Un sistema de gestión de documentos (DMS) permite a las organizaciones capturar, administrar y almacenar documentos electrónicos y de imagen. Un DMS almacena y da seguimiento a documentos, permite el control de versiones y la administración de metadatos, y proporciona capacidades de búsqueda e indexación. Los DMS simplifican los procesos empresariales, minimizan el riesgo de pérdida de documentos, y permiten el acceso a la información desde cualquier lugar.

1. ¿Qué es un sistema de gestión de documentos (DMS)? Los sistemas de gestión de documentos (conocidos también como software de gestión de documentos) permiten que los usuarios capturen y manejen los documentos de una organización. Los DMS tienen funciones como creación de imágenes para documentos, gestión del flujo de trabajo, búsqueda de texto y gestión de documentos multimedia, como texto, audio, video, gráficos y fotos.

2. ¿Qué es un sistema de gestión de documentos (DMS)? Un DMS también almacenará documentos electrónicos y documentos que contienen imágenes, y permitirá darles seguimiento. Los sistemas de gestión de documentos permiten almacenar, controlar las versiones, administrar meta datos y establecer la seguridad para los documentos, además de que tienen capacidades de generación de índices y de búsqueda.

3. Catalizadores de negocios y ventajas de los sistemas de gestión de contenido Simplifican los procesos empresariales y la distribución de información mediante flujos de trabajo más eficaces Minimizan el riesgo de perder o dañar los documentos o de tener documentos obsoletos Habilitan captura, creación, revisión, archivo y búsqueda de documentos y otro tipo de contenido por web Dan al personal de la empresa acceso inmediato a la información Reducen el uso de papel y el espacio físico de almacenamiento (medidas de TI "ambientales")

4. Riesgos de los sistemas de gestión de documentos Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel aceptable Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la información en un servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación Riesgo de violar la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) y otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la información

5. ¿Por qué usar el Centro de evaluación de sistemas de gestión de documentos? Examinar cómo cada solución de DMS trata sus necesidades relacionadas con la búsqueda de texto y documentos Asegurarse de que las soluciones que seleccione le dan la flexibilidad necesaria para adaptarse a su metodología de archivo de documentos, o que tienen el poder de generar un cambio en los procesos cuando sea necesario Identificar las soluciones DMS que pueden integrarse con sus sistemas actuales de software empresarial