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KATALYSIS PARTNERSHIP
CUANDO AZOTA UN DESASTRE
Un plan de Acción para la
Preparación y Respuesta por Casos Inesperados
en Centroamérica
Katalysis Partnership, Inc. ©2001
CONTENIDO
INTRODUCCION i
SECCION 1................................................................................. 1
Respuesta de las Organizaciones Compañeras
1. Comenzando la Preparación........................................................ 3
2. Cuando Llega el Desastre........................................................... 7
3. Operación Pos-Desastre............................................................. 8
4. Cuadros por Uso en el Campo
Cuadro A:
Valoración de la Situación Inicial De Los Clientes y la Cartera..
13
Cuadro B:
Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento.
14
Cuadro C:
Recomendaciones para la Reprogramación de los Préstamos.
15
SECCION 2................................................................................. 16
Respuesta de la Secretaria de la Red
1. Construyendo con los Compañeros............................................. 18
2. Facilitando la Comunicación......................................................... 21
3. Proveyendo Apoyo....................................................................... 22
SECCION 3................................................................................. 27
Respuesta de la Sede de Katalysis
1. Preparándonos para lo Peor........................................................ 29
2. Iniciando Contacto con el Campo................................................ 30
3. Proveyendo Apoyo e Información................................................. 31
INTRODUCCION
En el otoño de 1998, el Huracán Mitch azotó a Centroamérica devastando a Honduras y
Nicaragua. En enero del 2001, un terremoto sacudió a El Salvador registrando 7.6 y 6.6
en la escala de Richter seguido por temblores durante varios meses. Centroamérica está
situada en un istmo en una región de la tierra particularmente muy inestable, quedando
propensa a terremotos y erupciones volcánicas. La región Centroamericana también es
muy susceptible a los embates de huracanes, los cuales se originan en el mar caribe y en
el golfo de México. Los desastres naturales trastornan la vida, las economías y
básicamente todo lo que hace funcionar a una sociedad.
Katalysis Partnership tiene como misión ayudar a familias pobres en pobreza consistente
a alcanzar la auto-suficiencia. En Centroamérica, apoyamos a 11 organizaciones
microfinancieras ayudándoles a ser organizaciones sostenibles y de alta calidad.
Nosotros brindamos asistencia técnica estratégica para desarrollar y/o fortalecer la
capacidad dentro de la institución, movilizar recursos y acceso a capital de crédito; y un
ambiente de aprendizaje lateral que optimiza la transferencia de tecnología de una
manera eficiente.
Aunque Katalysis Partnership no es una organización de auxilio humanitario
durante los desastres, la red Centroamericana conformada por 11 organizaciones
atiende a mas de 90,000 microempresarios de bajos ingresos quienes viven una
región propensa a los desastres naturales. Nos hemos dado cuenta que un plan
para la preparación y respuesta a los desastres naturales es necesario para mitigar
el riesgo de pérdida del capital de cartera debido a los desastres; y a la vez
aumentar al máximo la potencialidad de una respuesta rápida a nuestros socios y
sus clientes
El impacto deseado de este Plan de Acción para la Preparación y Respuesta a los
Desastres Naturales, es que Katalysis Partnership, como una institución de tres niveles,
esté mejor preparada para manejar una situación de emergencia cuando ocurra un
desastre natural. Sabemos que las tormentas ocurren y que los “edificios” fuertes pueden
resistir los embates de las mismas. Contando con sistemas y políticas bien elaborados
para manejar cualquier situación de desastre, Katalysis Partnership, tendrá no solamente,
mas tranquilidad; sino que también será capaz de enfrentar de una manera rápida y eficaz
los problemas de los clientes pobres que atendemos.
i
Compañeros de Katalysis
quienes forman
La Red Katalysis
• Sistemas & políticas
elaboradas y listas para
responder a las necesidades
de sus clientes
Secretariado
de la Red
• Ayuda los
Compañeros a
preparar sistemas
• Apoyo Compañeros el
periodo del pos-
desastre
La Sede de Katalysis
• Apoyo a la labor del
Secretariado de la Red
• Responsable de
Comunicaciones con los
Donantes
ii
Este documento ha sido elaborado conjuntamente por Katalysis Partnership y el personal
del Secretariado de la Red; y fue aprobado por las organizaciones Compañeras quienes
se comprometieron a promulgar el mismo. Personal técnico del Secretariado de la Red
ofrecerá capacitación especializada a cada organización y las organizaciones se
comprometen a asignar a un empleado como el coordinador de desastres. Al nivel de la
sede de Katalysis, las responsabilidades se han dividido entre varios miembros del
personal para responder de una manera rápida; si fuere necesario en caso de un nuevo
desastre natural en Centroamérica.
Creemos que el Plan de Acción para Preparación y Respuesta a los Desastres Naturales
será una contribución invalorable para preparar y responder a los desastres naturales que
azota la región de Centroamérica. Es un documento vivo que esperamos recibirá energía
nueva cada vez que una organización nueva se utiliza.
Si tiene preguntas o comentarios, por favor comunica con nosotros.
Katalysis Partnership
Program Department
1331 North Commerce Street
Stockton, CA 95202
Tel. (209) 943-6165
Fax. (209) 943-7046
Email: afindley@katalysis.org
Cuando Azota un Desastre 2
Pueden ocurrir tormentas pero los “edificios”
fuertes logran sobrevivir. Las Organizaciones
logran sobrevivir a los desastres cuando son
instituciones sólidas, con cimientos bien
construidos. Se pueden hacer muchas cosas
cuando llega un desastre pero es importante
recordar que no se puede construir la base
necesaria después de que ocurra un desastre.
Lección # 1: Prepare a su institución de antemano para los desastres.
Construyan bien.
Esta guía es una compilación de consejos útiles para apoyar a su institución a
prepararse ante los desastres naturales y cómo responder al impacto que éstos
produzcan. Usted puede tener más ideas que ayuden a adaptar esta guía a su
propia situación. Recuerde que no está solo!
Contenido
ANTES
2. Comenzando la Preparación
• Preparando a su Institución
• Preparando a su Personal
• Apoyo a su Personal
DURANTE
2. Cuándo llega el Desastre
• Protéjase en un Lugar Seguro y Quédese Fuera de Peligro
• Ponga en Marcha el Plan de Respuesta a los Desastres
DESPUES
3. Operación pos-desastre
• Prioridades Institucionales
• Convoque la Primera Reunión del Personal
• Evaluando el Impacto del Desastre en los Clientes y sus
Empresas
Cuando Azota un Desastre 3
Usted y su personal deben prepararse antes y practicar lo que se debe hacer
durante y después de un desastre.
Planifique sus necesidades. Delegue las responsabilidades. Tenga su plan por
escrito y practíquelo antes de que suceda.
PREPARANDO A SU INSTITUCION
1. Haga copias de respaldo de los archivos de su computadora
y manténgalas en un lugar seguro. (Cada 2 semanas o una
vez al mes; mantenga las copias en disquetes fuera de la
oficina al igual que una computadora).
2. Su institución debe tomar en cuenta la formación o
creación de un fondo para desastres dentro de su
presupuesto. Puede ser un fondo garantizado de crédito
formado con un porcentaje pequeño de interés y debe
ser depositado en una cuenta especial.
3. Haga que sus clientes establezcan un fondo garantizado
designado como respuesta a los desastres. Esto puede
ser un porcentaje del crédito. Cuando el cliente termine
su relación con la institución, puede retirar su dinero.
4. Desarrolle una política de respuesta a los desastres para minimizar su cartera en
riesgo, por ejemplo:
a) Suspenda temporalmente los cobros del crédito (principal e interés) por un
tiempo determinado a los clientes afectados. (Esto dependerá de la gravedad
del desastre).
b) Si es posible, permita que los miembros retiren sus ahorros, sin el cobro de
multa.
c) No se deben conceder créditos hasta que se tenga un conocimiento real de la
situación.
d) No se debe condonar ningún crédito. La institución debe mantener su imagen
financiera.
PREPARANDO A SU PERSONAL
1. Identifique los lugares seguros y peligrosos de su oficina central, así como de las
agencias.
2. Planifique y practique simulacros de evacuación, sobre la base del nivel de recurrencia
de estos problemas. Durante estas prácticas, utilice dos diferentes rutas de salida en
cada lugar, para todo tipo de desastre, ya sea temblor, inundación, huracán o incendio.
Puede ser que las rutas de escape no sean iguales para todos los desastres.
En caso de temblor:
Estará seguro: debajo de mesas o pupitres
pesados; corredores; entradas o portales.
Estará en peligro: cerca de ventanas o espejos,
armarios; o debajo de cualquier objeto que se
pueda venir abajo. Practique donde cubrirse.
3. En caso de inundación, decida donde se ubicará el equipo más importante a fin de que
este seguro.
4. Haga que su personal se inscriba en un curso de primeros auxilios que incluya la
resucitación cardio-pulmonar.
5. Haga que su personal tenga un plan para ponerse en contacto con miembros de sus
familias, si es que se encuentran separados de ellos cuando suceda el desastre. Su
personal estará en mejores condiciones de apoyar el trabajo en la oficina y el trabajo
con la clientela, si saben que sus familias están a salvo. Por ejemplo, pueden instruirle
a sus hijos a que vayan con su vecino o con otro familiar que viva cerca. Cada
miembro de la familia debe de llevar consigo el número de teléfono y dirección para
ponerse en contacto.
6. Recuérdele a su personal que debe dar un tratamiento especial a personas con algún
padecimiento físico, embarazadas o personas de la tercera edad.
7. Recuérdele a su personal que ellos y sus familias deben depender de las autoridades
de emergencia, nombradas como guías durante el desastre. Se transmitirán reportes
con instrucciones por la radio y televisión.
Cuando Azota un Desastre 4
¡Tenga un equipo de desastre a la mano! Aquí están algunas
ideas:
• Equipo de primeros auxilios con tranquilizantes, botes de yodo y
algodón.
• Pastillas purificadoras de agua y mantener reserva de botes de agua
• Linterna y pilas en bolsas impermeables; Velas y encendedor
• Radio transistor con pilas en bolsas impermeables
• Cobijas
• Suministro básico de productos no perecederos
• Lista de agencias de rescate o de apoyo con los contactos claves
• Revisar y mantener su generador de energía eléctrica con
combustible
• Mantener sus vehículos abastecidos de combustible
¡ESTE PLAN DE EMERGENCIA DEBE MANTENERSE EN UNA
BOLSA DE PLASTICO Y LA VISTA!
APOYO A SU PERSONAL
¡Establezca una estructura pos-desastre!
1. El Director Ejecutivo está a cargo – si él / ella no puede cumplir con sus
responsabilidades, el segundo a cargo es ________________, el tercer a cargo es
_____________ y así sucesivamente.
2. Desarrolle un sistema de “Compañeros” para que el personal se pueda contactar uno
con otro para asegurarse de que todos estén bien. Cada par de Compañeros,
entonces debe ponerse en contacto con su supervisor. El apoyo moral es importante
cuando acontece un desastre. Estar preparado de antemano suavizará el trauma.
3. Los promotores serán las personas claves en los esfuerzos pos-desastre. Ellos
estarán directamente involucrados en visitar a los clientes y recolectar los datos
básicos. Se debe suponer que no todos los promotores estarán en condiciones de
apoyar en el proceso y se deberá dividir las responsabilidades.
4. Dependiendo del desastre, los promotores deberán trabajar en equipos. Anímelos a
que trabajen como sea cómodo y seguro para ellos. Aunque el trabajo se duplique, si
es necesario, dos promotores pueden cubrir una misma área, esto puede ser más
productivo a largo plazo.
Una nota sobre el trauma:
Las experiencias traumáticas tienden a sacudir los cimientos
de nuestros conocimientos sobre la seguridad y flaquean
nuestras suposiciones de lo que creemos “normal”.
Ya que estas experiencias, están tan afuera de lo que
esperamos, podemos llegar a sentirnos con miedo e
indefensos. Estos eventos también pueden provocar
reacciones que nos hagan sentir extraños y con fobia. Para
poder aliviar el estrés y el efecto del trauma, anime a la
persona afectada a expresar sus sentimientos sobre su
experiencia. El sólo hecho de escucharle le hará mucho
bien.
Cuando Azota un Desastre 5
Aquí está un ejemplo de un sistema de una Organización (P = Promotor)
P P
P P
P P
Gerente de la
Sucursal
P P
P P
P P
Oficina
Central
Gerente de la
Sucursal
P P
P P
P P
Gerente de la
Sucursal
Cuando Azota un Desastre 6
MMUUYY IIMMPPOORRTTAANNTTEE AA CCOONNSSIIDDEERRAARR
AANNTTEESS QQUUEE UUNN DDEESSAASSTTRREE AAZZOOTTAA
La idea de este esquema es formar una cadena interna de
comunicación, de tal forma que cada área pueda organizarse
logísticamente para apoyarse mutuamente.
Su apoyo moral es muy trascendental en un momento de
desastre.
En cuanto se dé cuenta de que se avecina un desastre – tal como
inundación, o huracán — ¡comience a prepararse inmediatamente!
