El cumplimiento de la triple restricción condiciona el éxito de un proyecto. Acá verás como la Teoría de la Limitaciones te apoyará a terminar tu proyecto a tiempo

1. Como terminar a tiempo un proyecto y
no comprometer los costos y el alcance –
Lecciones Aprendidas
Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada - PMP
http://gestiondeproyectos.spruz.com/
oviedotejadaluis@gmail.com
Uno de lo principales retos que enfrenta un director de proyectos (PM), es el de
cumplir con los plazos establecidos para elaborar el producto, servicio o resultado final
encargado.
Sin embargo, rápidamente tropezamos con un pasivo compuesto por proyectos
anteriores, que tienen un común denominador, que es que generalmente, NO
terminaron en el plazo establecido, excedieron los presupuestos establecidos y
muchas veces no cumplieron con las características o especificaciones inicialmente
definidas.
Las razones para que lo anteriormente mencionado suceda, son muy diversas, y lo más
grave es que se presentan de manera recurrente en muchos proyectos. Tenemos la
percepción, que emprendemos un nuevo proyecto, y los mismos errores habremos de
cometer. Entonces es tiempo de revisar estas causas o razones para no volver a
tropezar con las mismas piedras, por ello les propongo realizar un conjunto de
acciones que, en su mayoría, provienen de lecciones aprendidas de múltiples
proyectos y que nos permitirán estar en capacidad de obtener proyectos exitosos y
cumplir con los plazos, presupuestos y todo el alcance establecido.
Lección aprendida: Siempre ofrezca plazos realistas.
Los directores de proyectos (PM) sabemos que existe una gran presión para ofrecer
plazos, que de antemano se saben, que son difíciles de cumplir. La presión para no
perder un contrato, para quedar “bien” con la Alta Gerencia, por una subestimación en
la estimación de los esfuerzos de trabajo que se requieran, etc. Sea cual sea la razón, lo
único que se va a lograr es que la Triple Restricción (tiempo, costos y alcance) entre en
CONFLICTO, y ya sabemos que cuando ésta entra en conflicto, empezamos a realizar
concesiones (si hay presión para cumplir los plazos, sacrificamos alcance; si los costos
se exceden, sacrificamos alcance para gastar menos y poder concluir en el plazo
establecido). Entonces SINCEREMOS el proyecto. Asegúrese que si hay una presión
muy fuerte por lograr un plazo establecido, los recursos que se requieran para cumplir
con la fecha establecida estén disponibles.
Lección aprendida: Evalúe correctamente sus capacidades y logre la disponibilidad de
los recursos.
Seguramente su organización, como muchas, trabaja simultáneamente varios
proyectos. ¿Está en capacidad nuestra organización de proporcionar todos los recursos
necesarios para que todos los proyectos se ejecuten sin problemas? Un pregunta muy
importante que debemos realizar. Si sabemos que nuestra organización requiere los
mismos recursos para múltiples proyectos, tengámoslo por seguro que no
terminaremos a tiempo nuestro proyecto. Evalúe otras alternativas, como la de
contratar más recursos o subcontratar un proveedor para realizar la parte involucrada.

2. Lección aprendida: Considere que las Dependencias Funcionales (Ruta o camino
Crítico) no son suficientes para una correcta gestión del tiempo en los proyectos, por
ello también, tome en cuenta la Dependencia de los Recursos (Cadena Critica).
Muchas veces nos encontramos en situaciones en las que dos o más actividades o
tareas que pueden ser realizadas de manera paralela (inicio-inicio), se encuentran con
la limitación de compartir los mismos recursos. Por lo tanto, debemos extender los
cronogramas para solucionar esta limitación y observar como nuestro proyecto se va
retrasando.
La única manera que contemplar estas limitaciones durante los procesos de
planificación es estimar la duración de nuestro proyecto basado en la técnica de la
Cadena Crítica, pues esta contempla no solo las dependencias funcionales entre las
actividades, sino también la dependencia de recursos. Con ello construiremos nuestra
Cadena Critica de nuestro proyecto.
Lección aprendida: Evite la multitarea.
Si consideramos que multitarea es la realización de múltiples tareas del proyecto al
mismo tiempo, pareciera una buena solución si deseamos lograr una eficacia en la
gestión de proyectos. Es evidente que si tenemos la cantidad necesaria de recursos
para asignarlos a las múltiples tareas, la afirmación es válida. Pero si asignamos a un
mismo recurso múltiples tareas al mismo tiempo, lo único que vamos a lograr es que
las múltiples tareas no se terminen a tiempo y los que es mas grave aún, es que no se
han hecho esfuerzos de trabajo adicional. Tengamos siempre presente el objetivo no
es terminar a tiempo las actividades sino el proyecto debe terminar en el plazo
establecido.
Lección aprendida: Utilice la Gestión de Amortiguadores (Buffers) para efectuar un
seguimiento y control del tiempo en su proyecto (Cadena Crítica).
En primer lugar, conocemos la práctica frecuente de adicionar “colchones” o “tiempos
de protección” a las actividades de un proyecto. Esta mala práctica, se refrenda en el
conocimiento práctico que estos “colchones” siempre son “consumidos” así hayamos
terminado más temprano la actividad (Ley de Parkinson). Además que, por la
“costumbre” de empezar las tareas lo mas tarde posible (Síndrome del Estudiante)
estos “colchones” también son “consumidos”. Entonces esta práctica debe ser
desechada de lleno. Retiremos todos los “colchones” de las actividades del proyecto y
consideremos al final del proyecto un tiempo adicional (buffer o amortiguador del
proyecto) de protección para el proyecto.
¿Cuál es el tamaño de este amortiguador o buffer? Dependerá del grado de
incertidumbre o grado de innovación que tenga su proyecto.
¿Cómo administrar este amortiguador o buffer?, fácil, si una actividad se retrasa
consume dicho tiempo del amortiguador, y si se adelanta restituye el tiempo de
adelanto al amortiguador. Como ven el término de amortiguador es correctamente
asignado.
Mi problema esta entonces, en observar que este amortiguador no se consuma
rápidamente, si ello está sucediendo, debo revisar las causas de los retrasos y tomar
acciones correctivas. Mi mayor preocupación es mantener en control el amortiguador,
pues así me aseguro que mi proyecto terminará en el plazo establecido.

3. Lección aprendida Evalúe constantemente el rendimiento del proyecto.
Tenga la certeza que si el proyecto no es exitoso, las razones que usted pueda esgrimir
para justificar los retrasos, los sobrecostos o la insatisfacción del cliente serán siempre
insuficientes. Usted será responsable de dicho desastre.
Los procesos de seguimiento y control (por ejemplo verificar y controlar el alcance,
aseguramiento y control de la calidad, control del cronograma y costos y otros) serán
vuestra tabla de salvación. Controle permanentemente el rendimiento de su proyecto.
Utilice la Metodología de Valor Ganado para evaluar el rendimiento (tiempo, costos y
alcance) de su proyecto. De manera tal, que pueda aplicar los correctivos necesarios a
tiempo.
Seguramente este tema, será constantemente complementado con más lecciones
aprendidas que nos permitan lograr proyectos exitosos, sus aportes serán beneficiosos
para todos los gerentes de proyecto.
Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada -PMP
http://gestiondeproyectos.spruz.com/
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