Creación de KPI y Metas

Planeamiento Estrategic

Planeamiento Estrategico
Semana 10
Creacion de Indicadores de Performance
Definición de Metas

1

Panorama general del curso

Desarrollo de la
Estrategia Software
Propuesta de Valor Strategic
Proceso de Perspectivas Desarrollo de la Map BSC Exposición
Entrega 1 Avance Estrategia
Introducción y PE (Semana 5) (Semana 13) de Proyectos
KPIs
fundamentos a Definición de 4to Avance
(Semana 9)
el PE Proyectos (Semana 17)
(Semana 1) 1 PC 1er Avance 3er Avance
(Semana 3) E.Parcial
2 PC 4 PC
(Semana 6) Semana 10 (Semana 14)
Exposición
Desarrollo de la 2do Avance de Proyectos
Estrategia 3 PC Final
Objetivos (Semana 11) Desarrollo de la
(Semana 18)
El Sistema de Diagnostico Estrategicos Estrategia
(Semana 7) Iniciativas
Gestion de la Empresarial
Performance Software Strategic Estrategicas
Mapa Estrategico KPIs / Metas (Semana 15)
Basados en BSC Map BSC Software Strategic
(Semana 12)
(Semana 2) (Semana 4) Map BSC Exposición
(Semana 8) de Proyectos
Software Final
Strategic (Semana 19)
Map BSC
(Semana 16)
2

Sistema de Gestion de Performance


Indicadores estandares (KPIs), usualmente utilizados

4



5



6



7



8


Pasos para la construcción de Indicadores (1)

El presente es un procedimiento general para el diseño de indicadores de
desempeño:

-Identifique la propuesta de valor y los objetivos (¿Qué será medido?)

-Identifique las dimensiones y ambito de desempeño
¿Que ambitos y dimensiones es conveniente medir?

-Establecer responsabilidades organizacionales
¿Cuales serán los centros de responsabilidad, o áreas responsables por el
desempeño logrado?
¿A que niveles realizaremos la evaluación?

-Construir las formulas o algoritmos
¿Como relacionamos las variables de medición?


Pasos para la construcción de Indicadores (2)
-Establecer las metas o referentes para la comparación
¿Sobre que comparamos los indicadores para saber si el desempeño es
adecuado?

-Recopilar la información necesaria
¿Que datos y antecedentes me permitirán construir los indicadores?

-Validar, aplicar criterios técnicos y requisitos
¿Como sabemos que los indicadores construidos miden efectivamente la
gestión y los resultados?

-Analizar los resultados obtenidos
¿Porque se produjerón los resultados?

-Comunicar e informar
¿Quienes tienen que conocer nuestros resultados?


Criterios para Validacion de KPI (1)
Son las caracteristicas que necesariamente deben cumplir los indicadores de
desempeño para ser aceptados.

-Pertinencia: Debe referirse a los procesos y productos que desarrolla cada
institución para reflejar el grado de cumplimiento de sus objetivos institucionales.

-Relevancia: Asegurarse que se esta midiendo los objetivos vinculados a lo
estratégico. Cuando se trata de instituciones que tienen mas de un producto o
servicio, es conveniente desarrollar un conjunto de indicadores globales que
represente su accionar estrategico vinculado a su mision.

-Homogenidad: Esta relacionado con los productos o servicios que ofrece la
institución y que se quieren medir. El indicador debe incorporar unidades de
medición equivalentes a estos productos o servicios caso contrario las metas no
seran bien medidas.


-Independencia: Los indicadores deben responder en lo fundamental a las
acciones que desarrolla y controla la institución o a las variables del entorno que
se vean afectadas directamente por esas acciones. No puede estar condicionado
a factores externos, tales como la situación general del país, la labor legislativa
del parlamento o la actividad conexa de terceros (públicos o privados).

-Costo: La obtención de la información para la elaboración del indicador debe ser
a costos que tengan correlación con los recursos que se invierten en la actividad.

-Confiabilidad: Digno de confianza, independiente de quien realize la medición.
En principio la base estadística de los indicadores debe estar en condiciones de
ser auditada por las autoridades de la institución y examinada por observadores
externos.

-Simplicidad, comprensión: Existe una tensión entre ambos critérios: se deben
cubrir los aspectos mas significativos del desempeño, pero la cantidad de
indicadores no puede exceder la capacidad de análisis de los usuarios, tanto
internos como externos. Los indicadores deben ser de fácil comprensión, libre de
complejidades.


