Los documentos comerciales son esenciales para las operaciones de una empresa, brindando funciones de control, jurídicas y contables. Se clasifican en negociables, como cheques y pagarés, y no negociables, que informan sobre transacciones, además de ser informativos y de soporte. Ejemplos clave incluyen cotizaciones, pedidos, guías de remisión y facturas, que son fundamentales en el proceso de compra y venta.

1. DOCUMENTOS
COMERCIALES

2. DOCUMENTOS COMERCIALES
Definición
 Son los que respaldan las operaciones comerciales de la empresa constituyéndose en
medio de prueba y la entrada de datos para el sistema contable.
 Se elaboran en original y tantas copias como lo requiera la empresa.

3. Importancia
Los documentos son muy importantes en una empresa porque cumplen
con las siguientes funciones:
 De control
 Jurídica
 Contable

4. FUNCIÓN CONTROL
 Es aquella que permite individualizar a las partes que intervienen en la
operación, la mercadería involucrada, su cantidad, calidad, precio, etc.

5. FUNCIÓN JURÍDICA
 Porque los documentos comerciales constituyen un medio de prueba
frente a inconvenientes de tipo legal

6. FUNCIÓN CONTABLE
 A través de ellos se puede llevar registros contables de las
transacciones comerciales efectuadas por las distintas organizaciones

7. CLASIFICACIÓN
DOCUMENTOS
COMERCIALES
Función
Económica
Negociable
No negociable
Función
Administrativa
Informativos
De Soporte

8. Los documentos según su Función Económica se clasifican en negociable y no
negociable
 Negociable Son aquellos que por seguridad y comodidad reemplazan el
dinero en efectivo o respaldan una deuda, dentro de ellos tenemos: el
cheque, la letra de Cambio, el pagaré, la factura cambiaria, entre otros.
Estos también se denominan títulos de valor
 No negociables: sirven de información sobre las transacciones comerciales
comerciales de la empresa. Estos son: la cotización, el pedido, la remisión, la
tarjeta kardex, el recibo de caja, comprobante de egreso, nota de débito y
crédito, consignación bancaria, entre otros.

9. Según la Función Administrativa se dividen en: Informativos y de Soporte.
 Documentos informativos
Estos sólo sirven para brindar información sobre los productos o servicios que posee la empresa,
dentro de estos tenemos:
 La cotización,
 El pedido,
 La guía de remisión,
 El kardex,
 Notas de contabilidad,
 Entre otros

10. Documentos de soporte
 Documento de soporte son los que sirven de respaldo a las transacciones comerciales de la
empresa, ejemplo: el recibo de caja, el soporte a una venta o una compra, el comprobante
egreso que es el soporte a un pago efectuado por la empresa, entre otros.

11. En el proceso de compra y venta se trabajan los siguientes documentos:
 La cotización, el pedido, la remisión, la factura, el recibo de caja, el cheque.

12. LA COTIZACIÓN
 Su objetivo fundamental es facilitar la información al cliente para la toma de decisiones acerca de
mejor opción, por esta razón el cliente antes de cualquier negociación solicita varias cotizaciones
se queda con la mejor propuesta

13. Partes de la cotización
 Número es el orden consecutivo que permite a la empresa controlar e
identificar de forma rápida la cotización
 Nombre del cliente: persona natural o jurídica a quien se dirige la
cotización
 Fecha: día mes y año en que se ofrece la cotización
 Tiempo de validez: periodo de vigencia de las condiciones ofrecidas
 Forma de pago: a crédito o de contado
 Forma de despacho: vía aérea marítima y fluvial
 Descripción del objeto de cotización: características, precio unitario,
cantidad, descuentos, cargos y valor total
 Observaciones: son las condiciones particulares de la negociación
 Firma de los responsables: de quién cotiza y de quién aprueba
Nota: En todo documento comercial no puede faltar el nombre de la
empresa, razón social, logotipo, lema, NIT, dirección, teléfono, email, página
web y fax

14. EL PEDIDO
Es el compromiso formal para una compra. Su objetivo es dejar constancia por escrito
la negociación. Sus partes son
 Membrete
 Nombre del documento
 Número
 Nombre del cliente
 Fecha del pedido
 Forma de entrega o pedido
 Nombre del vendedor
 Forma de pago
 Descripción del objeto de pedido
 Firma de responsables

