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Redacción
organizacional
para secretarias y
administrativos
Dra. Patricia Nigro
pnigro@austral.edu.ar
La competencia comunicativa
• Lograr antes que nada la claridad.
• Lograr la calidad lingüística que un
profesional debe tener:
• Todo texto es mejorable.
• Los grandes escritores también se
equivocan y corrigen.
• Utilizar la lengua escolarizada escrita
estándar.
• Si se puede hacer una mejor versión del
texto, ha de hacerse.
¿Qué aspectos favorecen
el discurso escrito?
• Tener claros los objetivos, el tema y el destinatario.
• Diseñar el espacio de manera legible y apelar a los

recursos gráficos disponibles.
• Utilizar el lenguaje de manera correcta y elegante.
¿Qué aspectos favorecen
el discurso escrito?
• Adelantar el tema que se abordará: decir algo
importante en el primer párrafo.
• Poner conectores entre párrafos, de modo que las
ideas se articulen con naturalidad.
• Cuidar el trato al destinatario en el léxico, el tono y
la forma, en que se hace llegar el escrito.
• Revisar.
¿Qué elementos perjudican
el discurso escrito?
• Proceder sin un trabajo previo
sobre las ideas y su
ordenación.
• Presentar un escrito
desaliñado tanto en la
tipografía como en el espacio.
• Equivocar el trato con el
destinatario.
¿Qué elementos perjudican
el discurso escrito?
• Comenzar el texto con circunloquios o ideas secundarias.
• Dejar supuestos sin explicación.
• Presentar un texto con errores gramaticales o con erratas.
Lenguaje organizacional:
Habla coloquial de nivel culto
• Concisión: brevedad.
• Claridad: frase corta y directa.

• Captación del interés del lector:
- Organización de los datos.
- Lenguaje claro y atractivo.

• Sencillez de la sintaxis: orden lógico.
• Precisión léxica: la palabra exacta.
• Corrección gramatical.
Principios de la comunicación
escrita
• Céntrese en el interés del lector.

• Desarrolle una estructura clara:
– organice las ideas y haga un borrador
antes de escribir,
– respete las reglas de la puntuación (cada
párrafo una idea),

– coloque títulos y subtítulos, si el texto es
muy extenso.
Principios de la comunicación
escrita
• Diga algo al principio:
– capte la atención del lector

desde el comienzo,
– fije claramente el tema y el
objetivo desde el principio,

– ubique las oraciones
importantes al inicio de
párrafo y los conceptos

importantes al inicio de la
oración.
Principios de la comunicación
escrita
• Sea económico con las
palabras:

– no use más palabras de
las necesarias,
– no use palabras largas o

complejas, si no es
necesario,
– en caso de poder

sintetizar más la idea, use
varias oraciones simples.
Principios de la comunicación
escrita
• Sea completo en su
información:
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– responda a las siguientes
preguntas al redactar un
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• Escriba con naturalidad:
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• Consta de tres etapas:
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• La producción de un texto bien
logrado es un proceso largo y que
requiere de mucho esfuerzo (Serafini).
La revisión
• Es mucho más que una
técnica o una supervisión final
del escrito: implica una
determinada actitud de
escritura y un estilo de
trabajo.
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• ¿ES ESTA LA MEJOR
VERSIÓN DE ESTE TEXTO
QUE SOY CAPAZ DE
ESCRIBIR?
La revisión
Mejorar la calidad del texto
en los siguientes aspectos:
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clase.
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simples a las perífrasis (en

vez de “institución
bancaria”, “”banco”).
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Revisión
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abreviaturas.
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llanamente”; “claro y

profundo”): seleccionar
el término más justo.
Revisión
• Huir de los verbos comodín (hacer, ser, tener,
estar); y de las palabras fáciles (cosa, tema,
asunto). No añaden información y son
imprecisos.
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terminados en “-mente” (“Oportunamente,
daremos la información pedida”). Variar su
ubicación dentro de la frase.

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complementos.
Revisión
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“enriquecen” el texto:
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Revisión
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equipo de Cuentas realizó el informe”, y no “El
informe fue realizado por el equipo de Cuentas”).
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líneas (30 palabras).

