El documento describe un sistema de información llamado SARA diseñado para gestionar procesos académicos y administrativos en instituciones de educación superior. SARA integra módulos para registrar estudiantes, cursos, horarios, evaluaciones, expedientes y más. El sistema usa tecnologías web para permitir el acceso en línea a información y reportes de manera segura.

1. Sistema de Información para la Gestión Académico Administrativa en Instituciones de Nivel Superior

2. INTRODUCCIÓN En la actualidad existe una creciente demanda e interés por instrumentos provistos por la ingeniería de software, que aporten soluciones flexibles y prácticas, capaces de gestionar en forma coherente y eficaz, la rápida evolución de las organizaciones y den soporte a una amplia variedad de procesos administrativos y de los recursos humanos. Los procedimientos aplicados y apoyados en el uso de equipos de procesamiento de datos y computadores permiten el control de gran cantidad de información, facilitando su uso en el momento en que sea requerida. Reingeniería y Sistemas, C. A. ha logrado combinar los conceptos y métodos derivados de la ingeniería de software para procurar esta herramienta. En este aspecto hemos desarrollado diversas aplicaciones, que permiten manejar, con la incorporación de los conceptos de Reingeniería, la gerencia administrativa, la calidad total y su uso en los ambientes organizados. El Sistema de Información Gestión Académico Administrativa en Instituciones de Nivel Superior (SARA ® ) es la solución para aquellas organizaciones que han decidido mejorar la competitividad, la calidad de los productos y servicios y la eficiencia en la administración de sus recursos.

3. CARACTERÍSTICAS COMO PRODUCTO PROGRAMADO El Sistema de Información SARA® representa un modelo conceptual de sistema de información adecuado a la gestión académica tanto para instituciones públicas como privadas. El sistema ha sido desarrollado para satisfacer las siguientes premisas: Solventar el requerimiento de información para la toma de decisiones. Facilitar el manejo y control de los recursos financieros durante la gestión administrativa. Garantizar el cumplimiento de la normativa vigente . Contribuir con el desarrollo de las actividades Académico-Administrativas en las instituciones. Garantizar que los documentos y soportes administrativos se conviertan en un valor funcional. Cuenta con las siguientes características: Opera totalmente en ambiente Web . Procesamiento en línea y en tiempo real. Novedoso Subsistema de seguridad. Totalmente integrado : Una transacción realizada en un módulo automáticamente actualiza los archivos y registros de todos los módulos asociados o involucrados con ella. Los usuarios tienen absoluta autonomía para procesar sus datos y obtener la información en función de los privilegios asignados. Desarrollado en base a las disposiciones contenidas en el ordenamiento legal vigente. Garantiza el soporte documental de toda transacción.

4. CARACTERÍSTICAS COMO HERRAMIENTA PARA LA GESTION ACADEMICA El Sistema de Información para la Gestión Académico Administrativo en Instituciones de Nivel Superior SARA® se convierte en una herramienta indispensable para la gestión en una institución educativa. En la medida que la institución aumenta su tamaño, también crecen los inconvenientes para administrar una Institución Educativa, y el crecimiento de esta no se puede limitar. SARA permite administrar el crecimiento institucional sin incrementar proporcionalmente el gasto, convirtiendo dicho gasto en inversión, además facilita valiosos instrumentos para la planeación y ejecución académica y presupuestaria. SARA ha sido diseñado para ser ejecutado en computadoras con arquitectura abierta, que puedan ser ampliadas en la medida de las necesidades, además incorpora las condiciones y regulaciones establecidas en las Normas y Reglamentos del Ministerio de Educación Superior, CNU y las normativa interna, para ser aplicados a plenitud. SARA integra los siguientes aspectos: La Normativa Institucional La demanda estudiantil Los Recursos (Personal, Espacio Físico y Cronograma Académico) Los programas de estudio La Oferta Institucional Los expedientes estudiantiles y docentes Los Procesos Académicos y Administrativos Los procesos de evaluación y acreditación

5. Integración Funcional de Entidades: Reglamentos Nacionales e Internos Órganos Institucionales Académicos, Administrativos y Planificadores Recursos Institucionales como Oferta de Estudios, Docentes y Planta Física Procesos de Ingreso, Evaluación, Acreditación y Egreso Expedientes Estudiantiles y Docentes Niveles de Seguridad Docentes Pensum Planta Física Nacionales Internos Académicas Administrativas Inscripción Evaluación Grado Estudiantes Expedientes REGLAMENTOS RECURSOS PROCESOS UNIDADES Planificadoras

6. SERVICIOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA PROCESOS Ingreso Preinscripción Ingreso Inscripción (Nuevos, Regulares, Reingreso) Egreso Retiro y Deserción Cambio de Carrera Egreso (Grado) Evaluación Evaluación Acreditación y/o Equivalencias Planificación Administración Inicio Período Académico Cierre Período Académico Estimación de la Demanda REGISTROS Planta Física (Aulas, Laboratorios, Talleres, etc.) Carreras, Especialidades, Menciones, Postgrados Pensum Materias (Regulares, Electivas, Pasantías, etc.) Calendario y Cronograma Académico Evaluaciones, Histórico de Notas Cambios de Carrera Cambios de Pensum (versiones) EXPEDIENTES Estudiantes Docentes

