en demandas contra la información presentada, que si bien representan largos procesos castigan de verdad la falsedad de documentos.
- #30 Proponentes extranjeros: Si el proponente de origen extranjero está domiciliado o tiene sucursal en el país, tendrá que inscribirse y actuar como los nacionales. Para el caso de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, se deben reglamentar las condiciones de verificación, por parte de la entidad contratante, de la información sobre la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes. Tarifas del RUP :El Gobierno Nacional fijará el monto de las tarifas que deban sufragarse en favor de las cámaras de comercio por concepto de la inscripción en el registro, así como por su renovación, modificación y actualización y, por las certificaciones que le sean solicitadas en relación con el mismo. Para tal efecto, el Gobierno deberá tener en cuenta el costo en que incurran las cámaras de comercio para la operación del registro, la expedición de certificados, y los trámites de impugnación. Los recursos que se generen por la inscripción en el RUP, se destinarán en por lo menos un cinco por ciento (5%) a la operación del SECOP. Capacidad Residual. La capacidad residual del proponente deberá ser igual o superior al que la entidad haya establecido para el efecto Esyte principio es muy importante, pues no son pocas las entidades estatales que Y debería ser por lo menos igual al valor del contrato a celebrar. Para establecer la capacidad residual se deben considerar todos los contratos que tenga en ejecución el proponente al momento de presentar la oferta. El desarrollo y ejecución del contrato podrá dar lugar a que los valores que sean cancelados al contratista se consideren para establecer el real K de contratación, en cada oportunidad. El Gobierno Nacional reglamentara la materia. La definición dirime un viejo dilema y establece que la capacidad residual es la efectiva, pues se debe descontar el monto ya ejecutado de los contratos, alejandose del criterio del valor fiscal. Esta doctrina hace que para cada contrato en ejecución se deban mantener certificados actualizados que determinen el monto ejecutado del contrato suscrito y genera un nuevo frente de comprobación de información. Habrá que esperar a la reglamentación que se debe presentar y aprobar al respecto.