¡Es mejor tomar precauciones para no ser sorprendidos!
¡PROTEJASE EN UN LUGAR SEGURO Y QUEDESE FUERA DE PELIGRO!
Cuando Azota un Desastre 7
Huracán: Cubra las ventanas, ponga el equipo
importante en un lugar seguro—elevado del piso
para prevenir daños provocados por el agua.
Inundación: Ponga el equipo y archivos
importantes en el segundo piso o encima de
mesas.
1.1. Mantenga la calma.Mantenga la calma.
2.2. Diríjase con calma hacia los lugares
seguros señalados en su plan de
evacuación.
Diríjase con calma hacia los lugares
seguros señalados en su plan de
evacuación.
3. Cuando esté seguro que paso el peligro:Cuando esté seguro que paso el peligro:
a) Identifique a sus colegas heridos
b) Obtenga el equipo de primeros auxilios, si las
heridas son severas, solicite o brinde ayuda.
c) Póngase en contacto con su familia. Recuerde
que todos querrán utilizar el teléfono y las líneas
estarán bastante ocupadas.
d) En caso de un temblor y una vez que usted esté
seguro, coloque los artículos frágiles en el
suelo, asegure los estantes para que no se
vengan abajo y baje las computadoras al suelo
en caso de que venga otro temblor.
PONGA EN MARCHA EL PLAN DE RESPUESTA A LOS DESASTRES
1. Determine que miembros del personal están en condiciones de participar en el
equipo de pos-emergencia- implemente la cadena de autoridad y comunicación.
• Esto fue desarrollado en la primera etapa de preparación.
2. Comience el Plan de Contacto con su Personal
• Brinde apoyo a sus colegas y evalué los daños de su personal (sus hogares, familias, etc.)
OJO! Compañeros de Katalysis: demuestren su solidaridad enviando un fax,
correo electrónico y llamando por teléfono al(los) Compañero(s) afectado(s) por el desastre.
Para esta fase, usted sabe que su personal y sus familias están a salvo.
Su Equipo de Respuesta al Desastre está formado y listo para actuar.
Ahora su institución está lista para salir y ver el impacto que han
sufrido las vidas, los hogares y los negocios de sus clientes…
PRIORIDADES INSTITUCIONALES
Cuando Azota un Desastre 8
1. Proporcione apoyo moral y animo para cada miembro de su
personal.
2. Proporcione apoyo moral a su clientela.
3. Evalúe el daño sufrido por sus clientes, sistematice la
acumulación de estos datos y hágalos llegar a las agencias
de apoyo humanitario, además a USAID y Katalysis.
4. Determine la cantidad de la cartera afectada por el desastre,
calculando el saldo pendiente de los créditos activos
afectados por:
• fallecimiento
• perdida de sus hogares
• perdida de activos de negocios productivos (fijos y
circulantes)
• porque han sido lastimados severamente y no podrán
trabajar en un futuro cercano.
5. Determine cuáles créditos serán refinanciados o
reestructurados, según sea la circunstancia. Algunas
directrices para considerar:
• Reestru turar aquellos créditos en donde las casas se
han perdido, pero los activos productivos aún están
disponibles y/o los clientes están severamente heridos.
c
• Refinan iar los créditos donde se han perdido los
activos productivos, y los clientes están en buenas
condiciones físicas.
c
Haga que esta información llegue a la sede de Katalysis en Stockton
y a la Secretaría de la Red, lo antes posible,
para que podamos ayudar a su organización.
Con esto en mente…. los Gerentes de las Oficinas Regionales
deben reunir a su personal…
CONVOQUE LA PRIMERA REUNION DEL PERSONAL
Cuando Azota un Desastre 9
1. Deje que su personal hable acerca de sus experiencias
y de como se sintieron durante el desastre.
2. Asigne algunos miembros del personal para comenzar
al equipo de la
en
el
4. Presente el siguiente plan y discútalo a fin de que
todo
la evaluación del alcance del daño
oficina como:
• Computadoras
• Infraestructura del edificio
• Archivos—daños del agua, etc.
3. Explique que los clientes deben tener apoyo moral
este momento y que el pago de los créditos no es
objetivo de la primera reunión.
s entiendan su papel.
E ALUANDV O EL IMPACTO DEL DESASTRE EN LOS CLIENTES
Y SUS EMPRESAS
c) Ayude a los clientes y a sus familias a conseguir servicios de salud y/o trabajo (trabajo
a cambio de comida). Ayude a contactar las agencias de apoyo humanitario;
1. Pongan la política de Respuesta a Desastres en acción
a) Suspenda temporalmente la recolección de pagos (principal
e interés) dependiendo de la gravedad del desastre.
b) Si es posible, permita que los miembros retiren ahorros sin
incurrir en multa.
) No se deben de otorgar créditos.c
d) No se debe de condonar ningún crédito. La institución debe
proteger su imagen financiera.
2. Contacto con los clientes (Primera visita al campo)
a) Reúnase con cada cliente y brinde apoyo moral, hágale
sentir su solidaridad a través de un abrazo y muéstrele
interés en escuchar sus experiencias traumáticas. Este
es el momento para demostrar su solidaridad.
b) Si es posible, traiga consigo agua purificada o tableta
para purificar agua, comida,
su
s
ropa y medicamentos. Es
esencial fortalecer las relaciones humanas en estos
momentos.
establezca contacto directo con estas agencias en su nombre. Considere la
contratación de doctores que brinden servicios médicos a los clientes en las diversas
comunidades.
d) En casos de emergencia extrema, considere otorgar pequeños préstamos en efec
(sin interés) de US$10 a $20 a corto plazo (1 ó 2 meses) para la compra de
tivo
un
ra visita y la valoración de la cartera en la segunda
visita). Este cuadro es como una guía para recopilar los datos más importantes. (Vea
“necesidades domésticas” tales como comida, medicamentos, etc. (desarrolle
sistema para mantenerse al tanto de estos préstamos—puede ser una libreta).
e) Realice la evaluación inicial de la situación en el campo. Utilice el Cuadro A:
Valoración de la Situación Inicial de los Clientes y la Cartera (la valoración de los
clientes se hará en la prime
página 13 de esta sección).
3. Tabulación Inicial de la Información (en la Oficina)
a) Los promotores tomarán la información del Cuadro “A” que aplique a los clientes
que hayan sido severamente afectados por el desastre, anotarán el saldo
colocará la
or
yendo en número de casos. El Cuadro “B” deberá ser
pendiente de cada cliente. Así cada promotor sabrá cuáles clientes requieren que
sus créditos sean reprogramados.
b) Cuando se complete la segunda parte del Cuadro “A” (durante la segunda visita), el
promotor lo hará llegar al Gerente / Supervisor apropiado, quien
información del promotor en el Cuadro “B”: Clientes Afectados Severamente — P
comunidad y Departamento. (Vea página 14 de esta sección).
c) Se establecerá una estimación preliminar de la cantidad de la cartera impactada
por el desastre, inclu
entregado inmediatamente a las Organizaciones de apoyo humanitario, además a
USAID y Katalysis.
d) La segunda visita de ca
. Evalúe los daños de los clientes afectados
mpo deberá ser realizada lo más pronto posible.
Cuando Azota un Desastre 10
4
(Segunda visita al campo)
a) Continué brindando apoyo y ánimo a lo
clientes. Reúna a los clientes dentro de su
comunidades para impartir charlas de
motivación, referente a la auto-estima,
como a la planificación de la
s
s
así
reconstrucción
rcha
ar
bros de su grupo, especialmente con aquellos que
de la comunidad y negocios que esté
financiando la organización.
b) La segunda visita de campo es para
determinar el nivel del daño y la ayuda que
el cliente necesitará para ponerse en ma
con su negocio. Esta evaluación se hace a
un nivel individual y en relación con las
necesidades actuales de cada cliente. Esta visita es particularmente importante
para la reactivación de la garantía de la solidaridad del grupo, con el fin de cre
apoyo moral mutuo. Los miembros del grupo deberán ser animados a actuar con
solidaridad con otros miem
hayan sido más afectados. Apele a su moral e integridad, al desarrollar este sentido
de solidaridad entre ellos.
c) Determine las necesidades de la clientela en cuanto a la reprogramación de los
cr s. (Reestructurar/ refinanciar o mantener el
c
éditos sugerida por los promotore
rédito vigente) (Utilice el Cuadro “A” para referencia y complete el Cuadro “B”)
Cuando Azota un Desastre 11
5. Consolidación de Información en la Oficina Central
Algunas Directrices a Seguir:
• Reestructure los créditos cuando: el cliente pierda su casa, pero los activos productivos
aún están disponibles y/o los clientes estén gravemente heridos.
• Refinancie los créditos cuando los activos productivos hayan sido perdidos, y los
clientes están en buenas condiciones físicas.
contablemente del Programa general de Microfinanzas.
que dedique
mucho tiempo y esfuerzo en el plan pos-desastre. Es importante mantener un
motivación—especialmente aquellos que trabajen en el campo, a
e Incentivos especial.
6. Se
a) Tabule los resultados de todos los equipos de promotores en el Cuadro “C” -
Recomendaciones para la Reprogramación de los Préstamos. (Vea página 15 de
esta sección).
b) Determine la cantidad del capital necesario para refinanciar y someta la información
a la Secretaría de la Red, la sede de Katalysis en Stockton y a los donantes
principales en la ciudad capital del país.
c) Investigue y trate de asegurar fondos externos para financiar la restauración de los
negocios y las vidas de los clientes. Este programa de refinanciamento deberá ser
separado
d) Desarrolle nuevos acuerdos para cada cliente afectado. Recuerde primero atender
a los clientes antiguos con buenos historiales de crédito, antes de los de reciente
ingreso.
e) La gerencia deberá seleccionar incentivos apropiados para el personal
personal con alta
través del diseño e implementación de un Plan d
rvicio al Cliente
Desarrolle acuerdos con cada cliena) te afectado:
probabilidad de recuperarse), dependiendo de la
servicios o adapte los existentes para proteger
planes de pago
llos clientes fallecidos sean
y difícil recuperación (falta de voluntad de pago), se
c) Continué proveyendo pequeños créditos de emergencia (US$10-20) a corto plazo
(1-2 meses), ayuda humanit iales y médicos, alimentos, agua
purificada y/o tabletas de puri
• Comience el refinanciamento de crédito (atienda en primera instancia los
casos que tengan mayor
disponibilidad de capital.
• Ofrezca nuevos productos y
a los clientes y la cartera.
• Reprograme los
• Permita el retiro de ahorros
• Katalysis/USA sugiere que los créditos de aque
condonados.
• Los casos de extrema
recomiendan sean castigados en su totalidad.
b) Planifique hacer visitas de campo regulares, a fin de estar al tanto de la situación
de los clientes de alto riesgo.
aria, servicios soc
ficación.
Cuando Azota un Desastre 12
RECUERDE
Todos estarán en un estado de shock, tendrán altos niveles de
localizado, habrá carreteras cerradas,
el transporte estará interrumpido, habrá líneas telefónicas
El tener un plan le ayudará a usted y a su personal a mantener
la calma y a poder brindar acciones de liderazgo con sus
¡Sea cuidadoso y reciban bendiciones!
ansiedad en cuanto a sus seres queridos que no se hayan
caídas, epidemias, etc.…
clientes y sus comunidades de trabajo.
CUADRO A
VALORACIÓN DE LA SITUACIÓN INICIAL DE LOS CLIENTES Y LA CARTERA
(En la primera visita a los clientes después del desastre, se hará la valoración de los Clientes)
(En la segunda visita a los clientes después del desastre, se hará la valoración de la Cartera)
Por promotor-- cada grupo de clientes o por barrio / comunidad
BANCO: PROMOTOR:
COMUNIDAD: DEPARTAMENTO:
LLENAR EN LA PRIMERA VISITA LLENAR EN LA
SEGUNDAVISITA
Nombre del Cliente %
Vivienda
destruida
%
Negocio
Perdido
Cliente
Fallecido
Cliente
Lesionado
Familia del cliente
lesionada / fallecida
(no incluye el cliente)
Saldo pendiente
del Préstamo
Saldo de Ahorros
TOTAL=
Julio 2001 13
CUADRO B
Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento
(Hecho por el equipo de la Oficina)
Esta lista esta disponible para el público (como organismos de asistencia, USAID, Katalysis, etc.)
PROMOTORES:
Clientes
viviendas
destruidas
Clientes que
perdieron
negocio
Clientes
Fallecidos
Clientes
lesionados
Total Clientes
Severamente
Afectados
Total de cartera afectada
Departamento:
Comunidades:
Departamento. :
Comunidades:
Departamento. :
TOTALES de los
DEPARTAMENTOS:
Julio 2001 14
Julio 2001 15
CUADRO C
Recomendaciones para la Reprogramación de los Préstamos
Los equipos de promotores deben usar las fichas A y B para referencias de los clientes afectados.
