El documento describe los sistemas de gestión documental, incluyendo sus requisitos de implementación, características y generalidades según el Decreto 2609 de 2012. También presenta información sobre un sistema de gestión documental de la empresa Thomas MTI, incluyendo sus criterios y garantías para la integridad de la información.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL II
UNIDAD 4
SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
JONATHAN ESTHID MORENO DIAZ
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
INSTRUCTORA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ D.C
2015

2. SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
INTRODUCCIÓN
Se busca tener un enfoque en la implementación y
desarrollo de un Sistema de Gestión Documental donde
se tienen en cuenta los requisitos técnicos par su debida
implementación dentro de las entidades de orden
nacional, distrital y/o departamental.

3. SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Es el conjunto de operaciones y de técnicas, basadas en el
análisis de la producción, la tramitación y los valores de
los documentos, que se destinan a la planificación, el
control, el uso, la conservación y la eliminación o la
transferencia de los documentos a un archivo. Con el
objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y
conseguir una gestión eficaz y rentable para la entidad.
Un sistema de gestión documental es un conjunto de
programas diseñados para catalogar, clasificar y facilitar
el proceso de recuperación de la información dentro de un
ámbito "virtual", para el servicio de los usuarios.

4. REQUISITOS DE IMPLEMENTACIÓN
 Entrada de documentos: un sistema que permita distintos
dispositivos de entrada con diversos formatos, entrada
masiva y control de Requisitos de indexación donde se
cuente con un procedimiento automático de entrada en
masiva donde se controle los errores
 Indexación de documentos: realizar resúmenes automáticos,
conociendo los criterios de indexación
 Almacenamiento de documentos. Que el sistema permita el
almacenaje de documentos digitales
 Backups de seguridad: se deben de definir copias de
seguridad en bases de datos periódicamente donde se
permita el almacenamiento histórico.
 Motor de búsqueda: la ubicación de documentos debe de
contar con motores de búsqueda eficientes, donde las se
almacenen lo buscado y que permita la ampliación de lo
consultado.

5. REQUISITOS DE IMPLEMENTACIÓN
 Visualización: se permita la visualización de los documentos
a través del navegador donde igualmente permita la
modificación y versiones de los documentos .
 Migración de datos: donde se aplica en periodo de prueba y
que debe de cumplir los parámetros establecidos en el
archivo como lo son: prestamos, consulta, carga,
modificaciones, etc.
 Compatibilidad del programa: la integración posible ya que
se debe de comprobar que el sistema de gestión documental
sea compatible con las aplicaciones que se manejan en la
compañía o entidad igualmente que sean compatibles con
sistema operativo.
 Capacitación de usuarios: formación de las personas que
tienen contacto con lo relacionado a la gestión documental.

6. GENERALIDADES DE SGD
DECRETO 2609 DE 2012
Las entidades públicas deben contar con un sistema de
gestión documental que permita.
 Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo
sus metadatos a través de cuadros de clasificación
documental.
 Establecer plazos de conservación y eliminación para la
información y los documentos electrónicos de archivo en
tablas de retención documental (TRD) y tablas de
valoración documental (TVD). c) Ejecutar procesos de
eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD
 Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de
acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. De
acuerdo a la disposición final establecida en las TVD y TRD
se debe definir el procedimiento para la eliminación de los
documentos electrónicos teniendo en cuenta el tiempo de
retención

7.  Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (Metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento.
 Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y sub-series.
 Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la
propia entidad, cuando sean requeridos. El Sistema de
Gestión Documental debe permitir y facilitar a los usurarios
internos como externos el acceso de la información que se
encuentran en los archivos, siempre y cuando estos no tenga
ninguna restricción legal.
 Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales,
en series y sub-series, a largo plazo, independientemente de
los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación Si
se cuenta con un Sistema tecnológico para el manejo de los
documentos, series y sub-series se debe tener en cuenta su
conservación o salvaguarda a largo plazo, con el fin de poder
recuperar la información
GENERALIDADES DE SGD
DECRETO 2609 DE 2012

