Este documento describe un sistema de gestión documental y sus características. Explica que estos sistemas permiten organizar, almacenar y recuperar documentos de forma eficiente. También cubre temas como la implementación del software, el diseño del sistema, la integración con otros sistemas y la digitalización de documentos.

1. TEMA 4 SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ
GESTIÓN DOCUMENTAL II
GRUPO 04
DOCENTE:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA
2015

2. INTRODUCCIÓN
La realización de este trabajo nos hace entender que un sistema de
gestión documental permite hacer búsquedas de documentos de forma
rápida y sencilla, a la vez que habilita la consulta de histórico de
modificaciones de los usuarios para cada documento

3. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases
de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de
documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en
aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos
convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión
de documentos administrativos.

4. IMPLEMENTACIÓN
 La compra del software de gestión documental: La mayoría de
los principales sistemas de gestión de documentos ofrecen una
funcionalidad más o menos similar. Si bien en ocasiones la
diferencia es mínima, puede ser que exista una funcionalidad
específica, que para su empresa resulte absolutamente
necesaria y fundamental, y se convierta en el factor decisivo a
la hora de optar por un sistema de gestión documental u otro.

5. IMPLEMENTACIÓN
 Implementación del software de gestión documental: No hay
reglas estrictas ni fijas en lo que a la implementación de un
sistema de gestión documental se refiere, aunque la
experiencia demuestra que algunos tipos de implementación
tienden a funcionar mejor que otros.

6. IMPLEMENTACIÓN
 Diseñar el sistema de gestión documental: Los
sistemas de gestión de documentos crean
"perfiles" o "plantillas" para facilitar la
organización y posibilitar búsquedas de
información más rápidas. Entre los perfiles o
plantillas habituales se encuentran: Cliente,
Asunto, Tipo de Documento, Autor, etc.

7. IMPLEMENTACIÓN
 Documentos antiguos: Si se trata de un cambio
de sistema de gestión documental a otro, es
posible que dicho sistema incluya alguna utilidad
de conversión o migración que permita convertir
fácilmente la antigua información. Este sería
también un aspecto a tener en cuenta a la hora
de optar por un sistema de gestión documental u
otro.

8. IMPLEMENTACIÓN
 Integración del sistema de gestión documental con otro software: Asegúrese de que el
sistema de gestión documental propuesto pueda integrarse fácilmente con las
aplicaciones que habitualmente utiliza su empresa y con otras aplicaciones que pueda
utilizar de forma menos frecuente.

9. IMPLEMENTACIÓN
 La integración del Email en el sistema de gestión documental: Con el crecimiento
exponencial del correo electrónico, la capacidad de gestionar los emails es un asunto de
vital importancia. La integración de todo el correo electrónico (y los archivos adjuntos) en
un único repositorio de documentos, junto con los documentos de negocio, documentos
escaneados, etc. se convierte cada vez más en algo completamente esencial.

10. IMPLEMENTACIÓN
 Escaneo: La digitalización de documentos se está convirtiendo en una necesidad
cada vez mayor en la sociedad de hoy en día, en la que usamos cada vez menos
papel. Una organización debe ser cada vez más eficiente, lo que puede significar que
intente reducir la cantidad de espacio dedicado al almacenamiento de documentos o
haga que la información sea más fácilmente accesible a través de la digitalización de
documentos.

11. IMPLEMENTACIÓN
 Sistema de almacenamiento tradicional vs Sistema de gestión documental: Los sistemas
de gestión documental están diseñados para ayudar a las organizaciones a gestionar la
creación, almacenamiento, seguimiento, control, edición, administración, organización y
recuperación de la información almacenada en documentos. Este concepto implica un
repositorio centralizado - ya sea dentro o fuera de las instalaciones - para almacenar
cualquier tipo de información que se utiliza en toda la empresa. Y, lo más importante,
proporciona un entorno seguro para proteger la información restringida contra el acceso no
deseado.

