Este documento habla sobre el diseño de archivos. Explica objetivos como cumplir con las necesidades de gestión de datos y optimizar el rendimiento. Define términos básicos como archivo, campo y registro. Describe diagramas de estructura de datos, tipos de archivos como maestros y de reportes, y métodos de organización como secuencial, directa e indexada. Finalmente, menciona cinta magnética, discos magnéticos y una bibliografía.

1. DISEÑO DE ARCHIVOS

2. contenido
I N T R O D U C C IÓN
O B J E T I V OS
T E R M I N OLO GÍA B Á S I C A D E A R C H I V O S
D I AGR AM A D E E S T R U C T U R A D E D A T O S
T IPOS DE ARCHIVO
M É T O D O S D E O R G A N I Z AC IÓN D E A R C H I V O S
C INTA M AGNÉTICA
D I SC O S M A G N É T I C O S
C O N C L U SIO NE S
B I B LIO GRA FÍA

3. I NTRODUCCIÓN

4. O BJETIVOS
 Cumplir con las necesidades de gestión de datos y con los requisitos del
usuario, que incluye el almacenamiento de, datos y la capacidad de ejecutar
las operaciones en la lista precedente.
 Garantizar, en la medida de lo posible, que el dato en el archivo es valido.
 Optimizar el rendimiento, ambos desde el punto de vista del sistema en
términos de productividad global, y como punto de vista del usuario en
tiempos de respuesta.
 Para proveer soporte de E/S para una variedad de tipos de dispositivos de
almacenamiento.
 Para minimizar o eliminar la posibilidad de perdida o destrucción de datos.
 Para proveer un conjunto estándar de rutinas de E/S.
 Para proveer soporte de E/S para múltiples usuarios, en caso de sistemas
multiusuarios.

5. D EFINICIÓN
 El diseño de archivos es la forma en que se crean los
archivos de una manera sistematizada para darle un
cierto orden a el acomodo de los datos que se
encuentran en cada uno de ellos
La forma en que se van creando los datos para los que
en algún momento los vamos a utilizar es necesario
tiene en cuenta la forma en que tendremos los archivos
de nuestro sistema de información o en nuestro uso de
usuario de informática.

6. T ERMINOLOGÍA BÁSICA

7. T ERMINOLOGÍA BÁSICA DE ARCHIVOS
Termino Definición
Archivo Conjunto de documentos , acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública
o privada , respetando su orden para servir como
testimonio o información
Campo Carácter o grupo de caracteres (alfabéticos o
numéricos)que tiene un significado especifico
Registro Conjunto de datos pertenecientes a una entrada.
Ciclo vital del documento Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la
oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo
permanente.
Producción documental Recepción o generación de documentos en una
unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones.
Retención de documentos Es el plazo en términos de tiempo que los
documentos deben permanecer en el archivo de
gestión o en el archivo central, tal como se
consigna en la tabla de retención documental.

8. Almacenamiento de documentos Depósito de los documentos en estantería, cajas,
archivadores, legajos, etc., para su conservación física
y con el fin de ser extraídos posteriormente para su
utilización.
Preservación de documentos Conjunto de medidas tomadas para garantizar el
buen estado de los documentos. Pueden ser
preventivas o de intervención directa.
Disposición final de los documentos Selección de los documentos en cualquiera de sus
tres edades, con miras a su conservación temporal,
permanente o a su eliminación.
Tabla de retención documenta Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una
unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo.
TIPO DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL Unidad documental simple. Unidad mínima que
reúne todas las características necesarias para ser
considerada documento. Son ejemplos de piezas
documentales, entre otros, un acta, un oficio, un
informe.

9. D IAGRAMA DE ESTRUCTURA DE
DATOS
Un diagrama de estructura de datos es un esquema
que representa el diseño de una base de datos de
red. Este modelo se basa en representaciones entre
registros por medio de ligas, existen relaciones en las
que participan solo dos entidades (binarias) y
relaciones en las que participan más de dos
entidades (generales) ya sea con o sin atributo
descriptivo en la relación.

10.  Componentes básicos del Diagrama
 CELDAS: representan a los campos del registro.
 LÍNEAS: representan a los enlaces entre los registros.
 Un diagrama de estructura de datos de red, especifica la
estructura lógica global de la base de datos; su
representación gráfica se basa en el acomodo de los campos
de un registro en un conjunto de celdas que se ligan con
otro(s) registro(s).