Nombre del Cliente Monto de
préstamo
pendiente
Recomendación
Refinanciamiento(R)
Reestructuración (RS)
Mantener Crédito (MC)
Monto/Plazo
Recomendado
Monto y Plazo de (R)
Plazo de (RS)
Análisis
TOTAL DE PRESTAMOS: Número de
Préstamos:
Monto total de
Préstamos:
Refinanciamiento
Reestructuración
Mantenimiento del Crédito
TOTAL
(refinanciado / reestructurado/
Mantenimiento del Crédito)
Pueden ocurrir tormentas pero los
“edificios” fuertes logran sobrevivir. Las
organizaciones logran sobrevivir a los
desastres cuando son instituciones
sólidas, con cimientos bien construidos.
Se pueden hacer muchas cosas cuando
llega un desastre, pero es importante
recordar que no se puede construir la
base necesaria después de que ocurra
un desastre.
Lección # 1: Prepare a su institución de antemano para los desastres.
Construya bien.
Este documento es una estrategia de preparación y respuesta para la Secretaría
de la Red Katalysis, de cómo abordar los desastres naturales en la región de
Centroamérica. El papel de la Secretaría de la Red en este plan, es responder a
las necesidades de las Organizaciones Compañeras de Katalysis en tiempos de
desastres, y trabajar de antemano, en la preparación de las instituciones, así
como proveer el apoyo necesario, en caso de un desastre natural inesperado.
Contenido
ANTES
1. Construyendo con los Compañeros
• Un Plan de Desastre para el Compañero
DURANTE
2. Facilitando la Comunicación
• Comunicación Inicial con los Compañeros Afectados
• Informando sobre el Desastre y la Situación de los Compañeros
DESPUES
3. Proveyendo Apoyo
• Identificación de Necesidades – Coordinación de Recursos
• Distribución del Fondo de la Red para el Desastre
• Asistencia Técnica
Cuando Azota un Desastre 17
UN PLAN DE DESASTRE DEL COMPAÑERO
1. La Secretaría de la Red designará un miembro del personal para llevar a cabo
una sesión de capacitación con cada Compañero que haya solicitado el servicio
de preparación del Plan de Desastre. Esta capacitación cubrirá las siguientes
áreas:
a) Preparar un sistema de copias de respaldo de los registros o archivos de
los documentos financieros y de los registros de los clientes atendidos.
b) Establecer un fondo de desastre, si así lo desea la IMF.
c) Desarrollar con los clientes, un fondo de garantía designado
específicamente para los desastres, si éste no existe aún.
d) Desarrollar una Política de Respuesta a los Desastres, relativa a la
distribución y recuperación de los créditos / préstamos.
e) Identificar los lugares o zonas seguras y peligrosas en todas las oficinas
principales, regionales y sucursales, así como alertar al personal.
f) Elaborar una lista de contactos del personal con sus respectivos números
telefónicos y dirección; y definir quien será compañero de quién al
momento del desastre.
g) Preparar un Equipo de Desastre como se planeó en el Plan del
Compañero.
h) Preparar una lista de Agencias de apoyo, con las personas contactos
claves.
i) Llevar a cabo un chequeo de mantenimiento del generador de energía
eléctrica y establecer una revisión regular del mismo.
j) Comprar recipientes de gasolina aprobados para este uso para los
vehículos y el generador de energía eléctrica, así como establecer un
sistema que asegure que éstos se mantengan llenos.
k) Capacitar al personal de crédito, gerente de la sucursal, y promotores
sobre como utilizar los cuadros para la recopilación de la información.
Cuadro A - Valoración de la Situación Inicial de los Clientes y la
Cartera, visita 1 y 2 (Vea página 24 de esta sección.)
Cuadro B - Total de Clientes Afectados por Comunidad y
Departamento (Vea página 25 de esta sección.)
Cuadro C - Recomendaciones para la Reprogramación de los
Préstamos (Vea página 26 de esta sección.)
2. Mientras los Compañeros recopilan información sobre las organizaciones locales
de ayuda humanitaria, la Secretaría de la Red preparará una lista consolidada,
agrupada por país, para la toda región. Esta lista deberá ser actualizada
Cuando Azota un Desastre 18
anualmente y entregada a los Directores de la Red Katalysis, así como al
Departamento de Programas en Stockton, California.
3. La Secretaría de la Red deberá establecer contacto con estas organizaciones de
apoyo humanitario, en tanto se esté compilando la lista, a fin de presentarles la
Red del Compañerismo de Katalysis y el Plan de Acción para la Preparación y
Respuesta a los Desastres Naturales. La Secretaría debera mantener una
relación con estas organizaciones a través de una publicación semestral y una
tarjeta de Navidad, de tal manera que cuando llegue un desastre, la relación
este ya establecida.
4. La Secretaría de la Red revisará trimestralmente con los Compañeros de
Katalysis su plan de preparación para desastres, a fin de asegurarse que ellos lo
mantengan actualizado y listo para ser utilizado en una situación de desastres.
5. La Secretaría de la Red contará con un Gerente de Desastre (GD) seleccionado,
quien coordinará todas las actividades de preparación y respuesta ante el
desastre para la Red. En el caso que ocurra un desastre que afecte a más de
un Compañero, la Secretaría de la Red designará un miembro del personal en la
región para cada Compañero afectado.
6. La Secretaría de la Red facilitará la comunicación entre los Directores
Compañeros a fin de llegar a un acuerdo en cuanto a la política y decisión para
la creación de un fondo a nivel de toda la Red, mismo que se movilizará cuando
ocurra un desastre.
PREPARANDO LA SECRETARIA DE LA RED PARA UN DESASTRE
1. Conozca los lugares seguros y peligrosos de su oficina central, así como de las
agencias.
2. Planifique y practique simulacros de evacuación, sobre la base del nivel de
recurrencia de estos problemas. Durante estas prácticas, utilice dos diferentes
rutas de salida en cada lugar, para todo tipo de desastre, ya sea temblor,
inundación, huracán o incendio. Puede ser que las rutas de escape no sean iguales
para todos los desastres.
En caso de temblor:
Estará seguro: debajo de mesas o pupitres
pesados; corredores; entradas o portales.
Estará en peligro: cerca de ventanas o espejos,
armarios; o debajo de cualquier objeto que se
pueda venir abajo. Practique donde cubrirse.
Cuando Azota un Desastre 19
3. En caso de inundación, decida donde se ubicará el equipo más importante a fin de
que este seguro.
4. Haga que su personal se inscriba en un curso de primeros auxilios que incluya la
resucitación cardio-pulmonar.
5. Haga que su personal tenga un plan para ponerse en contacto con miembros de
sus familias, si es que se encuentran separados de ellos cuando suceda el
desastre. Su personal estará en mejores condiciones de apoyar el trabajo en la
oficina y el trabajo con la clientela, si saben que sus familias están a salvo. Por
ejemplo, pueden instruirle a sus hijos a que vayan con su vecino o con otro familiar
que viva cerca. Cada miembro de la familia debe de llevar consigo el número de
teléfono y dirección para ponerse en contacto.
6. Recuérdele a su personal que debe dar un tratamiento especial a personas con
algún padecimiento físico, embarazadas o personas de la tercera edad.
7. Recuérdele a su personal que ellos y sus familias deben depender de las
autoridades de emergencia, nombradas como guías durante el desastre. Se
transmitirán reportes con instrucciones por la radio y televisión.
Cuando Azota un Desastre 20
¡Tenga un equipo de desastre a la mano! Aquí están algunas
ideas:
• Equipo de primeros auxilios con tranquilizantes, botes de yodo y
algodón.
• Pastillas purificadoras de agua y mantener reserva de botes de agua
• Linterna y pilas en bolsas impermeables; Velas y encendedor
• Radio transistor con pilas en bolsas impermeables
• Cobijas
• Suministro básico de productos no perecederos
• Lista de agencias de rescate o de apoyo y contactos claves
• Revisar y mantener su generador con combustible
• Mantener sus vehículos abastecidos de combustible
¡ESTE PLAN DE EMERGENCIA DEBE MANTENERSE EN UNA
BOLSA DE PLASTICO Y LA VISTA!
APOYO PARA SU PERSONAL
¡Establezca una estructura pos-desastre!
1. El Director Ejecutivo está a cargo – si el/ella no pueden cumplir con sus
responsabilidades, el segundo a cargo es ________________, el tercer a cargo es
_____________ y así sucesivamente.
2. Desarrolle un sistema de “Compañerismo” para que el personal se pueda contactar
uno con otro para asegurarse de que todos estén bien. El apoyo moral es importante
cuando acontece un desastre. Estar preparado de antemano suavizará el trauma.
COMUNICACION INICIAL CON LOS COMPANEROS AFECTADOS
1. Contacte vía telefónica, fax o e-mail al Director Ejecutivo y/o otros miembros
claves del personal de las instituciones afectadas.
Estas tres vías de comunicación, se deberán utilizar hasta que se haya
establecido contacto con las Organizaciones Compañeras de Katalysis que
hayan sido afectadas por el desastre natural
2. Una vez que se haya establecido contacto, la Secretaría de la Red les expresará
su apoyo moral y solidaridad, a su vez, les informará de quien es el miembro del
personal que ha sido designado para ayudarles. Un miembro del personal, será
designado para cada Compañero afectado.
3. El miembro del personal designado expresará su intención de visitar a la
Organización Compañera, tan pronto se solicite dicha visita y una vez que la
situación natural se estabilice. Además, se mantendrán en contacto continuo
con el Compañero para documentar su progreso en el trabajo de recopilación de
información en los Cuadros A - Valoración de la Situación Inicial de los Clientes
y la Cartera, visita 1 y 2 (Vea página 24 de esta sección), y Cuadro B - Total de
Clientes Afectados por Comunidad y Departamento. (Vea página 25 de esta
sección.), así como para informarse de otras necesidades que surjan.
INFORMANDO SOBRE EL DESASTRE Y LA SITUACIÓN
DE LAS ORGANIZACIONES COMPAÑERAS
1. El(los) miembro(s) del personal de la Secretaría de la Red designado(s) para
manejar las situaciones de desastres, se comunicarán con el Departamento de
Programa del Katalysis en Stockton, California, así como con los Compañeros
no afectados por el desastre, con el propósito de informales, lo más pronto
posible, del estado o situación de los Compañeros afectados.
2. La Secretaría de la Red establecerá contacto con el resto de los Compañeros de
la Red de Katalysis por medio de un informe breve y general enviado vía e-mail
y vía fax. Este breve informe, les informará a los Compañeros sobre la situación
en que se encuentran los Compañeros afectados por el desastre natural. Un
informe similar será habilitado en su página de Internet de tal manera que esté
accesible para uso de los demás Compañeros de la Red así como para el
público en general.
Cuando Azota un Desastre 21
3. Una vez que el Cuadro B (Total de Clientes Afectados por Comunidad y
Departamento - Vea página 25 de esta sección) haya sido recibido de las
Organizaciones Compañeras de Katalysis, la Secretaría de la Red organizará y
procesará esta información y escribirá una narrativa sobre lo ocurrido en el
campo. Esta narrativa, deberá ser enviada al Departamento de Programas de
Katalysis en Stockton, habilitado en la página de Internet de la Secretaría de la
Red, y distribuido ampliamente entre todas las Organizaciones internacionales
de apoyo, y donantes establecidos en la región.
4. La Secretaría de la Red reportará semanalmente vía telefónica al Director de
Programas y al Presidente Ejecutivo de Katalysis en Stockton sobre el apoyo
brindado a las Organizaciones Compañeras afectadas por el desastre natural
(recursos coordinados, desembolso del fondo de desastre, asistencia técnica
solicitada y brindada, necesidad de desarrollo de productos, etc.). El
Departamento de Programa en Stockton, California, a su vez, informará a la
Secretaría de la Red, sobre fondos y otros recursos identificados para apoyar a
los Compañeros afectados.
IDENTIFICACION DE NECESIDADES ~
COORDINACION DE RECURSOS
1. La persona designada por la Secretaría de la Red como el contacto para el
desastre, estará en constante comunicación con los Compañeros afectados a fin
de determinar las necesidades que puedan surgir (capital, recursos humanos,
suministros, etc.) y que Katalysis esté en la disposición de apoyar, y a su vez,
ayudará a facilitar la comunicación entre los Compañeros afectados, así como
con el resto de la Red para poder satisfacer estas necesidades.
2. Utilizando la lista de Organizaciones de apoyo humanitario, existentes en la
región (preparada en la primera fase “ANTES”), la Secretaría de la Red se
pondrá en contacto con estas Organizaciones y trabajará con el fin de identificar
y localizar los suministros de apoyo para las comunidades de los Compañeros
afectados.
Cuando Azota un Desastre 22
Cuando Azota un Desastre 23
DISTRIBUCION DEL FONDO DE LA RED PARA EL DESASTRE
Si la Red decide desarrollar un Fondo de Desastre de Emergencia, la Secretaría
de la Red será responsable de desembolsar el apoyo financiero a las
Organizaciones Compañeras afectadas. Se deberá redactar una política para el
uso de dichos fondos. Los fondos deberán ser distribuidos lo más pronto
posible.
