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1. Crea un presupuesto
enfocado en crecer

2. Introducción���������������������������������������������������������������������������������������������� 03
Planificar: crear valor������������������������������������������������������������������������� 05
Gestionar: agregar valor��������������������������������������������������������������������� 11
Controlar: proteger valor������������������������������������������������������������������ 19
Recomendaciones finales��������������������������������������������������������������������� 23
¡Contáctanos!��������������������������������������������������������������������������������������������� 25

3. Introducción

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introducción
El éxito de una pequeña y mediana empresa —y de cualquier
organización en general— depende en gran parte de la forma en
que gestiona sus recursos económicos, tecnológicos, laborales
e intelectuales. El control y la optimización de estos elementos
no solo debe llevarse a cabo de manera ordenada sino que
es necesario que se prevea el futuro y se tengan en cuenta
factores del entorno.
Alan Lakein, un conocido autor sobre gestión y
aprovechamiento del tiempo, dijo una vez que “planificar
es traer al futuro al presente para que puedas hacer algo al
respecto ahora”. Para cumplir con todas estas premisas e
integrar el futuro, es imperativo crear un presupuesto enfocado
en crecer que contemple los recursos y estrategias necesarios
para garantizar la rentabilidad del negocio.
Y es que un presupuesto es una especie de guía maestra.
Este documento no es simplemente un conjunto de términos
monetarios y montos sin sentido ni relación entre sí. Se trata
de un plan de operaciones, basado en el capital que se prevé
utilizar para optimizar los recursos disponibles y, también,
aprovechar las oportunidades del entorno.
A su vez, el desarrollo de un presupuesto siempre está
orientado a cumplir con determinados objetivos estratégicos,
que suelen conllevar una mayor eficiencia operacional, mejor
posicionamiento, expansión y, por supuesto, rentabilidad.
Dicho esto, ya está claro lo importante que resulta definir un
presupuesto, específicamente si está enfocado en crecer
Por esa razón, llegó la hora de explicar de manera detallada
qué debe hacerse para crear un presupuesto con estas
características y, con ello, impulsar el crecimiento y el desarrollo
del negocio.
¿Te gustaría saberlo? Entonces, ¡conoce estos tres pasos
fundamentales para lograrlo!

5. Planificar: crear valor

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Planificar: crear valor
El primer paso para crear un sólido
presupuesto orientado en ganar y crecer, está
relacionado con la identificación de la empresa
y, sobre todo, la planificación.
Para planificar, gestionar y controlar el
presupuesto adecuadamente, nuestro negocio
no tiene que operar por “inercia”, sino que debe
seguir parámetros concretos y tener muy claro
a dónde apunta.
En específico, para identificar la empresa y
crear valor, es necesario tomar en cuenta dos
elementos claves: la razón de la empresa y
el entorno. A continuación, profundizaremos
sobre las características de ambos.

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Planificar: crear valor
Razón de la empresa
La razón de la empresa es una tarea que debe realizarse
desde la concepción del negocio y que tenemos que
analizar muy bien —incluso replantear si es estrictamente
necesario— cuando vamos a diseñar y planificar
un presupuesto.La formulación de la razón de una
empresa depende, principalmente, de la definición de los
siguientes aspectos:
Misión
La misión es la respuesta a una pregunta tan básica
como “¿quiénes somos?” y que conlleva especificar, en
pocas palabras, la idea de los propietarios, los recursos
disponibles y el punto de diferenciación, es decir, aquello
que hace única y especial a la empresa.

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Planificar: crear valor
Iniciativas Estratégicas
Las iniciativas estratégicas son planes de acción, programas y
actividades fijadas para cumplir con determinados objetivos en
un proyecto de tiempo determinado.
Mientras la idea de los focos estratégicos es general, la de las
iniciativas es mucho más específica, pues estas se enfocan de
manera concreta en los proyectos de corto y mediano plazo.
Objetivos Estratégicos
Este aspecto hace referencia a todas aquellas metas y fines
que forman parte del foco estratégico de una empresa y que
van alineados con la misión y la visión. Para que los Objetivos
Estratégicos sean sólidos y útiles, es importante que sean
específicos, medibles y que tengan un periodo de tiempo
preestablecido para cumplir, entre otras cosas.
Visión
En el mundo de los negocios, la capacidad de proyectar a futuro
es indispensable y es por eso que una PyME debe tener muy
claro hacia dónde va y en qué quiere convertirse dentro de un
determinado periodo de tiempo. Además de resultar claves para
saber cómo gestionar el presupuesto, aspectos como la misión
y la visión crean sentido de pertenencia dentro de los miembros
de la empresa.
Focos Estratégicos
Los Focos Estratégicos pueden valorarse como los pilares de
construcción que se sustentan en la misión y la visión de la
organización. También podríamos llamarles “focos internos”, los
cuales abarcan todo aquello relacionado al propósito esencial
de la empresa y a los valores y actividades que se ponen en
práctica para lograrlo.

