Fundamentos de la gerencia de proyectos en cuanto a la gestión de adquisiciones.

1. Sesión 8
Gestión de las Adquisiciones
Peter M. Yamakawa T.
Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP
pyamakawa@esan.edu.pe
Fundamentos de la Gerencia de
Proyectos

2. Agenda
• Caso: Timberjack Parts: Packaged Software Selection
project
• Plan
• Administración
• Cierre
• Tipos de contrato

3. Timberjack Parts: Packaged
Software Selection project

4. Gestión de adquisiciones del
proyecto
• Incluye los procesos de compra o adquisiciones
de los productos, servicios o resultados que son
necesarios para obtener fuera del equipo del
proyecto.
• La organización puede ser la compradora o
vendedora de los productos, servicios o
resultados de un proyecto.

5. Gestión de adquisiciones del
proyecto

6. Planificar las adquisiciones
• Es el proceso que consiste en documentar las
decisiones de compra para el proyecto,
especificar la forma de hacerlo e identificar
posibles vendedores.
• Este proceso determina el precio a obtener
apoyo externo, y qué adquirir, de qué manera,
en qué cantidad y cuándo hacerlo.

7. Planificar las adquisiciones
1. Línea base del alcance
2. Documentación de
requisitos
3. Acuerdos para trabajar
en equipo
4. Registro de riesgos
5. Acuerdos contractuales
relacionados con los
riesgos
6. Requisitos de recursos
de la actividad
7. Cronograma del
proyecto
8. Estimaciones de costos
de las actividades
9. Línea base del
desempeño de costos
10. Factores ambientales de
la empresa
11. Activos de los procesos
de la organización
Entradas
1. Análisis de hacer o
comprar
2. Juicio de expertos
3. Tipos de contrato
Herramientas y
técnicas
Salidas
1. Plan de gestión de
las adquisiciones
2. Enunciado del
trabajo relativo a la
adquisición
3. Decisiones de hacer
o comprar
4. Documentos de la
adquisición
5. Criterios de
selección de
proveedores
6. Solicitudes de
cambio

8. Planeamiento de adquisición
• Involucra identificar los productos o servicios
fuera de la organización que pueden satisfacer
las necesidades del proyecto
• Incluye decidir:
– Si debo adquirir
– Cómo adquirir
– Qué adquirir
– Cuánto adquirir
– Cuándo adquirir

9. Efectuar las adquisiciones
• Es el proceso que consiste en obtener
respuestas de los vendedores, seleccionar un
vendedor y adjudicar un contrato. Durante el
proceso, el equipo recibe ofertas y propuestas, y
aplicará criterios de selección definidos
previamente a fin de seleccionar uno o más
vendedores que estén calificados para efectuar
el trabajo y que sean aceptables.

10. Efectuar las adquisiciones
1. Plan para la
dirección del
proyecto
2. Documentos de la
adquisición
3. Criterios de
selección de
proveedores
4. Lista de vendedores
calificados
5. Propuesta de los
vendedores
6. Documentos del
proyecto
7. Decisiones de hacer
o comprar
8. Acuerdos para
trabajar en equipo
9. Activos de los
procesos de la
organización
Entradas
1. Conferencias de
oferentes
2. Técnicas de
evaluación de
propuestas
3. Estimaciones
independientes
4. Juicio de expertos
5. Publicidad
6. Búsqueda en
internet
7. Negociación de
adquisiciones
Herramientas y
técnicas
Salidas
1. Vendedores
seleccionados
2. Adjudicación del
contrato de
adquisidores
3. Calendario de
recursos
4. Solicitudes de
cambio
5. Actualizaciones al
plan para la
dirección de
proyectos
6. Actualizaciones a
los documentos del
proyecto

11. Administrar las adquisiciones
• Es el proceso que consiste en gestionar las
relaciones de adquisiciones, supervisar el
desempeño del contrato y efectuar cambios y
correcciones según sea necesario.

