La PMO es la oficina responsable de coordinar y estandarizar el proyecto de outsourcing operativo para optimizar el proceso y los resultados. La PMO utiliza metodologías como PMI e ITIL para definir los procesos de gestión de alcance, tiempo, costos, calidad, riesgos, adquisiciones, comunicaciones, recursos humanos e integración que componen el plan para la dirección del proyecto.

1. Bienvenidos a la PMO
(Project Management Office)
para el proyecto Outsourcing
Operativo SNR

2. PMO - Wikipedia
• Una oficina de gestión de proyectos, también conocida por sus siglas PMO (del inglés project management
office), es un grupo que define y mantiene estándares de procesos, generalmente relacionados a la gestión de
proyectos, dentro de una organización.
• La PMO es la fuente de la documentación, dirección y métrica en la práctica de la gestión y de la ejecución de
proyectos.
• Una PMO puede basar sus principios de gestión de proyectos en metodologías y estándares en la industria, tales
como PMI, ISO 9000 y requisitos reguladores de algunos gobiernos como el Acta Sarbanes-Oxley en los Estados
Unidos, han propulsado a las organizaciones a estandarizar sus procesos.
• Organizaciones alrededor del mundo están definiendo, compartiendo y recogiendo buenas prácticas en la gestión
de procesos y proyectos. Cada vez más, se está asignando a las PMO la responsabilidad de ejercer una influencia
total sobre ellas, y de lograr una evolución de pensamiento que lleve hacia la continua mejora de la organización.
• Las PMO pueden operar en aspectos que van desde proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de
proyectos bajo la forma de formación, software, políticas estandarizadas y procedimientos, hasta la dirección y
responsabilidad directas en sí mismas para lograr los objetivos del proyecto.

3. PMO
• La PMO es la unidad responsable de la
coordinación del conjunto de las líneas del
proyecto de Outsourcing Operativo con la
finalidad de estandarizar y optimizar el
proceso de realización y los resultados del
mismo.

4. PMO
DIRECTORA
Dany Liliana Agón
Líderes de cada línea
Reyes
Mesa de ayuda integral
Equipos soporte
DC Principal
DC Alterno
Conectividad
Hosting de Correo
EXPERTOS
Edgar Hoyos Hosting de aplicaciones Soporte Nivel 1 Soporte Nivel …n
Mauricio Pinzón Portal Institucional
Gestión de Conocimiento

5. PASOS A SEGUIR
• El primer paso de la PMO, es establecer la metodología que marcará el rumbo a seguir para
la normalización de la Dirección del Proyecto. El proceso definido fija el marco de
referencia, la terminología común para todas las líneas del proyecto y precisa los roles y las
responsabilidades de cada una. En la definición de los procesos se utilizan los principios y los
modelos estandarizados, tales como las metodologías del Project Management Institute e
ITIL. Junto con los líderes de cada línea se garantizará el uso adecuado de la metodología
definida.
• El segundo paso es diseñar la ruta de implementación, a través de la definición y aprobación
del Plan de Gestión del Proyecto (Alcance, Tiempo, Costos, Recurso Humano.
Calidad, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones).

6. Metodología – Marco de referencia
Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones
Inicio Planeación Ejecución Cierre Solución
Integrada
Necesidad SIN
Seguimiento y Control FISURAS
Recurso
Riesgos Adquisiciones Integración
Humano

7. Metodología – Marco de referencia
El esquema del Project Management Institute está integrado por 5
grupos de procesos y 9 áreas de conocimiento de la Administración
de Proyectos.
PROCESOS DE INICIACIÓN: Compuesto por aquellos procesos
realizados para definir un nuevo proyecto, entre ellos, definir el
alcance inicial y comprometer los recursos financieros.
PROCESOS DE PLANIFICACIÓN: Compuesto por aquellos procesos
realizados para establecer el alcance, refinar los objetivos y
desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos
objetivos. Los procesos de planificación desarrollan el plan para la
dirección del proyecto.
PROCESOS DE EJECUCIÓN: Compuesto por aquellos procesos realizados para el completar el trabajo
definido en el plan para la dirección del proyecto, esto implica coordinar persona y recursos, así como
integrar y realizar las actividades del proyecto en conformidad con el plan.
PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: Compuesto por aquellos procesos requeridos para
monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las
cuales se requiera cambios.
PROCESOS DE CIERRE: Compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a
fin de completar formalmente el proyecto incluyendo las obligaciones contractuales.

