Emprendimiento U 11

CURSO Emprendimiento MARIO AGUIRRE T UNIDAD 11

Unidad 11 Gestión Administrativa y Legal Competencia Analizar los procesos, requerimientos, requisitos e implicaciones legales necesarios para la puesta en marcha y funcionamiento de una empresa -la definida en el curso “Plan de Negocio”- y aplicarlos a la gestión administrativa de la misma. Manejar los… Indicadores de logro

Indicadores de logro El estudiante: Pone en marcha las estrategias y tácticas de su “Plan de Negocio” para alcanzar las metas establecidas en él. Constituye y registra su empresa. Analiza todos los procesos inherentes a la gestión administrativa y legal de su negocio proyectando: La ubicación de la empresa, su organización, responsabilidad social, decálogo empresarial, custodia de libros, documentos y registros documentos y registros de obligatorio cumplimiento, administración de personal, seguros, gestión de recursos , responsabilidades jurídicas , tributaria s y fiscal es de la administración, etc. Aplica el ciclo PHVA -Planear-Hacer-Verificar-Actuar- en la gestión administrativa y legal de su negocio.

Red de conceptos asociados a la empresa Actividades de aprendizaje La Unidad 11 Gestión Administrativa y Legal Puesta en marcha del negocio Gestión administrativa Ubicación de la empresa Organización Responsabilidad social Decálogo empresarial Custodia de libros y documentos Administración de personal Seguros Gestión de recursos Responsabilidades jurídicas , tributaria s y fiscal es El ciclo PHVA Autoevaluación

Responsabilidad social Actos responsables de la empresa Responsabilidad para con los empleados Responsabilidad hacia la familia de los empleados Responsabilidad hacia la comunidad y los clientes Responsabilidades hacia el medio ambiente y la sociedad El retorno de la responsabilidad social documentos y registros de obligatorio cumplimiento.

Introducción La cita anterior nos sirve para introducir la presente unidad dedicada a la “Gestión Administrativa y Legal de las Empresas”. La administración de una empresa implica una serie de procesos, actividades y procedimientos de distintas áreas, que han de ser desarrolladas y coordinadas, adecuada y oportunamente, para asegurar la consecución y el logro de los objetivos formulados en el “Plan de Negocio”. La administración es la responsable de prever lo qué debe hacerse, cómo, con quién y cuándo. De la misma manera, debe estar atenta a los obstáculos e imprevistos que puedan presentarse y las alternativas para reaccionar a éstos sin poner en peligro la operación y funcionamiento de la empresa y, por ende, el cumplimiento de las metas previstas. De acuerdo con lo anterior, en esta unidad aprenderás lo que se necesita para poner en marcha un negocio en lo que toca con los aspectos administrativos y legales. Estamos seguros que todos los temas que abordaremos serán de todo tu interés y de gran importancia para tu futuro desempeño profesional. Muchos Éxitos “ La administración de negocios exitosos consiste en hacer en forma simple las actividades que se deben hacer, en hacerlas con regularidad y en nunca olvidarse de hacerlas”. William H. Lever

Actividad de exploración Hoy te encuentras feliz, después de varios días de un arduo proceso has sido seleccionado para formar parte del grupo directivo de la empresa “Las Delicias”. Unos de sus dueños se ha comunicado contigo para citarte a una reunión de trabajo con el resto de personas que conformarán el grupo empresarial. El día de la reunión, el doctor Hoyos, mayor accionista de la futura empresa, toma la palabra y presenta con todo detalle el “Plan de Negocio” hecho para “Las Delicias” y responde todas las inquietudes de los asistentes sobre éste. Después, el doctor Ortiz, otro de los socios, le solicita a cada uno de los asistentes que en no más de cinco minutos presenten las acciones que consideran necesarias para poner en marcha el negocio con base en el plan elaborado. Acto seguido, te selecciona a ti para iniciar estas presentaciones. ¿Cuáles serían los términos de tu presentación? ¿Qué planteamientos harías? Toma nota de tus ideas para que participes con éstas en el foro que programará el profesor sobre el tema planteado.

