Cuentas X Pagar Optimizado con Seig Sigma

1. Presentación Proyecto Six Sigma Reducción del Tiempo de Ciclo en el Area de Cuentas por Pagar DMAIC

2. Presentación del proyecto Nombre del proyecto: Reducción del tiempo de Ciclo en el area de Cuentas por Pagar Champion: Miembros del equipo: Líder: Asesor Black Belt: DMAIC

3. FASES DE LA METODOLOGIA DMAIC -DEFINICION -MEDICION -ANALISIS -MEJORA -CONTROL DMAIC

4. DMAIC

5. A continuación mostramos el tiempo invertido en el Ciclo de Cuentas por Pagar y en donde intervienen los siguientes departamentos: Compras, Almacenes (Refacciones, Materias Primas), Vigilancia, Facturación y Cuentas por Pagar con el fin de identificar las variables. Como se observa en la Grafica de Pastel los departamentos en donde se invierte el mayor tiempo de proceso son Almacén de Materias Primas, de Refacciones y Cuentas por Pagar, por lo que a partir de este momento denominaremos a Cuentas por pagar X1 por ser este el área objeto del proyecto. Distribución del tiempo total empleado en el ciclo de Cuentas por pagar Y= X1+X2+X3+Xn DMAIC Cuentas por Pagar Facturación Compras Almacen de Refacciones Almacen de M.Primas Vigilancia

6. DMAIC Definición del Problema Variables Criticas de Calidad (CTQ’s) Y= f( X1 + X2 + X3 + Xn) Ciclo de Cuentas Por Pagar Depto. Cuentas por Pagar Almacenes de M.P. / Refacciones Depto. Compras Otros Deptos. El problema a resolver es el tiempo de Ciclo en el Departamento de Cuentas por Pagar (Y= X1) ya que es el cuello de botella

7. ESTABLECIMIENTO DE LA META Se establece una meta del 50% ó mas en la Reducción del Tiempo de Proceso en el ciclo de cuentas por pagar ya que al tener varios procesos manuales y demasiada documentación hay partes del proceso que están fuera de control y procedimiento y que a su vez corremos el riesgo de incurrir en errores. 50 % 0 25% 50% 75% 100% Ciclo de CxP ANTES META DMAIC

9. Diagrama del Ciclo de Cuentas por Pagar DMAIC

10. Para entender excatamente las areas de oportunidad en el ciclo de cuentas por pagar nos dimos a la tarea de analizar el flujo del ciclo e incluimos una matriz de tiempos en donde se mustra claramente el o los cuellos de botella. Nota: Esta matriz de tiempos surge de una hoja de recoleccion de datos. DMAIC Tiempo Total del Ciclo 1,122 Min.

11. DMAIC En esta gráfica de pastel observamos claramente cuales son las actividades y áreas en donde ese invierte el mayor tiempo en el proceso y precisamente en las que enfocaremos este proyecto. Tiempo Total del Ciclo= 1,122 Min.

12. DMAIC 5 W’s + 1 H para validar las causas raíz

14. DMAIC

15. DMAIC DMAIC Para Validar las Causas Raíz nos dimos a la tarea de elaborar un carta de lecturas Individuales y rangos móviles I-MR, la cual nos arroja los limites de control y en base a esto se establecen las conclusiones CONCLUSION: Se determina que los rangos móviles no están en control ya que algunos salen del rango y otros están al limite, por lo tanto el Tiempo de Captura es una Causa Raíz.

18. DMAIC Diagrama del Ciclo de Cuentas por Pagar con Mejoras De la fase de análisis de desprenden las mejoras que se muestran a continuación: Se elimina este paso del proceso Almacen solo recibe facturas originales

19. CUMPLIMIENTO DE LA META Como se estableció en un principio la meta era reducir un 50% ó mas en el Tiempo de ciclo de cuentas por pagar, afortunadamente con el uso de las herramientas lean se pudo reducir en un 64.3 %. 64.3% 0 25% 50% 75% 100% Ciclo de CxP ANTES META DMAIC

21. DMAIC Con el fin de asegurar la continuidad en el proceso que se implemento, se realizo la actualización del procedimiento en base a requerimientos corporativos y leyes mexicanas, actualmente se encuentra en la Intranet para consulta de quien lo requiera