8. Inicio
Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones
Inicio Planeación Ejecución Cierre Solución
Integrada
Necesidad SIN
Seguimiento y Control FISURAS
Recurso
Riesgos Adquisiciones Integración
Humano

9. Inicio
Procesos
I06-Gestión de las Comunicaciones I09-Gestión de la Integración
Actividades y Salidas
I06-001-Identificar líderes funcionales
• Matriz de líderes funcionales
Formatos
I06 - 01
•Formato Matriz de interesados

10. Inicio
Procesos
PL06-Gestión de las Comunicaciones PL09-Gestión de la Integración
Actividades y Salidas
PL09-001-Acta inicio
• Acta inicio

11. Planeación
Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones
Inicio Planeación Ejecución Cierre Solución
Integrada
Necesidad SIN
Seguimiento y Control FISURAS
Recurso
Riesgos Adquisiciones Integración
Humano

12. Planeación
Procesos
PL06- PL08-
PL05- PL09-
PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de
Gestión del Gestión de
Gestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las
Talento la
Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio
Humano Integración
ones nes
Indicadores
IPL01-001-Mediciones del IPL01-002-Satisfacción de IPL01-003-Indice del
desempeño del cliente con cumplimiento desempeño del costo.
cronograma. de plazos.
• Semanalmente • Al finalizar el contrato • Semanalmente

13. Planeación
Procesos
PL06- PL08-
PL05- PL09-
PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de
Gestión del Gestión de
Gestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las
Talento la
Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio
Humano Integración
ones nes
Actividades y Salidas
PL01-001-Definir el alcance PL01-002-Crear EDT (WBS)
• Descripción detallada del alcance • EDT (WBS)
• Línea base del alcance

14. Planeación
Procesos
PL06- PL08-
PL05- PL09-
PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de
Gestión del Gestión de
Gestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las
Talento la
Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio
Humano Integración
ones nes
Actividades y Salidas
PL02-001-Desarrollar el cronograma
• Cronograma del proyecto
• Plan de gestión de tiempos

15. Planeación
Procesos
PL06- PL08-
PL05- PL09-
PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de
Gestión del Gestión de
Gestión del Gestión del Gestión de Gestión de las Gestión de las
Talento la
Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio
Humano Integración
ones nes
Actividades y Salidas
PL03-001-Determinar presupuesto
• Línea base de costos

16. Planeación
Procesos
PL06- PL08-
PL05- PL09-
PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de
Gestión del Gestión de
Gestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las
Talento la
Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio
Humano Integración
ones nes
Actividades y Salidas
PL04-001-Identificar requisitos y/o normas para el proyecto
• Plan gestión de calidad

17. Planeación
Procesos
PL06- PL08-
PL05- PL09-
PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de
Gestión del Gestión de
Gestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las
Talento la
Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio
Humano Integración
ones nes
Actividades y Salidas
PL05-001-Identificar roles y responsabilidades, organigrama.
• Plan de gestión de recursos humanos

18. Planeación
Procesos
PL06- PL08-
PL05- PL09-
PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de
Gestión del Gestión de
Gestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las
Talento la
Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio
Humano Integración
ones nes
Actividades y Salidas
PL06-001-Identificar stakeholder y necesidades de comunicación
• Plan de gestión de las comunicaciones

19. Planeación
Procesos
PL06- PL08-
PL05- PL09-
PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de
Gestión del Gestión de
Gestión del Gestión de Gestión de Gestión de las Gestión de las
Talento la
Alcance Tiempo Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio
Humano Integración
ones nes
Actividades y Salidas
PL07-001-Planificar la PL07-002-Identificar y PL07-003-Planificar la
gestión de los Riesgos valorar los riesgos respuesta a los Riesgos
• Plan de gestión de • Matriz de riesgos • Matriz de riesgos
riesgos

20. Planeación
Procesos
PL06- PL08-
PL05- PL09-
PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de
Gestión del Gestión de
Gestión del Gestión del Gestión de Gestión de las Gestión de las
Talento la
Alcance Tiempo los Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio
Humano Integración
ones nes
Actividades y Salidas
PL08-001-Planificar las adquisiciones
• Plan de gestión de las adquisiciones

21. Planeación
Procesos
PL06- PL08-
PL05- PL09-
PL01- PL02- PL03- PL04- Gestión de PL07- Gestión de
Gestión del Gestión de
Gestión del Gestión del Gestión de Gestión de las Gestión de las
Talento la
Alcance Tiempo los Costos la Calidad Comunicaci los Riesgos Adquisicio
Humano Integración
ones nes
Actividades y Salidas
PL09-001-Integrar los planes PL09-002-Aprobar plan para la
para la Dirección del proyecto dirección del proyecto con el
cliente
• Plan para la dirección del • Plan para la dirección del
proyecto proyecto

22. Ejecución
Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones
Inicio Planeación Ejecución Cierre Solución
Necesidad Integrada
Cliente SIN
Seguimiento y Control FISURAS
Recurso
Riesgos Adquisiciones Integración
Humano

23. Ejecución
Procesos
EJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la
Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración
Indicadores
IPL01-001-Nivel de anomalías en el material
(bienes, entregables, artefactos, etc) entregado al cliente
• Cada vez que se realice una entrega

24. Ejecución
Procesos
EJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la
Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración
Actividades y Salidas
EJ01-001-Realizar el aseguramiento de la calidad
• Solicitud de cambio (acción preventiva, acción correctiva)

25. Ejecución
Procesos
EJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la
Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración
Actividades y Salidas
EJ02-001-Adquirir el equipo de trabajo
• Asignaciones del personal para el proyecto