• Cambiar de párrafo cuando inserte una
perspectiva o idea diferente.
• Utilizar conectores para enlazar ideas o
párrafos: sin embargo, asimismo, por un lado/por
otro lado.
Revisión
• Acercar los modificadores a sus núcleos:
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posterior, nuestros objetivos.
• Eliminar expresiones superfluas:
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inserción laboral y de su situación al interior de

los hogares.
Errores más frecuentes en la
puntuación
• Uno de los errores más habituales consiste en
poner comas donde no deben ir jamás:
* Entre sujeto y verbo:
María, salió de allí.
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base naval...
* Entre verbo y objeto:
El autor analiza, los temas más
importantes.
Algunas reglas para recordar
No se usa punto en abreviaturas de pesas y
medidas.
No debe ponerse punto en un título ni en un
subtítulo.
No es correcto escribir 1.994; no va punto en la
cifra que expresa años.
Algunas reglas para recordar
Para separar en sílabas una
palabra, se coloca un guión solo
junto a la primera parte (no
debajo, ni en la segunda parte
de la palabra).
Después de los dos puntos,

puede escribirse mayúscula o
minúscula, según el caso.
Uso de las mayúsculas
• En los nombres propios, apodos, atributos
divinos.
• En los nombres de instituciones, lugares
geográficos, obras.
• En las abreviaturas y siglas (se dice Ud., pero no
Usted).
• En títulos y nombres de dignidades (Su
Santidad).
• En nombres de instituciones, disciplinas y
estudios, congresos, partidos, asociaciones y
organismos oficiales.
Uso de las minúsculas
• En los nombres de los meses, de las estaciones
del año, de los días de la semana, de los vientos.
• En los nombres de las monedas.
• En los tratamientos cuando están acompañados
del nombre propio correspondiente.

• En los nombres de los sistemas de gobierno,
cuando no se refieran a épocas concretas.
• En los gentilicios (irlandés), los nombres de
oficios y de profesiones.
Uso de la tilde
• Reglas generales

• Reglas especiales
– Hiatos: raído, leído, reír, raíz.
– Palabras compuestas: político-económico;

rioplatense.
– Pronombres enclíticos: entregándolo; ponete; dejalo.
– No llevan más tilde: guion; hui; rio; fio; este; ese;

aquel; solo.
Uso de la tilde
• El grupo ui lleva tilde cuando así lo
requieren las reglas generales de
acentuación:
*huída
huida
*jesuíta
jesuita
*huír
huir
*fluído
fluido
*construído
construido
*ruído
ruido
Uso de la tilde
• Los monosílabos fue, dio, fe, vio, vi,
ve, ti, fui jamás llevan tilde.
• Aún lleva tilde cuando equivale a todavía

(Aún hoy lo lamento); cuando equivale
a inclusive , a incluso , no lleva tilde (Aun

cuando se lo pidan, no lo concederá).
Queísmo y dequeísmo
INCORRECTO

CORRECTO

“Piensan de que los
cambios serán paulatinos.”

“Piensan que los cambios
serán paulatinos.”

“Pidieron de que fueran lo
antes posible.”

“Pidieron que fueran lo
antes posible.”

“Aconsejó de que tomaran
el vuelo nocturno.”

“Aconsejó que tomaran el
vuelo nocturno.”

“Están convencidos que
este camino lleva a Salta.”

“Están convencidos de que
este camino lleva a Salta.”

“Tiene la certeza que
ganará las elecciones.”

“Tiene la certeza de que
ganará las elecciones.”
Uso del gerundio
• En las frases verbales, indica duración o
progreso: andan murmurando, sigue mejorando.
• Expresa simultaneidad cuando acompaña a un
verbo conjugado, con valor de circunstancial de
modo: en bajó las escaleras saltando, ambas

acciones (bajar y saltar) corresponden al mismo
sujeto.
• Es correcto con valor de anterioridad: Habiendo
escaleras, el consorcio...
Uso del gerundio
• Cuando indica posterioridad es incorrecto:
*Cayó del caballo rompiéndose una pierna.
Debe decirse: ...y se rompió una pierna.