ASISTENCIA TECNICA
1. El(los) gerente(s) de desastres designado(s) (GD) en la Secretaría de la Red,
recolectará y analizará la información recibida de las Organizaciones
Compañeras de Katalysis afectadas por el desastre (Cuadro B - Total de
Clientes Afectados por Comunidad y Departamento. Vea página 25 de esta
sección) y deberá planear una visita al campo tan pronto se estabilice la
situación. El o ella proveerán apoyo a las Organizaciones a través de tres
importantes formas: (1) apoyo moral, (2) monitoreo del plan de desastre, (3)
apoyo técnico al personal ejecutivo.
2. Además, la Secretaría de la Red apoyará específicamente a los Compañeros
con el acceso a información, contactos y otros recursos relacionados para el
desarrollo de nuevos productos, si esto fuere necesario (por ejemplo, crédito de
viviendas después del terremoto en El Salvador.)
Julio 2001
24
CUADRO A
VALORACIÓN DE LA SITUACIÓN INICIAL DE LOS CLIENTES Y LA CARTERA
(En la primera visita a los clientes después del desastre, se hará la valoración de los Clientes)
(En la segunda visita a los clientes después del desastre, se hará la valoración de la Cartera)
Por promotor-- cada grupo de clientes o por barrio / comunidad
BANCO: PROMOTOR:
COMUNIDAD: DEPARTAMENTO:
LLENAR EN LA PRIMERA VISITA LLENAR EN LA
SEGUNDAVISITA
Nombre del Cliente %
Vivienda
destruida
%
Perdido
negocio
Cliente
Fallecido
Cliente
Lesionado
Familia del cliente
lesionada / fallecida
(no incluye el cliente)
Saldo pendiente
del Préstamo
Saldo de Ahorros
TOTAL=
Julio 2001
25
CUADRO B
Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento
(Hecho por el equipo de la Oficina)
Esta lista está disponible para el público (como organismos de asistencia, USAID, Katalysis, etc.)
PROMOTORES:
Clientes
viviendas
destruidas
Clientes que
perdieron
negocio
Clientes
Fallecidos
Clientes
lesionados
Total Clientes
severamente
Afectados
Total de cartera afectada
Departamento:
Comunidades:
Departamento. :
Comunidades:
Departamento. :
TOTALES de los
DEPARTAMENTOS:
Julio 2001
26
CUADRO C
Recomendaciones para la Reprogramación de los Préstamos
Los equipos de promotores deben usar las fichas A y B para referencias de los clientes afectados.
Nombre del Cliente Monto de
préstamo
pendiente
Recomendación
Refinanciamiento(R)
Reestructuración (RS)
Mantener Crédito (MC)
Monto/Plazo
Recomendado
Monto y Plazo de (R)
Plazo de (RS)
Análisis
TOTAL DE PRESTAMOS: Número de
Préstamos:
Monto total de
Préstamos:
Refinanciamiento
Reestructuración
Mantenimiento del Crédito
TOTAL
(refinanciado / reestructurado/
Mantenimiento del Crédito)
Pueden ocurrir tormentas pero los
“edificios” fuertes logran sobrevivir. Las
organizaciones logran sobrevivir a los
desastres porque son instituciones sólidas,
con cimientos bien construidos. Se pueden
hacer muchas cosas cuando llega un
desastre pero es importante recordar que
no se puede construir la base necesaria
después que haya ocurrido un desastre.
1ª. Lección: Prepare a su institución de antemano para un desastre.
Construya bien.
Este documento servirá para dirigir a Katalysis Partnership en la preparación y
reacción ante un desastre natural que pueda amenazar a nuestros Compañeros
locales y sus clientes microfinancieros, atendidos en la región Centroamericana.
Aunque la Secretaría de la Red proveerá el apoyo necesario en el campo para
los Compañeros que fuesen afectados por un desastre natural, Katalysis
Partnership estará involucrado en la búsqueda de acceso a fondos de
emergencia, en el proceso de atención y respuesta a preguntas del público, en
acciones para mantener informados a los donantes y también, apoyando a la
Secretaría de la Red en el desarrollo de nuevos productos y temas técnicos.
Contenido
ANTES
1. Preparándonos para lo peor
• Elaboración de los sistemas
DURANTE
2. Iniciando contacto con el campo
• Estableciendo contacto con la Secretaría de la Red
• Poniendo el Plan en acción
DESPUES
3. Proveyendo apoyo e información
• Recaudación y diseminación de información sobre los
Compañeros
• Apoyo especial para los Compañeros Afectados
• Comunicación con el público en general
• Monitoreo y Control de calidad
Cuando Azota un Desastre 28
ELABORACION DE LOS SISTEMAS
1. Definir el papel de los miembros del personal en la Organización
a) El Director y la Asociada del Departamento de Programas estarán a cargo
de la respuesta al desastre. Mantendrán contacto directo con la Secretaría de la
Red y comunicarán cualquier información de campo al resto del equipo en la
sede de Katalysis Partnership en Stockton.
b) El Director de Programas será la persona a contactar para los medios de
comunicación, si es que el alcance del desastre se limita a un país y si la
Secretaría de la Red no es afectada.
c) La Asociada de Programas estará a cargo de actualizar la página de Internet,
así como de preparar los boletines semanales sobre el impacto del desastre en
nuestras Organizaciones Compañeras.
d) El Presidente Ejecutivo (CEO) estará a cargo de comunicarse con redes
(SEEP, InterAcción, etc.) y otras organizaciones establecidas en los EEUU.
Dependiendo de la severidad de la situación, él viajará a la región tan pronto se
estabilize la situación. Si el desastre afecta a más de un país al igual que la
Secretaría de la Red, el Presidente será la persona a contactar para los medios
de comunicación.
e) El Director de Desarrollo de Recursos será la persona encargada de contactar
a todos los donantes, de dar respuesta a preguntas del público, así como de
recibir donaciones especiales hechas para apoyar el re-financiamiento del
crédito en las Organizaciones Compañeras afectadas.
f) El Departamento de Finanzas creará una cuenta especial como fondo para los
desastres y desembolsará los fondos disponibles a las Organizaciones
Compañeras afectadas, de acuerdo con la política desarrollada para el apoyo
financiero a los Compañeros en tiempos de desastre.
Cuando Azota un Desastre
29
2. Crear y Desarrollar un fondo de apoyo a los Compañeros
afectados
a) El personal en la Sede de Katalysis Partnership creará un fondo general
para apoyar a los Compañeros afectados por un desastre. Este fondo se
creará a través de depósitos mensuales voluntarios por miembros del
personal en la sede.
b) El Equipo de la Gerencia Ejecutiva establecerá una política que defina el
proceso de desembolso de los fondos disponibles para apoyar a nuestros
Compañeros durante tiempos de desastre. Esta política, deberá ser
presentada y aprobada por la Junta Directiva.
3. Desarrollar Contactos
La Asociada de Programas en colaboración con el Presidente y el Director
de Programas prepararán:
• Una lista de los medios de comunicación – locales y a nivel estatal
• Una lista de redes locales, nacionales e internacionales
(InterAcción, SEEP, Redes Centroamericanas), donantes
institucionales, contactos del AID en Washington y dentro del país,
así como otros a los cuales se les puede enviar información;
• Preparar un Directorio de números de teléfonos celulares del
personal de la Secretaría de la Red, Directores Compañeros y de
la Gerencia Ejecutiva de Katalysis Partnership.
ESTABLECIENDO CONTACTO CON LA SECRETARÍA DE LA RED
Y LAS ORGANIZACIONES COMPAÑERAS
El Departamento de Programa:
1. Se pondrá en contacto vía telefónica (regular o por teléfono celular) con la
Secretaría de la Red, así como con el miembro del personal designado para el
manejo de desastres, a fin de asegurar que todos los miembros del personal se
encuentran bien, y a la vez, conocer cuáles miembros del personal han sido
afectados por el desastre y en qué grado.
Cuando Azota un Desastre
30
El Director de la Red y/o el miembro del personal designado como el gerente
de desastres, también deberá intentar hacer contacto con la sede de Katalysis
Partnership ya sea por teléfono, fax o e-mail para lograr tener contacto lo más
pronto posible después de ocurrido el desastre.
2. Envíar comunicación vía fax a la Secretaría de la Red para asegurar que todo
esté funcionando adecuadamente.
3. Envíar e-mails y faxes de inmediato a cada uno de los miembros de la Red
afectados, a fin de brindarles el apoyo necesario.
Estas tres vías de comunicación serán utilizadas continuamente hasta establecer
contacto con la Secretaría de la Red.
PONIENDO EL PLAN EN ACCION
1. El Departamento de Programa convocará una reunión con el personal en la
sede inmediatamente después del anuncio del desastre a fin de repasar el
presente plan y asegurar que todos conocen su papel y función. El
Departamento de Programa manejará la respuesta al desastre.
Si la Secretaría de la Red ha sido afectada a tal grado de no poder
llevar acabo sus responsabilidades para dar respuesta ante el
desastre, el Departamento de Programa de Katalysis en Stockton
asumirá las responsabilidades.
2. El Departamento de Finanzas creará una cuenta especial para depositar
fondos que lleguen para apoyar a los Compañeros afectados.
3. El Presidente Ejecutivo (CEO) convecará un reunión de emergencia con el
Comité Ejecutivo para proveerles de información en cuanto al impacto del
desastre en nuestros Compañeros, así como de los daños incurridos. La Junta
Directiva iniciará la movilización de recursos para apoyar a los Compañeros
afectados de acuerdo con la política desarrollada para el manejo del apoyo
financiero para los Compañeros en tiempos de desastre.
Cuando Azota un Desastre
31
RECAUDACION Y DISTRIBUCION DE INFORMACION
1. El Departamento de Programas revisará la información recibida de la
Secretaría de la Red sobre el estado o situación de la cartera afectada por el
desastre y la circulará entre el Presidente, el Director de Desarrollo de Recursos
y el Director de Finanzas.
a. La información inicial será un gráfico que detalle el número de clientes
con viviendas destruídas, negocios perdidos, clientes fallecidos o heridos.
(Ver Cuadro B en pagina 34 de esta sección).
b. El segundo gráfico mostrará la recomendación para reprogramar el
crédito, ya sea por medio de re-financiamiento o reestructuración. (Ver
Cuadro C en pagina 35 de esta sección.)
APOYO ESPECIAL PARA LOS COMPAÑEROS AFECTADOS
1. Viaje Especial a la Región
El Presidente Ejecutivo viajará a la región para evaluar la situación, brindar apoyo
moral y solidaridad, hacer contactos con donantes institucionales para la obtención
de fondos especiales, tomar fotografías para posteriormente actualizar la
información en la página del Internet, etc. Este viaje dependerá de la escala y de la
gravedad del desastre, y a su vez, con este viaje, se apoyarán los esfuerzos de
recaudación de fondos para cubrir las necesidades de re-financiamiento de los
Compañeros afectados y mitigar algunas pérdidas.
2. Fondos para los Compañeros
a) El Director de Desarrollo de Recursos solicitará fondos para el
refinanciamiento de crédito. Los fondos se depositarán en la cuenta especial
creada por el Departamento de Finanzas.
b) El Presidente Ejecutivo coordinará esfuerzos para la movilización de fondos
por parte de los miembros de la Junta Directiva.
Cuando Azota un Desastre
32
Cuando Azota un Desastre
33
c) El Departamento de Finanzas desembolsará los fondos a los Compañeros
afectados. La distribución de los fondos se definirá por:
• La política desarrollada para el manejo del apoyo financiero para los
Compañeros en tiempos de desastre
• Pedidos del donante
• La Secretaría de la Red, quien determinará la cantidad total de la cartera
que deberá ser refinanciada producto de la devastación de los negocios de
los clientes. (Ver Cuadro C en pagina 35 de esta sección.)
3. Recursos para las Organizaciones Compañeras
El Departamento de Programas en colaboración con el Presidente Ejecutivo y el
Director de Desarrollo de Recursos apoyarán a la Secretaría de la Red en la
identificación de capital, recursos humanos y suministros necesitados por los
Compañeros afectados.
COMUNICACION CON EL PUBLICO EN GENERAL
1. La Asociada de Programas mantendrá la página de Internet actualizada con la
información recibida de la Secretaría de la Red y preparará boletines semanales
sobre el impacto del desastre en nuestros Compañeros. Dichos boletines
circularán entre el Director de Programa, Director de Desarrollo de Recursos y el
Presidente Ejecutivo.
2. El Director de Desarrollo de Recursos responderá a preguntas de donantes
individuales y del público en general ya sea vía teléfono, fax o e-mail.
3. El Presidente Ejecutivo reportará a la prensa local, redes locales y nacionales
(InterAcción, SEEP, etc.), donantes institucionales y otros conforme llegue la
información de la Secretaría de la Red.
MONITOREO Y CONTROL DE CALIDAD
El Departamento de Programa llevará a cabo el monitoreo de la calidad de
servicio brindado por la Secretaría de la Red a los Compañeros afectados, así como
el seguimiento de la comunicación con el resto de la Red. Esto incluye informes
escritos para aquellos donantes que lo soliciten.
CUADRO B
Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento
(Hecho por el equipo de la Oficina)
Esta lista está disponible para el público (como organismos de asistencia, USAID, Katalysis, etc.)
