Documentos comerciales

DOCUMENTOS
COMERCIALES
Prof. Betzaida A.
Castillo M.

QUÉ SON LOS DOCUMENTOS
COMERCIALES?
Los documentos comerciales
son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los
que se deja constancia de
las operaciones que se
realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los
usos y costumbres
generalizados y las
disposiciones de la ley.

Para qué nos sirven los
documentos comerciales?
Estos documentos nos permiten controlar las
operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los
asientos de contabilidad.
También ayudan a demostrar la realización
de alguna acción comercial y por ende son el
elemento fundamental para la
contabilización de tales acciones.

Cuáles son los comprobantes?
○ Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la
empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
○ Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la
misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales.
○ Por otra parte, no solamente se registran los documentos
comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas)
y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier
comprobante que sea respaldo de una registración contable,
es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

Quienes están obligados a
emitir documentos
comerciales?
○ Quienes comercializan cosas muebles.
○ Quienes comercializan o prestan servicios.
○ Quienes se dedican a la locación
de bienes.
Conservación:
○ Los documentos comerciales deben ser
conservados por diez años contados desde
la fecha de emisión del documento.

Qué es una Requisición?
Es el camino para obtener cotizaciones de
diversos proveedores de productos y/o
servicios, donde tú puedes escoger la mejor
para optimizar tus costos de operación.
Únicamente tienes que llenar los datos de la
requisición, especificar los productos o
servicios que requieres y se le envía a los
proveedores especializados para que envíen
una respuesta con lo que ofrecen.

Características que contiene la
Requisición:
○ NOMBRE DE LA EMPRESA
○ FECHA
○ NUMERO DE REQUISICION
○ UNIDAD SOLICITANTE
○ RENGLON
○ CANTIDAD SOLICITADA
○ DESCRIPCION DE LA CANTIDAD
○ PRECIO UNITARIO
○ PRECIO TOTAL
○ CODIFICACION PRESUPUESTARIA
○ OBSERVACIONES
○ FIRMAS SOLICITANTES Y APROBACIONES

Modelo de Requisición de
Compras

Qué es una Orden de Compra?
○ Una orden de compra es una solicitud escrita
a un proveedor, por determinados artículos a
un precio convenido. La solicitud también
especifica los términos de pago y de entrega.
○ La orden de compra es una autorización al
proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura.
○ Todos los artículos comprados por una
compañía deben acompañarse de las órdenes
de compra, que se enumeran en serie con el
fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los
siguientes aspectos en una
orden de compra:
○ Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
○ Número de orden de compra
○ Nombre y dirección del proveedor
○ Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
○ Términos de entrega y de pago
○ Cantidad de artículos solicitados
○ Número de catálogo
○ Descripción
○ Precio unitario y total
○ Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total
de la orden
○ Firma autorizada

○ La orden de compra tiene, al menos, un duplicado,
ya que se entrega el original al vendedor mientras
que el comprador se queda con el duplicado. De
esta manera, ambos tienen constancia de la
operación que se concretará: el comprador, para
demostrar qué mercaderías ha solicitado; el
vendedor, para preparar el pedido e iniciar el
proceso de facturación.
○ Puede decirse, en definitiva, que la orden de
compra es una solicitud escrita de determinados
productos a un precio acordado y con ciertas
condiciones de pago y entrega. Se trata de una
autorización que el comprador concede a que le
presenten una factura por la compra de las
mercancías.

Qué es la Factura?
○ Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador
detallando las mercancías que le ha vendido, indicando
cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la
venta.
○ Con este documento se hace el cargo al cliente y se
contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador
es el documento que justifica la compra y con su
contabilización queda registrado su compromiso de pago.
○ Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El
original queda en poder del comprador y el duplicado queda
para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al
comprador.
○ La factura es el documento principal de la operación de
compraventa con ella queda concretada y concluida la
operación y es un documento de contabilidad y medio de
prueba legal

Requisitos respecto del vendedor:
○ Nombre y apellido, o razón social.
○ Domicilio legal.
○ Números de teléfono y fax, correo
electrónico.
○ Digito Verificador del Ministerio de
Economía y Finanzas
○ Fecha de emisión
○ Numeración preimpresa, consecutiva y
progresiva.

Requisitos respecto del comprador:
○ Nombre y apellido, o razón social.
○ Domicilio.
Respecto de la mercadería vendida:
○ Cantidad y descripción.
○ Precio unitario.
○ Importe total.
○ Condiciones de venta.