• Como adjetivo es incorrecto:
*Caja conteniendo diez comprimidos.
Debe decirse: Caja de diez comprimidos.
Uso del gerundio
• El gerundio cuyo “sujeto” no coincide con el del
verbo principal:
*Nació en Chile, siendo sus padres argentinos.
Debe decirse: ...y sus padres eran/son argentinos.
• Cuando puede dar lugar a ambigüedad, su uso es
incorrecto:

*Vi a tu padre bajando del avión.
Componentes de la carta
comercial
• Membrete.

• Lugar y fecha.
• Destinatario y dirección.
• Referencia.

• Saludo inicial.
• Introducción.
• Texto.

• Saludo final.
Componentes de la carta
comercial
• Firma, aclaración y cargo.
• Adjuntos
• Dirección del firmante (si no aparece en el

membrete).
• Iniciales del firmante y del escribiente.
• Iniciales de la frase “con copia” (c.c) seguidas del
nombre de la persona a la que se envía la copia.
Guía de corrección de cartas
organizacionales
• Mantener una misma persona gramatical:
primera o tercera.
• Mantener el número: singular o plural.

• Evitar frases hechas y circunloquios.
• Usar un final sobrio evitando ser repetitivo.
• La fórmula de inicio debe ser: “de nuestra

consideración”.
• El destinatario es una sola persona.
Guía de corrección de cartas
institucionales
• Usar una diagramación apropiada.

• Usar una puntuación correcta (incluidas las
mayúsculas).
• Evitar ambigüedades o faltas de precisión.

• Usar oraciones completas.
• Usar apropiadamente las preposiciones y las
abreviaturas.

• Mantener el nivel de lengua adecuado a la
situación.
El correo electrónico
• El correo electrónico no es un
tipo de texto sino un canal de
comunicación. En verdad, se trata
de un “mensaje electrónico o
carta electrónica”.
• Texto híbrido: inmediatez de la
comunicación oral pero
permanencia de la comunicación
escrita. Punto medio entre el
teléfono y la carta.
El correo electrónico
• Otras características: espontaneidad, facilidad de
reenvío y bajo costo PERO desprolijidad, falta a la
privacidad, desacierto en el tono.
• Importancia de la formalidad en los mensajes
electrónicos de una empresa. Tiene validez en los
tribunales.
• Como canal de transmisión: envío de boletines
informativos, mensajes individuales, breves
cartas, copias de documentos, comunicados de
prensa...
El correo electrónico
• Cuidado en la redacción del mensaje: gramática,

propiedad del lenguaje, infidencias, adecuación al
destinatario real, a la situación comunicativa,
claridad, brevedad, precisión y concisión,
tipografía, uso de mayúsculas.
• Formato: destinatario y copias a la vista y
ocultas; asunto; encabezamiento; texto, saludo
final y firma.
El correo electrónico
• Los siete grandes errores:
– pasarlo por alto,
– basarse en supuestos,

– demasiadas palabras,
– desprolijidad,
– falta de tacto,
– fingir no haberlo
recibido.
El correo electrónico: consejos
• El “asunto” debe reflejar el contenido. Es un título

informativo.
• Elegir un saludo adecuado.
• Tener en cuenta el punto de vista del receptor.
• Ir al grano.
• Elaborar un guión con la información que se

incluirá.
El correo electrónico: consejos
• Revisar el contenido y la
forma del texto: no
precipitarse.
• Leer atentamente el
mensaje pensando sobre
todo en el receptor.
• Preguntarse por su
relevancia y por su
urgencia.
• No abusar de él ni hacerse
“adicto”.
• Responder con historial.
El correo electrónico: consejos
• No realizar envíos

indiscriminados o colectivos ni
incluir direcciones ajenas a
cualquiera.

• No incluir “emoticonos” ni
abreviaturas “caseras”.
• En las firmas automáticas, sólo

incluir los datos esenciales. No
pasarse de las cinco líneas.
El correo electrónico: consejos
• No reenviar “cadenas”.

• Revisar siempre la dirección o las direcciones a
las que se escribe.
• Revisar que estén los textos adjuntos que se
anuncian.
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llamar por teléfono?,¿le interesa esto a mi
receptor?, ¿es una pérdida de tiempo?”