-Oportunidad: Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo
de indicador y de la necesidad de su medición y difusión.

-No redundancia: Debe ser único y no repetitivo.

-Focalizado en áreas controlables: Áreas susceptibles de corregir en el
desempeño, generando a la vez responsabilidades directas en los funcionarios y
el personal.

-Participación: Debe involucrar en el proceso a todos los actores relevantes con
el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con los objetivos e
indicadores resultantes. Esto implica ademas que el indicador y el objetivo que
pretende evaluar sea lo mas consensual posible al interior de la organización.


Metas

Metas:
Establecen qué es lo que se va a lograr y cuándo serán alcanzados los
resultados, pero no establece como serán logrados
Las metas principales, aquellas que afectan la dirección general y viabilidad
de la entidad se llaman metas estratégicas.

Las metas. Una de las características fundamentales de los que logran
alcanzar la cumbre del éxtio en el mundo.


Metas

Metas:

Como concepto fundamental digamos que las metas siempre se gestionan desde
el futuro hacia el presente.

Esto quiere decir que nosotros primero tenemos que desarrollar una visión de lo
que queremos en un determinado espacio de tiempo y luego dividimos el espacio
de tiempo fijado en espacios menores, a los cuales le agregamos metas
intermedias que nos ayudaran a lograr la meta final u objetivo.

En consecución de dichas metas menores, obtendremos al final, el logro de
la meta fijada u objetivo, en el plazo previamente establecido.

Deben ser cuantificados en la mayoría de los casos, pero siempre sujetos a
evaluación y medición.


Características de las Metas
Las metas deben ser:

1.- Específicas. Entre más detallado puedas hacer una meta mejor

2.- Positivas. Nadie va a un lugar al que no quiere ir, debe ser una meta que
desees.

3.- Propias. Las metas deben ser un objetivo que dependan 100% de tí.

4.- Ser evidentes. Que tengas la pposibilidad de medir y saber que la lograste.

5.- Contar con Recursos. Tener en cuenta tus recursos, los tangibles (bienes,
dinero, ) y los no tangibles (inteligencia, destrezas, relaciones)éstos últimos, son
los más valiosos.

6.- Tamaño apropiado. El tamaño de las metas debe ser lo suficientemente alto
para que te inspiren, y lo suficientemente alcanzables, para que no te vayas a
frustrar, por lo imposible de realizar que serían.


Indicadores de Desempeño


Casos Practicos sobre Indicadores de
Desempeño y Metas.
Caso Practico: Universidad Privada

Caso Practico: Universidad Privada

La Universidad Tecnológica del Perú, es una entidad educativa
comprometida con la formación de nuevos profesionales, capacitados para
aportar una nueva visión de futuro a nuestra sociedad, con innovación y
aplicación en tecnologías de la información y una amplia vocación humana
y de servicio.

Nos proponemos lograr una Universidad distinta, que se caracterice por:

LIDERAR LA ENSEÑANZA DE INGENIERÍA Y TECNOLOGÍAS

19


Mapa Estratégico Consolidado
Optimización
Imagen de procesos Implementación
Establecida Bolsa de del Sistema
Trabajo Integral
Optimización
de procesos Desarrollo ,
Rentabilidad OBU Actualizacion y
optimizacion
Mejora y de la
optimización en
Infraestructura
Expansión procesos de
de la FIIS infraestructura

Profesores
calidad en competentes
gestión Desarrollo de en
administrativa la gestión del investigación
conocimiento
Profesionales
Integros Calidad en
procesos de
investigación

Personal
Satisfaccion Gestión Personal comprometido
General académica altamente con la misión,
de calidad capacitado
Calidad en visión y valores
planeación
Estratégica

CLIENTE - PROCESOS INTERNOS DESARROLLO APRENDIZAJE
PERSP.

