Los documentos comerciales son importantes porque (1) dejan constancia por escrito de las operaciones mercantiles realizadas de acuerdo a la ley, (2) establecen la relación jurídica entre las partes involucradas en una transacción comercial, y (3) permiten controlar y comprobar las operaciones y registros contables de una empresa.

1. DOCUMENTOS COMERCIALES
ALEJANDRA CASTRILLÓN GARCÍA
DANNY NOVA PIEDRAHITA
JEAN CARLOS MALDONADO MORALES
JORDAVY JIMÉNEZ RÚA
CLAUDIA PAOLA CASTAÑO MONROY
ESTEFANÍA CASTAÑO ESPINAL
10°A

2. ¿Qué son?
 Los documentos comerciales son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la
ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado
control de todas las acciones que se realizan en una compañía o
empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación
jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna
acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la
contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones
practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de
los asientos de contabilidad.

3. La misión que cumplen los documentos
comerciales es de suma importancia, conforme
surge de lo siguiente:
 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las
partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.
· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para
demostrar la realización de los actos de comercio
· Constituyen también el elemento fundamental para
la contabilización de dichas operaciones.
· Permiten el control de las operaciones practicadas
por la empresa o el comerciante y la comprobación
de los asientos de contabilidad.

4.  Utilidad:
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Clasificación:
Externos
Internos De uso interno
De uso externo
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y
luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de
compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa
que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.:
facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los
instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de
una registración contable, es fuente de información (planillas de
sueldos, informes).

6. ¿Qué Tipos de Documentos
Existen?

7.  Cotización:  Pedido :
 La cotización es aquel  el pedido es un encargo hecho a
documento que el departamento un fabricante o vendedor de
de compras usa en una géneros de su tráfico.
negociación. También se  El pedido es un contrato de
denomina cotización a las compraventa, y cualquier
cuantías que los trabajadores incumplimiento del mismo puede
deben ingresar al zapamp perjudicar a alguna de las partes.
del estado en concepto de Hay diferentes formas de hacer
aportación a la seguridad social. un pedido; por teléfono, por
Este tipo de aportación en carta, por fax, por correo
algunos países recibe el nombre electrónico, con un formulario de
de cotización previsional, y es la pedido, a través de agente
fracción, usualmente mensual, de comercial, etc.
un sueldo o salario depositado Generalmente, el pedido será un
por el empleado o empleador documento que redactará el
(mediante retención) en un comprador y se lo enviará al
sistema de seguridad social. vendedor. Pero, a veces, puede
ocurrir que el comprador haga el
pedido utilizando fórmulas como
la de devolver “aceptado” un
presupuesto que anteriormente
había sido confeccionado y
remitido por el vendedor, etc.

9. Factura De Venta
 Es un documento tributario de compra y venta que registra
la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este
comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u
otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.

 La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia
de bienes, la entrega en uso o la prestación
de servicios cuando la operación se realice con sujetos
del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al
crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo
solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto
tributario y en el caso de operaciones de exportación.
 Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o
usuario que posea número de Registro Único de
Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en
operaciones de exportación.

10. Cheque
 es un documento contable de Valor en el que la persona
que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por
ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorización para retirar una determinada cantidad de
dinero de su cuenta la cual se expresa en el
documento, prescindiendo de la presencia del titular de la
cuenta bancaria.
 Jurídicamente el cheque es un título valor a la orden o al
portador y abstracto en virtud del cual una
persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a
una institución de crédito, que es librado, el pago a la vista
de una suma de dinero determinada a favor de una tercera
persona llamada beneficiario.