PROMOTORES:
Clientes
viviendas
destruidas
Clientes que
perdieron
negocio
Clientes
Fallecidos
Clientes
lesionados
Total Clientes
Severamente
Afectados
Total de cartera afectada
Departamento:
Comunidades:
Departamento. :
Comunidades:
Departamento. :
TOTALES de los
DEPARTAMENTOS:
Julio 2001
34
Julio 2001
35
CUADRO C
Recomendaciones para la Reprogramación de los Préstamos
Los equipos de promotores deben usar las fichas A y B para referencias de los clientes afectados.
Nombre del Cliente Monto de
préstamo
pendiente
Recomendación
Refinanciamiento(R)
Reestructuración (RS)
Mantener Crédito (MC)
Monto/Plazo
Recomendado
Monto y Plazo de (R)
Plazo de (RS)
Análisis
TOTAL DE PRESTAMOS: Número de
Préstamos:
Monto total de
Préstamos:
Refinanciamiento
Reestructuración
Mantenimiento del Crédito
TOTAL
(refinanciado / reestructurado/
Mantenimiento del Crédito)

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cuando azota un desastre

  • 1. KATALYSIS PARTNERSHIP CUANDO AZOTA UN DESASTRE Un plan de Acción para la Preparación y Respuesta por Casos Inesperados en Centroamérica Katalysis Partnership, Inc. ©2001
  • 2. CONTENIDO INTRODUCCION i SECCION 1................................................................................. 1 Respuesta de las Organizaciones Compañeras 1. Comenzando la Preparación........................................................ 3 2. Cuando Llega el Desastre........................................................... 7 3. Operación Pos-Desastre............................................................. 8 4. Cuadros por Uso en el Campo Cuadro A: Valoración de la Situación Inicial De Los Clientes y la Cartera.. 13 Cuadro B: Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento. 14 Cuadro C: Recomendaciones para la Reprogramación de los Préstamos. 15 SECCION 2................................................................................. 16 Respuesta de la Secretaria de la Red 1. Construyendo con los Compañeros............................................. 18 2. Facilitando la Comunicación......................................................... 21 3. Proveyendo Apoyo....................................................................... 22 SECCION 3................................................................................. 27 Respuesta de la Sede de Katalysis 1. Preparándonos para lo Peor........................................................ 29 2. Iniciando Contacto con el Campo................................................ 30 3. Proveyendo Apoyo e Información................................................. 31
  • 3. INTRODUCCION En el otoño de 1998, el Huracán Mitch azotó a Centroamérica devastando a Honduras y Nicaragua. En enero del 2001, un terremoto sacudió a El Salvador registrando 7.6 y 6.6 en la escala de Richter seguido por temblores durante varios meses. Centroamérica está situada en un istmo en una región de la tierra particularmente muy inestable, quedando propensa a terremotos y erupciones volcánicas. La región Centroamericana también es muy susceptible a los embates de huracanes, los cuales se originan en el mar caribe y en el golfo de México. Los desastres naturales trastornan la vida, las economías y básicamente todo lo que hace funcionar a una sociedad. Katalysis Partnership tiene como misión ayudar a familias pobres en pobreza consistente a alcanzar la auto-suficiencia. En Centroamérica, apoyamos a 11 organizaciones microfinancieras ayudándoles a ser organizaciones sostenibles y de alta calidad. Nosotros brindamos asistencia técnica estratégica para desarrollar y/o fortalecer la capacidad dentro de la institución, movilizar recursos y acceso a capital de crédito; y un ambiente de aprendizaje lateral que optimiza la transferencia de tecnología de una manera eficiente. Aunque Katalysis Partnership no es una organización de auxilio humanitario durante los desastres, la red Centroamericana conformada por 11 organizaciones atiende a mas de 90,000 microempresarios de bajos ingresos quienes viven una región propensa a los desastres naturales. Nos hemos dado cuenta que un plan para la preparación y respuesta a los desastres naturales es necesario para mitigar el riesgo de pérdida del capital de cartera debido a los desastres; y a la vez aumentar al máximo la potencialidad de una respuesta rápida a nuestros socios y sus clientes El impacto deseado de este Plan de Acción para la Preparación y Respuesta a los Desastres Naturales, es que Katalysis Partnership, como una institución de tres niveles, esté mejor preparada para manejar una situación de emergencia cuando ocurra un desastre natural. Sabemos que las tormentas ocurren y que los “edificios” fuertes pueden resistir los embates de las mismas. Contando con sistemas y políticas bien elaborados para manejar cualquier situación de desastre, Katalysis Partnership, tendrá no solamente, mas tranquilidad; sino que también será capaz de enfrentar de una manera rápida y eficaz los problemas de los clientes pobres que atendemos. i Compañeros de Katalysis quienes forman La Red Katalysis • Sistemas & políticas elaboradas y listas para responder a las necesidades de sus clientes Secretariado de la Red • Ayuda los Compañeros a preparar sistemas • Apoyo Compañeros el periodo del pos- desastre La Sede de Katalysis • Apoyo a la labor del Secretariado de la Red • Responsable de Comunicaciones con los Donantes
  • 4. ii Este documento ha sido elaborado conjuntamente por Katalysis Partnership y el personal del Secretariado de la Red; y fue aprobado por las organizaciones Compañeras quienes se comprometieron a promulgar el mismo. Personal técnico del Secretariado de la Red ofrecerá capacitación especializada a cada organización y las organizaciones se comprometen a asignar a un empleado como el coordinador de desastres. Al nivel de la sede de Katalysis, las responsabilidades se han dividido entre varios miembros del personal para responder de una manera rápida; si fuere necesario en caso de un nuevo desastre natural en Centroamérica. Creemos que el Plan de Acción para Preparación y Respuesta a los Desastres Naturales será una contribución invalorable para preparar y responder a los desastres naturales que azota la región de Centroamérica. Es un documento vivo que esperamos recibirá energía nueva cada vez que una organización nueva se utiliza. Si tiene preguntas o comentarios, por favor comunica con nosotros. Katalysis Partnership Program Department 1331 North Commerce Street Stockton, CA 95202 Tel. (209) 943-6165 Fax. (209) 943-7046 Email: afindley@katalysis.org
  • 5.
  • 6. Cuando Azota un Desastre 2 Pueden ocurrir tormentas pero los “edificios” fuertes logran sobrevivir. Las Organizaciones logran sobrevivir a los desastres cuando son instituciones sólidas, con cimientos bien construidos. Se pueden hacer muchas cosas cuando llega un desastre pero es importante recordar que no se puede construir la base necesaria después de que ocurra un desastre. Lección # 1: Prepare a su institución de antemano para los desastres. Construyan bien. Esta guía es una compilación de consejos útiles para apoyar a su institución a prepararse ante los desastres naturales y cómo responder al impacto que éstos produzcan. Usted puede tener más ideas que ayuden a adaptar esta guía a su propia situación. Recuerde que no está solo! Contenido ANTES 2. Comenzando la Preparación • Preparando a su Institución • Preparando a su Personal • Apoyo a su Personal DURANTE 2. Cuándo llega el Desastre • Protéjase en un Lugar Seguro y Quédese Fuera de Peligro • Ponga en Marcha el Plan de Respuesta a los Desastres DESPUES 3. Operación pos-desastre • Prioridades Institucionales • Convoque la Primera Reunión del Personal • Evaluando el Impacto del Desastre en los Clientes y sus Empresas
  • 7. Cuando Azota un Desastre 3 Usted y su personal deben prepararse antes y practicar lo que se debe hacer durante y después de un desastre. Planifique sus necesidades. Delegue las responsabilidades. Tenga su plan por escrito y practíquelo antes de que suceda. PREPARANDO A SU INSTITUCION 1. Haga copias de respaldo de los archivos de su computadora y manténgalas en un lugar seguro. (Cada 2 semanas o una vez al mes; mantenga las copias en disquetes fuera de la oficina al igual que una computadora). 2. Su institución debe tomar en cuenta la formación o creación de un fondo para desastres dentro de su presupuesto. Puede ser un fondo garantizado de crédito formado con un porcentaje pequeño de interés y debe ser depositado en una cuenta especial. 3. Haga que sus clientes establezcan un fondo garantizado designado como respuesta a los desastres. Esto puede ser un porcentaje del crédito. Cuando el cliente termine su relación con la institución, puede retirar su dinero. 4. Desarrolle una política de respuesta a los desastres para minimizar su cartera en riesgo, por ejemplo: a) Suspenda temporalmente los cobros del crédito (principal e interés) por un tiempo determinado a los clientes afectados. (Esto dependerá de la gravedad del desastre). b) Si es posible, permita que los miembros retiren sus ahorros, sin el cobro de multa. c) No se deben conceder créditos hasta que se tenga un conocimiento real de la situación. d) No se debe condonar ningún crédito. La institución debe mantener su imagen financiera. PREPARANDO A SU PERSONAL 1. Identifique los lugares seguros y peligrosos de su oficina central, así como de las agencias.
  • 8. 2. Planifique y practique simulacros de evacuación, sobre la base del nivel de recurrencia de estos problemas. Durante estas prácticas, utilice dos diferentes rutas de salida en cada lugar, para todo tipo de desastre, ya sea temblor, inundación, huracán o incendio. Puede ser que las rutas de escape no sean iguales para todos los desastres. En caso de temblor: Estará seguro: debajo de mesas o pupitres pesados; corredores; entradas o portales. Estará en peligro: cerca de ventanas o espejos, armarios; o debajo de cualquier objeto que se pueda venir abajo. Practique donde cubrirse. 3. En caso de inundación, decida donde se ubicará el equipo más importante a fin de que este seguro. 4. Haga que su personal se inscriba en un curso de primeros auxilios que incluya la resucitación cardio-pulmonar. 5. Haga que su personal tenga un plan para ponerse en contacto con miembros de sus familias, si es que se encuentran separados de ellos cuando suceda el desastre. Su personal estará en mejores condiciones de apoyar el trabajo en la oficina y el trabajo con la clientela, si saben que sus familias están a salvo. Por ejemplo, pueden instruirle a sus hijos a que vayan con su vecino o con otro familiar que viva cerca. Cada miembro de la familia debe de llevar consigo el número de teléfono y dirección para ponerse en contacto. 6. Recuérdele a su personal que debe dar un tratamiento especial a personas con algún padecimiento físico, embarazadas o personas de la tercera edad. 7. Recuérdele a su personal que ellos y sus familias deben depender de las autoridades de emergencia, nombradas como guías durante el desastre. Se transmitirán reportes con instrucciones por la radio y televisión. Cuando Azota un Desastre 4 ¡Tenga un equipo de desastre a la mano! Aquí están algunas ideas: • Equipo de primeros auxilios con tranquilizantes, botes de yodo y algodón. • Pastillas purificadoras de agua y mantener reserva de botes de agua • Linterna y pilas en bolsas impermeables; Velas y encendedor • Radio transistor con pilas en bolsas impermeables • Cobijas • Suministro básico de productos no perecederos • Lista de agencias de rescate o de apoyo con los contactos claves • Revisar y mantener su generador de energía eléctrica con combustible • Mantener sus vehículos abastecidos de combustible ¡ESTE PLAN DE EMERGENCIA DEBE MANTENERSE EN UNA BOLSA DE PLASTICO Y LA VISTA!
  • 9. APOYO A SU PERSONAL ¡Establezca una estructura pos-desastre! 1. El Director Ejecutivo está a cargo – si él / ella no puede cumplir con sus responsabilidades, el segundo a cargo es ________________, el tercer a cargo es _____________ y así sucesivamente. 2. Desarrolle un sistema de “Compañeros” para que el personal se pueda contactar uno con otro para asegurarse de que todos estén bien. Cada par de Compañeros, entonces debe ponerse en contacto con su supervisor. El apoyo moral es importante cuando acontece un desastre. Estar preparado de antemano suavizará el trauma. 3. Los promotores serán las personas claves en los esfuerzos pos-desastre. Ellos estarán directamente involucrados en visitar a los clientes y recolectar los datos básicos. Se debe suponer que no todos los promotores estarán en condiciones de apoyar en el proceso y se deberá dividir las responsabilidades. 4. Dependiendo del desastre, los promotores deberán trabajar en equipos. Anímelos a que trabajen como sea cómodo y seguro para ellos. Aunque el trabajo se duplique, si es necesario, dos promotores pueden cubrir una misma área, esto puede ser más productivo a largo plazo. Una nota sobre el trauma: Las experiencias traumáticas tienden a sacudir los cimientos de nuestros conocimientos sobre la seguridad y flaquean nuestras suposiciones de lo que creemos “normal”. Ya que estas experiencias, están tan afuera de lo que esperamos, podemos llegar a sentirnos con miedo e indefensos. Estos eventos también pueden provocar reacciones que nos hagan sentir extraños y con fobia. Para poder aliviar el estrés y el efecto del trauma, anime a la persona afectada a expresar sus sentimientos sobre su experiencia. El sólo hecho de escucharle le hará mucho bien. Cuando Azota un Desastre 5
  • 10. Aquí está un ejemplo de un sistema de una Organización (P = Promotor) P P P P P P Gerente de la Sucursal P P P P P P Oficina Central Gerente de la Sucursal P P P P P P Gerente de la Sucursal Cuando Azota un Desastre 6 MMUUYY IIMMPPOORRTTAANNTTEE AA CCOONNSSIIDDEERRAARR AANNTTEESS QQUUEE UUNN DDEESSAASSTTRREE AAZZOOTTAA La idea de este esquema es formar una cadena interna de comunicación, de tal forma que cada área pueda organizarse logísticamente para apoyarse mutuamente. Su apoyo moral es muy trascendental en un momento de desastre.