• Nunca criticar a nadie (y menos por escrito).
El correo electrónico: consejos
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adjuntos.
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necesario.
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de recepción.
El informe
•

Formato básico:

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– cuerpo del texto:
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– bibliografía,
– apéndices o anexos.
Para hacer más eficaces
nuestros informes
• El texto puede dividirse en

partes, capítulos, secciones y
apartados.
• Debe haber un equilibrio entre
todos ellos.
• Todos estarán debidamente
numerados. Es importante el uso
de referencias internas (implica
una buena organización).
Para hacer más eficaces
nuestros informes
• AYUDAS GRÁFICAS:
– Es mejor la utilización dentro del texto. Si son
suplementarias, van en los apéndices.
– No analizar detalles minuciosos ni repetir la
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Para hacer más eficaces
nuestros informes
• DEFECTOS EN LA CONFECCIÓN DE
INFORMES:
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Para hacer más eficaces
nuestros informes
• Confusión (falta de
lógica).
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Para hacer más eficaces
nuestros informes
• Hay que tener en claro:

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Redacción organizacional para secretarias y administrativos

  • 2. La competencia comunicativa • Lograr antes que nada la claridad. • Lograr la calidad lingüística que un profesional debe tener: • Todo texto es mejorable. • Los grandes escritores también se equivocan y corrigen. • Utilizar la lengua escolarizada escrita estándar. • Si se puede hacer una mejor versión del texto, ha de hacerse.
  • 3. ¿Qué aspectos favorecen el discurso escrito? • Tener claros los objetivos, el tema y el destinatario. • Diseñar el espacio de manera legible y apelar a los recursos gráficos disponibles. • Utilizar el lenguaje de manera correcta y elegante.
  • 4. ¿Qué aspectos favorecen el discurso escrito? • Adelantar el tema que se abordará: decir algo importante en el primer párrafo. • Poner conectores entre párrafos, de modo que las ideas se articulen con naturalidad. • Cuidar el trato al destinatario en el léxico, el tono y la forma, en que se hace llegar el escrito. • Revisar.
  • 5. ¿Qué elementos perjudican el discurso escrito? • Proceder sin un trabajo previo sobre las ideas y su ordenación. • Presentar un escrito desaliñado tanto en la tipografía como en el espacio. • Equivocar el trato con el destinatario.
  • 6. ¿Qué elementos perjudican el discurso escrito? • Comenzar el texto con circunloquios o ideas secundarias. • Dejar supuestos sin explicación. • Presentar un texto con errores gramaticales o con erratas.
  • 7. Lenguaje organizacional: Habla coloquial de nivel culto • Concisión: brevedad. • Claridad: frase corta y directa. • Captación del interés del lector: - Organización de los datos. - Lenguaje claro y atractivo. • Sencillez de la sintaxis: orden lógico. • Precisión léxica: la palabra exacta. • Corrección gramatical.
  • 8. Principios de la comunicación escrita • Céntrese en el interés del lector. • Desarrolle una estructura clara: – organice las ideas y haga un borrador antes de escribir, – respete las reglas de la puntuación (cada párrafo una idea), – coloque títulos y subtítulos, si el texto es muy extenso.
  • 9. Principios de la comunicación escrita • Diga algo al principio: – capte la atención del lector desde el comienzo, – fije claramente el tema y el objetivo desde el principio, – ubique las oraciones importantes al inicio de párrafo y los conceptos importantes al inicio de la oración.
  • 10. Principios de la comunicación escrita • Sea económico con las palabras: – no use más palabras de las necesarias, – no use palabras largas o complejas, si no es necesario, – en caso de poder sintetizar más la idea, use varias oraciones simples.
