El documento describe los diferentes procesos de la gestión administrativa en una institución educativa. Estos incluyen el apoyo financiero y contable, el apoyo a la gestión académica, la administración de recursos físicos y el talento humano. El documento también incluye preguntas clave y una escala de desarrollo para evaluar el estado actual de cada proceso administrativo.

1. GestiónAdministrativa
Presentación
En la institución educativa, la Gestión administrativa se halla orientada aproveer los
recursosfinancieros,físicos,logísticosyhumanosnecesariosalaprestacióndelservicio
educativo. En esta área se analizan la capacidad de la institución para guiar sus siste-
masde apoyo en beneficio delquehacer pedagógico, y la manera como la administra-
ciónfundamentasurazóndeserenfuncióndelasdemandasdelaGestiónacadémica.
La información para el respectivo análisis se ha organizado en seis grandes áreas.
Por esta razón, es importante señalar que en este apartado se incluyen los proce-
sos requeridos para el funcionamiento ordenado de la institución educativa y que a
continuaciónseexponen.
Apoyofinancieroycontable:identificalosprocesosdeadministracióndelos
recursosfinancierosysurespuestaalasprioridadesynecesidadesinstituciona-
les del proyecto educativo; informa del manejo de la documentación e informa-
ción contable y del uso de éstasen la planeaciónfinanciera en la institución.
Apoyoalagestiónacadémica:seorientaalaadministracióndelainformación
ylosprocesosparaelapoyoalagestiónacadémicadelainstituciónyexaminala
agilidadyconfiabilidad,tantoenelprocesodematrículacomoenlaexpediciónde
constancias,certificados,boletinesde notasy otrosdocumentos.
Administraciónderecursosfísicos:buscagarantizarlaexistenciaydispo-
nibilidad de recursos físicos (laboratorios, biblioteca, talleres y salas de infor-
mática,entreotros)yotrossuministrosquesirvandeherramientasparael
aprendizaje escolar.
Administracióndelaplantafísica:seorientaaasegurarlosrequerimientos
dela plantafísica delainstitución que corresponden alasnecesidadesidenti-
ficadas poreldireccionamiento estratégico.

2. Servicios complementarios: provee de programas y servicios que apoyan el
desarrollo físico, emocional y social de los educandos y facilitan su socializa-
ción y proceso de aprendizaje.
Talento humano: se orienta al diseño de políticas y programas que apoyan el
desarrollo armónico del talento humano en la institución educativa y promue-
van las competencias para el cumplimiento del proyecto educativo institucio-
nal. También establece la coherencia entre los retos y demandas institucionales
y eltalento humano que se requiere para afrontarlos constructivamente.
Preguntasclaveparaelanálisisdelainformación
Lasnecesidadesyexpectativasdeláreapedagógicadelainstitución,¿orien-
tan adecuadamente la prestación de los servicios por parte del área adminis-
trativa?
¿Seorientanlosrecursosinstitucionalesalapoyo ydesarrollodeldirecciona-
miento estratégico propuesto en el PEI?
Mapa del área de gestión administrativa
Misión
Institución Educativa
PEI
Organizalosprocesosdeapoyo
Visión
a través
Apoyo
gestión
académica
Administración
recursos físicos
Administración
planta
física
Administración
servicios
complementarios
Calidad y oportunidad
Proceso, programas y servicios institucionales
Gestión Directiva
Gestión Académica Gestión Comunitaria
Gestión
administrativa
Apoyo
financiero
contable
Talento
humano

3. 38
Escaladedesarrolloinstitucionalde
Gestión administrativa
Acontinuaciónfiguraelinstrumentoquepermitirávalorarelestadodedesarrollode
la institución en el área de Gestión administrativa. Para cada uno de los aspectos
lea cada uno de los descriptores y establezca el que mejor identifica el nivel de
desempeño de los procesos de su institución. Marque en la tabla de resultados la
letracorrespondientealniveldedesempeño seleccionado.
PROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE
ASPECTO 1 EXISTENCIA 2 PERTINENCIA 3 APROPIACIÓN 4 MEJORAMIENTO
CONTINUO
Presupuesto
anual del Fondo
de Servicios
Educativos
(FSE).
Elpresupuestodelains-
titución es un agregado
deingresosygastossin
relación con laspriorida-
des institucionales; la
institución carecede
mecanismos de planea-
ción financiera.