26. Ejecución
Procesos
EJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la
Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración
Actividades y Salidas
EJ03-001-Distribuir la EJ03-002-Manejar las
información expectativas de los stakeholders
• Informes • Informes
• Reportes • Reportes

27. Ejecución
Procesos
EJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la
Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración
Actividades y Salidas
EJ04-001-Ejecutar las adquisiciones
• Contratos con proveedores

28. Ejecución
Procesos
EJ01-Gestión de la EJ02-Gestión del EJ03-Gestión de las EJ04-Gestión de las EJ05-Gestión de la
Calidad Talento Humano Comunicaciones Adquisiciones Integración
Actividades y Salidas
EJ05-01-Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
• Métricas de la ejecución

29. Seguimiento y Control
Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones
Inicio Planeación Ejecución Cierre Solución
Necesidad Integrada
Cliente SIN
Seguimiento y Control FISURAS
Recurso
Riesgos Adquisiciones Integración
Humano

30. Seguimiento y Control
Procesos
SC05-Gestión
SC07-Gestión SC08-
SC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión SC04-Gestión de las SC06-Gestión
de las Gestión de la
del Alcance del Tiempo de los Costos de la Calidad Comunicacio de los Riesgos
Adquisiciones Integración
nes
Indicadores
ISC01-001-Mediciones del ISC01-002-Satisfacción de ISC01-003-Indice del
desempeño del cliente con cumplimiento desempeño del costo.
cronograma. de plazos.
• Semanalmente • Al finalizar el contrato • Semanalmente

31. Seguimiento y Control
Procesos
SC05-Gestión de SC07-Gestión de
SC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de
las las
del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad
Comunicaciones
los Riesgos
Adquisiciones
la Integración
Actividades y Salidas
Verificar el alcance Controlar el alcance
• Entregables aceptados • Solicitudes de cambio

32. Seguimiento y Control
Procesos
SC05-Gestión de SC07-Gestión de
SC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de
las las
del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad
Comunicaciones
los Riesgos
Adquisiciones
la Integración
Actividades y Salidas
SC02-01-Controlar el cronograma
• Solicitudes de cambio

33. Seguimiento y Control
Procesos
SC05-Gestión de SC07-Gestión de
SC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de
las las
del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad
Comunicaciones
los Riesgos
Adquisiciones
la Integración
Actividades y Salidas
SC03-01-Controlar los costos
• Solicitudes de cambio

34. Seguimiento y Control
Procesos
SC05-Gestión de SC07-Gestión de
SC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de
las las
del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad
Comunicaciones
los Riesgos
Adquisiciones
la Integración
Actividades y Salidas
SC04-01-Realizar el control de calidad
• Solicitudes de cambio

35. Seguimiento y Control
Procesos
SC05-Gestión de SC07-Gestión de
SC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de
las las
del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad
Comunicaciones
los Riesgos
Adquisiciones
la Integración
Actividades y Salidas
SC05-01-Informar el desempeño

36. Seguimiento y Control
Procesos
SC05-Gestión de SC07-Gestión de
SC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de
las las
del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad
Comunicaciones
los Riesgos
Adquisiciones
la Integración
Actividades y Salidas
SC06-01-Monitorear y controlar los riesgos
• Matriz de riesgos actualizada

37. Seguimiento y Control
Procesos
SC05-Gestión de SC07-Gestión de
SC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de
las las
del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad
Comunicaciones
los Riesgos
Adquisiciones
la Integración
Actividades y Salidas
SC07-01-Administrar las adquisiciones

38. Seguimiento y Control
Procesos
SC05-Gestión de SC07-Gestión de
SC01-Gestión SC02-Gestión SC03-Gestión de SC04-Gestión de SC06-Gestión de SC08-Gestión de
las las
del Alcance del Tiempo los Costos la Calidad
Comunicaciones
los Riesgos
Adquisiciones
la Integración
Actividades y Salidas
SC08-01-Monitorear y SC08-02-Realizar el control
controlar el proyecto integrado de cambios
• Solicitudes de cambio • Solicitudes de cambio

39. Cierre
Alcance Tiempo Costos Calidad Comunicaciones
Inicio Planeación Ejecución Cierre Solución
Integrada
Necesidad SIN
Seguimiento y Control FISURAS
Recurso
Riesgos Adquisiciones Integración
Humano

40. Cierre
Procesos
CI01-Gestión de las Adquisiciones CI02-Gestión de la Integración
Indicadores
ICI02-001-Mediciones del ICI02-002-Satisfacción de ICI02-003-Indice del
desempeño del cliente con cumplimiento desempeño del costo.
cronograma. de plazos.
• Al finalizar el contrato • Al finalizar el contrato • Al finalizar el contrato

41. Cierre
Procesos
CI01-Gestión de las Adquisiciones CI02-Gestión de la Integración
Actividades y Salidas
CI01-001-Cerrar las adquisiciones
• Actas de liquidación

42. Cierre
Procesos
CI01-Gestión de las Adquisiciones CI02-Gestión de la Integración
Actividades y Salidas
CI02-001-Cerrar el proyecto
• Actas de liquidación