  • 11. Principios de la comunicación escrita • Sea completo en su información: – indique los antecedentes de lo que escribe, – responda a las siguientes preguntas al redactar un mensaje: ¿por qué?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿cómo?, ¿quién? • Escriba con naturalidad: – no use un estilo rebuscado, – no ostente erudición.
  • 12. El proceso de la escritura • Consta de tres etapas: • La preescritura (invención). • La escritura (disposición). • La revisión (elocución). • La producción de un texto bien logrado es un proceso largo y que requiere de mucho esfuerzo (Serafini).
  • 13. La revisión • Es mucho más que una técnica o una supervisión final del escrito: implica una determinada actitud de escritura y un estilo de trabajo. • Calidad profesional. • ¿ES ESTA LA MEJOR VERSIÓN DE ESTE TEXTO QUE SOY CAPAZ DE ESCRIBIR?
  • 14. La revisión Mejorar la calidad del texto en los siguientes aspectos: • Adecuación del texto a su clase. • Correspondencia del texto con sus objetivos. • Organización del texto. • Legibilidad. • Tono. • Adecuación al lector.
  • 15. Revisión • Preferir las palabras simples a las perífrasis (en vez de “institución bancaria”, “”banco”). • Emplear las palabras indispensables: el sustantivo y el verbo. No abusar de los adjetivos.
  • 16. Revisión • Definir siglas y abreviaturas. • No duplicar los calificativos (“lisa y llanamente”; “claro y profundo”): seleccionar el término más justo.
  • 17. Revisión • Huir de los verbos comodín (hacer, ser, tener, estar); y de las palabras fáciles (cosa, tema, asunto). No añaden información y son imprecisos. • No abusar de los adverbios, y evitar aquellos terminados en “-mente” (“Oportunamente, daremos la información pedida”). Variar su ubicación dentro de la frase. • Seguir el orden lógico: sujeto + verbo + complementos.
  • 18. Revisión • Evitar los términos rebuscados, creyendo que “enriquecen” el texto: – Es mejor hombre o persona que “individuo”. – Tomar que “agarrar”. – Concretar que “concretizar”. – Recibir que “receptar” o “recepcionar”. – Ver que “visualizar” o “visionar”.
  • 19. Revisión • Preferir la voz activa antes que la pasiva (“El equipo de Cuentas realizó el informe”, y no “El informe fue realizado por el equipo de Cuentas”). • Colocar punto antes de haber llegado a las tres líneas (30 palabras). • Cambiar de párrafo cuando inserte una perspectiva o idea diferente. • Utilizar conectores para enlazar ideas o párrafos: sin embargo, asimismo, por un lado/por otro lado.
  • 20. Revisión • Acercar los modificadores a sus núcleos: – Así podremos recordar, en un momento posterior, nuestros objetivos. • Eliminar expresiones superfluas: – Se caracterizó a las jóvenes en términos de su inserción laboral y de su situación al interior de los hogares.
  • 21. Errores más frecuentes en la puntuación • Uno de los errores más habituales consiste en poner comas donde no deben ir jamás: * Entre sujeto y verbo: María, salió de allí. La guerra, empezó con el ataque a la base naval... * Entre verbo y objeto: El autor analiza, los temas más importantes.
  • 22. Algunas reglas para recordar No se usa punto en abreviaturas de pesas y medidas. No debe ponerse punto en un título ni en un subtítulo. No es correcto escribir 1.994; no va punto en la cifra que expresa años.
  • 23. Algunas reglas para recordar Para separar en sílabas una palabra, se coloca un guión solo junto a la primera parte (no debajo, ni en la segunda parte de la palabra). Después de los dos puntos, puede escribirse mayúscula o minúscula, según el caso.
  • 24. Uso de las mayúsculas • En los nombres propios, apodos, atributos divinos. • En los nombres de instituciones, lugares geográficos, obras. • En las abreviaturas y siglas (se dice Ud., pero no Usted). • En títulos y nombres de dignidades (Su Santidad). • En nombres de instituciones, disciplinas y estudios, congresos, partidos, asociaciones y organismos oficiales.