1. Puesta en marcha Poniendo el negocio en marcha .. Efectivamente, durante los primeros meses del negocio, el empresario debe dedicarse a poner en marcha las estrategias y tácticas de su plan de negocio y dedicarse a alcanzar las metas establecidas en él . Para ello, deberá dar inicio al proceso jurídico de constitución y registro , el cual cambia sustantivamente de país a país. Diálogos 1 y 3 Diálogos 2 y 4 La puesta en marcha de un negocio está determinada por las características de sus dirigentes. Al respecto, vamos a estudiar las similitudes y diferencias existentes entre: El Líder empresarial y el Gerente

Dialogo 1 Bueno ya tenemos el plan de negocio listo ¿ahora con qué debemos seguir? Diálogo 2 Ahora lo que tenemos que hacer es poner en marcha nuestro plan. ¿Qué necesitamos para esto? Diálogo 3 Yo pienso que lo primero que debemos hacer es constituir legalmente la empresa porque de lo contrario no podemos funcionar. Diálogo 4 ¡Claro! La constitución y registro de la empresa es lo primero. Entonces, revisemos los trámites y procedamos. El Líder empresarial y el Gerente Estudia el siguiente documento y participa en el foro que sobre este tema programará el profesor: Ir a documento: El Líder empresarial y el Gerente: Similitudes y diferencias ( Abraham Zalesnik. 1977) Documento word: Lider_empresarial_gerente.doc metas establecidas en él N o deberá estar dedicado a apagar los incendios que la falta de planeación le pueda generar, especialmente , en el área financiera.

proceso jurídico de constitución y registro Constitución y registro de la empresa En el plan de negocios habíamos tenido la oportunidad de abordar el análisis legal y social para que el negocio se establezca y opere cumpliendo con permisos, reglamentaciones, leyes, obligaciones, efectos sociales, tipo de sociedad y responsabilidades , entre otros. Al respecto, h abíamos dicho que dentro de las competencias que el estudiante debía desarrollar en el plan legal y social era la de saber recurrir y consultar la normatividad que regula la actividad empresarial. ¿Dónde tendré que adelantar los trámites para la constitución de la sociedad? ¿Serán muchos? ¿Cuántos días me tardaré en éstos? ¿Será que en la Cámara de Comercio puedo hacer todo? ¿Tendré que diligenciar los trámites personalmente?

consultar la normatividad que regula Alguna normatividad importante es la siguiente: Igualmente , podrás obtener mayor claridad acerca de las ventajas y desventajas de constituir un tipo de sociedad (unipersonal, en comandita por acciones, limitada etc) en www.sena.edu.co/fondoemprender ; consultando Plan de Negocios en el capítulo 8.2 marco legal de la organización. Pags 32 a la 36 Busca en www.google.com.co Código de Comercio, artículos 1º al 25 (empresa y actividades mercantiles), que reglamenta la actividad comercial. Ley MIPYME 590 de 2000 y la reforma con la ley 905 de 2004. Tendrás acceso a estas leyes en la pagina: www.mincomercio.gov.co consultando la normatividad vigente

¿Será en la Cámara de Comercio? Actualmente, y con el ánimo de atender las quejas de los empresarios en cuanto a trámites (número, tiempo y costos) y la debida simplificación, y apoyados en la ley antitrámites 962/05; el Gobierno Nacional ha facultado a las Cámaras de Comercio para simplificar 18 trámites de constitución de empresas y reducirlos a 10 e igualmente de 55 días promedio que tomaba dicho proceso se redujo a 30 días. La idea es ponernos a tono con los países desarrollados facilitándole a los empresarios las condiciones que permitan mejorar la competitividad de sus empresas y del país. Para ello se ha reglamentado el RUE (Registro Único Empresarial) el cual rinde mérito para la mayor parte de actividades que tienen que ver con la actividad comercial de cara a las agencias del estado y el cual se debe tramitar en las cámaras de comercio. Si su empresa va a quedar radicada en Medellín, Bello, Copacabana, Girardota, Barbosa consulte …. Si su empresa la va a radicar en los municipios del sur del Valle de Aburrá (Itagui, Envigado, La estrella, Sabaneta, Caldas) consulte …