La elaboración del pre-
supuesto se hace te-
niendo en cuentalas
necesidadesdesedesy
niveles y tomando como
referentes el Plan ope-
rativo anual, el PEI,el
Plan de mejoramiento
institucionalylasdispo-
siciones delDecreto
0992del21demayode
2002.
Existen procedimientos
definidosparaquelasse-
des y los niveles puedan
elaborar el presupuesto
deformaacordeconlas
actividadesymetases-
tablecidasenelPlanope-
rativoanual;elplandein-
gresosyegresospermite
su relación con los flujos
de caja y el presupuesto
constituyeun instrumen-
to verdadero deplanea-
ción y gestiónfinanciera
que operade formaco-
herente con otros proce-
sos institucionales.
La elaboración delpre-
supuesto se evalúay
mejora para facilitar la
coordinación entre las
necesidades de lasdis-
tintassedesyniveles;los
procedimientos deaná-
lisis financiero y de pro-
yección presupuestal se
utilizan efectivamente
paralaplaneaciónyges-
tiónfinancierasdelains-
titución.
Contabilidad. La institución lleva regis-
tro de algunas de sus
actividades,perodefor-
madesorganizadaysin
latotalidaddelossopor-
tes respectivos.
Lacontabilidaddelains-
tituciónseorganizade
acuerdo con los requisi-
tosreglamentariosydi-
ferencia claramente los
serviciosprestados,pero
suusoselimitaalaela-
boración de informes
para los organismos de
control,de modo quees
imposible contarcon
esta información como
instrumento deanálisis
financiero.
La contabilidad está
disponible de manera
oportuna y los informes
financieros permiten
realizar un control efec-
tivo del presupuestoy
del plan de ingresos y
gastos.
La contabilidad delFSE
tienetodossussoportes:
los informes financieros
necesariosseelaborany
presentan dentro de las
fechas establecidas por
las normas y se usan
parael controlfinanciero
de la institucióny para la
tomadedecisionesenel
cortoyenellargoplazo;
sus resultados, aportan
información paraajustar
los planes de mejora-
miento institucional.
Recaudo de
ingresos.
La institución hadefini-
do algunas actividades
paraelrecaudodeingre-
sos y el desembolso de
egresospero,ocasional-
mente,losregistrosado-
lescen de consistencia y
son incoherentes res-
pecto del plan de ingre-
sos y gastos estipulado.
Secuentaconprocesos
para el recaudo dein-
gresos y la realización
degastos;dichosregis-
tros son consistentes y
coinciden plenamente
conelplandeingresos
y gastos de la institu-
ción.
Existenprocesos claros
paraelrecaudodeingre-
sos y la realización de
gastos,quesonconoci-
dos por la comunidad y
su funcionamiento,es
coherenteconlaplanea-
ciónfinancieradelains-
titución.
Hayevaluaciónysegui-
miento de los procesos
derecaudodeingresos
y derealización de gas-
tos; dicha información
retroalimenta la planea-
ción financiera y apoya
la toma de decisiones.

4. ASPECTO 1 EXISTENCIA 2 PERTINENCIA 3 APROPIACIÓN 4 MEJORAMIENTO
CONTINUO
Procesos de La realización de las La institución ha esta- En los procesos de El proceso de compra es
compra. compras de los recur- blecidounprocesoenla compra de los recursos evaluado, entre otros, en
sos para el aprendizaje compra de recursos para el aprendizaje se relación con la satisfac-
se hace sin la consulta para el aprendizaje (li- verifica que éstos res- ción de las necesidades
de las necesidades de bros, computadoras, la- pondan a las necesida- y expectativas de los
docentes y estudiantes. boratorios, etc) que des y expectativas de usuarios; dichas evalua-
consulta las necesida- docentes y estudiantes. ciones orientan acciones
des de docentes y es- de mejoramiento.
tudiantes.
PROCESO: APOYO A LA GESTIÓN ACADÉMICA
ASPECTO 1 EXISTENCIA 2 PERTINENCIA 3 APROPIACIÓN 4 MEJORAMIENTO
CONTINUO
Proceso de
matrícula.
El proceso dematrícula
se desarrolla segúnlos
criterios adoptados en
cada una de las sedes.
Existe una política para
el desarrollo de la ma-
trícula que garantiza la
agilidad en elproceso
coherente conpolíticas
nacionales y regionales.