EMPRESARIAL Y CRECIMIENTO

Indicadores de la Perspectiva de
Aprendizaje y Desarrollo
Perspectiva I. Desarrollo, Aprendizaje y Crecimiento
Objetivo I.1. Personal altamente capacitado.
Indicador I.1.1 Índice de perfil del personal.
Mide el grado de especialización y las competencias del
Descripción
personal docente y administrativo.
Responsable Asistente de Facultad Unidad N
Valoración de 1 a 10 de grados académicos, y competencias
Fórmula / Cálculo
acordes con las labores desarrolladas
Fuente / Procesamiento Bases de datos de personal docente y administrativo
Oportunidad 1ra semana de
Frecuencia de Medición 1 vez por ciclo
de Medición cada ciclo
8 – 10
Meta / Intervalos
Malo 0-3; Regular 4-7; Bueno 8-10

21

Objetivo I.2. Personal comprometido con la misión, visión y valores

Indicador I.2.1 Nivel del Compromiso del Personal
Mide con encuestas el conocimiento de la misión visión y valores
del personal (docente y administrativo) además de la percepción de
Descripción
los alumnos sobre compromiso que demuestra el personal en sus
labores.
Responsable Asistente del Decano Unidad N
Valoración de 1 al 10 de encuestas al personal docente y
Fórmula / Cálculo administrativo (estrategia básica) y alumnos (percepción del
compromiso del personal).
Fuente / Resultados de encuestas al personal docente, administrativo y
Procesamiento alumnos
Frecuencia de Oportunidad 1ra semana de
1 vez por ciclo
Medición de Medición cada ciclo
Meta / 8 – 10
Intervalos Malo 0-3; Regular 4-7; Bueno 8-10 22

Objetivo I.3. Desarrollo de la Gestión del conocimiento

I.3.1 % de desarrollo del Sistema Informático respecto de lo
Indicador
planificado
Mide el Capital Estructural respecto de la implementación de un
Descripción sistema de gestión integral: Biblioteca, practicas, exámenes. Intranet
etc.
Dirección de Carrera de Ing. de
Responsable Unidad %
Sistemas
Fórmula / Cálculo Cantidad de módulos implementados / Cantidad planeada
Fuente /
Informes de Desarrollo e implementación de Sistema Integral
Procesamiento
Frecuencia de Oportunidad 2da Semana de
Mensual
Medición de Medición cada mes
Meta / 50%
Intervalos Malo 0-35; Regular 36-70; Bueno 71-100
23


Objetivo I.4. Implementación del Sistema Integral

Indicador I.4.1 % de implementación del Sistema Informático
Mide el desarrollo de Sistema informático Integral respeto de lo
Descripción
planificado
Dirección de Carrera de Ing. de
Responsable Unidad %
Sistemas
Fórmula / Cálculo Cantidad de Módulos desarrollados / Total de módulos del sistema.
Fuente /
Informe de desarrollo de Sistema informático integral
Procesamiento
Frecuencia de Oportunidad 2da semana del
1 vez por mes
Medición de Medición mes
Meta / 70%

24


Objetivo I.5. Profesores competentes en investigación.

I.5.1 Cantidad de docentes con competencias en investigación
Indicador
Científica y/o Tecnológica
Cantidad de docentes con proyectos, publicaciones, tesis, etc. en
Descripción
investigación Científica y/o Tecnológica
Responsable Secretaria del decano Unidad N
Cantidad de docentes con competencias en investigación Científica y/
Fórmula / Cálculo
o Tecnológica
Fuente /
Bases de datos del personal
Procesamiento
Frecuencia de Oportunidad Antes de
1 vez por ciclo
Medición de Medición matricula
Meta / 30
25


Objetivo I.6. Desarrollo y Actualización de la Infraestructura

Indicador I.6.1 Presupuesto Ejecutado en Infraestructura
Descripción Presupuesto Ejecutado en Infraestructura Tecnológica
Responsable Asistente de Decano Unidad %
presupuesto ejecutado / presupuesto planeado en infraestructura
Fórmula / Cálculo
tecnológica
Fuente / Informes de desarrollo actualización y optimización de la
Procesamiento Infraestructura
Semanas de
Frecuencia de Oportunidad
2 veces por ciclo Parciales y
Medición de Medición
finales
Meta / 75%

26

Indicadores de la Perspectiva
de Procesos Internos
Perspectiva II. Procesos Internos
Objetivo II.1. Calidad en Planeación Estratégica

Indicador II.1.1 % de Metas logradas
Descripción Porcentaje de Metas logradas
Responsable Decano de FIIS Unidad %
Fórmula /
Metas logradas / Metas propuestos
Cálculo
Fuente /
Informe de Avance del Planeamiento Estratégico
Procesamiento
Frecuencia de Oportunidad Semana previa a
1 vez por ciclo
Medición de Medición la matricula
Meta / 70%
27