7. ACADEMICAS Proceso Nuevo Período Determinar Calendario de Actividades Fin Semestre actual Calendario Inscripciones Nuevos Regulares Calendario Proceso de Selección Calendario Modificaciones Calendario Nuevo Semestre Consejo de Profesores Inducción Nuevos Profesores Inicio de Actividades Entrega Plan Evaluativo Corte 75% Fin de Semestre Calendario de Grados Calendario de Eventos Deportivos Culturales Especiales Festivos Determinar Limites Institución Espacio Físico Personal Doc., Administrativo y Obrero. Determinar Nueva Matricula Nuevos Desertores Promociones Egresos Asignar Responsabilidades Proc. de Inscripción Asig. de Ayudas Proc. de Selección Información Interna Procesamiento de Datos Culminación de Contratos Renovación de Contratos Aumentos y Disminución de Carga Promociones de Docentes Ubicar Cada Proceso 2da. Revisión Inicio Proceso de Inscripción Confirmar estimaciones y tomar las acciones de caso. Inicio de Actividades (Controlar la Ejecución ) PLANIFICACION ACADEMICO-ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVAS Estimar Costos Aranceles Plan de Captación Establecer Gasto Acad. Estimar Nro./Monto Ayudas Calendario de Cobranza Estimación Flujo de Caja Estimación Nómina Prof. Corte Administrativo Culminación de Contratos Nueva Contratación Promover Personal Solicitar Mat. y Equipos Requeridos Plan de Preparación de la Instalación Física Plan de Mantenimiento de Equipos Verificar Inventarios 2da. Revisión Inicio de Inscripciones Confirmar estimaciones Plan de Inversión Asegurar Flujo de Caja

8. Procesos de Preinscripción Registro de preinscripción Prueba de selección y registro de resultados Inscripción y consignación de documentos Variedad de Reportes y Consultas Rel. de Inscritos (Especialidad, Turno, Mención, etc.) Rel. de No inscritos, Deserción, etc. Rel. de Ocupación (Materia, Sección, No asignados, Aula) Colisión de Horarios Carga Docente y Desocupación Docente Horarios Docentes, Aulas Rel. Diaria de Caja Estadísticas REPORTES Caja Aranceles Matricula Servicios Preinscripción Documentos Preinscripción Selección Pruebas Entrevista, etc. Publicación Reg. Oferentes OPSU Otros Inscripción Planilla Inscripción Documentos Selección de Materias Carnet Constancia Oferente

9. Procesos de Inscripción (Presencial y/o WEB) Inscripción de alumnos regulares (antes del inicio del periodo) Inscripción de alumnos no regulares Inscripción de alumnos por reincorporación o equivalencias Cambios en la inscripción Variedad de Reportes y Consultas Rel. de Inscritos (Especialidad, Turno, Mención, etc.) Rel. de No inscritos, Deserción, etc. Rel. de Ocupación (Materia, Sección, No asignados, Aula) Colisión de Horarios Carga Docente y Desocupación Docente Horarios Docentes, Aulas Rel. Diaria de Caja Estadísticas REPORTES Caja Aranceles Matricula Servicios Inscripción Asignación de Materias Carnet Constancia Regulares y no regulares Caja Aranceles Matricula Servicios Acreditación, Equivalencias o reincorporación Inscripción Selección de Materias Carnet Constancia

10. EVALUACION CONTINUA (Presencial y/o WEB): Plan de Evaluación Evaluación Resultados Variedad de Reportes y Consultas Rel. de Planes Consignados (Especialidad, Docente, etc.) Rel. de Evaluaciones (Ejecutadas, Pendientes, Retardos, etc.) Rel. de Ocupación (Materia, Sección, No asignados, Aula) Rel. de Aprobados, Reprobados, Deserciones, etc.) Rel. de Culminación de Estudios Constancias de Notas, Certificaciones Estadísticas Rel. Diaria de Caja REPORTES Plan de Evaluación Emisión de listas Docente Reg. de la Evaluación Estudiante Consulta Evaluación

11. ESPECIALIDADES (OFERTA DE ESTUDIOS): Especialidades (Profesiones, Departamentos, etc.) Pensum (Versiones) Asignaturas (Regulares, Electivas, Complementarias, etc.) Horarios Espacio Físico (Aulas, Laboratorios, Etc.) Docentes (Profesores, Auxiliares, Preparadores, etc.) Variedad de Reportes y Consultas Rel. de Asignaturas (Especialidad, Pensum, etc.) Rel. de Horarios (Turno, Especialidad, etc.) Rel. de Ocupación (Materia, Sección, No asignados) Rel. de Ocupación (Aula, Laboratorio, etc.) Rel. de Docentes Estadísticas REPORTES Horarios ESPECIALIDADES Pensum Asignaturas Docentes Planta Física