Lacomunidadeducativa
reconoce en lainstitu-
ciónunprocesodema-
trícula ágil y oportuno
que toma en cuenta las
necesidades de los es-
tudiantesy padresdefa-
milia.
La evaluación de la sa-
tisfacción de los padres
y estudiantes en rela-
ción con el proceso de
matrícula, entre otros
aspectos, animalos
ajustes y mejoramientos
al proceso.
Archivo acadé-
mico
La información acadé-
mica de los estudiantes
aparece organizada en
algunas sedes según
criterios diferentes.
La institución cuenta
conunsistemadearchi-
voorganizadodondese
integradecontinuolain-
formación históricade
los estudiantes de todas
las sedes.
El sistema dearchivo
implementadolepermi-
te a la institución dispo-
ner de forma oportuna
de la información de los
estudiantes ypermitela
expedición deconstan-
cias y certificados de
maneraconfiable,opor-
tuna yexpedita.
La evaluación de la ca-
lidadydisponibilidadde
la informaciónarchivada
permitealainstitución
mejoraryajustarsusis-
tema administrativo.
Boletines de
notas.
Laexpedicióndebole-
tines de notas presenta
en ocasiones inconsis-
tencias e irregularida-
des.
La institución haesta-
blecido una política uni-
ficada para administrar
la expedición de los bo-
letinesdenotasdeigual
manera en todassus
sedes.
Elsistemaimplementa-
doparalaexpediciónde
boletines es ágil, opor-
tunoysecuentaconlos
sistemas de control ne-
cesarios paragarantizar
la consistencia de la in-
formación.
La expedición de bole-
tines se revisa periódi-
camente para mejorarla.
PROCESO:ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
39
ASPECTO 1 EXISTENCIA 2 PERTINENCIA 3 APROPIACIÓN 4 MEJORAMIENTO
CONTINUO
Adquisición de En el proceso de adqui- La institución ha esta- El proceso establecido La evaluación de la dis-
los recursos sición de recursos para blecido un proceso para para la adquisición y ponibilidad y calidad de
para el el aprendizaje (computa- la adquisición de los re- mantenimiento de los los recursos para el
aprendizaje. dores, laboratorios, bi- cursos para el aprendi- recursos para el apren- aprendizaje, entre otros
blioteca, etc) priman los zaje que consulta las dizaje garantiza la dispo- factores, orienta accio-
intereses aislados de al- demandas de su direc- nibilidad oportuna de los nes de mejoramiento.
gunos docentes o los cionamiento estratégico mismos.
criterios de la administra- ylasnecesidadesdelos
ción municipal que dota usuarios.
la institución educativa.

5. 40
PROCESO:ADMINISTRACÓN DE LA PLANTA FÍSICA
ASPECTO 1 EXISTENCIA 2 PERTINENCIA 3 APROPIACIÓN 4 MEJORAMIENTO
CONTINUO
Mantenimiento
planta física.
El mantenimiento de la
planta física se realiza
ocasionalmente.
La institución hadiseña-
do un programa de
mantenimiento preventi-
vo de su planta física.
La institución asegura
los recursos para cum-
plirelmantenimientode
laplantafísica.
El programa de mante-
nimiento de la planta fí-
sica se revisa ymejora
continuamente.
Programas para
adecuación y
embellecimiento
de la planta
física.
La institución carece de
programas para impul-
sar el mejoramiento de
la planta física con ayu-
dasdelacomunidado,
en ocasiones, estos
auxilios constituyen ac-
tividades aisladas y sin
continuidad alguna.
La institución ha diseña-
do programas para pro-
mover el mejoramiento
de su planta física con
ayudadelacomunidad.
Los programas diseña-
dos para el mejoramien-
todelaplanta físicase
llevanacaboperiódica-
mente y cuentan con la
participación de diferen-
tes sectores de la co-
munidad educativa.
Los programasdeme-
joramiento de la planta
física se evalúanperiódi-
camenteysusresulta-
dos propician acciones
de mejoramiento.
Seguimiento al
uso de
espacios.
La institución tiene algu-
nos registros que al te-
ner una pobre sistema-
tización le permitentener
solo información parcial
sobre lamaneracomo
se están utilizando los
espacios físicos.