Objetivo II.2. Gestión académica de calidad

Indicador II.2.1 Encuesta sobre calidad en gestión académica
Encuesta sobre calidad en gestión académica dirigida a alumnos y
Descripción
profesores.
Responsable Secretaria de Decano Unidad N
Fórmula /
Promediada de 0 a 10 en valoración de la encuesta
Cálculo
Fuente /
Resultados de Encuesta sobre calidad en gestión académica
Procesamiento
semana de
2 veces por ciclo Parciales y
Finales
Meta / 9


II.2.2 Porcentaje de Cursos de Especialidad con Herramientas acorde
Indicador
al mercado
Descripción cursos de especialidad con herramientas acorde al mercado
Responsable Asistente del Decano Unidad %
Fórmula / cursos de especialidad con herramientas acorde al mercado/cursos
Cálculo especialidad totales
Fuente /
Bases de Datos de Cursos resultantes de establecimiento de Syllabus
Procesamiento
Frecuencia de Oportunidad Antes de
1 vez por ciclo
Medición de Medición Matricula
Meta / 80%

29


Indicador II.2.3 Porcentaje de Ingresantes con nivel académico alto
numero de ingresantes con nivel académico alto respecto al total de
Descripción
ingresantes
Responsable Decano de la Facultad Unidad %
Fórmula /
cantidad de ingresantes con nivel académico alto / total de ingresantes
Cálculo
Fuente /
Listados de Ingresantes
Procesamiento
Luego del
1 vez por ciclo Proceso de
Admisión
Meta / 71%

30


Objetivo III.3. Calidad en Procesos de Investigación

Indicador II.3.1 Nº de proyectos desarrollados
Descripción Nº de proyectos y tesis desarrollados por periodo
Fórmula /
Cantidad de proyectos y tesis desarrollados por periodo
Cálculo
Fuente /
Informes de Coordinadores de Carreras - Área de Investigación
Procesamiento
Después de
1 vez por ciclo Exámenes
finales
Meta / 800

31


Indicador II.3.2 % de Concursos de Proyectos Ganados
Descripción Porcentaje de Concursos de Proyectos Ganados
Fórmula /
Cantidad de Concursos de Proyectos Ganados / Participaciones
Cálculo
Fuente /
Informes de Participaciones en Concursos
Procesamiento
Frecuencia de Oportunidad Semana de
1 vez por ciclo
Medición de Medición Finales
Meta / 50%

32

Objetivo II.4. Calidad en Gestión administrativa

Indicador II.4.1 Nivel de aceptación sobre servicios administrativos
Encuesta para medir la aceptación en alumnos sobre servicios
Descripción
administrativos
Fórmula / Valoración de 1 al 10 para medir la aceptación en alumnos sobre
Cálculo servicios administrativos
Fuente /
Encuestas a alumnos
Procesamiento
semanas de
2 veces por ciclo parciales y
finales
Meta / 9
33


Objetivo II.5. Mejora y Optimización de procesos de infraestructura

II.5.1 % del Presupuesto de Infraestructura para mantenimiento y
Indicador
renovación.
Descripción Porcentaje invertido en mantenimiento de infraestructura
Responsable Asistente de Decano Unidad %
Fórmula / Gasto total en mantenimiento de infraestructura en un periodo / Valor
Cálculo total de la infraestructura
Fuente / Informe valorizado de los trabajos de mantenimiento, emitido por
Procesamiento Finanzas
antes de
1 vez por ciclo matrícula y
durante el ciclo
Meta / 10%
Intervalos Malo > 20%; Regular 11%-20%; Bueno 0%-10%
34

Objetivo II.6. Optimización de los Procesos OBU

Indicador II.6.1 % de Alumnos Atendidos por OBU
Descripción % de Alumnos Atendidos por OBU
Responsable Oficina de Bienestar Universitario Unidad %
Fórmula / Cálculo cantidad de alumnos Atendidos por OBU /total de alumnos
Fuente /
Estadísticas de Alumnos Atendidos por OBU
Procesamiento
Frecuencia de Oportunidad Durante la
1 vez por ciclo
Medición de Medición Matricula
80%
Meta / Intervalos
Malo 0-35; Regular 36-70; Bueno 71-100