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Planificar: crear valor
Entorno
Una vez identificada la empresa, el siguiente paso que
tenemos que completar es el análisis del entorno.
Una empresa que conozca el escenario en el que opera,
las oportunidades y las adversidades que plantean los
factores externos, es mucho más propensa a resistir el paso
del tiempo, aprovechando de forma óptima sus recursos
económicos, humanos y técnicos. El análisis del entorno
empresarial se compone de tres factores claves y estos son:
Análisis Externo
El análisis externo hace referencia a aspectos económicos,
tecnológicos y socioculturales del entorno que nos permiten
evaluar objetivamente los cambios que se presentan y las
condiciones en líneas generales.
También, este análisis es muy útil para descubrir
oportunidades y amenazas del lugar en el que se realiza la
actividad empresarial.

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Planificar: crear valor
Análisis Interno
El análisis interno toma en cuenta elementos que
forman parte del segmento de comercialización de la
empresa, como competidores, clientes y proveedores
con el objetivo de detectar fortalezas y debilidades.
Matriz FODA
La Matriz FODA no es más que la Matriz de
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
He ahí la razón de su nombre. El objetivo de analizar
todas estas variables —como parte de la Matriz
FODA— es identificar cómo aprovechar las fortalezas
y las oportunidades para superar las debilidades y
controlar las amenazas.
Entonces, ¿ya sabes cómo definir la razón de ser de la
empresa? De ser así, ¡vamos al siguiente punto clave
que nos permita hacer un presupuesto para ganar!

11. Gestionar: agregar valor

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Gestionar: agregar valor
Un presupuesto para ganar no deja que ningún aspecto pase
por debajo de la mesa. Por eso, aquí tendremos que hacer
una “radiografía” del negocio en general y proyectar diferentes
elementos financieros a futuro, los cuales formarán la columna
vertebral del presupuesto. Para cumplir con este principio,
debemos realizar estas dos tareas:
Formulación de Planes de Negocio,
Financiero y Operacional
Esta formulación consiste en establecer un Plan de Negocios
Integral, enfocado en hacer cumplir los objetivos estratégicos
de la empresa fijados anteriormente.
Además de plasmar la razón de ser de la empresa y hacia
dónde quiere ir, esta especie de guía maestra tiene que
especificar elementos operacionales y financieros.
Proyecciones Financieras
Las proyecciones financieras son instrumentos para pronosticar
todo aquello referente a los números de la empresa. Así,
podemos desarrollar un presupuesto para ganar que tiene como
base las necesidades reales de la empresa y sus verdaderas
posibilidades y capacidades. Dentro de las proyecciones
financieras existen los siguientes elementos:

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Gestionar: agregar valor
Presupuesto de Ventas
El Presupuesto de Ventas es un documento financiero que refleja
el nivel de rentabilidad de la empresa, basándose en el volumen
de ventas estimado y, por lo tanto, de ingresos. Es importante
que el Presupuesto de Ventas incluya la relación de todos
los productos o servicios comercializados por la empresa,
determinando el valor de los mismos y el número de unidades.
Aunque se dice de forma sencilla, establecer este
presupuesto de manera precisa requiere un arduo trabajo de
investigación que permita medir e identificar la participación
de mercado del negocio.
De hecho, un Presupuesto de Ventas debe incluir un pronóstico
del posible rendimiento de la empresa como del mercado
general. Prever caídas en el consumo, entre otras cosas, es
clave para realizar un presupuesto realista y acertado.

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Gestionar: agregar valor
En cuanto a los datos internos relevantes, entre los más
importantes se encuentran el total de contactos comerciales,
la cantidad de propuestas concretas que se presentarán a los
usuarios en un periodo de tiempo determinado y, por supuesto,
la tendencia de crecimiento (de existir) de posicionamiento y
difusión de marca.
Todos estos factores condicionarán las cantidades de ventas e
ingresos que se puedan generar en el futuro inmediato y lejano.
Además de incluir todos estos elementos, es necesario estructurar
de manera minuciosa este documento, sin dejar fuera ninguna
arista. En este archivo encontrarás un muy buen ejemplo de la
estructura que debe tener un presupuesto de ventas.