La institución haimple-
mentado unsistema de
registro y seguimiento al
usodelosespaciosfísi-
cos.
Los indicadoressobre
utilización de los espa-
cios físicos le permiten
a la instituciónelaborar
una programaciónco-
herente de las activida-
des que en ellos se
realizan.
La evaluación deluso
de los espacios físicos
posibilitaalainstitución
diseñar y dirigir accio-
nesdemejoramiento.
ASPECTO 1 EXISTENCIA 2 PERTINENCIA 3 APROPIACIÓN 4 MEJORAMIENTO
CONTINUO
Suministros y
dotación.
La adquisición de los
suministros se realiza
periódicamente según
se vaya necesitando.
Sehadiseñadounpro-
ceso para garantizar la
adquisiciónydistribución
oportuna de los suminis-
tros necesarios para la
utilizacióndelosequipos
comopapel,materialde
laboratorios, marcadores
y/otizas,etc.
El proceso para laad-
quisiciónyelsuministro
deinsumos parael de-
sarrollo del programa
educativose halla arti-
culadoconlapropues-
ta pedagógica de la
institución.
El proceso de adquisi-
ción y suministro de
insumos para el desa-
rrollodel programaedu-
cativo se evalúa, entre
otras,enrelaciónconsu
apoyo a la propuesta
pedagógica y respecto
de la evaluación de do-
centesyestudiantes.
Mantenimiento El mantenimiento de los Para garantizar la dispo- El programa de mante- La evaluación del pro-
equipos y equipos sólo se realiza nibilidadyelusodelos nimiento de los equipos grama de mantenimien-
recursos para el cuando éstos sufren un equipos, la institución ha institucionales, tanto pre- to de equipos considera,
aprendizaje. daño. Los manuales se diseñado un programa ventivo como correctivo, entre otros temas, la sa-
encuentran en desor- de mantenimiento pre- se cumple adecuada- tisfacción de los usua-
den o no son asequibles ventivo,encasodere- mente; así se garantiza riosconelestadodelos
para los usuarios querirse, se cuenta con el estado óptimo, tanto equipos y la administra-
mantenimiento oportu- de los recursos para el ción de los manuales de
no.Losmanualesdelos aprendizaje como de los uso. Los resultados de
equipos están disponi- equipos necesarios para las evaluaciones orien-
bles. la gestión del área admi- tan acciones de mante-
nistrativa. Los manuales nimiento.
de uso están disponibles
cuando se requieran.
Seguridad y La institución tiene una La institución ha levan- La comunidad educati- El panorama de riesgos
protección. aproximación parcial a tado el panorama com- vaconoceyadoptalas es revisado y actualiza-
su panorama de riesgos pleto de riesgos físicos. medidas preventivas do de manera periódi-
físicos o se encuentra derivadas del conoci- ca.
apenas en proceso de miento cabal del pano-
iniciar el levantamiento. rama de riesgos.

6. PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
ASPECTO 1 EXISTENCIA 2 PERTINENCIA 3 APROPIACIÓN 4 MEJORAMIENTO
CONTINUO
Servicios de La institución carece de Los servicios comple- La institución cuenta Los servicios comple-
transporte, programas o actividades mentarios se ofrecen de con programas defini- mentarios que se ofre-
restaurante y destinados a ofrecer ser- manera esporádica o su dos para algunos de los cen tienen la calidad
cafetería y salud vicios complementarios. cobertura es insuficiente servicios complementa- requerida y se prestan
(enfermería, en relación con la cuan- rios, los presta con la oportunamente; la insti-
odontología, tíadelalumnado;lacoor- calidad y la regularidad tución ha desarrollado,
sicología). dinaciónconlaofertadel necesarias para atender por sedes, programas
municipio o de otras en- los requerimientos del sensibles a las deman-
tidades es mínima. estudiantado y existe dasdelosestudiantesy
una articulación con la cuenta por demás con el
oferta externa de mane- apoyo de otras entida-
ra sistemática. des e instituciones para
su prestación; existen
mecanismos de evalua-
ciónyseguimientodela
calidad de los servicios
complementarios y el
sistema es receptivo a
las necesidades del es-
tudiantado.
PROCESO: TALENTO HUMANO
41
ASPECTO 1 EXISTENCIA 2 PERTINENCIA 3 APROPIACIÓN 4 MEJORAMIENTO
CONTINUO
Perfiles. La institucióncuenta
con perfiles poco espe-
cíficos que no orientan
con claridad el proceso
de selección o solicitud
depersonal.