  • 25. Uso de las minúsculas • En los nombres de los meses, de las estaciones del año, de los días de la semana, de los vientos. • En los nombres de las monedas. • En los tratamientos cuando están acompañados del nombre propio correspondiente. • En los nombres de los sistemas de gobierno, cuando no se refieran a épocas concretas. • En los gentilicios (irlandés), los nombres de oficios y de profesiones.
  • 26. Uso de la tilde • Reglas generales • Reglas especiales – Hiatos: raído, leído, reír, raíz. – Palabras compuestas: político-económico; rioplatense. – Pronombres enclíticos: entregándolo; ponete; dejalo. – No llevan más tilde: guion; hui; rio; fio; este; ese; aquel; solo.
  • 27. Uso de la tilde • El grupo ui lleva tilde cuando así lo requieren las reglas generales de acentuación: *huída huida *jesuíta jesuita *huír huir *fluído fluido *construído construido *ruído ruido
  • 28. Uso de la tilde • Los monosílabos fue, dio, fe, vio, vi, ve, ti, fui jamás llevan tilde. • Aún lleva tilde cuando equivale a todavía (Aún hoy lo lamento); cuando equivale a inclusive , a incluso , no lleva tilde (Aun cuando se lo pidan, no lo concederá).
  • 29. Queísmo y dequeísmo INCORRECTO CORRECTO “Piensan de que los cambios serán paulatinos.” “Piensan que los cambios serán paulatinos.” “Pidieron de que fueran lo antes posible.” “Pidieron que fueran lo antes posible.” “Aconsejó de que tomaran el vuelo nocturno.” “Aconsejó que tomaran el vuelo nocturno.” “Están convencidos que este camino lleva a Salta.” “Están convencidos de que este camino lleva a Salta.” “Tiene la certeza que ganará las elecciones.” “Tiene la certeza de que ganará las elecciones.”
  • 30. Uso del gerundio • En las frases verbales, indica duración o progreso: andan murmurando, sigue mejorando. • Expresa simultaneidad cuando acompaña a un verbo conjugado, con valor de circunstancial de modo: en bajó las escaleras saltando, ambas acciones (bajar y saltar) corresponden al mismo sujeto. • Es correcto con valor de anterioridad: Habiendo escaleras, el consorcio...
  • 31. Uso del gerundio • Cuando indica posterioridad es incorrecto: *Cayó del caballo rompiéndose una pierna. Debe decirse: ...y se rompió una pierna. • Como adjetivo es incorrecto: *Caja conteniendo diez comprimidos. Debe decirse: Caja de diez comprimidos.
  • 32. Uso del gerundio • El gerundio cuyo “sujeto” no coincide con el del verbo principal: *Nació en Chile, siendo sus padres argentinos. Debe decirse: ...y sus padres eran/son argentinos. • Cuando puede dar lugar a ambigüedad, su uso es incorrecto: *Vi a tu padre bajando del avión.
  • 33. Componentes de la carta comercial • Membrete. • Lugar y fecha. • Destinatario y dirección. • Referencia. • Saludo inicial. • Introducción. • Texto. • Saludo final.
  • 34. Componentes de la carta comercial • Firma, aclaración y cargo. • Adjuntos • Dirección del firmante (si no aparece en el membrete). • Iniciales del firmante y del escribiente. • Iniciales de la frase “con copia” (c.c) seguidas del nombre de la persona a la que se envía la copia.
  • 35. Guía de corrección de cartas organizacionales • Mantener una misma persona gramatical: primera o tercera. • Mantener el número: singular o plural. • Evitar frases hechas y circunloquios. • Usar un final sobrio evitando ser repetitivo. • La fórmula de inicio debe ser: “de nuestra consideración”. • El destinatario es una sola persona.
  • 36. Guía de corrección de cartas institucionales • Usar una diagramación apropiada. • Usar una puntuación correcta (incluidas las mayúsculas). • Evitar ambigüedades o faltas de precisión. • Usar oraciones completas. • Usar apropiadamente las preposiciones y las abreviaturas. • Mantener el nivel de lengua adecuado a la situación.
  • 37. El correo electrónico • El correo electrónico no es un tipo de texto sino un canal de comunicación. En verdad, se trata de un “mensaje electrónico o carta electrónica”. • Texto híbrido: inmediatez de la comunicación oral pero permanencia de la comunicación escrita. Punto medio entre el teléfono y la carta.