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Gestionar: agregar valor
Presupuesto de Costos y Gastos
El Presupuesto de Costos y Gastos se compara de manera
directa con el Presupuesto de Ventas para tener una visión más
clara de los índices de rentabilidad de la empresa.
En este presupuesto se contemplan todos los costos asociados
a la actividad empresarial, como salarios o comisiones por
ventas, gastos variables y fijos, entre otros. Algunos ejemplos
de estos costos son:
• material de impresión y papelería;
• limpieza;
• pago de servicios y arriendo;
• embalajes.
Entre los costos y gastos, también pueden incluirse servicios
profesionales externos y temporales que pueden ser necesarios
en momentos puntuales.
Independientemente de si se segmente de forma trimestral,
semestral o anual, ¡ninguno de los aspectos mencionados
anteriormente pueden quedar fuera!
Por otro lado, es clave incluir los gastos de cada una de las
unidades, departamentos o sucursales que forman parte de la
empresa, en caso de que el objetivo sea realizar un presupuesto
general. Para evitar riesgos y equivocaciones conviene guiarse
por la plantilla de Presupuesto de Costos y Gastos que contiene
este archivo.

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Gestionar: agregar valor
Presupuesto de Marketing
El competitivo mundo empresarial de hoy plantea la necesidad de invertir
anualmente en acciones de marketing. Los recursos destinados a esta
área también deben especificarse en un presupuesto.
Al hablar de gastos y costos asociados al marketing, encontramos aspectos
como el pago a agencias o prestadores de servicio, pues es normal que las
empresas no cuenten con suficiente capital humano y conocimientos para
desarrollar todas las estrategias de marketing de forma interna.
También se debe destinar recursos a publicidad tradicional en medios como
la televisión, la radio y la prensa, y también a anuncios digitales en sitios web,
redes sociales y otras plataformas. En el caso de los anuncios digitales, como
Google AdWords y Facebook Ads, estimar la inversión en ellos es un poco
más complejo, ya que los costos se asocian a los resultados: cantidad de
clics, total de visitantes, conversiones, entre otras cosas.
Por eso, el presupuesto debe establecer un tope de recursos económicos.
Una vez se complete este monto, obteniendo los resultados deseados, es
necesario eliminar o quitar estos anuncios de los canales y espacios en que
están publicados, ya que de lo contrario se seguirán generando gastos.

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Gestionar: agregar valor
Las licencias de software y programas, las impresiones
e, incluso, la organización de eventos también pueden
contemplarse dentro de las estrategias de mercadotecnia que
conllevan gastos y costos.
Es importante que antes de establecer un Presupuesto de
Marketing y la cantidad de dinero que se destinará para aspectos
como estos, tengamos muy claro cuáles son los objetivos que
queremos lograr a través del mismo y en qué plazos.
En cuanto al diseño en sí de la estructura del presupuesto,
realmente no es una gran dificultad. De hecho, en la web se pueden
encontrar plantillas descargables muy útiles y gratuitas.
Este tipo de plantillas, son editables, por lo cual es posible agregar
montos, tipo de gastos y otros elementos de forma sencilla. Por
otro lado, funcionan como una hoja de Excel, es decir, los montos
y valores se suman de forma automática, y los resultados pueden
ser visualizados en los totales. Además, cuentan con recursos
gráficos, como barras y círculos con porcentajes, que facilitan la
comprensión de la información.

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Gestionar: agregar valor
Flujo de Caja Proyectado
El Flujo de Caja Proyectado se trata de una estimación del
dinero que podría ingresar y salir del negocio en un periodo de
tiempo determinado —generalmente de 12 meses— que abarca
todos los ingresos y gastos proyectados en los presupuestos
anteriores. Además de ayudar a medir la rentabilidad, el Flujo
de Caja Proyectado es una suerte de termómetro que permite
detectar a tiempo déficits de liquidez y problemas financieros.
De esta manera, se pueden tomar acciones contundentes
para evitar estos contratiempos futuros, como por ejemplo,
reducir los costos y gastos. Entre los valores que deben
colocarse en el Flujo de Caja Proyecto, en relación a los
ingresos, se encuentran los clientes nuevos, la cartera actual
y las transferencia.
Por su parte, en los ingresos se incluyen aspectos como
impuestos, imposiciones, remuneraciones, bonos anuales y
demás. Para que comprendas mejor cómo se hace el Flujo de
Caja Proyectado, ¡echa un vistazo a la plantilla de este archivo!

19. Controlar: proteger valor

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Controlar: proteger valor
Hasta este punto, ya habremos creado y agregado valor para
la realización de un presupuesto beneficioso, coherente y
sólido. Ahora, ¿qué sigue? Para finalizar la implementación de
nuestro presupuesto para ganar, tenemos que llevar a cabo
mecanismos para proteger el valor agregado, como:
Definición de metas e indicadores
La definición de metas e indicadores se basa en explicar de qué
forma se cumplirán los objetivos preestablecidos y, también,
los parámetros para analizar que, efectivamente, la empresa se
esté acercando hacia ellos. En este punto nos encontramos con
dos aspectos esenciales:
Metas Estratégicas
Las Metas Estratégicas son elementos que direccionan las
formas, actividades y acciones que ayudarán a la empresa a
alcanzar los objetivos más importantes a nivel organizacional.
Definir Metas Estratégicas ayuda a hacer cumplir tanto la
Misión como la Visión de la empresa.
Indicadores
Los indicadores son métricas, señales y aspectos numéricos
que permiten determinar la efectividad de las acciones
orientadas a cumplir con las Metas Estratégicas. Para que la
gestión del presupuesto y los recursos sea satisfactoria, el
análisis de indicadores debe convertirse en una constante.
Además, para que sea posible, es necesario obtener datos
sobre las diferentes actividades y operaciones del negocio.

