Este documento describe cómo crear formularios e informes en Access. Explica que un formulario permite presentar y editar datos de una manera cómoda y que se puede crear uno utilizando un asistente que guía el proceso de seleccionar campos, estilo y título. También describe cómo crear informes para presentar datos, ya sea utilizando un asistente o diseño manual, y las herramientas disponibles como agregar campos y cambiar entre vistas.

1. CREACIÓN DE FORMULARIOS E INFORMES
EN ACCESS
Rolando Molina

3.  Un formulario es una forma de presentación en la que
se puede definir la posición o disposición de los datos
visualizados en pantalla, además de introducir o editar la
información de una manera más cómoda y sencilla.

4. ASPECTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA
 La tabla o consulta implicada.
 El tipo de asistente deseado, si no comenzamos desde un
formulario o informe en blanco.
 Los campos que intervienen.
 El estilo del formulario o informe.
 El título que aparecerá en el encabezamiento.

5. ASISTENTE PARA FORMULARIO
1.- La forma más rápida de crear un formulario es desde la
ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado,
haciendo doble clic en la opción Crear un formulario utilizando
el asistente.

6. 2.- Luego nos aparece una Ventana denominada ASISTENTE, en
esta ventana nos pide que ingresemos los campos que vamos
incluir en el formulario

7. 3.- Después de pulsar siguiente nos aparece otra ventana, en la
cual podemos elegir la distribución de los datos dentro del
formulario.

8. 4.- En la siguiente pantalla podemos seleccionar el estilo
que le queremos dar al Formulario, podemos
seleccionar los que ya están definidos en Access

9. 5.- Ya en la ultima ventana que aparece, debemos ponerle un
titulo a nuestro formulario, y este se convertirá en el nombre
de nuestro formulario también

10. OBTENER INFORMACIÓN SOBRE LOS CONTROLES
 Los controles pueden ser controles dependientes,
independientes y calculados.
Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o
una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se
usan para mostrar valores procedentes de los campos de las bases de datos. Los
valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos.
Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (como un
campo o una expresión) son controles independientes. Los controles independientes
se usan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes.
Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un
campo se denomina control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como
origen de los datos del control, se define unaexpresión. Una expresión puede ser una
combinación de operadores (por ejemplo, = y +)

11. CREACIÓN DE INFORMES

12. ¿QUÉ SON INFORMES?
 Presentan los datos de una tabla o consulta.
 Un informe de Access es una especie de reporte que
nos ayuda a presentar los datos de manera adecuada
para su lectura. Antes de crear el informe debemos
decidir adecuadamente la fuente de datos que
utilizaremos.

13. HERRAMIENTAS DEL INFORME
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista
diseño y tenemos que ir incorporando los distintos
objetos que queremos aparezcan en él.

14.  Asistente para informes utiliza un asistente que nos guía paso
por paso en la creación del informe.
 Informe crea automáticamente un nuevo informe con todos
los datos de la tabla o consulta.
 Informe en blanco abre un informe en blanco en vista
Presentación.

15. COMO SE CREA UN INFORME
 Crear una tabla en Access.
 En la pestaña crear, podemos utilizar la sección Informe.

16. ASISTENTE PARA INFORMES
1. Seleccionar la tabla de origen de los datos.
2. Agregar los campos que requerimos.

17.  Escoger los niveles de agrupamiento.

18.  En la opción “Opciones de agrupamiento” podemos
seleccionar los campos de grupo y los intervalos de
agrupamiento.

19. DISEÑO DE INFORME
 La barra diseño de informe presenta las siguientes
herramientas:

20. El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una
vista a otra
Si lo desplegamos podemos elegir :
 Vista Diseño
 La Vista Presentación y Diseño
 La Vista Informes

21. TIPOS DE VISTAS

22.  En el grupo Herramientas encontramos el botón Agregar
campos existentes que hace aparecer y desaparecer el cuadro
Lista de campos.
 En el aparecen todos los campos del origen de datos para que
sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos
más adelante.