  • 11. En cuanto se dé cuenta de que se avecina un desastre – tal como inundación, o huracán — ¡comience a prepararse inmediatamente! ¡Es mejor tomar precauciones para no ser sorprendidos! ¡PROTEJASE EN UN LUGAR SEGURO Y QUEDESE FUERA DE PELIGRO! Cuando Azota un Desastre 7 Huracán: Cubra las ventanas, ponga el equipo importante en un lugar seguro—elevado del piso para prevenir daños provocados por el agua. Inundación: Ponga el equipo y archivos importantes en el segundo piso o encima de mesas. 1.1. Mantenga la calma.Mantenga la calma. 2.2. Diríjase con calma hacia los lugares seguros señalados en su plan de evacuación. Diríjase con calma hacia los lugares seguros señalados en su plan de evacuación. 3. Cuando esté seguro que paso el peligro:Cuando esté seguro que paso el peligro: a) Identifique a sus colegas heridos b) Obtenga el equipo de primeros auxilios, si las heridas son severas, solicite o brinde ayuda. c) Póngase en contacto con su familia. Recuerde que todos querrán utilizar el teléfono y las líneas estarán bastante ocupadas. d) En caso de un temblor y una vez que usted esté seguro, coloque los artículos frágiles en el suelo, asegure los estantes para que no se vengan abajo y baje las computadoras al suelo en caso de que venga otro temblor. PONGA EN MARCHA EL PLAN DE RESPUESTA A LOS DESASTRES 1. Determine que miembros del personal están en condiciones de participar en el equipo de pos-emergencia- implemente la cadena de autoridad y comunicación. • Esto fue desarrollado en la primera etapa de preparación. 2. Comience el Plan de Contacto con su Personal • Brinde apoyo a sus colegas y evalué los daños de su personal (sus hogares, familias, etc.) OJO! Compañeros de Katalysis: demuestren su solidaridad enviando un fax, correo electrónico y llamando por teléfono al(los) Compañero(s) afectado(s) por el desastre.
  • 12. Para esta fase, usted sabe que su personal y sus familias están a salvo. Su Equipo de Respuesta al Desastre está formado y listo para actuar. Ahora su institución está lista para salir y ver el impacto que han sufrido las vidas, los hogares y los negocios de sus clientes… PRIORIDADES INSTITUCIONALES Cuando Azota un Desastre 8 1. Proporcione apoyo moral y animo para cada miembro de su personal. 2. Proporcione apoyo moral a su clientela. 3. Evalúe el daño sufrido por sus clientes, sistematice la acumulación de estos datos y hágalos llegar a las agencias de apoyo humanitario, además a USAID y Katalysis. 4. Determine la cantidad de la cartera afectada por el desastre, calculando el saldo pendiente de los créditos activos afectados por: • fallecimiento • perdida de sus hogares • perdida de activos de negocios productivos (fijos y circulantes) • porque han sido lastimados severamente y no podrán trabajar en un futuro cercano. 5. Determine cuáles créditos serán refinanciados o reestructurados, según sea la circunstancia. Algunas directrices para considerar: • Reestru turar aquellos créditos en donde las casas se han perdido, pero los activos productivos aún están disponibles y/o los clientes están severamente heridos. c • Refinan iar los créditos donde se han perdido los activos productivos, y los clientes están en buenas condiciones físicas. c Haga que esta información llegue a la sede de Katalysis en Stockton y a la Secretaría de la Red, lo antes posible, para que podamos ayudar a su organización.
  • 13. Con esto en mente…. los Gerentes de las Oficinas Regionales deben reunir a su personal… CONVOQUE LA PRIMERA REUNION DEL PERSONAL Cuando Azota un Desastre 9 1. Deje que su personal hable acerca de sus experiencias y de como se sintieron durante el desastre. 2. Asigne algunos miembros del personal para comenzar al equipo de la en el 4. Presente el siguiente plan y discútalo a fin de que todo la evaluación del alcance del daño oficina como: • Computadoras • Infraestructura del edificio • Archivos—daños del agua, etc. 3. Explique que los clientes deben tener apoyo moral este momento y que el pago de los créditos no es objetivo de la primera reunión. s entiendan su papel. E ALUANDV O EL IMPACTO DEL DESASTRE EN LOS CLIENTES Y SUS EMPRESAS c) Ayude a los clientes y a sus familias a conseguir servicios de salud y/o trabajo (trabajo a cambio de comida). Ayude a contactar las agencias de apoyo humanitario; 1. Pongan la política de Respuesta a Desastres en acción a) Suspenda temporalmente la recolección de pagos (principal e interés) dependiendo de la gravedad del desastre. b) Si es posible, permita que los miembros retiren ahorros sin incurrir en multa. ) No se deben de otorgar créditos.c d) No se debe de condonar ningún crédito. La institución debe proteger su imagen financiera. 2. Contacto con los clientes (Primera visita al campo) a) Reúnase con cada cliente y brinde apoyo moral, hágale sentir su solidaridad a través de un abrazo y muéstrele interés en escuchar sus experiencias traumáticas. Este es el momento para demostrar su solidaridad. b) Si es posible, traiga consigo agua purificada o tableta para purificar agua, comida, su s ropa y medicamentos. Es esencial fortalecer las relaciones humanas en estos momentos. establezca contacto directo con estas agencias en su nombre. Considere la contratación de doctores que brinden servicios médicos a los clientes en las diversas comunidades.
  • 14. d) En casos de emergencia extrema, considere otorgar pequeños préstamos en efec (sin interés) de US$10 a $20 a corto plazo (1 ó 2 meses) para la compra de tivo un ra visita y la valoración de la cartera en la segunda visita). Este cuadro es como una guía para recopilar los datos más importantes. (Vea “necesidades domésticas” tales como comida, medicamentos, etc. (desarrolle sistema para mantenerse al tanto de estos préstamos—puede ser una libreta). e) Realice la evaluación inicial de la situación en el campo. Utilice el Cuadro A: Valoración de la Situación Inicial de los Clientes y la Cartera (la valoración de los clientes se hará en la prime página 13 de esta sección). 3. Tabulación Inicial de la Información (en la Oficina) a) Los promotores tomarán la información del Cuadro “A” que aplique a los clientes que hayan sido severamente afectados por el desastre, anotarán el saldo colocará la or yendo en número de casos. El Cuadro “B” deberá ser pendiente de cada cliente. Así cada promotor sabrá cuáles clientes requieren que sus créditos sean reprogramados. b) Cuando se complete la segunda parte del Cuadro “A” (durante la segunda visita), el promotor lo hará llegar al Gerente / Supervisor apropiado, quien información del promotor en el Cuadro “B”: Clientes Afectados Severamente — P comunidad y Departamento. (Vea página 14 de esta sección). c) Se establecerá una estimación preliminar de la cantidad de la cartera impactada por el desastre, inclu entregado inmediatamente a las Organizaciones de apoyo humanitario, además a USAID y Katalysis. d) La segunda visita de ca . Evalúe los daños de los clientes afectados mpo deberá ser realizada lo más pronto posible. Cuando Azota un Desastre 10 4 (Segunda visita al campo) a) Continué brindando apoyo y ánimo a lo clientes. Reúna a los clientes dentro de su comunidades para impartir charlas de motivación, referente a la auto-estima, como a la planificación de la s s así reconstrucción rcha ar bros de su grupo, especialmente con aquellos que de la comunidad y negocios que esté financiando la organización. b) La segunda visita de campo es para determinar el nivel del daño y la ayuda que el cliente necesitará para ponerse en ma con su negocio. Esta evaluación se hace a un nivel individual y en relación con las necesidades actuales de cada cliente. Esta visita es particularmente importante para la reactivación de la garantía de la solidaridad del grupo, con el fin de cre apoyo moral mutuo. Los miembros del grupo deberán ser animados a actuar con solidaridad con otros miem hayan sido más afectados. Apele a su moral e integridad, al desarrollar este sentido de solidaridad entre ellos.
  • 15. c) Determine las necesidades de la clientela en cuanto a la reprogramación de los cr s. (Reestructurar/ refinanciar o mantener el c éditos sugerida por los promotore rédito vigente) (Utilice el Cuadro “A” para referencia y complete el Cuadro “B”) Cuando Azota un Desastre 11 5. Consolidación de Información en la Oficina Central Algunas Directrices a Seguir: • Reestructure los créditos cuando: el cliente pierda su casa, pero los activos productivos aún están disponibles y/o los clientes estén gravemente heridos. • Refinancie los créditos cuando los activos productivos hayan sido perdidos, y los clientes están en buenas condiciones físicas. contablemente del Programa general de Microfinanzas. que dedique mucho tiempo y esfuerzo en el plan pos-desastre. Es importante mantener un motivación—especialmente aquellos que trabajen en el campo, a e Incentivos especial. 6. Se a) Tabule los resultados de todos los equipos de promotores en el Cuadro “C” - Recomendaciones para la Reprogramación de los Préstamos. (Vea página 15 de esta sección). b) Determine la cantidad del capital necesario para refinanciar y someta la información a la Secretaría de la Red, la sede de Katalysis en Stockton y a los donantes principales en la ciudad capital del país. c) Investigue y trate de asegurar fondos externos para financiar la restauración de los negocios y las vidas de los clientes. Este programa de refinanciamento deberá ser separado d) Desarrolle nuevos acuerdos para cada cliente afectado. Recuerde primero atender a los clientes antiguos con buenos historiales de crédito, antes de los de reciente ingreso. e) La gerencia deberá seleccionar incentivos apropiados para el personal personal con alta través del diseño e implementación de un Plan d rvicio al Cliente Desarrolle acuerdos con cada cliena) te afectado: probabilidad de recuperarse), dependiendo de la servicios o adapte los existentes para proteger planes de pago llos clientes fallecidos sean y difícil recuperación (falta de voluntad de pago), se c) Continué proveyendo pequeños créditos de emergencia (US$10-20) a corto plazo (1-2 meses), ayuda humanit iales y médicos, alimentos, agua purificada y/o tabletas de puri • Comience el refinanciamento de crédito (atienda en primera instancia los casos que tengan mayor disponibilidad de capital. • Ofrezca nuevos productos y a los clientes y la cartera. • Reprograme los • Permita el retiro de ahorros • Katalysis/USA sugiere que los créditos de aque condonados. • Los casos de extrema recomiendan sean castigados en su totalidad. b) Planifique hacer visitas de campo regulares, a fin de estar al tanto de la situación de los clientes de alto riesgo. aria, servicios soc ficación.
  • 16. Cuando Azota un Desastre 12 RECUERDE Todos estarán en un estado de shock, tendrán altos niveles de localizado, habrá carreteras cerradas, el transporte estará interrumpido, habrá líneas telefónicas El tener un plan le ayudará a usted y a su personal a mantener la calma y a poder brindar acciones de liderazgo con sus ¡Sea cuidadoso y reciban bendiciones! ansiedad en cuanto a sus seres queridos que no se hayan caídas, epidemias, etc.… clientes y sus comunidades de trabajo.
  • 17. CUADRO A VALORACIÓN DE LA SITUACIÓN INICIAL DE LOS CLIENTES Y LA CARTERA (En la primera visita a los clientes después del desastre, se hará la valoración de los Clientes) (En la segunda visita a los clientes después del desastre, se hará la valoración de la Cartera) Por promotor-- cada grupo de clientes o por barrio / comunidad BANCO: PROMOTOR: COMUNIDAD: DEPARTAMENTO: LLENAR EN LA PRIMERA VISITA LLENAR EN LA SEGUNDAVISITA Nombre del Cliente % Vivienda destruida % Negocio Perdido Cliente Fallecido Cliente Lesionado Familia del cliente lesionada / fallecida (no incluye el cliente) Saldo pendiente del Préstamo Saldo de Ahorros TOTAL= Julio 2001 13
  • 18. CUADRO B Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento (Hecho por el equipo de la Oficina) Esta lista esta disponible para el público (como organismos de asistencia, USAID, Katalysis, etc.) PROMOTORES: Clientes viviendas destruidas Clientes que perdieron negocio Clientes Fallecidos Clientes lesionados Total Clientes Severamente Afectados Total de cartera afectada Departamento: Comunidades: Departamento. : Comunidades: Departamento. : TOTALES de los DEPARTAMENTOS: Julio 2001 14
  • 19. Julio 2001 15 CUADRO C Recomendaciones para la Reprogramación de los Préstamos Los equipos de promotores deben usar las fichas A y B para referencias de los clientes afectados. Nombre del Cliente Monto de préstamo pendiente Recomendación Refinanciamiento(R) Reestructuración (RS) Mantener Crédito (MC) Monto/Plazo Recomendado Monto y Plazo de (R) Plazo de (RS) Análisis TOTAL DE PRESTAMOS: Número de Préstamos: Monto total de Préstamos: Refinanciamiento Reestructuración Mantenimiento del Crédito TOTAL (refinanciado / reestructurado/ Mantenimiento del Crédito)
  • 20.