Qué es un Cheque?
Un cheque es una orden de pago puesta por escrito
que permite a la persona que lo recibe cobrar una
cierta cantidad de dinero que está estipulada en
el documento y que debe estar disponible en la
cuenta bancaria de quien lo expide.
Es importante resaltar el hecho de que en sus
orígenes los cheques fueron utilizados como una
medida para evitar fraudes en los bancos gracias a
que en los mismos se guardaban las firmas de
quienes realizaban los distintos depósitos y estas se
cotejaban cuando alguien iba a efectuar el cobro de
uno de esos cheques.

Los cheques deben cumplir
con distintos requisitos
○ la inclusión de la fecha y el sitio en que se emite, la
orden de pagar una cantidad específica de dinero, el
nombre de la organización de crédito y el lugar donde se
desarrollará el pago, entre otros.
Entre los distintos tipos de cheques, pueden mencionarse
al cheque nominativo (que sólo puede cobrar el sujeto
indicado en el documento), el cheque a la orden (el
beneficiario puede cobrarlo o cederlo como pago a otra
persona, para lo cual debe endosarlo –firmarlo–) y
el cheque al portador (puede ser cobrado por cualquier
persona).

Cheque Certificado
En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita
estar totalmente seguro de que este documento cuenta con
los fondos suficientes para ser pagado por el banco; para lo
cual solicita al librador, quien a su vez requerirá al banco
certifique la existencia de estos fondos.
Esto significa que el banco retira el importe señalado en el
cheque de la cuenta de la persona que lo expide, sellándolo
y firmándolo como prueba de garantía de que el documento
contará con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo
presente para su cobro en el plazo establecido.
Con este tipo de cheques se asegura la existencia de
recursos para el pago del documento aún cuando
posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya
que el titular de la misma no podrá disponer de ese dinero.

Cheque al Portador
Es aquel que no indica una persona específica a favor de quien se
expide. Este tipo de cheque debe indicar la leyenda “al portador”
en el espacio destinado para señalar el nombre del beneficiario.
Características particulares:
○ El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra
persona o empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la
persona que sea “ el portador” del cheque es quien podrá
cobrarlo.
○ No es necesario presentar una identificación para realizar su
cobro, ni escribir los datos del tenedor del cheque al momento
de presentarlo.
○ El cheque al portador podrá ser expedido hasta por la
cantidad que cada institución determine, de acuerdo a sus
políticas internas.

Concepto de Depósito
Bancario
El depósito bancario de dinero, es la operación pasiva más
importante de la banca por la que ésta recibe fondos de sus
clientes para custodiarlos y restituirlos en la forma pactada.
Este depósito se caracteriza por la captación de recursos
ajenos por las entidades de crédito y que convierten a éstas
en deudoras del depositante que cede sus recursos
monetarios en depósito a dichas entidades quienes a su vez
los utilizan para colocarlos en forma de crédito (operaciones
activas) a terceros contratantes ajenos a la relación de
depósito.

Modelo de Boletas para
depósitos

Qué es un Recibo de Pago○ Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para
certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Hay de
diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras
características.
○ Los recibos por lo general, se extienden por duplicado: El original
se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de
quien lo recibe.
○ Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por
ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o
servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera,
quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de
recibido, descripción de las facturas (números que se pagan), los
precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para
dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se
pago o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta
en la copia voucher.
○ Cabe mencionar que los recibos por lo general no tienen carácter
impositivo, no sirven como comprobantes de cobro de Impuestos,
por lo que no son reemplazo de las Facturas.

Pagaré
El pagaré es uno de los elementos más
utilizados en el ámbito comercial para
documentar una deuda y una de las
herramientas más eficaces para garantizar
su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que
una gran mayoría utiliza esta arma
comercial tan importante, sin tomar los
recaudos necesarios para su llenado en
forma correcta.

Que es la Nota de Crédito
○ Es el documento en el cual el comerciante envía a su
cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su
cuenta una determinada cantidad, por el motivo
expresado en la misma.
○ Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías
vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso de facturación.

Qué es la Nota de Débito
Llamase así a la comunicación que envía un comerciante a
su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en
su cuenta una determinada suma o valor, por
el concepto que la misma indica. Este documento
incrementa la deuda, ya sea por un error en la
facturación, interés por pago fuera de término, etc.
Varios son los casos en que se utiliza este documento,
siendo algunos los siguientes:
En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o
sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre
una plaza del interior.
En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una
mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y
comisiones sobre documentos, etc.

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