12. GENERALIDADES
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través
de cuadros de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas
de valoración documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa
(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en
series y Subseries.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte
de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y Subseries, a
largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su
creación.

13. CARACTERISTICAS
CARACTERISTICAS DEFINICIÓN
Conformidad Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de
documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la
información a partir de los procesos administrativos de las entidades.
Interoperabilidad Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad
con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en
el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y
estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o
instancias competentes.
Seguridad Los sistemas de gestión documental deben mantener la información
administrativa en un entorno seguro
Metadescripción Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean
manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
Adición de contenidos El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados
nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se
altere la autenticidad, valor Evidencial e integridad de los documentos

14. CARACTERISTICAS
CARACTERISTICAS DEFINICIÓN
Diseño y
funcionamiento
La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil
manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
Gestión Distribuida Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para
importar y exportar masivamente los documentos (series, Subseries y
expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de
gestión documental).
Disponibilidad y acceso. Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe
asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su
contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados
en cualquier momento
Neutralidad tecnológica El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en
cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos
internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan
fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones
que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y
garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica
con el desarrollo ambiental sostenible.

15. VISITA
Monica Rodriguez
Consultora Sinco ER

16. VISITA
Somos una empresa de software colombiana fundada en 1996. Desarrollamos e
implementamos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP),
principalmente para los sectores constructor, inmobiliario y de infraestructura.
Creemos en la innovación como un medio para transformar empresas.
Capitalizamos el conocimiento y entregamos valor a nuestros aliados. Somos
líderes en el sector constructor colombiano. Contamos con un equipo humano
talentoso, comprometido y excepcional.
Monica Rodriguez
Consultora Sinco ER

17. VISITA
Es el software de gestión integrada, líder en el sector constructor
colombiano, que permite controlar su negocio en tiempo real y
administrar la información de todas las áreas de la compañía a través
de un solo sistema. Está compuesto por aplicaciones modulares que al
conectar los procesos dentro de la organización, aumentan la
eficiencia y productividad de los equipos de trabajo.
Monica Rodriguez
Consultora Sinco ER

18. VISITAMonica Rodriguez
Consultora Sinco ER

19. CRITERIOS
 Porque es posible obtener mayor eficiencia en los procesos y aumentar la
productividad de los equipos de trabajo,
 Porque disponer de la información en línea, permite tomar decisiones gerenciales
acertadas y oportunas, que favorecen el cumplimiento de los objetivos.
 Porque se puede utilizar la tecnología para beneficio y asegurar un crecimiento
sostenible, soportado por una arquitectura de software flexible, sin aumentar la
planta administrativa.
Monica Rodriguez
Consultora Sinco ER

20. ALGUNOS
PANTALLAZOS DE
COMO SE REALIZA LA
DIGITALIZACION DE
DOCUMENTOS EN EL
APLICATIVO

21. PROGRAMA GESTION
DOCUMENTAL SGD

22. PROGRAMA GESTION
DOCUMENTAL SGD

23. PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL
SGD

24. PROGRAMAGESTIÓN
DOCUMENTALSGD

25. PROGRAMAGESTIÓN
DOCUMENTALSGD

26. PROGRAMAGESTIÓN
DOCUMENTALSGD

27. PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL
SGD

28. PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL
SGD

29. FOTOGRAFIAS VISITA

30. FOTOGRAFIAS VISITA

31. FOTOGRAFIAS VISITA

32. CONCLUSIONES
 Reconocer cual es el mejor Sistema de documentos que es eficiente para
desarrollar nuestra actividad diaria.
 Aplicar cada unos de requerimientos para que nuestra sistemas funcione
correctamente.
 Identificar las caracteristicas de los sistemas de información y aplicarlos en
nuestra lugar de trabajo,
 Observar el aplicativo que estamos utilizando actualmente en nuestra lugar de
trabajo y mejorar en los que estamos fallando para que se mas productive para
la compania.