11. T IPOS DE ARCHIVO

12. Archivos de Tablas
Este tipo de archivos, contienen datos de referencia utilizados en el procesamiento de transacciones,
actualización de los archivos maestros o producción de salida. Los archivos de tablas conservan el espacio
de almacenamiento y facilitan el mantenimiento del programa guardando en un archivo datos que, de
otra forma se incluirían en los programas o en los registros del archivo maestro.
Archivos de Reporte
Los archivos de reporte son archivos temporales que se utilizan cuando el tiempo de impresión no está
disponible para todos los reportes producidos, lo cual sucede con frecuencia en el procesamiento
sobrepuesto. Este tipo de archivos se pueden utilizar con muchos dispositivos de salidas, como los
graficadores, unidades de microfilm y microficha o sistemas tipográficos comerciales.
Archivos permanentes:
Son los archivos de larga vida, que se usan para mas de una transacción o proceso. Generalmente existen
en un periodo de mas o menos un largo tiempo. Se pueden subdividir en:
Maestro o constante: Tienen muy pocas inclusiones de registros nuevos.
Situación: los campos de los registros varían constantemente
Histórico: contienen distintas modificaciones de los datos en el tiempo

13.  Archivo de Respaldo
Los archivos de respaldo son una copia de un archivo maestro, de
transacción o de tablas hecho para garantizar que se dispone de un duplicado
si algo le sucede al original; también se hacen copias de los archivos para el
almacenamiento de datos a largo plazo y generalmente se guardan lejos del
centro de cómputo para garantizar su preservación.
 Archivo de Trabajo o (Archivos Temporales)
Son archivos especiales que contienen una réplica, subconjunto temporal o
formas alternativas de organización de archivos maestros o de
transacciones. Este tipo de archivos de trabajo normalmente se crean y son
utilizados por el programa informático apropiado y luego se
destruyen. Además no se emplean en contextos de bases de datos.
 Archivos de Movimiento
Son registros especiales de actualizaciones de otros archivos, en especial
archivos maestros y de transacciones. Se utilizan en conjunto con los
archivos de datos no activos para recuperar datos "perdidos¨.

14. M ÉTODOS DE ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS
La organización de archivos es una técnica que se emplea para
representar y almacenar los registros en archivos, existen tres tipos de
métodos:
o Organización secuencial
o Organización directa o al azar
o Organización indexada

15. O RGANIZACIÓN SECUENCIAL
 Los registros son almacenados en la
secuencia física en la que ellos van a ser
procesados. Es la forma más simple de
almacenar y recuperar registros en un
archivo. En un archivo secuencial, se
almacenan los registros uno tras otro.
El primer registro almacenado se
coloca al principio del archivo. El
segundo se almacena inmediatamente
después (no existen posiciones sin
uso), el tercero después del
segundo, etc. Este orden nunca cambia
en la organización secuencial. Una
característica de los archivos
secuenciales es que todos los registros
se almacenan por posición: de primer
registro, segundo registro, etc.

16. ORGANIZACIÓN DIRECTA
 Esta organización también se
denomina organización al azar , es
una implementación de las técnicas de
Hasing en memoria secundaria de
acceso directo. Es decir cada registro
es almacenado y recuperado en una
dirección de disco sobre la base .

17. O RGANIZACIÓN INDEXADA
 La organización indexada provee
acceso eficiente a los registros de
ambas formas, tanto
secuencialmente como
aleatoriamente; los registros lógicos
son almacenados en un archivo
llamado archivo de datos y existe un
archivo separado llamado archivo
índice que contiene registros
formados por el valor clave y la
dirección del registro lógico que
tiene ese valor de clave. Se dice
entonces que el archivo de datos está
indexado por el archivo índice.

18. C INTA M AGNÉTICA

19. D ISCOS MAGNÉTICOS

20. CONCLUSIONES

21. B IBLIOGRAFÍA
• http://www.slideshare.net/bibliotecaria12/diseo-de-archivos
• http://www.slideshare.net/judithrociovelareyes/trabajo-
exposicion-grupo5
• http://www.slideshare.net/luismy_martinez/concepto-basico-de-
archivos
• http://www.buenastareas.com/ensayos/Dise%C3%B1o-De-
Archivos/1111109.html
• http://es.scribd.com/doc/57113276/29/Organizacion-Directa