consulte …. Si su empresa va a quedar radicada en Medellín, Bello, Copacabana, Girardota, Barbosa consulte requisitos, gestiones de legalización y trámites de funcionamiento en la Cámara de Comercio de Medellín: www.camaramed.org.co/servicioscorporativos ; constitución de empresas. consulte …. Si su empresa la va a radicar en los municipios del sur del Valle de Aburrá (Itagui, Envigado, la estrella, Sabaneta, Caldas) consulte requisitos, gestiones de legalización y trámites en la Cámara de Comercio Aburrá sur: www.ccas.org.co ; trámites ¿Tendré que diligenciar los trámites personalmente? En los sitios Web de las cámaras de comercio podrás consultar programas y actividades de asesoría empresarial y servicios en línea para que puedes gestionar por esta vía. Sin embargo, tratándose del inicio de operaciones de tu negocio, la mayoría de trámites tienen que hacerse en forma personal mientras se obtienen los registros y códigos de acceso con el correspondiente pago de los debidos derechos.

Descripción: Estudia el documento “Minuta de Constitución Sociedad ante Notario Público” y con base en las instrucciones que encuentras es éste elabora la minuta para la empresa a la cual le hiciste el plan de negocio. Actividad de seguimiento N°1 Objetivo Elaborar la minuta de constitución de una sociedad. Procedimiento Elabora un informe con tu trabajo y publícalo en el foro del curso. Lee y comenta las minutas de tus compañeros. Ir a Documento

Ir a Documento Minuta Constitución Sociedad.doc

2 . Gestión administrativa La Administración de toda empresa implica una serie de actividades de distintas áreas, que han de ser desarrolladas y coordinadas, de forma adecuada y oportuna, para asegurar la consecución y el logro de sus objetivos. Debe preverse lo que se va a hacer, así como los obstáculos que puedan presentarse y los diferentes cursos de acción, de manera que podamos dar cumplimiento al plan de negocio elaborado por los directivos de la empresa y accionistas. Ubicación de la empresa Organización La empresa y su responsabilidad social Decálogo empresarial Custodia de libros, documentos y registros Administración de personal Seguros Mantenimiento y conservación de activos y redes de servicios Gestión de recursos Responsabilidades jurídicas , tributaria s y fiscal es La gestión administrativa supone tomar decisiones alrededor de los siguientes aspectos: A continuación nos detendremos en cada uno de estos aspectos

2.1 Ubicación de la empresa La ubicación apropiada de la empresa es una de las cuestiones más importantes y trascendentales para el éxito de ésta. Debemos buscar el lugar idóneo para el establecimiento de acuerdo con el giro, el tamaño de la empresa y los planes de expansión. El lugar inicial que busquemos para nuestra empresa puede ser alterado por diferentes factores: ¿Te has preguntado por las variables que deben ser consideradas para decidir, de la mejor manera posible, dónde establecer una empresa? Factores 1 2 3 4 5 6 7 8 Variables a considerar 1 2 3 4 5 6 7 8 9

1 . Cambio de política de precios. 2 . Contaminación y rechazo de la comunidad. 3. Distribución de los productos. 4. La competencia. 5. Limitaciones para ampliar las instalaciones físicas. 6. Permisos para expansión 7 . Sistemas deficientes de transporte local. 8. Situación laboral y oferta de mano de obra. Variables que …. 1 . Características y costos de los servicios públicos y privados. 2 . Disponibilidad de medios de transporte. 3 . Disponibilidad y costo de la mano de obra.    Disposiciones legales, fiscales y de política económica.    Impuestos.    Incentivos para la localización de empresas.    Posibles desarrollos de la zona o la localidad.   Proximidad de las fuentes de abastecimiento.    Reglamentación oficial (licencias y permisos)

2.2 Organización Porque la organización es vital para lograr la eficiencia y eficacia del grupo de personas que intervendrá en la empresa Porque la estructura de la organización nos define cómo estarán distribuidas las actividades de un negocio. ¿Por qué debemos pensar en una buena organización para nuestra empresa? Diálogos en pantalla sin animación Para diseñar la estructura organizativa de una empresa debes considerar, al menos, los siguientes tres aspectos: La organización vertical La departamentalización La organización horizontal ¿Cuánto control deben tener los directivos?

