Este documento proporciona información sobre las funciones principales de una secretaria y sobre cómo redactar documentos de manera clara, concisa y precisa. Las funciones principales de una secretaria incluyen redactar documentos demostrando dominio del lenguaje y recepcionar llamadas. Para redactar documentos se debe ser claro, conciso y usar un vocabulario adecuado.

2. Funciones Principales de una
Secretaria
 Redactar documentos impecables demostrando el dominio de las
reglas de ortografía, gramática, construcción de frases y
vocabulario.
 En la redacción de una comunicación esta en juego la imagen de la
institución
 Recepcionar llamadas

3. NORMAS PRACTICAS PARA REDACTAR UN
DOCUMENTO
Claridad y
Precisión
Concisión
Vocabulario
Adecuado

4. Claridad y
precisión
• Léxico simple y directo y una sintaxis correcta, que estén al
alcance de una cultura media.
• Se debe ser lo mas concreto posible.
Concisión
• Es la brevedad y economía de medios en el modo de expresar
un concepto con exactitud.
• Empleo de las palabras justas y necesarias para expresar lo
que quiere decir.
Vocabulario
adecuado
• Debe ajustarse al tema tratado en este, con palabras cortas,
oraciones simples y concretas.

5. Calidad del papel y sobre
La distribución del texto en la hoja
La pulcritud y limpieza general del conjunto (sin
borrones o tachaduras)

6. ¿Que es documentación?
 Acción y efecto de documentar.
 Conjunto de documentos que sirven para este fin.
 Documento oficial.

7. PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL
 El membrete
 La fecha
 El destinatario
 El saludo
 La introducción
 El cuerpo
 La despedida y
 La firma
 La referencia y número de
registro.
 El asunto
 Los anexos
 La posdata

8. Presentación externa de un escrito
Se refiere a la calidad del papel.
Sobres que se utilicen.
Distribución del texto en la hoja (párrafos y
apartados bien definidos.
Los márgenes

9. Sugerencias para la presentación de un escrito
 Por lo general todo escrito se debe redactar en hojas bond de
80 gramos, tamaño A4
 Escrito en una sola carilla, con el programa Word,
configuradas o doble espacio o espacio y medio con letra arial
Nº 12