12. ASPECTOS DEL SERVICIO ADICIONAL Desconcentración de Control de Estudios Consulta de la Oferta de Estudios Consulta de Evaluaciones Contenidos Programáticos Consulta de Horarios Consulta del Espacio Físico (Aulas, Laboratorios, Etc.) Consulta de Docentes (Profesores, Auxiliares, Preparadores, etc.) ASPECTOS DEL FUNCIONAMIENTO ADICIONAL Intranet Internet Docentes Asignaturas Horarios Estudiantes Evaluaciones Listas

13. Características: Permite el mantenimiento de la información operativa y funcional de las estructuras que conforman la organización en cuanto a la actividad operacional documental. Facilita la conformación y seguimiento de documentos y operaciones de la actividad entre las distintas unidades administrativas. Permite la consolidación de la información relativa a los tipos de documentos, la construcción de expedientes, así como la identificación de la ruta o partes que conforman el flujo de los documentos dentro de los departamentos que conforman a la organización. Permite la identificación y clasificación de las bases conceptuales que motivan el traslado y tránsito interno de documentos. Facilita la administración de oficios de traslado o remisión, como proceso involucrado en la conformación de expedientes, así como su inventario. Facilita el seguimiento para consulta de los expedientes y acciones llevadas a cabo para su conformación por condición documental. Permite conocer dónde y en qué estado se encuentra cada documento o expediente y el tiempo transcurrido desde su recepción. … . continúa Control de Documentos Controla las actividades derivadas del seguimiento y flujo de documentos dentro de la estructura operativa organizacional, facilitando la identificación de las reglamentaciones a cumplir para el traslado tanto de documentos y expedientes, mediante la incorporación de vínculos operacionales con el resto de las aplicaciones administrativas, así como permitir ampliar el panorama de gestión durante la consecución de los procesos documentales de la administración.

14. Control de Documentos Garantizar la seguridad de la información para cumplir con la normativa vigente. Mantener un control de los documentos en línea, dentro y fuera de la red. Protege y distribuye eficazmente la información confidencial. Asigna contraseñas compartidas con permisos de acceso incorporados que definen con precisión las acciones que un individuo puede realizar con un documento. Recepción de Documentos Tramitación Archivo Recepción Tramitación Evaluación Seguimiento Archivo Estadísticas Seguridad

15. Sistemas Base de Datos Seguridad El módulo supervisor es la herramienta que administra la seguridad y configuración del sistema. Presenta las siguientes características: Identifica a cada usuario y sus particularidades, así como su asociación a grupos de trabajo y funciones. Permite a la organización autorizar y controlar las actividades que pueden ejecutar los grupos o usuarios del sistema. La actividad realizada por cada usuario es registrada y monitoreada, facilitando la evaluación y el seguimiento de ocurrencias. La habilidad de registrar las ocurrencias, permite evaluar la actividad de la organización, obteniendo las estadísticas necesarias del funcionamiento operativo de la administración. El ambiente de seguridad no sólo registra la actividad del sistema, también incorpora la detección de intencionalidad , reportando en forma de alertas los intentos de acceso restringido de aquellos usuarios no autorizados. Está orientado a tres vistas que garantizan la seguridad y su permanente operatividad: La presencia de un administrador del Sistema La designación de un administrador de la Base de Datos La presencia de una unidad de Seguridad y control de alertas

16. El Módulo de Seguridad y Supervisión integra los siguientes recursos tanto tecnológicos, como programados: BASE DE DATOS Seguridad Administrador Aplicaciones Sistema Operativo Administrador Base de Datos Usuarios Grupos Accesos Módulos Transacción Calendario LOG Transacciones Intensiones FIREWALL Servidor WEB Servidor de Aplicaciones

17. FICHA TECNICA El sistema esta desarrollado usando la tecnología AJAX (Web 2.0) con interfase Web Desktop, permitiendo su operación en ambientes Intranet e Internet Lenguajes Librerías PHP 5.2 o superior AdoDB PHP 5 Java 1.5 JDK Ext JS 2.1 JavaScripts 1.5 PHP-Java Bridge PL/PG SQL JasperReport 3.0.0 XML (Extensible Markup Language) JSON (JavaScript Object Notation) CSS versión 2.0 o superior Navegadores Internet Explorer 6 FireFox 3.0 (PC, MAC) Opera 9+ (PC, MAC) Safari 2 Requerimientos de Software GNU/Linux con Kernel 2.6 o Superior, o compatible UNIX Apache Web Server 2.0 o superior Java RunTime Enviroment 1.5 o superior NFS Server/client 2.0 Samba Server/client 3.0 PostgreSQL version 8.2.4 o superior