12. Administrar las adquisiciones
1. Documentos de
la adquisición
2. Plan para la
dirección del
proyecto
3. Contrato
4. Informes de
desempeño
5. Solicitudes de
cambio
aprobadas
6. Información
sobre el
desempeño del
trabajo
Entradas
1. Sistemas de
control de
cambios del
contrato
2. Revisiones del
desempeño de las
adquisiciones
3. Inspecciones y
auditorías
4. Informes de
desempeño
5. Sistemas de pago
6. Administración de
reclamaciones
7. Sistemas de
gestión de
registros
Herramientas y
técnicas
Salidas
1. Documentación de
la adquisición
2. Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organización
3. Solicitudes de
cambio
4. Actualizaciones al
plan para la
dirección del
proyecto

13. Cerrar las adquisiciones
• Es el proceso de finalizar cada adquisición para
el proyecto. Brinda apoyo al proceso, ya que se
verifica que la totalidad del trabajo y de los
entregables sean aceptables.

14. Cerrar las adquisiciones
1. Plan para la
dirección del
proyecto
2. Documentación
de la
adquisición
Entradas
1. Auditorías de la
adquisición
2. Acuerdos
negociados
3. Sistema de gestión
de registros
Herramientas y
técnicas
Salidas
1. Adquisiciones
cerradas
2. Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organización

15. Tipos de
Contratos

16. Contrato Riesgo del
comprador
Riesgo del
vendedor
Descripción Ejemplo
Ordenes de
compra (PO)
Neutral Neutral Un acuerdo
unilateral, precio
definido
Monitores de
computadoras por $140
Precio fijo (FP) Mínimo Alto Común, después de
un documento
detallado del
Trabajo
Comprar una
implementación de una
red por $3000
Precio fijo +
incentivo (FPIF)
Mínimo Alto Como el anterior
pero con un
incentivo
Una construcción de un
carretera por
$4000000. Por cada
semana que termine
antes el vendedor, este
recibe $65000
Precio fijo+ajuste
precio económico
(FPEPA)
Mínimo Alto Como el anterior,
pero con ajuste
económico por los
cambios de cada
año
Una construcción de un
carretera por
$4000000. Al comienzo
de cada año ajuste del
monto por los efectos
económicos

17. Contrato Riesgo del
comprador
Riesgo del
vendedor
Descripción Ejemplo
Tiempo y
materiales
(T y M)
Mínimo Mínimo Pequeñas iniciativas,
inicio del proyecto
Un baño adicional a $50 por
hora y costo de materiales
Analista por $30/h
Costo + Tarifa fija
(CPFF)
Medio Mínimo Usado cuando el
comprador sabe lo que
se necesita pero no
conoce los detalles
Un comprador contrata una
empresa para producir un
video pero no está seguro
de los detalles. Acuerda en
pagar al proveedor los
costos + 37000
Costo + Incentivo
fijo
(CPIF)
Medio Mínimo Como el anterior, pero
permite al comprador
motivar al vendedor
El comprador paga los
costos por un incentivo de
5000 por cada semana que
se termine antes
Costo + % de
costos
(CPPC)
Alto Mínimo A mayores costos,
mayores pagos. No es
el más conveniente
El comprador paga los
costos + un 17% de los
costos

18. Statement of work (SOW)
• Es una descripción del trabajo requerido para la
adquisición
• Muchos contratos, acuerdos, incluye SOWs
• Un buen SOWs dá a los postores un mejor
entendimiento de las expectativas de los
compradores

19. Un ejemplo del SOW
• Alcance del trabajo: Describe el trabajo a ser hecho en
detalle. Especifica los requerimientos
• Lugar del trabajo: Donde se realiza el trabajo
• Periodo del trabajo: Cuando empieza y termina
• Tiempo de los entregables: Describir en detalle cuando
se va a entregar
• Estándares: Especificar los relevantes para realizar el
trabajo
• Criterio de aceptación: Describe como se considera
cuando el trabajo es aceptable
• Requerimientos especiales: Especificar algún
requerimiento adicional

20. RFP
1. Propósito
2. Background
3. Básicos requerimientos
4. Infraestructura de TI
5. Descripción del proceso de RFP
6. SoW
7. Apéndices:
1. Características del actual sistema
2. Requerimientos del sistema
3. Volumen de la data
4. Muestra del contrato

21. Ejemplo de evaluación de las
propuestas

22. Procesos de Adquisiciones
• Planeamiento de adquirir: determina qué y cuando
adquirir
• Planeamiento de solicitar: documentación de los
requerimientos del producto e identificando las posibles
fuentes
• Solicitar: obtener ofertas, propuestas, recomendaciones
• Selección de la fuente: Seleccionar entre sus
potenciales vendedores
• Administración del contrato: administrar la relación
con el vendedor
• Cerrar el contrato: Definir y completar el contrato