Este documento presenta el acta de un proyecto cuyo objetivo general es lograr una administración más ordenada de los recursos y compromisos adquiridos en las ventas de servicios técnicos de SETEC a otras unidades del ICE. El proyecto busca desarrollar formatos para controlar costos y avances, codificar talleres e clientes, actualizar información bisemanalmente, y generar informes trimestrales. Se espera que esto permita justificar presupuestos de manera objetiva y mejorar la imagen como proveedores de servicios.

1. UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL
CURSO: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS MAPD33
TAREA CLASE VIRTUAL Nº5: CHARTER DE UN PROYECTO
PROF: MÓNICA CASCANTE ELIZONDO
ALUMNO: JEFREY J. CHAVES JIMÉNEZ
FECHA DE ENTREGA: 06-11-2011
SAN JOSÉ, COSTA RICA
2011

2. ACTA DEL PROYECTO
Fecha Nombre de Proyecto
06 de noviembre del 2011 Propuesta para Programa de Cumplimiento de
Trabajos y Control de Costos en Ventas de Servicios
Técnicos del grupo de SETEC de Proyectos
Geotérmicos hacia otras UEN del ICE.
Areas de conocimiento / procesos: Area de aplicación (Sector / Actividad):
Áreas de
Conocimiento:
Integración,
Alcance, Tiempo,
Costos, Calidad,
Comunicaciones,
Riesgos
Grupo de
Procesos:
Iniciación.
Planificación.
Ejecución.
Seguimiento y
Control.
Cierre
Sector Construcción de Proyectos de Generación y
Transmisión de Energía Eléctrica.
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto
09-01-2012 14-12-2012
Objetivos del proyecto (general y específicos)
Objetivo general: Lograr una administración más ordenada de los recursos brindados y los
compromisos que se adquieran de los trabajos a desarrollar mediante la creación de una
plataforma de control de costos y cumplimiento con entrega de trabajos, en las distintas ventas
de servicios técnicos que brinda el área de SETEC de Proyectos Geotérmicos a otras UEN del
ICE. El tiempo definido para desarrollar el proyecto será de 1 año, rigiendo a partir de enero
del 2012. El costo estimado para su realización es de aproximadamente 10 millones de
colones.
Objetivos especificos
1-) Realizar un formato digital y por escrito que permita detallar los distintos puntos a
controlar (costos, avances, materiales utilizados no contemplados, observaciones), con el fin
de que los encargados de talleres electromecánicos y metalmecánicos puedan actualizar toda
la información solicitada en cuanto a los trabajos a ejecutar para los clientes a quienes se les
brindan servicios.
2-) Desarrollar una codificación adecuada de cada taller involucrado en los trabajos solicitados
y de los clientes solicitantes de servicios, para ubicar de una manera ágil y ordenada los
distintos interesados en cada trabajo a efectuar, según el formato a llevar.
3-) Proponer una actualización de la información cada cierre de bisemana; con el fin de
generar análisis periódicos en el cumplimiento de trabajos, mediante plantillas para el
seguimiento.
4-) Desarrollar canales de comunicación entre los usuarios de los servicios, y los encargados
de talleres así como jefaturas, con el objetivo de valorar los alcances obtenidos en los trabajos
efectuados y otras necesidades de carácter material y humano.
5-) Generar informes gerenciales en forma trimestral; sobre el desarrollo de los distintos
compromisos adquiridos por talleres y, en general, las ventas de servicios a los clientes
solicitantes; con el objetivo de retroalimentar a la Jefatura de SETEC sobre el desarrollo de los
distintos trabajos, avances, conflictos, toma de decisiones, cambios inesperados, entre otros.

3. Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
A finales de los años 2010 y 2011, la jefatura de SETEC del grupo de Proyectos Geotérmicos
notó un gasto considerable en mano de obra, materiales y otros servicios que no parecían estar
incluidos en los presupuestos establecidos; de acuerdo a los requerimientos de los clientes que
solicitan trabajos tanto metalmecánicos como electromecánicos, pertenecientes a distintas
UEN del ICE.
Con el desarrollo de este proyecto, la jefatura de SETEC podrá justificar, de una manera más
objetiva, los presupuestos a futuro por concepto de ventas de servicios, con el fin de brindarlos
con calidad y a un costo controlado y razonable, así como un seguimiento real de los
compromisos adquiridos por cada taller involucrado, buscando mejorar la imagen como
agentes de ventas de servicios técnicos.
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto
El producto final de este proyecto será un documento que contemple de una manera apropiada
los distintos puntos a controlar tanto en costos como en avance de los servicios a brindar por
talleres de SETEC a otras instancias de las UEN del ICE, por lo que al final se obtendrá:
a- Un formato digital y escrito, amigable y conciso, con toda la información relevante en
cuanto a costos, porcentaje real de avance de trabajos, materiales utilizados no
contemplados, así como detalles de acuerdos tomados durante las ejecuciones, esto
como observaciones importantes.
b- Codificación adecuada para cada Centro de Servicio y Centro de Producción que
solicite trabajos o servicios que SETEC pueda ofrecer.
c- Herramientas/Plantillas que generen resultados en tiempo real, con el objetivo de llevar
a cabo tomas de decisiones importantes para todos los interesados.
d- Plan de comunicación donde se incluyan los métodos para divulgar información, tanto
a nivel de alcance de objetivos, necesidades varias a nivel material y de capital
humano, entre otros.
Supuestos
• Se contará con el apoyo del Director del proyecto Geotérmico, quien está interesado en
que se lleve un plan o programa de costos y avances en diversos trabajos a ejecutarse
hacia clientes diferentes que conforman el ICE.
• La coordinación tanto de mantenimiento como de talleres, pondrán en marcha todo lo
solicitado con respecto al desarrollo de este proyecto.
• Los encargados de los talleres metalmecánicos y electromecánicos de SETEC,
brindarán apoyo y darán seguimiento a todo lo concerniente a retroalimentaciones y
actualización de documentos.
• La jefatura de Planeamiento y Control obtendrá mejores bases para analizar las
propuestas de ampliación de presupuestos, así como análisis más oportuno de gastos y
otros, según los servicios brindados a los clientes solicitantes.

4. Restricciones
• Contar con el presupuesto indicado para brindar los servicios técnicos solicitados por
las distintas UEN del ICE.
• Se estima contar con el 80% del personal técnico de SETEC.
• Debe de existir una comunicación acertada entre los talleres de SETEC, cuando de
órdenes de trabajos complementarios de unos a los otros se trate.
• Deben de respetarse los tiempos de entrega de los trabajos a ejecutar; de manera que si
se presenta un atraso ó un adelanto de los mismos, se debe de notificar, usando los
canales de comunicación oficiales.
Información histórica relevante
La estructura de Servicios Técnicos SETEC, nace en los proyectos de generación de energía
eléctrica, tanto a nivel hidroeléctrico, geotérmico, térmico, eólico y otros, como una
organización de soporte y servicios técnicos, para las obras de carácter civiles,
electromecánicas y estructurales. En el caso en particular de la estructura de SETEC de los
proyectos geotérmicos, una vez finalizada la construcción de una nueva planta geotérmica, se
brindan servicios a nivel mecánico, eléctrico, precisión así como metalmecánicos, a diferentes
entes ó UEN del ICE, que así lo requieran.
Identificación de grupos de interés (Stakeholders)
Involucrados directo(s):
Jefaturas de Suministro de Vapor del C.S.R.G. (Centro de Servicios de Recursos Geot.)
Jefaturas de Mantenimiento de Equipo de campo del C.S.R.G.
Directores de Centros de Producción de la UEN Producción de Electricidad.
Jefaturas de Líneas de Transmisión de la UEN Servicio al Cliente del ICE.
Unidad de Planeamiento y Control del grupo de Proyectos Geotérmicos.
Dirección del grupo de Proyectos Geotérmicos.
Jefatura de Servicios Técnicos SETEC.
Encargados de Talleres Electromecánicos y Metalmecánicos de SETEC.
involucrados indirecto(s):
Directores de Áreas de Conservación.
Directores de Escuelas y Colegios.
Alcaldes.
Grupos de Desarrollo Comunal.
Grupos internos de la organización como: TI, USAM, Servicios Generales, Contabilidad.
Aprobado por:
Nombre del profesor o tutor: Mónica Cascante
Elizondo
Firma:
Realizado por
Nombre del estudiante: Jefrey Chaves Jiménez