Los perfiles se encuen-
tran bien definidos, son
coherentes con el PEI y
conlanormatividadvi-
gente; sin embargo, no
son tenidos en cuenta
en los procesos dese-
lección, solicitud e in-
ducción del personal.
Los perfiles con que
cuenta la institución se
usan para la toma de
decisionesdepersonaly
son coherentes con es-
tructura organizativa de
lainstitución;suuso,en
procesos de selección,
facilita el desempeño de
laspersonasquesevin-
culan laboralmente a la
institución.
Elprocesodedefinición
yusodelosperfilespara
laselección del perso-
nalseevalúaysemejo-
ra continuamenteen
funcióndelosplanesde
mejoramiento de la ins-
titución y de sus nece-
sidadesdepersonal.
Formación y
capacitación.
La formación y la capa-
citaciónson asumidas
como un asunto de in-
terés de cada docente
y la institución acepta
procesosdeformación,
sin evaluar su pertinen-
cia en relación con su
PEI o sus propias nece-
sidades.
Existen lineamientos
que le permiten a la ins-
titución y sus miembros
optar por procesos de
formación ycapacita-
ción en coherenciacon
elPEIyconlasnecesi-
dadesdetectadas.
La institución tiene un
programa de formación
que responde a proble-
máticas identificadas y
demandas específicas;
existen criterios claros
para valorar la oferta
externa y se cuenta con
destinación de recursos
para adelantar procesos
de capacitación inter-
nos.
Los procesos de forma-
ciónsoncoherentescon
los planes de mejora-
miento institucional y
desarrollo profesional;
existe un sistema de
evaluación de los planes
de formación respecto
de su incidencia en el
mejoramientode los
procesos de enseñanza
yaprendizajeyenelde-
sarrollo institucional y, la
información al respecto,
esutilizadapararetroa-
limentar los programas
deformaciónanual.

7. 42 ASPECTO 1 EXISTENCIA 2 PERTINENCIA 3 APROPIACIÓN 4 MEJORAMIENTO
CONTINUO
Apoyo y La investigación en la La institución cuenta La institución cuenta con La institución es recono-
estímulo a la institución se encuentra conunapolíticadeapo- investigaciones impulsa- cida por sus desarrollos
investigación. aún en estado incipien- yo a la investigación y a das por ella misma, ha investigativos y porque
te;secarecedeapoyo la producción de mate- desarrollado planes para discute y perfecciona
yseguimientoalasini- riales relacionados con la divulgación de este sus planes de investiga-
ciativas particulares de la investigación; asimis- conocimiento entre sus ción y busca fuentes de
los docentes. mo,sehandefinidote- miembros y ha dado ini- financiación que favorez-
masyáreadeinterésde cio a la formulación de can las condiciones para
acuerdo con el PEI. planes de investigación e su desenvolvimiento.
incentivos a esta activi-
dad.
Evaluación de La institución realiza eva- La institución ha imple- Las acciones de mejora- La evaluación al proce-
desempeño. luaciones relacionadas mentado un proceso de miento y los acuerdos so y los resultados ob-
con el desempeño de evaluación de desempe- establecidos en el proce- tenidos en la evaluación
docentes, directivos do- ño para docentes, direc- so de evaluación del de desempeño, han
centes (cuando aplica) y tivos docentes y personal desempeño han permi- orientado acciones de
personal administrativo administrativo que inda- tido el mejoramiento del mejoramiento. Los re-
de forma esporádica y ga los diferentes aspec- mismo en los equipos sultados son presenta-
sincontarconunmode- tos en el desarrollo del docentes, directivos do- dos a la comunidad y
lo de evaluación para cargo; dicho proceso centes y administrativos; son utilizados para defi-
ello. cuenta con indicadores y el proceso de evaluación nir el desarrollo profesio-
referentes claros que de docentes y directivos nal y el mejoramiento
además de ser de cono- docentes es conocido institucional, así como
cimiento común se en- por la comunidad y para la creación de pla-
cuentran en concordan- cuenta con un respaldo nes de incentivos, el
cia con la normatividad amplio entre los miem- apoyo a la investigación,
vigente (Decreto 2582 de bros de la institución. etc.
septiembre 12 de 2003).