  • 21. Pueden ocurrir tormentas pero los “edificios” fuertes logran sobrevivir. Las organizaciones logran sobrevivir a los desastres cuando son instituciones sólidas, con cimientos bien construidos. Se pueden hacer muchas cosas cuando llega un desastre, pero es importante recordar que no se puede construir la base necesaria después de que ocurra un desastre. Lección # 1: Prepare a su institución de antemano para los desastres. Construya bien. Este documento es una estrategia de preparación y respuesta para la Secretaría de la Red Katalysis, de cómo abordar los desastres naturales en la región de Centroamérica. El papel de la Secretaría de la Red en este plan, es responder a las necesidades de las Organizaciones Compañeras de Katalysis en tiempos de desastres, y trabajar de antemano, en la preparación de las instituciones, así como proveer el apoyo necesario, en caso de un desastre natural inesperado. Contenido ANTES 1. Construyendo con los Compañeros • Un Plan de Desastre para el Compañero DURANTE 2. Facilitando la Comunicación • Comunicación Inicial con los Compañeros Afectados • Informando sobre el Desastre y la Situación de los Compañeros DESPUES 3. Proveyendo Apoyo • Identificación de Necesidades – Coordinación de Recursos • Distribución del Fondo de la Red para el Desastre • Asistencia Técnica Cuando Azota un Desastre 17
  • 22. UN PLAN DE DESASTRE DEL COMPAÑERO 1. La Secretaría de la Red designará un miembro del personal para llevar a cabo una sesión de capacitación con cada Compañero que haya solicitado el servicio de preparación del Plan de Desastre. Esta capacitación cubrirá las siguientes áreas: a) Preparar un sistema de copias de respaldo de los registros o archivos de los documentos financieros y de los registros de los clientes atendidos. b) Establecer un fondo de desastre, si así lo desea la IMF. c) Desarrollar con los clientes, un fondo de garantía designado específicamente para los desastres, si éste no existe aún. d) Desarrollar una Política de Respuesta a los Desastres, relativa a la distribución y recuperación de los créditos / préstamos. e) Identificar los lugares o zonas seguras y peligrosas en todas las oficinas principales, regionales y sucursales, así como alertar al personal. f) Elaborar una lista de contactos del personal con sus respectivos números telefónicos y dirección; y definir quien será compañero de quién al momento del desastre. g) Preparar un Equipo de Desastre como se planeó en el Plan del Compañero. h) Preparar una lista de Agencias de apoyo, con las personas contactos claves. i) Llevar a cabo un chequeo de mantenimiento del generador de energía eléctrica y establecer una revisión regular del mismo. j) Comprar recipientes de gasolina aprobados para este uso para los vehículos y el generador de energía eléctrica, así como establecer un sistema que asegure que éstos se mantengan llenos. k) Capacitar al personal de crédito, gerente de la sucursal, y promotores sobre como utilizar los cuadros para la recopilación de la información. Cuadro A - Valoración de la Situación Inicial de los Clientes y la Cartera, visita 1 y 2 (Vea página 24 de esta sección.) Cuadro B - Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento (Vea página 25 de esta sección.) Cuadro C - Recomendaciones para la Reprogramación de los Préstamos (Vea página 26 de esta sección.) 2. Mientras los Compañeros recopilan información sobre las organizaciones locales de ayuda humanitaria, la Secretaría de la Red preparará una lista consolidada, agrupada por país, para la toda región. Esta lista deberá ser actualizada Cuando Azota un Desastre 18
  • 23. anualmente y entregada a los Directores de la Red Katalysis, así como al Departamento de Programas en Stockton, California. 3. La Secretaría de la Red deberá establecer contacto con estas organizaciones de apoyo humanitario, en tanto se esté compilando la lista, a fin de presentarles la Red del Compañerismo de Katalysis y el Plan de Acción para la Preparación y Respuesta a los Desastres Naturales. La Secretaría debera mantener una relación con estas organizaciones a través de una publicación semestral y una tarjeta de Navidad, de tal manera que cuando llegue un desastre, la relación este ya establecida. 4. La Secretaría de la Red revisará trimestralmente con los Compañeros de Katalysis su plan de preparación para desastres, a fin de asegurarse que ellos lo mantengan actualizado y listo para ser utilizado en una situación de desastres. 5. La Secretaría de la Red contará con un Gerente de Desastre (GD) seleccionado, quien coordinará todas las actividades de preparación y respuesta ante el desastre para la Red. En el caso que ocurra un desastre que afecte a más de un Compañero, la Secretaría de la Red designará un miembro del personal en la región para cada Compañero afectado. 6. La Secretaría de la Red facilitará la comunicación entre los Directores Compañeros a fin de llegar a un acuerdo en cuanto a la política y decisión para la creación de un fondo a nivel de toda la Red, mismo que se movilizará cuando ocurra un desastre. PREPARANDO LA SECRETARIA DE LA RED PARA UN DESASTRE 1. Conozca los lugares seguros y peligrosos de su oficina central, así como de las agencias. 2. Planifique y practique simulacros de evacuación, sobre la base del nivel de recurrencia de estos problemas. Durante estas prácticas, utilice dos diferentes rutas de salida en cada lugar, para todo tipo de desastre, ya sea temblor, inundación, huracán o incendio. Puede ser que las rutas de escape no sean iguales para todos los desastres. En caso de temblor: Estará seguro: debajo de mesas o pupitres pesados; corredores; entradas o portales. Estará en peligro: cerca de ventanas o espejos, armarios; o debajo de cualquier objeto que se pueda venir abajo. Practique donde cubrirse. Cuando Azota un Desastre 19
  • 24. 3. En caso de inundación, decida donde se ubicará el equipo más importante a fin de que este seguro. 4. Haga que su personal se inscriba en un curso de primeros auxilios que incluya la resucitación cardio-pulmonar. 5. Haga que su personal tenga un plan para ponerse en contacto con miembros de sus familias, si es que se encuentran separados de ellos cuando suceda el desastre. Su personal estará en mejores condiciones de apoyar el trabajo en la oficina y el trabajo con la clientela, si saben que sus familias están a salvo. Por ejemplo, pueden instruirle a sus hijos a que vayan con su vecino o con otro familiar que viva cerca. Cada miembro de la familia debe de llevar consigo el número de teléfono y dirección para ponerse en contacto. 6. Recuérdele a su personal que debe dar un tratamiento especial a personas con algún padecimiento físico, embarazadas o personas de la tercera edad. 7. Recuérdele a su personal que ellos y sus familias deben depender de las autoridades de emergencia, nombradas como guías durante el desastre. Se transmitirán reportes con instrucciones por la radio y televisión. Cuando Azota un Desastre 20 ¡Tenga un equipo de desastre a la mano! Aquí están algunas ideas: • Equipo de primeros auxilios con tranquilizantes, botes de yodo y algodón. • Pastillas purificadoras de agua y mantener reserva de botes de agua • Linterna y pilas en bolsas impermeables; Velas y encendedor • Radio transistor con pilas en bolsas impermeables • Cobijas • Suministro básico de productos no perecederos • Lista de agencias de rescate o de apoyo y contactos claves • Revisar y mantener su generador con combustible • Mantener sus vehículos abastecidos de combustible ¡ESTE PLAN DE EMERGENCIA DEBE MANTENERSE EN UNA BOLSA DE PLASTICO Y LA VISTA! APOYO PARA SU PERSONAL ¡Establezca una estructura pos-desastre! 1. El Director Ejecutivo está a cargo – si el/ella no pueden cumplir con sus responsabilidades, el segundo a cargo es ________________, el tercer a cargo es _____________ y así sucesivamente. 2. Desarrolle un sistema de “Compañerismo” para que el personal se pueda contactar uno con otro para asegurarse de que todos estén bien. El apoyo moral es importante cuando acontece un desastre. Estar preparado de antemano suavizará el trauma.
  • 25. COMUNICACION INICIAL CON LOS COMPANEROS AFECTADOS 1. Contacte vía telefónica, fax o e-mail al Director Ejecutivo y/o otros miembros claves del personal de las instituciones afectadas. Estas tres vías de comunicación, se deberán utilizar hasta que se haya establecido contacto con las Organizaciones Compañeras de Katalysis que hayan sido afectadas por el desastre natural 2. Una vez que se haya establecido contacto, la Secretaría de la Red les expresará su apoyo moral y solidaridad, a su vez, les informará de quien es el miembro del personal que ha sido designado para ayudarles. Un miembro del personal, será designado para cada Compañero afectado. 3. El miembro del personal designado expresará su intención de visitar a la Organización Compañera, tan pronto se solicite dicha visita y una vez que la situación natural se estabilice. Además, se mantendrán en contacto continuo con el Compañero para documentar su progreso en el trabajo de recopilación de información en los Cuadros A - Valoración de la Situación Inicial de los Clientes y la Cartera, visita 1 y 2 (Vea página 24 de esta sección), y Cuadro B - Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento. (Vea página 25 de esta sección.), así como para informarse de otras necesidades que surjan. INFORMANDO SOBRE EL DESASTRE Y LA SITUACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES COMPAÑERAS 1. El(los) miembro(s) del personal de la Secretaría de la Red designado(s) para manejar las situaciones de desastres, se comunicarán con el Departamento de Programa del Katalysis en Stockton, California, así como con los Compañeros no afectados por el desastre, con el propósito de informales, lo más pronto posible, del estado o situación de los Compañeros afectados. 2. La Secretaría de la Red establecerá contacto con el resto de los Compañeros de la Red de Katalysis por medio de un informe breve y general enviado vía e-mail y vía fax. Este breve informe, les informará a los Compañeros sobre la situación en que se encuentran los Compañeros afectados por el desastre natural. Un informe similar será habilitado en su página de Internet de tal manera que esté accesible para uso de los demás Compañeros de la Red así como para el público en general. Cuando Azota un Desastre 21
  • 26. 3. Una vez que el Cuadro B (Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento - Vea página 25 de esta sección) haya sido recibido de las Organizaciones Compañeras de Katalysis, la Secretaría de la Red organizará y procesará esta información y escribirá una narrativa sobre lo ocurrido en el campo. Esta narrativa, deberá ser enviada al Departamento de Programas de Katalysis en Stockton, habilitado en la página de Internet de la Secretaría de la Red, y distribuido ampliamente entre todas las Organizaciones internacionales de apoyo, y donantes establecidos en la región. 4. La Secretaría de la Red reportará semanalmente vía telefónica al Director de Programas y al Presidente Ejecutivo de Katalysis en Stockton sobre el apoyo brindado a las Organizaciones Compañeras afectadas por el desastre natural (recursos coordinados, desembolso del fondo de desastre, asistencia técnica solicitada y brindada, necesidad de desarrollo de productos, etc.). El Departamento de Programa en Stockton, California, a su vez, informará a la Secretaría de la Red, sobre fondos y otros recursos identificados para apoyar a los Compañeros afectados. IDENTIFICACION DE NECESIDADES ~ COORDINACION DE RECURSOS 1. La persona designada por la Secretaría de la Red como el contacto para el desastre, estará en constante comunicación con los Compañeros afectados a fin de determinar las necesidades que puedan surgir (capital, recursos humanos, suministros, etc.) y que Katalysis esté en la disposición de apoyar, y a su vez, ayudará a facilitar la comunicación entre los Compañeros afectados, así como con el resto de la Red para poder satisfacer estas necesidades. 2. Utilizando la lista de Organizaciones de apoyo humanitario, existentes en la región (preparada en la primera fase “ANTES”), la Secretaría de la Red se pondrá en contacto con estas Organizaciones y trabajará con el fin de identificar y localizar los suministros de apoyo para las comunidades de los Compañeros afectados. Cuando Azota un Desastre 22
  • 27. Cuando Azota un Desastre 23 DISTRIBUCION DEL FONDO DE LA RED PARA EL DESASTRE Si la Red decide desarrollar un Fondo de Desastre de Emergencia, la Secretaría de la Red será responsable de desembolsar el apoyo financiero a las Organizaciones Compañeras afectadas. Se deberá redactar una política para el uso de dichos fondos. Los fondos deberán ser distribuidos lo más pronto posible. ASISTENCIA TECNICA 1. El(los) gerente(s) de desastres designado(s) (GD) en la Secretaría de la Red, recolectará y analizará la información recibida de las Organizaciones Compañeras de Katalysis afectadas por el desastre (Cuadro B - Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento. Vea página 25 de esta sección) y deberá planear una visita al campo tan pronto se estabilice la situación. El o ella proveerán apoyo a las Organizaciones a través de tres importantes formas: (1) apoyo moral, (2) monitoreo del plan de desastre, (3) apoyo técnico al personal ejecutivo. 2. Además, la Secretaría de la Red apoyará específicamente a los Compañeros con el acceso a información, contactos y otros recursos relacionados para el desarrollo de nuevos productos, si esto fuere necesario (por ejemplo, crédito de viviendas después del terremoto en El Salvador.)
