PROPUESTAS

1. PROPUESTAS
SISTEMAS DE
INFORMACION
Julio de 2021

2. SITUACION
ACTUAL

3. COSTOS SITUACION
ACTUAL
$125.000.000 -
Mantenimiento Anual
(Ellucian)
$ 65.000.000 –
Licenciamiento y soporte
Anual (Oracle)
TOTAL $190.000.000

4. INVERSION REIMPLEMENTACION TOTAL
VALORES EN DOLARES

5. INVERSION
ACTUALIZACION
PARCIAL DE LA
SOLUCION
$ 70.000.000 - SERVIDOR $ 180.000.000 –ACTUALIZACIÓN
LICENCIAMIENTO ORACLE Y
WINDOWS.
$ 270.000.000 – SERVICIOS DE
MIGRACIÓN Y ACTUALIZACIÓN.
TOTAL $520.000.000

6. PROBLEMÁTICA
ACTUAL

7. CUADRO
COMPARATIVO
SOLUCIONES
CONSULTADAS
FABRICANTE SISTEMA TARIFA ANUAL TARIFA MENSUAL
Q10 Q10 $ 18.400.000 $ 1.533.333
UPWARE CAMPUS RACK $ 245.000.000 $ 20.416.667
DATASAE SIGA $ 87.600.000 $ 7.300.000

8. SOLUCION
SUGERIDA
“SIGA”

9. SUBSISTEMAS SIGA
Administración de Usuarios,
Grupos, Perfiles
Administración de reportes del
sistema
Configuración y
parametrización
del sistema
Preinscripción, inscripción,
selección y admisión de
aspirantes
Horarios y encargados de
entrevistas de admisión
Admisiones
Registro de calificaciones
Expediente (Carpeta) académica del
estudiante
Manejo de Homologaciones
Hoja de vida: información del estudiante
Manejo de candidatos a grado: desde la
revisión de la carpeta académica hasta la
inclusión del estudiante dentro del acta de
grado
Historia académica
Generación de carnets de los estudiantes
Manejo de Tesis o proyectos de grado
Certificaciones y o constancias
Registro y control
académico
Registro de matrícula
Cupos de asignaturas
Control de prerrequisitos
Movimientos académicos del estudiante
Matrícula
académica
Control de carga académica
Hojas de vida
Otras actividades distintas a la carga
académica
Horario de carga académica
Gestión de información
profesoral
Evaluación del docente por parte de
los estudiantes
Evaluación de
docente

10. Registro de egresados
Registro de graduados
Registro del diploma de grado
Generación de las actas de grado
Manejo de la hoja de vida
Manejo de contacto con los graduados y egresados
Gestión de Egresados y
graduados
Expediente (Carpeta) académico: reingresos,
traslados, transferencias, asignaturas,
matriculas, periodos cursados
Control de documentos: documentos
solicitados por la institución, con estados de la
documentación
Hoja de vida del estudiante: información de
carácter personal
Gestión de
estudiantes
Manejo de la planta física: aulas físicas
Gestión de la programación académica:
docentes, aulas, horario, cupo ofertado
Generación de horarios de recursos: Horario por
programa académico y por semestre, horario del
docente en el periodo académico, horario del
aula por periodo académico.
Programación
académica
Preinscripción de estudiantes: aprobar estudiantes de acuerdo al pago realizado
Matricula financiera: manejo de los conceptos financieros que afecta los pagos que debe realizar los estudiantes para el
proceso de matricula.
Adiciones y cancelaciones: desprendibles generados a los estudiantes por adiciones y cancelaciones.
Validaciones y homologaciones: desprendibles por concepto de pagos de homologaciones o validaciones.
Financiaciones a estudiantes: registro de financiaciones autorizadas a estudiantes(valor, cuotas etc.)
Recepción y control de pagos: mediante código de barras, cobros pecuniarios, becas entre otros.
Conexión con bancos: subir información de archivos planos entregados por los bancos.
Integración con pasarela de pagos: PSE, PAYU, Placetopay etc.
Estado de cuenta: estado de cuenta de los estudiantes (AL DIA O CON MORA).
Reportes e informes: balance diario o mensual de pagos realizados a la institución.
Integración con software contable o ERP
Matricula financiera
Envío de comunicados por coreo
electrónico a la comunidad de la
institución
Se permite el envío de mensajes de
texto a la comunidad de la institución
Subsistema de
comunicaciones

11. Integración con Moodle 2.3.x
Registro semestral o por
módulos de las asignaturas
matriculadas hacia el sistema
moodle
Integración con
Moodle
Envío de notificaciones a través del proceso de
admisiones.
Envío de notificaciones de correo electrónico en el
proceso de matrícula académica y financiera.
Envío de contraseñas a los estudiantes.
Recuperación de la contraseña de los usuarios del
sistema
Integración con correo
electrónico
Reserva de espacio por parte de los
docentes, dependiendo de la
ocupación.
Reserva de
espacios.
Gestionar los diferentes
proyectos de investigación de
la universidad, incluyendo los
proyectos de grado de los
estudiantes.
Proyectos de
investigación
Entrada y salida de los docentes en la
institución, controlando la cantidad de horas
dictadas y pendientes de cumplir en cada
quincena.
Control de docentes.
Programación y gestión de los espacios de
práctica
Registro y seguimiento de los casos llevados
por los estudiantes de prácticas.
Registro de las calificaciones a los
estudiantes.
Consultorio
jurídico

12. Gestión de empresas
Gestión de ofertas de empleo
Envío de correo a posibles
postulantes a los empleos
Gestión de administración del
módulo.
Bolsa de
empleo
Descuento electoral
Descuento por egresado
Descuento por relación laboral
Cargue de soportes para aplicar el descuento.
Gestión de solicitud de
descuentos
Administración de encuestas
Ver encuestas programadas
Gestión y
manejo de
encuestas

13. FASES DE
IMPLEMENTACION Y
CRONOGRAMA
ESTIMADO
Análisis , validación
de información,
recolección de datos
y propuestas de
integración ---- Mes y
medio.
Perfilamiento,
entrega de ambiente
de pruebas, cargues
parciales,pruebas
técnicas y funcionales
--- Dos meses.
Integración , creación
y prueba de reportes
,pruebas funcionales
finales, capacitación
técnica y funcional ---
- Mes y medio.
Entrega de
documentación,
socialización de
resultados de
pruebas,entrega de
ambiente de
producción ---- Dos
semanas.

14. PROBLEMÁTICA
ACTUAL
Es importante tener en cuenta que con el fin de tener una etapa de implementación
satisfactoria se deben tener en paralelo los sistemas antiguo y nuevo, en este punto se
informa que el contrato de soporte y licenciamiento de Oracle para Banner vence en
Diciembre del 2021.
Es necesario contar con lideres funcionales de apoyo, los cuales tendrán a su cargo la
implantación de los procesos actuales, el diseño y ejecución de pruebas funcionales y
adicionalmente serán capacitados en el uso de la herramienta, el siguiente es el listado de
áreas que requerirán contar con un líder funcional :
• Secretaria General
• Registro y control
• Cartera
• Contabilidad
• Planeación
• Bienestar
• Vicerrectoría Académica
• Extensión y Mercadeo
RECOMENDACIONES

15. GRACIAS