15. LA GUÍA DE REMISIÓN
Tiene una función informativa que permite al comprador la confrontación de la mercancía
recibida con la solicitada en su pedido. Es un documento no contable y externo. En esta
relaciona los bienes enviados. Consta de
 Membrete
 Nombre del documento
 Número consecutivo
 Nombre y dirección del comprador
 Datos del transportador o empresa que
entrega la mercancía
 Descripción de la mercancía
 Observaciones
 Firma de los responsables

16. TARJETA KARDEX
 Su función es ofrecer información inmediata sobre la existencia de un producto y disponer de un
permanente de las entradas y salidas del almacén y permite además valorizar el inventario. Partes de la
tarjeta kardex
 Membrete
 Nombre del documento
 Fecha
 Detalle
 Valor unitario
 Entradas
 Salidas
 Saldo
 Proveedores
 Ubicación
 Unidad
 Mínimo y máximo
 Artículo
 Método

17. LA FACTURA COMERCIAL
Es el soporte de la compra venta realizada. Sirve de base para el cobro de la mercancía
despachada o servicio prestado al cliente. Partes de la factura comercial:
 Membrete de la empresa
 Nombre del documento
 Número consecutivo
 Datos del cliente
 Nombre del vendedor
 Fecha de facturación
 Lugar de despacho
 Forma de pago
 Número de cédula o ruc del comprador
 Descripción de la mercancía
 Imputación contable
 Firma de los responsables

18. RECIBO DE CAJA
También se conoce como comprobante de ingreso. Su función es servir de constancia de pago
por un cliente y de comprobante de todos los ingresos a la empresa. Consta de:
 Membrete
 Nombre del documento
 Número consecutivo
 Persona de quien se recibe el documento
con su respectiva identificación
 Fecha de ingreso
 Concepto o motivo del ingreso
 Valor en el número y letras
 Forma de pago
 Imputación contable
 Firma y sello del funcionario que recibe el pago

19. EL CHEQUE
Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al
banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica que
previa presentación firma y entrega del cheque al mismo banco. Consta de :
 El nombre del banco girado
 Serie y número del cheque
 Ciudad y fecha de expedición
 Valor en números y letras
 Nombre del beneficiario
 Firma del girador o titular de la cuenta
 Número de la cuenta corriente
 nota: Todos los cheques se imprimen en papel de seguridad para impedir falsificaciones

20. Documentos autorizados por el SRI
 El Servicio de Rentas Internas autoriza tres tipos de documentos. Estos son:
 1. Comprobantes de venta. Se los debe entregar cuando se transfieren bienes, se prestan servicios o se realizan transacciones
gravadas con tributos. Los tipos de comprobantes de venta son:
Facturas: Destinadas a sociedades o personas naturales que tengan derecho a crédito tributario y en operaciones de
exportación.
Notas de venta - RISE: Son emitidas exclusivamente por contribuyentes inscritos en el Régimen Simplificado.
Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios: Las emiten sociedades personas naturales y sucesiones
indivisas en servicios o adquisiciones de acuerdo a las condiciones previstas en el Reglamento de Comprobantes de
Retención y Documentos Complementarios vigente.
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras y boletos o entradas a espectáculos públicos: Se emiten en transacciones
con usuarios finales, no identifican al comprador, únicamente en la emisión de tiquete si se requiere sustentar el gasto
deberá exigir una factura o nota de venta - RISE.
Otros documentos autorizados. Emitidos por Instituciones Financieras, Documentos de importación y exportación, tickets
aéreos, Instituciones del Estado en la prestación de servicios administrativos: sustenta costos y gastos y crédito tributario
siempre que cumpla con las disposiciones vigentes.
 2. Comprobantes de retención. Comprobantes que acreditan la retención del impuesto, lo efectúan las personas o empresas que
actúan como agentes de retención.
 3. Documentos complementarios. Son documentos complementarios a los comprobantes de venta cuya finalidad es la siguiente:
 Notas de crédito: se emiten para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.
 Notas de débito: se emiten para cobrar intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor
con posterioridad a la emisión del comprobante.
 Guías de remisión: sustenta el traslado de mercaderías dentro del territorio nacional
 http://www.sri.gob.ec/de/144

21.  Gracias