8. CARACTERISTICAS SGD
PROCESOS CARACTERISTICAS
Conformidad
Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de
documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la
información a partir de los procesos administrativos de las entidades
Interoperabilidad
Los sistemas deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de
información, basado en el principio de neutralidad tecnológica. El gestor
documental se puede enlazar a programas o software de gestión para que
de esta forma poder recuperar o almacenar los documentos en el gestor
documental.
Seguridad
mantener la información administrativa en un entorno seguro Documentos
sólo accesibles para determinados grupos de usuarios, versiones de sólo
lectura o documentos PDF sin posibilidad de ser editados, son algunas de
las protecciones que ofrece un buen gestor de documento
Adición de contenidos
debe permitir agregar nuevos documentos sin que se alteren lo ya
existentes donde se almacenen la información relevante de documentos,
tales como la fecha de almacenamiento, fecha en la cual se le hizo
modificaciones, usuario que las hizo.
Diseño y funcionamiento anexar mas información a los documentos sin que los existentes sufran
ninguna modificación o en sus caso perdida de este.
Gestión Distribuida
ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los
documentos(series, sub-series, expedientes, y metadatos asociados desde
y hacia otros sistemas de gestión documental
Disponibilidad y acceso
se debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su
contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados
en cualquier momento
Neutralidad tecnológica
El estado garantizara la libre adopción de tecnologías ,teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos
internacionales competentes e idóneos en el campo.

9. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
EMPRESA
Nombre: Thomas MTI
Persona: Juan Carlos Sánchez (Coordinador de proyecto)

10. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
cuenta con un equipo de profesionales especializados en el
manejo de la gestión documental y ofrece
acompañamiento en:
 Centros Documentales.
 Centros de Correspondencia.
Procesos técnicos como:
 Elaboración y aplicación de Tablas de Retención
Documental.
 Elaboración y aplicación de Tablas de Valoración
Documental.
 Administración de procesos basados en documentos.
En algunos casos dotamos a nuestros clientes de personal y
equipos especializados para la inmediata incorporación al
sistema de cierta información. Esto agiliza los procesos de la
digitalización y sistematización de los documentos, lo cual es
un valor agregado para nuestros clientes.

11. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Esta Unidad Estratégica de Negocio ―UEN― tiene como fin
ofrecer una solución segura y un rápido acceso a la
información de su empresa. Nuestras instalaciones son una
extensión de su empresa, las cuales cuentan con archivos
de documentos activos e inactivos, así como de medios
magnéticos.
Thomas MTI está en capacidad de ofrecerle un sistema
integral de administración de información al catalogar,
analizar, digitalizar y almacenar los documentos de forma
lógica, para minimizar el riesgo en la pérdida de
información y manejar eficientemente y de forma confiable
y segura en el crecimiento de la información producida por
su empresa.

12. CRITERIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Esto se realiza como empresa cuyo enfoque va hacia la
seguridad de la información, se debe de realizar un
seguimiento y trazabilidad de los trámites que se adelantan
en la entidad puesto que cuenta con el servicio de seguridad
de la información de otras entidades ya sean publicas o
privadas.
Para esto la entidad debe de facilitar la elaboración, control y
seguimiento de los documentos que son requeridos por la
entidad a la cual se le presta el servicio. Para ello se le facilita
la consulta de la documentación a nuestros usuarios internos
y externos.
Los criterios que se manejan en la entidad es de mantener un
control riguroso a toda la parte de la información que reposa
en las instalaciones, sin dejar atrás todo el proceso de los
documentos desde que se genera hasta su final como tanto
en lo físico y en lo electrónico, claro esta todo esto sin ir a
entorpecer las directrices suministradas por el AGN.

13. GARANTIA DE LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN
Esto lo logramos garantizar gracias a los procesos que
tenemos plasmados en las intervenciones archivísticas
que le brindamos a los documentos en cada una de sus
etapas vitales como lo son:
Recepción (etapa encargada por la entidad productora de la
información), Organización, Ordenación, Digitalización y
destrucción. Con esto se logra obtener la información que se
requiera en todos los soportes y en todas las fuentes que se
requiera de su consulta, para esto la integridad de la
información se lleva con roles y la debida responsabilidad
del manejo del sistema. Un acceso al sistema con su
respectiva seguridad como lo son las claves de los diversos
aplicativos de la entidad esto para su uso y manejo del
sistema por usuario y por ultimo se establece la
implementación de la firma digital y el estampado
cronológico de los documentos generados por parte de la
entidad a la cual se le hace la custodia de documentos.