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Controlar: proteger valor
Ejecución del Plan de Negocios
Significa plasmar en la realidad y en las operaciones todo lo
establecido en esta guía maestra del negocio.
Ser coherentes y apegarnos al Plan de Negocios incrementa,
de forma sustancial, las posibilidades de cumplir con metas y
objetivos trascendentales y estratégicos.
Evaluación del cumplimiento de metas
Aquí, más allá de medir la efectividad de las acciones, tenemos
que reflexionar sobre las metas que ya se han alcanzado o qué
tan cerca estamos de lograrlo.
Es importante determinar cuánto se ha avanzado hacia
un objetivo en un periodo de tiempo determinado y si,
efectivamente, el ritmo de progreso es el esperado.
Ejecución y seguimiento
Finalmente, la ejecución es la puesta en marcha de todo lo
mencionado anteriormente y el seguimiento es una constante
de las diferentes acciones y su alcance. ¡Veamos tres puntos
claves de la fase de ejecución y seguimiento!

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Controlar: proteger valor
Revisión de presupuesto versus
contabilidad actualizada
Cuando se trata de evaluación y análisis, esta acción es muy
importante y útil. Compaar el presupuesto y los aspectos
financieros proyectados con la contabilidad real y actualizada
del negocio nos ayuda a determinar cómo marchan los planes y
si todo lo planificado se ajustó a la realidad.
Toma de decisiones ante eventualidades
Lo dicho anteriormente, nos traslada al escenario de las
eventualidades y los hechos no deseados ni esperados. Que
estos sucedan no significa que los proyectos no cumplirán con
sus ciclos y objetivos; sin embargo, sí los ponen en aprietos.
Es por eso que, como propietarios y emprendedores, tenemos
que estar preparados para tomar decisiones y crear mecanismos
rápidos de respuesta. ¡Muy bien! Ya sabemos la teoría sobre cómo
hacer e implementar un presupuesto para ganar, así que ahora
nos enfocaremos en los factores prácticos. ¡Sigamos!

23. Recomendaciones finales

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Recomendaciones finales
Si nos acompañaste hasta aquí, ya sabes que la clave del éxito
para hacer un presupuesto para crecer está basado en tres
pasos: la planificación, la gestión y el control. Para cumplir con
ellos de forma adecuada es necesario enfocarse en tener a
mano información precisa y real sobre la realidad de la empresa
y, también, del entorno.
Solo así es posible realizar proyecciones ajustadas a la realidad
y, además, llevar a cabo un riguroso seguimiento de las acciones
realizadas y la efectividad en la gestión del presupuesto.
Aquí entra en juego el uso de un sistema administrativo que
recolecte y centralice información sobre áreas como las
finanzas, la contabilidad y los inventarios. ¡Pero no es lo único
que se necesita!
También, para elaborar un presupuesto enfocado en crecer se
necesita de la participación de expertos en diferentes áreas
y aspectos. Entre otras cosas, es importante contar con el
apoyo de especialistas en contabilidad, que ayuden a estimar
costos y, en consecuencia, a planificar el presupuesto de
manera coherente y realista.
Además, durante la ejecución del presupuesto y su manejo,
estos profesionales son claves para distribuir el capital,
registrar gastos y compras y, en general, mantener un riguroso
orden en cuanto a finanzas. También son de gran ayuda a la
hora de realizar auditorías internas, que permitan evaluar la
transparencia y efectividad en la gestión del presupuesto y los
recursos asignados a él.
Por último, no podemos dejar de mencionar el área de
marketing dentro de las recomendaciones finales. Como
explicamos algunas líneas atrás, es un aspecto clave dentro
de todo presupuesto enfocado en ganar. Así como es de gran
utilidad un software administrativo que centralice información
contable y financiera, es muy recomendable implementar una
solución tecnológica para gestionar las acciones y actividades
contempladas en el presupuesto de mercadotecnia.
En ese sentido, la mejor alternativa es un software que
integre marketing, ventas, servicio al cliente y CRM (Customer
Relationship Management), lo cual te puede proporcionar
HubSpot. ¡Ahora sí llegamos al final! ¿Te resultó provechosa la
información que compartimos?

25. .
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