11. Existe una clasificación
primaria de los cheques:
 Cheques comunes: son pagaderos el día de su presentación (que no
puede exceder de 30 días contados desde su emisión).
 Cheques de pago diferido: es una orden de pago librada a días
vista, a contar desde su presentación para registro en una entidad
autorizada, contra esta u otra entidad en la cual el librador, a la
fecha de vencimiento, debe tener fondos suficientes depositados a
su orden en cuenta corriente o autorización para girar en
descubierto, dentro de los límites de registro que autorice el banco
girado.
 Cheque cancelatorio: es un medio para la cancelación de
obligaciones de dar sumas de dinero. A diferencia de los demás
tipos de cheques, los cancelatorios son emitidos por el Banco de la
República de Colombia (quien los entrega a los bancos comerciales
en consignación a medida que las entidades registran pedidos del
público).Tienen una validez de 30 días corridos desde la fecha que
figura en el documento, y pueden tener hasta dos endosos.

13.  Letra De Cambio  Factura de Compra:
 La letra de  es
cambio es "el título de un documento mercantil
crédito o de valor formal y que refleja toda la
completo que contiene una información de una
orden incondicionada y operación decompraventa.
abstracta de hacer pagar a La información
su vencimiento al tomador o fundamental que aparece
a su orden una suma en una factura debe
de dinero en un lugar reflejar la entrega de
determinado, vinculando sol un producto o la provisión
idariamente a todos los que de un servicio, junto a la
en ella intervienen.” fecha de devengo, además
de indicar la cantidad a
pagar.

14.  Libranza:
 La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor
autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o
quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus
obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se
compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo
previamente convenido. Para el adecuado desarrollo del esquema de
libranza es de suma importancia que la entidad financiera cuente con la
autorización de descuento de nómina del deudor-empleado y el convenio
de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde
estén expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio.
 Recibo de caja:
 El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los
ingresos enefectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al
cliente y las copias se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta caja, y el crdito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es
un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de
una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para
ellas el soporte es la factura.

15. Comprobante de egreso
 El recibo de caja es un soporte de
contabilidad en el cual constan los
ingresos enefectivo recaudados por
la empresa. El original se entrega al
cliente y las copias se archivan as: Una
para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con
dbito a la cuenta caja, y el crdito de
acuerdo con su contenido o concepto
del pago recibido. Generalmente es
un soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de
una empresa por conceptos diferentes
de ventas al contado ya que para ellas
el soporte es la factura.

16.  Pagaré:  Vale:
es un documento que es un documento comercial,
contiene la promesa para pagar un producto,
incondicional de una ya sea bien o servicio.
persona -denominada Puede representar el pago
suscriptora-, de que total o parcial (descuento
pagará a una segunda inmediato en el momento
persona -llamada de la compra por la
beneficiaria o tenedora-, cantidad que aparece en
una suma determinada de el vale). Lo más habitual
dinero en un determinado es que
plazo de tiempo. Su los establecimientos
nombre surge de la frase comerciales proporcionen
con que empieza la vales a sus clientes para
declaración de fidelizarlos.
obligaciones: "debo y
pagaré".

18.  Nota Debito: Es un  Nota crédito: Es el
comprobante que una comprobante que una
empresa envía a su cliente, empresa envía a su cliente a
en la que se le notifica haber su cliente, con el objeto de
cargado o debitado en su informar la acreditación en
cuenta una determinada su cuenta un valor
suma o valor, por el determinado, por el
concepto que se indica en la concepto que se indica en la
misma nota. Este misma nota. Algunos casos
documento incrementa el en que se emplea la nota
valor de la deuda o saldo de crédito pueden ser por:
la cuenta, ya sea por un avería de productos
error en la facturación, vendidos, rebajas o
interés por mora en el pago, disminución de precios,
o cualquier otra devoluciones o descuentos
circunstancia que signifique especiales, o corregir errores
el incremento del saldo de por exceso en la facturación.
una cuenta. La nota crédito disminuye la
deuda o el saldo de la
respectiva cuenta.

19. Kardex
 Antiguamente KARDEX era conocido como un mueble con
diferentes gavetas que permitía el acomodo y clasificación
de las tarjetas físicas de almacén que son donde
verdaderamente se registraba y controla la mercancía,
desde que aparecieron los sistema computarizados o
virtuales donde no existia información física (cartones
donde escribiamos), este término no perdio vigencia, y aun
en la actualidad se entiende como KARDEX a un sistema de
control de inventarios no necesariamente definido, sino
que debe ser adoptado por una empresa brindando una
amplia gama de soluciones de almacenamiento,
clasificacion y puesta a disposicion que se realicen de
manera automatizadas.