  • 38. El correo electrónico • Otras características: espontaneidad, facilidad de reenvío y bajo costo PERO desprolijidad, falta a la privacidad, desacierto en el tono. • Importancia de la formalidad en los mensajes electrónicos de una empresa. Tiene validez en los tribunales. • Como canal de transmisión: envío de boletines informativos, mensajes individuales, breves cartas, copias de documentos, comunicados de prensa...
  • 39. El correo electrónico • Cuidado en la redacción del mensaje: gramática, propiedad del lenguaje, infidencias, adecuación al destinatario real, a la situación comunicativa, claridad, brevedad, precisión y concisión, tipografía, uso de mayúsculas. • Formato: destinatario y copias a la vista y ocultas; asunto; encabezamiento; texto, saludo final y firma.
  • 40. El correo electrónico • Los siete grandes errores: – pasarlo por alto, – basarse en supuestos, – demasiadas palabras, – desprolijidad, – falta de tacto, – fingir no haberlo recibido.
  • 41. El correo electrónico: consejos • El “asunto” debe reflejar el contenido. Es un título informativo. • Elegir un saludo adecuado. • Tener en cuenta el punto de vista del receptor. • Ir al grano. • Elaborar un guión con la información que se incluirá.
  • 42. El correo electrónico: consejos • Revisar el contenido y la forma del texto: no precipitarse. • Leer atentamente el mensaje pensando sobre todo en el receptor. • Preguntarse por su relevancia y por su urgencia. • No abusar de él ni hacerse “adicto”. • Responder con historial.
  • 43. El correo electrónico: consejos • No realizar envíos indiscriminados o colectivos ni incluir direcciones ajenas a cualquiera. • No incluir “emoticonos” ni abreviaturas “caseras”. • En las firmas automáticas, sólo incluir los datos esenciales. No pasarse de las cinco líneas.
  • 44. El correo electrónico: consejos • No reenviar “cadenas”. • Revisar siempre la dirección o las direcciones a las que se escribe. • Revisar que estén los textos adjuntos que se anuncian. • Preguntarse: “¿hace falta decirlo?, ¿se puede llamar por teléfono?,¿le interesa esto a mi receptor?, ¿es una pérdida de tiempo?” • Nunca criticar a nadie (y menos por escrito).
  • 45. El correo electrónico: consejos • Revisar el tamaño de los adjuntos. • Tener un buen antivirus. • Sólo responder cuando sea necesario. • Organizar los mensajes en carpetas, por fechas, por destinadores... • Pedir confirmación automática de recepción.
  • 46. El informe • Formato básico: – portada, – índice o tabla de contenido, – resumen “gerencial”, – cuerpo del texto: • introducción, • desarrollo. – conclusiones o recomendaciones, – bibliografía, – apéndices o anexos.
  • 47. Para hacer más eficaces nuestros informes • El texto puede dividirse en partes, capítulos, secciones y apartados. • Debe haber un equilibrio entre todos ellos. • Todos estarán debidamente numerados. Es importante el uso de referencias internas (implica una buena organización).
  • 48. Para hacer más eficaces nuestros informes • AYUDAS GRÁFICAS: – Es mejor la utilización dentro del texto. Si son suplementarias, van en los apéndices. – No analizar detalles minuciosos ni repetir la información que está en el cuadro. – Cada gráfico ha de ir numerado y con título. (Se realiza un índice de gráficos, si se requiere). – Tipos de gráficos: de torta, de barras y de líneas.
  • 49. Para hacer más eficaces nuestros informes • DEFECTOS EN LA CONFECCIÓN DE INFORMES: – En el contenido y en la forma. – Omisión. – Redundancia. – Exageración. – Irrelevancia (detalles menores).
  • 50. Para hacer más eficaces nuestros informes • Confusión (falta de lógica). • Errores de tipeo y de gramática. • Terminología imprecisa. • Falta de armonía entre las partes. • Excesiva longitud.
  • 51. Para hacer más eficaces nuestros informes • Hay que tener en claro: – Sobre qué tema se escribe. – Por qué debe leerse. – Qué se encontrará en él. • Adaptar el estilo a los lectores: captar rápidamente su atención, debe ser una necesidad para el lector. • Uso de encabezados o títulos que aclaren las partes del texto. Los títulos deben ser redactados de forma corta y precisa. • Se debe mantener coherencia en la numeración.