35


II.6.2 Nivel de aceptación del alumnado respecto a la gestión de la
Indicador
OBU
Nivel de aceptación del alumnado respecto a la gestión de la OBU
Descripción
realizado con encuestas a los alumnos
Responsable Secretaria de atención al cliente Unidad N
Fórmula /
Valoración de 1 al 10 por medio de encuestas al alumno.
Cálculo
Fuente / Resultados de encuestas de aceptación de procesos de OBU a
Procesamiento alumnos
Frecuencia de Oportunidad semanas 5 y
2 veces por ciclo
Medición de Medición 15
Meta / 8

36


Objetivo II.7. Optimizar procesos de bolsa de trabajo.
II.7.1 % de Alumnos colocados en prácticas y empleos en su
Indicador
especialidad
Porcentaje de alumnos colocados en prácticas y empleos en su
Descripción
especialidad.
Responsable Oficina de Bolsa de Trabajo Unidad %
Cantidad de alumnos colocados en prácticas y empleos / total de
Fórmula /
Solicitantes
Cálculo
(en sus respectivas especialidades)
Fuente /
Estadísticas de Bolsa de Trabajo.
Procesamiento
Semanas de
2 veces por ciclo parciales y
finales
Meta / 80%


Indicadores de la Perspectiva de Clientes

Perspectiva III. Cliente
Objetivo III.1. Satisfacción General

Indicador III.1.1 Nivel de Satisfacción de Alumnos y Padres
Descripción Encuesta para medir la Satisfacción de Alumnos y Padres
Fórmula / Valoración de 1 a 10 de Encuesta de Satisfacción de Alumnos y Padres
Cálculo de Familia
Fuente /
Resultados de encuestas a alumnos y padres
Procesamiento
Frecuencia de Oportunidad semanas antes de
2 veces por ciclo
Medición de Medición parcial y final
Meta / 9
38


Indicador III.1.2 Nivel de Satisfacción del Personal Docente y Administrativo
Encuestas para medir la Satisfacción del Personal Docente y
Descripción
Administrativo
Fórmula / Valoración de 1 a 10 de Encuesta de Satisfacción del Personal Docente
Cálculo y Administrativo
Fuente /
Resultados de Encuestas al personal docente y administrativo
Procesamiento
Frecuencia de Oportunidad semanas antes de
2 veces por ciclo
Medición de Medición parcial y final
Meta / 9

39

Perspectiva III. Cliente
Objetivo III.2. Profesionales Íntegros

III.2.1. Promedio final del egresado (agrupado por cursos:
Indicador
Especialidad, humanidades y otros).
Promedio final del egresado, subdividido por grupos de cursos:
Descripción
Especialidad, humanidades y otros.
Fórmula / (Sumatoria de los promedios según: Especialidad, humanidades,
Cálculo otros) / 3
Fuente /
Bases de datos de evaluaciones de alumnos
Procesamiento
Frecuencia de Oportunidad Al termino de la
Una vez finalizada la carrera
Medición de Medición carrera
Meta / 16
40


Indicadores de la
Perspectiva Empresarial
Perspectiva IV. Empresarial
Objetivo IV.1. Imagen Establecida

Indicador IV.1.1 % de Egresados Laborando Empresas Prestigiosas
Descripción porcentaje de Egresados Laborando Empresas Prestigiosas
Responsable Oficina de Bolsa de trabajo Unidad %
Fórmula / Cantidad de Egresados laborando en empresas prestigiosas / Total de
Cálculo Egresados
Fuente /
Estadísticas de alumnos colocados en empleos y practicas
Procesamiento
Antes de
2 veces por ciclo matriculas y en
parciales
Meta / 60%
41


Objetivo IV.2. Expansión de la FIIS

Indicador IV.2.1 % de crecimiento de la población de la FIIS
Descripción Porcentaje de crecimiento del alumnado de la FIIS
Fórmula /
Alumnos ingresantes / Total de Alumnos
Cálculo
Fuente /
Informes de ingresantes y bases de datos de alumnos
Procesamiento
Frecuencia de Oportunidad antes de la
1 ves por ciclo
Medición de Medición matricula
Meta / 15%
Intervalos Malo > 15%; Regular 1% - 8%; Bueno 9% - 15%


Objetivo IV.3. Rentabilidad

Indicador IV.3.1 Rentabilidad.
Retorno del capital para los accionistas. Como la relación de
Descripción
beneficio sobre el patrimonio
Fórmula /
Beneficio Neto / Patrimonio Neto
Cálculo
Fuente /
Registros de Indicadores económicos
Procesamiento
Oportunida
Frecuencia de 1ra semana de
1 al año d de
Medición enero
Medición
Meta / 20%
43

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