21. Comprobante de contabilidad
 se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o
externo, en idioma español en forma manual o
informatizada. El comprobante de contabilidad debe tener
numeración consecutiva dejándose constancia de las
personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen,
descripción, cuantía de las operaciones, cuentas afectadas
con el registro con su código y nombre correspondiente en
el PUC. El comprobante de contabilidad de acuerdo al
volumen de las transacciones puede resumir las operaciones
de un día, varios días, una semana, varias semanas, pero el
período resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa
tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios
comprobantes correspondientes a un día.

 El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en
los libros de primera entrada, de registro cronológico o
diario y en los auxiliares para que exista debida
correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido en
el artículo 59 del Código de Comercio y 124 del Decreto 2650
de 1993.

22. Conciliacion Bancaria
 La conciliación bancaria es un proceso que
permite confrontar y conciliar los valores que la empresa
tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con
los valores que el banco suministra por medio del extracto
bancario.
 Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual
registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta
bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones,
notas debito, notas crédito, anulación de cheques y
consignaciones, etc.
 La entidad financiera donde se encuentra la respectiva
cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada
movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

23.  Recibo de caja menor:
El concepto de fondo fijo, es
porque siempre debe
aparecer en la contabilidad
por su
valor, independientemente
se encuentre en efectivo o
combinado con gastos, por
esta razón es muy
importante depurar el
fondo, esto es, reembolsarlo
para que efectivamente sea
fijo y en efectivo al
momento de presentar el
balance general.

24. Nómina
 Una nómina es una lista o un catálogo de nombres de personas o
cosas. En la antigüedad, según explica el diccionario de la Real
Academia Española (RAE), una nómina era una reliquia donde
estaban escritos nombres de santos. Hoy existen ciertosamuletos
supersticiosos que también reciben este nombre.
 Por otra parte, esta palabra que tiene su origen en el término
latino nomĭna también permite referirse a la relación nominalde los
individuos que, en una oficina, perciben haberes y deben justificar
con su firma que los han recibido.
 Se trata, por lo tanto, de un sistema de contabilidad manual que
incluye la preparación de cheques de nómina, una función que
generalmente está separada del mantenimiento de los registros que
muestran el salario, el cargo, el tiempo de trabajo, las deducciones y
el resto de los datos relacionados con el personal. La nomina
presenta la lista de personas que trabajan en una oficina con su
respectivos sueldos.

25.  El procedimiento de nómina, en definitiva, consiste en
determinar el valor bruto devengado por cada trabajador,
efectuar las deducciones correspondientes, calcular el valor
neto a pagar, preparar los cheques de pago y llevar
adelante el registro individual de lo devengado por cada
empleado.
 Las empresas requieren de un resumen de nómina para
cada periodo. También suelen necesitar de una distribución
de los costos de nómina por departamento, por producto o
por clasificación, en función de los diferentes procesos
productivos.
 Aunque en cada empresa puede variar el mecanismo para
contabilizar la nómina, existen ciertos pasos comunes a
todas, como la preparación de la nómina con los nombres y
las remuneraciones de los trabajadores.

27. Contrato de trabajo
 l trabajo que regula este código es toda actividad humana
libre, ya sea material o intelectual, permanente o
transitoria, que una persona natural ejecuta
conscientemente al servicio de otra, y cualquiera que sea su
finalidad, siempre que se efectúe en ejecución de un
contrato de trabajo. (Art. 5 C.S.T)
 Definición de contrato de trabajo.
 1. Contrato de trabajo es aquél por el cual una persona
natural se obliga a prestar un servicio personal a otra
persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia
o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
2. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo
recibe y remunera, patrono, y la remuneración, cualquiera
que sea su forma, Salario. (Art. 22 C.S.T).