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Eficiencia x diferencia: Archivos y transformación digital
- 1. Archivos y transformación digital Eficienciaxdiferencia: Joan Carles Faus Mascarell Segovia 27/05/2016
- 4. Servicio de Archivos (SdA) IMAB: Archivo Histórico AM@: Archivo Municipal Administrativo (Cultura, Tradiciones, Feria y Fiestas) (Administración, Modernización, Gobierno abierto) Población: 78.543 habitantes Presupuesto: 75.893.390 € Plantilla: 472 empleados 250.000 eExpedientes 1.200.000 eDocumentos 40.000/24.000 registros e/s
- 5. Reingeniería documental para la eficiencia administrativa Simplificación administrativa Simplificación documental mejora procedimiento Eficiencia Seguridad Exigencia contextualización Disposición evidencial información Simplificación Eficiencia social reingeniería documental informática
- 6. Reingeniería documental para la eficiencia administrativa Tècnica Administrative Process Study, la novedad de la cual radica en el tratamiento de la documentación como productos y/o referencias necesarias para la fabricación de los siguientes productos o referencias, desde el inicio de un procedimiento hasta su final Formación postgrado y especialización MÉTODO vs actitudes & solucions TIC
- 7. Reingeniería documental para la eficiencia administrativa Tècnica Administrative Process Study, la novedad de la cual radica en el tratamiento de la documentación como productos y/o referencias necesarias para la fabricación de los siguientes productos o referencias, desde el inicio de un procedimiento hasta su final Formación postgrado y especialización MÉTODO vs actitudes & solucions TIC
- 8. Eficiencia requiere Simplificación documental:
- 9. Impacto de la reducción documental
- 10. Reclamaciones a la Oficina Municipal de Información al Consumidor (OMIC) SIMPLIFICACIÓN Circuito (Documentación básica) Elim. Observaciones Coste Presen Telem. Hoja de reclamación municipal / GVA 80 80 5 Justificante recepción de notificación de reclamación interpuesta 35 35 4 Respuesta de la empresa 80 80 5 Solicitud de la empresa de adhesión a la a la Junta Arbitral de Consumo SI Substituido por casilla en hoja de respuesta 5 2 2 Justificante recepción de notificación al ciudadano del resultado de la mediación 35 35 4 Justificante recepción de notificación al ciudadano de la inhibición de la OMIC SI No inicia cómputo de plazo 35 0 0 Justificante recepción del traslado de la queja a la empresa SI No inicia cómputo de plazo 35 0 0 Justificante recepción de notificación al ciudadano del traslado de queja a la empresa SI No inicia cómputo de plazo 35 0 0 Hoja de reclamación municipal / GVA SI Presentación directa a la JAC 80 0 0 Justificante recepción de notificación de reclamación interpuesta a la empresa SI Presentación directa a la JAC 35 0 0 Total 455 232 20 Total anual (número de trámites =971) 441.805 225.272 19.420 Costes iniciales anuales 441.805 € Ahorro anual por la reducción Presencial 216.533 € Telemática 422.385 € Impacto de la reducción documental
- 11. Ahorro anual acumulado (ahorro unitario x frecuencia) costes tras la simplificación € ahorro € Costes iniciales € presencial telemática Presencial telemática 8.386.576 1.610.415,3 7.573.119,3 Reducción costes unitarios Costes iniciales € Costes tras la simplificación € vía presencial % reducción vía telemática %reducción 6.646 4.759 -28,39 1.667 -74,92 Ahorro documental, fases inicial y de tramitación Referencias eliminadas € Instancia Tramitación 1.004 € 1.000 € Número referencias eliminadas Referencias iniciales Referencias eliminadas Instancia Tramitación Instancia Tramitación Obligatorias Opcionales Obligatorias Opcionales Obligatorias Opcionales Obligatorias Opcionales 87 18 42 25 43 5 14 6 105 67 48 20