  • 28. Julio 2001 24 CUADRO A VALORACIÓN DE LA SITUACIÓN INICIAL DE LOS CLIENTES Y LA CARTERA (En la primera visita a los clientes después del desastre, se hará la valoración de los Clientes) (En la segunda visita a los clientes después del desastre, se hará la valoración de la Cartera) Por promotor-- cada grupo de clientes o por barrio / comunidad BANCO: PROMOTOR: COMUNIDAD: DEPARTAMENTO: LLENAR EN LA PRIMERA VISITA LLENAR EN LA SEGUNDAVISITA Nombre del Cliente % Vivienda destruida % Perdido negocio Cliente Fallecido Cliente Lesionado Familia del cliente lesionada / fallecida (no incluye el cliente) Saldo pendiente del Préstamo Saldo de Ahorros TOTAL=
  • 29. Julio 2001 25 CUADRO B Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento (Hecho por el equipo de la Oficina) Esta lista está disponible para el público (como organismos de asistencia, USAID, Katalysis, etc.) PROMOTORES: Clientes viviendas destruidas Clientes que perdieron negocio Clientes Fallecidos Clientes lesionados Total Clientes severamente Afectados Total de cartera afectada Departamento: Comunidades: Departamento. : Comunidades: Departamento. : TOTALES de los DEPARTAMENTOS:
  • 30. Julio 2001 26 CUADRO C Recomendaciones para la Reprogramación de los Préstamos Los equipos de promotores deben usar las fichas A y B para referencias de los clientes afectados. Nombre del Cliente Monto de préstamo pendiente Recomendación Refinanciamiento(R) Reestructuración (RS) Mantener Crédito (MC) Monto/Plazo Recomendado Monto y Plazo de (R) Plazo de (RS) Análisis TOTAL DE PRESTAMOS: Número de Préstamos: Monto total de Préstamos: Refinanciamiento Reestructuración Mantenimiento del Crédito TOTAL (refinanciado / reestructurado/ Mantenimiento del Crédito)
  • 31.
  • 32.
  • 33. Pueden ocurrir tormentas pero los “edificios” fuertes logran sobrevivir. Las organizaciones logran sobrevivir a los desastres porque son instituciones sólidas, con cimientos bien construidos. Se pueden hacer muchas cosas cuando llega un desastre pero es importante recordar que no se puede construir la base necesaria después que haya ocurrido un desastre. 1ª. Lección: Prepare a su institución de antemano para un desastre. Construya bien. Este documento servirá para dirigir a Katalysis Partnership en la preparación y reacción ante un desastre natural que pueda amenazar a nuestros Compañeros locales y sus clientes microfinancieros, atendidos en la región Centroamericana. Aunque la Secretaría de la Red proveerá el apoyo necesario en el campo para los Compañeros que fuesen afectados por un desastre natural, Katalysis Partnership estará involucrado en la búsqueda de acceso a fondos de emergencia, en el proceso de atención y respuesta a preguntas del público, en acciones para mantener informados a los donantes y también, apoyando a la Secretaría de la Red en el desarrollo de nuevos productos y temas técnicos. Contenido ANTES 1. Preparándonos para lo peor • Elaboración de los sistemas DURANTE 2. Iniciando contacto con el campo • Estableciendo contacto con la Secretaría de la Red • Poniendo el Plan en acción DESPUES 3. Proveyendo apoyo e información • Recaudación y diseminación de información sobre los Compañeros • Apoyo especial para los Compañeros Afectados • Comunicación con el público en general • Monitoreo y Control de calidad Cuando Azota un Desastre 28
  • 34. ELABORACION DE LOS SISTEMAS 1. Definir el papel de los miembros del personal en la Organización a) El Director y la Asociada del Departamento de Programas estarán a cargo de la respuesta al desastre. Mantendrán contacto directo con la Secretaría de la Red y comunicarán cualquier información de campo al resto del equipo en la sede de Katalysis Partnership en Stockton. b) El Director de Programas será la persona a contactar para los medios de comunicación, si es que el alcance del desastre se limita a un país y si la Secretaría de la Red no es afectada. c) La Asociada de Programas estará a cargo de actualizar la página de Internet, así como de preparar los boletines semanales sobre el impacto del desastre en nuestras Organizaciones Compañeras. d) El Presidente Ejecutivo (CEO) estará a cargo de comunicarse con redes (SEEP, InterAcción, etc.) y otras organizaciones establecidas en los EEUU. Dependiendo de la severidad de la situación, él viajará a la región tan pronto se estabilize la situación. Si el desastre afecta a más de un país al igual que la Secretaría de la Red, el Presidente será la persona a contactar para los medios de comunicación. e) El Director de Desarrollo de Recursos será la persona encargada de contactar a todos los donantes, de dar respuesta a preguntas del público, así como de recibir donaciones especiales hechas para apoyar el re-financiamiento del crédito en las Organizaciones Compañeras afectadas. f) El Departamento de Finanzas creará una cuenta especial como fondo para los desastres y desembolsará los fondos disponibles a las Organizaciones Compañeras afectadas, de acuerdo con la política desarrollada para el apoyo financiero a los Compañeros en tiempos de desastre. Cuando Azota un Desastre 29
  • 35. 2. Crear y Desarrollar un fondo de apoyo a los Compañeros afectados a) El personal en la Sede de Katalysis Partnership creará un fondo general para apoyar a los Compañeros afectados por un desastre. Este fondo se creará a través de depósitos mensuales voluntarios por miembros del personal en la sede. b) El Equipo de la Gerencia Ejecutiva establecerá una política que defina el proceso de desembolso de los fondos disponibles para apoyar a nuestros Compañeros durante tiempos de desastre. Esta política, deberá ser presentada y aprobada por la Junta Directiva. 3. Desarrollar Contactos La Asociada de Programas en colaboración con el Presidente y el Director de Programas prepararán: • Una lista de los medios de comunicación – locales y a nivel estatal • Una lista de redes locales, nacionales e internacionales (InterAcción, SEEP, Redes Centroamericanas), donantes institucionales, contactos del AID en Washington y dentro del país, así como otros a los cuales se les puede enviar información; • Preparar un Directorio de números de teléfonos celulares del personal de la Secretaría de la Red, Directores Compañeros y de la Gerencia Ejecutiva de Katalysis Partnership. ESTABLECIENDO CONTACTO CON LA SECRETARÍA DE LA RED Y LAS ORGANIZACIONES COMPAÑERAS El Departamento de Programa: 1. Se pondrá en contacto vía telefónica (regular o por teléfono celular) con la Secretaría de la Red, así como con el miembro del personal designado para el manejo de desastres, a fin de asegurar que todos los miembros del personal se encuentran bien, y a la vez, conocer cuáles miembros del personal han sido afectados por el desastre y en qué grado. Cuando Azota un Desastre 30
  • 36. El Director de la Red y/o el miembro del personal designado como el gerente de desastres, también deberá intentar hacer contacto con la sede de Katalysis Partnership ya sea por teléfono, fax o e-mail para lograr tener contacto lo más pronto posible después de ocurrido el desastre. 2. Envíar comunicación vía fax a la Secretaría de la Red para asegurar que todo esté funcionando adecuadamente. 3. Envíar e-mails y faxes de inmediato a cada uno de los miembros de la Red afectados, a fin de brindarles el apoyo necesario. Estas tres vías de comunicación serán utilizadas continuamente hasta establecer contacto con la Secretaría de la Red. PONIENDO EL PLAN EN ACCION 1. El Departamento de Programa convocará una reunión con el personal en la sede inmediatamente después del anuncio del desastre a fin de repasar el presente plan y asegurar que todos conocen su papel y función. El Departamento de Programa manejará la respuesta al desastre. Si la Secretaría de la Red ha sido afectada a tal grado de no poder llevar acabo sus responsabilidades para dar respuesta ante el desastre, el Departamento de Programa de Katalysis en Stockton asumirá las responsabilidades. 2. El Departamento de Finanzas creará una cuenta especial para depositar fondos que lleguen para apoyar a los Compañeros afectados. 3. El Presidente Ejecutivo (CEO) convecará un reunión de emergencia con el Comité Ejecutivo para proveerles de información en cuanto al impacto del desastre en nuestros Compañeros, así como de los daños incurridos. La Junta Directiva iniciará la movilización de recursos para apoyar a los Compañeros afectados de acuerdo con la política desarrollada para el manejo del apoyo financiero para los Compañeros en tiempos de desastre. Cuando Azota un Desastre 31
  • 37. RECAUDACION Y DISTRIBUCION DE INFORMACION 1. El Departamento de Programas revisará la información recibida de la Secretaría de la Red sobre el estado o situación de la cartera afectada por el desastre y la circulará entre el Presidente, el Director de Desarrollo de Recursos y el Director de Finanzas. a. La información inicial será un gráfico que detalle el número de clientes con viviendas destruídas, negocios perdidos, clientes fallecidos o heridos. (Ver Cuadro B en pagina 34 de esta sección). b. El segundo gráfico mostrará la recomendación para reprogramar el crédito, ya sea por medio de re-financiamiento o reestructuración. (Ver Cuadro C en pagina 35 de esta sección.) APOYO ESPECIAL PARA LOS COMPAÑEROS AFECTADOS 1. Viaje Especial a la Región El Presidente Ejecutivo viajará a la región para evaluar la situación, brindar apoyo moral y solidaridad, hacer contactos con donantes institucionales para la obtención de fondos especiales, tomar fotografías para posteriormente actualizar la información en la página del Internet, etc. Este viaje dependerá de la escala y de la gravedad del desastre, y a su vez, con este viaje, se apoyarán los esfuerzos de recaudación de fondos para cubrir las necesidades de re-financiamiento de los Compañeros afectados y mitigar algunas pérdidas. 2. Fondos para los Compañeros a) El Director de Desarrollo de Recursos solicitará fondos para el refinanciamiento de crédito. Los fondos se depositarán en la cuenta especial creada por el Departamento de Finanzas. b) El Presidente Ejecutivo coordinará esfuerzos para la movilización de fondos por parte de los miembros de la Junta Directiva. Cuando Azota un Desastre 32
  • 38. Cuando Azota un Desastre 33 c) El Departamento de Finanzas desembolsará los fondos a los Compañeros afectados. La distribución de los fondos se definirá por: • La política desarrollada para el manejo del apoyo financiero para los Compañeros en tiempos de desastre • Pedidos del donante • La Secretaría de la Red, quien determinará la cantidad total de la cartera que deberá ser refinanciada producto de la devastación de los negocios de los clientes. (Ver Cuadro C en pagina 35 de esta sección.) 3. Recursos para las Organizaciones Compañeras El Departamento de Programas en colaboración con el Presidente Ejecutivo y el Director de Desarrollo de Recursos apoyarán a la Secretaría de la Red en la identificación de capital, recursos humanos y suministros necesitados por los Compañeros afectados. COMUNICACION CON EL PUBLICO EN GENERAL 1. La Asociada de Programas mantendrá la página de Internet actualizada con la información recibida de la Secretaría de la Red y preparará boletines semanales sobre el impacto del desastre en nuestros Compañeros. Dichos boletines circularán entre el Director de Programa, Director de Desarrollo de Recursos y el Presidente Ejecutivo. 2. El Director de Desarrollo de Recursos responderá a preguntas de donantes individuales y del público en general ya sea vía teléfono, fax o e-mail. 3. El Presidente Ejecutivo reportará a la prensa local, redes locales y nacionales (InterAcción, SEEP, etc.), donantes institucionales y otros conforme llegue la información de la Secretaría de la Red. MONITOREO Y CONTROL DE CALIDAD El Departamento de Programa llevará a cabo el monitoreo de la calidad de servicio brindado por la Secretaría de la Red a los Compañeros afectados, así como el seguimiento de la comunicación con el resto de la Red. Esto incluye informes escritos para aquellos donantes que lo soliciten.
  • 39. CUADRO B Total de Clientes Afectados por Comunidad y Departamento (Hecho por el equipo de la Oficina) Esta lista está disponible para el público (como organismos de asistencia, USAID, Katalysis, etc.) PROMOTORES: Clientes viviendas destruidas Clientes que perdieron negocio Clientes Fallecidos Clientes lesionados Total Clientes Severamente Afectados Total de cartera afectada Departamento: Comunidades: Departamento. : Comunidades: Departamento. : TOTALES de los DEPARTAMENTOS: Julio 2001 34
  • 40. Julio 2001 35 CUADRO C Recomendaciones para la Reprogramación de los Préstamos Los equipos de promotores deben usar las fichas A y B para referencias de los clientes afectados. Nombre del Cliente Monto de préstamo pendiente Recomendación Refinanciamiento(R) Reestructuración (RS) Mantener Crédito (MC) Monto/Plazo Recomendado Monto y Plazo de (R) Plazo de (RS) Análisis TOTAL DE PRESTAMOS: Número de Préstamos: Monto total de Préstamos: Refinanciamiento Reestructuración Mantenimiento del Crédito TOTAL (refinanciado / reestructurado/ Mantenimiento del Crédito)