- 12. Principales cargas documentales eliminadas a la ciudadanía número porcentaje Desplazamientos para impulsar la tramitación 26 21,40% Acreditación de la identidad 10 17,80% Información procedente del Ayuntamiento 8 14,40% Acreditaciones específicas del procedimiento 8 14,40% Justificantes de recepción 7 12,50% Información procedente de otras AAPP 7 12,50% Autorizaciones propias para la tramitación 2 3,50% Trámites con otras AAPP e Instituciones 2 3,50% desplazamientos recibos bancarios acuses de notificación Defectos procedimentales: 34% fotocopia DNI Información municipal Inf. inútil: 32% información específica Proc.: 14% información otras AAPP autorizaciones y trámites otras AAPP Interoperabilidad: 20%
- 13. Alfons Cornella - 2011-06-06, http://www.infonomia.com/articulo/ideas/7206 Eficiencia x diferencia
- 14. Dimensiones operativas: Mapa de Circuitos administrativos
- 15. Dimensiones operativas: secuencia documental
- 16. Dimensiones operativas: Variables de Información REF. DOCUMENTALS Codi Var. DESCRIPCIÓ VARIABLE 411 492 421 412 414 415 416 417 418 413 422 419 420 1 Data generació document A X 2 2 Data inici A X 3 Data fi A X 4 Notari. Número col·legiat A X 5 Notari. Nom A X X X X X X 6 Notari. Primer cognom A X X X X X X 7 Notari. Segon cognom A X X X X X X 8 Notaria A 9 Data escriptura A X X X 10 Protocol A X X X X X X 11 Operació. Codi A 12 Operació. Tipologia A 13 Valor del bé o dret transmès A X 14 Referència cadastral A X X X 15 Alteració cadastral A X 16 Veracitat cadastral A X 17 Porció cadastral o % atribuït per dret A X 18 Bé immoble. Carrer A X X X X X X X 19 Bé immoble. Número A X X X X X X X 20 Bé immoble. Codi postal A X X X X X X X 21 Bé immoble. Província A X X X X X X 22 Bé immoble. Municipi A X X X X X X X 23 Transmetent. DNI A X X 2 2 24 Transmetent. Nom A X X 2 2 25 Transmetent. Primer cognom A X X 2 2 26 Transmetent. Segon cognom A X X 2 2 27 Transmetent. Carrer A X X X X 28 Transmetent. Número A X X X X 29 Transmetent. Codi postal A X X X X 30 Transmetent. Província A X X X X 31 Transmetent. Municipi A X X X X 32 Adquirent. DNI A X X X X X 33 Adquirent. Nom A X X X X X 34 Adquirent. Primer cognom A X X X X X 35 Adquirent. Segon cognom A X X X X X 36 Adquirent. Carrer A X X X 37 Adquirent. Número A X X X 38 Adquirent. Codi postal A X X X 39 Adquirent. Província A X X X 40 Adquirent. Municipi A X X 41 Quantitat aboanda A 42 Número rebut A 43 Tipus ingés A 44 Número expedient A X X X X X 45 Referència A 46 Remesa A 47 Bé immoble. Data de transmissió A X X X X X 48 Bé immoble. Any de revissió cadastral A 49 Bé immoble. Valor cadastral del sol A X X X X X 50 Bé immoble. Valor cadastral anterior a revissió A
- 17. • • redocumentar vs edocumentar • Automatización (pragmática y asumible) • Competitividad administrativa • Esencial / superfluo análisis secuencial modelo costes = DOCUMENTO modelo informacional digital modelo prefijado UDC ciudadanía mapa circuitos administrativos menos es más substrato documental expedientes válidos Sostenibilidad ciclo de vida Interno Coste mínimo expediente Referencias documentales obligatorias Variables Información Patrimonio informativo digital Reinventar evidencias documentales = tic Metadatos Reingeniería documental y transformación digital
- 18. • • redocumentar vs edocumentar • Automatización (pragmática y asumible) • Competitividad administrativa • Esencial / superfluo análisis secuencial modelo costes = DOCUMENTO modelo informacional digital modelo prefijado UDC ciudadanía mapa circuitos administrativos menos es más substrato documental expedientes válidos Sostenibilidad ciclo de vida Interno Coste mínimo expediente Referencias documentales obligatorias Variables Información Patrimonio informativo digital Reinventar evidencias documentales = tic Metadatos Archiv(er)os XXI multidisciplinariedad capacitación experimentación integración funciones organización Reingeniería documental y transformación digital
- 19. Joan Carles Faus Mascarell arxiuadm@gandia.org Signat per: JOAN CARLES FAUS MASCARELL - DNI 19995813G Motiu: Sòc l'autor Data i hora: 2016.05.24 11:08:01 +02:00