estructura de la organización Para definir una estructura organizacional se emplea lo que se conoce por el nombre de organigrama . En él se indica cómo está agrupado el personal y qué actividades realiza, cuáles son sus niveles de autoridad y cómo fluyen las líneas de comunicación. La organización vertical Consiste en la definición de las actividades individuales. La departamentalización Consiste en la definición y agrupación de las actividades por departamentos y áreas. La organización horizontal Consiste en la coordinación de todas las actividades y áreas. Ésta facilita la comunicación e intercambio de información entre departamentos e individuos, evitando con ello recorrer verticalmente la cadena de mando. ¿Cuánto control deben tener los directivos? Para que un directivo sea eficiente debe tener tanto control como le sea posible manejar. Sin embargo, para determinar cuánto le será otorgado, ha de considerarse la capacidad de cada ejecutivo y de cada empresa en particular.

Descripción Repasa tu plan de negocio en toda su fundamentación, objetivos, estrategias, factores de éxito, producción, mercado, finanzas, etc. y a la luz de estos lineamientos, diseña la la Estructura Organizacional que debería tener tu empresa con su correspondiente sustentación. Actividad de seguimiento N°2 Objetivo Diseñar la estructura organizacional de una empresa. Procedimiento Publica tu trabajo en el foro del curso. Revisa y comenta las estructuras organizativas diseñadas por tus compañeros.

2.3 La empresa y su responsabilidad social Actos responsables de la empresa La responsabilidad hacia los empleados Responsabilidad hacia la familia de los empleados Responsabilidad hacia la comunidad y los clientes Otras responsabilidades que le reportan beneficios a la empresa El retorno de la responsabilidad social El tema que nos ocupa hoy tiene que ver con la responsabilidad social de la empresa y quisiera que entre todos definiéramos los tópicos que debemos atender en este sentido. ¿Las empresas tienen responsabilidades sociales? Tenemos responsabilidades con los empleados y sus familias. También con los clientes, proveedores y comunidad en general. En efecto, las empresas tienen responsabilidades sociales que cumplir con las personas que interactúan, la sociedad en general y medio ambiente en que ejercen sus actividades. A continuación, nos detendremos en los siguientes aspectos relacionado con este importante tema para tu futura empresa. Diálogo en pantalla, sin animación

2.3.1 Actos responsables de la empresa Profundiza en este tema estudiando: “Actos responsables de la empresa” doc. word Una empresa responsable socialmente establece como principal estandarte en su cultura organizacional, la ética, la moral, los principios cívicos y ciudadanos y todo lo referente a sus valores. Aportó beneficios al individuo, a sus colaboradores y a los grupos familiares de los mismos. Benefició su entorno. Cumplió cabalmente con los principios cívicos y ciudadanos, con las reglas éticas y morales y con la normatividad legal a la que pertenece. A conciencia, puede estar segura de haber actuado siempre en la vía correcta y no haber causado daño alguno. Una empresa es realmente la mejor cuando, además de lograr los objetivos empresariales, puede demostrar que: Ventajas y beneficios de la responsabilidad social para la empresa doc. word

2.3.2 Responsabilidad para con los empleados Profundiza en este aspecto estudiando el documento; “La repercusión de la acción responsable para con los empleados” doc. word Reducción de ausentismos. Estímulo a la motivación. Mejores comunicaciones. Mayor sentido de pertenencia. Mayor compromiso por lo que se hace. Mejor clima laboral se mejora Relaciones laborales amables y armoniosas. Clientes más satisfechos. Aportes positivos hacia las políticas de mejoramiento. Reducción de resistencia al cambio Mayor productividad. La responsabilidad social de la empresa hacia sus empleados mejora las condiciones del trabajo, reduce gastos, evita pérdidas y mejora la eficiencia y la eficacia en todos sus procesos. En las empresas con responsabilidad social se evidencian logros como los siguientes:

¡Claro! para ti es más importante la empresa y tu trabajo que nosotros. No te quejes, por este trabajo nos sostenemos. Si no me quedo en la noche me ponen en la lista de los “no colaboradores” 2.3.3 Responsabilidad hacia la familia de los empleados Las empresas pueden ser aliadas o enemigas de la familia El colaborador o empleado es ante todo un miembro de un grupo familiar, por lo que la empresa debe dirigir acciones hacia ella, tratando de que el grupo familiar proporcione motivaciones favorables que se reflejen en el mismo trabajo, y buscando que dicho grupo se convierta en su principal aliado . Profundiza en este tema estudiando el documento: Acciones responsables hacia la familia del empleado. Doc word Foto: discusión familiar Diálogo en pantalla, sin animación

principal aliado Se observa hoy que las personas, por su afán de producir los ingresos necesarios para el sostenimiento de sus compromisos y obligaciones familiares, por la necesidad de conservar su puesto de vital importancia para la manutención de la misma, dedique tiempo adicional, descuidando el de su familia.

Profundiza en este tema estudiando: “Acciones responsables hacia la comunidad y clientes” 2.3.4 Responsabilidad hacia la comunidad y los clientes Lo ideal es que la empresa se proyecte hacia la comunidad con acciones inclusive de beneficencia, y en la medida en que los estados financieros se lo permitan, con acciones culturales, cívicas, ambientales y similares. Por ejemplo: Pero hay otras acciones hacia la comunidad que en la mayoría de los casos no generan costos, o son mínimos, y que aunque los genere, la inversión repercutirá en beneficios y recuperación. Por ejemplo: crear cultura del reciclaje, respetar el espacio público, contratar limitados físicos y patrocinar eventos populares. Apoyar una escuela, patrocinar un parque, regalar utensilios para labores educativas, hacer donaciones, sostener un ancianato, hacer recolectas y otras acciones altruistas nunca van de sobra. Sin embargo, no todas las empresas tienes la capacidad económica para hacerlo y aunque ello, de una u otra forma, le genera beneficios a largo plazo, dichas acciones dependerán de su fortaleza financiera.

2.3.5 Responsabilidades hacia el medio ambiente y la sociedad Las empresas también tienen responsabilidades hacia el medio ambiente y la sociedad en la cual conviven. Al respecto, e xisten mucha acciones que pueden emprender, de costos mínimos y con un interesante retorno de utilidades, veamos algunas: ¿Qué acciones responsables podría emprender la empresa hacia la sociedad y el medio ambiente en el cual convive? ¿A cuáles de estas acciones le apuntarías en tu negocio? ¿A cuáles no? ¿Por qué? Acciones a emprender 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

1 .Creación sistemas de aislamiento de la contaminación del ruido, eliminación de olores que creen molestia y similares a los vecinos del sector. 2. Cuidado de algunas zonas verdes de la comunidad. 3 . Mantenimiento adecuado del establecimiento de forma tal que sea motivo de orgullo del sector o vecindario. 4 . Apoyo a los sistemas de seguridad de la comunidad. 5. Apoyo a las actividades de servicio comunitario del sector, asilos, escuelas, parques, deportes y otros, en la medida de sus capacidades. 6 . Mejoramiento de procesos productivos no contaminantes. 7 . Mejoramiento de la calidad en el tratamiento aséptico de productos de consumo. 8. Creación de sistemas de tratamiento de aguas residuales y de otras formas para la protección del medio ambiente por la contaminación de chimeneas u otras formas que afectan el suelo, el aire y las aguas. 9 . Patrocinio, promoción y participación directa en campañas cívicas, sociales, ambientales, educativas y de beneficio a la comunidad. 10 . Patrocinio de eventos comunales, de organismos cívicos, de voluntariados y similares. 11 . Patrocinio de deportistas y artistas. 12 . Inversión en investigaciones sociales, en la capacitación integral de los empleados empezando por los directivos. 13 . Preparación de las personas para su retiro o desvinculación .

integral Es decir, en lo personal, lo social y lo profesional o laboral. directivos A éstos les debemos fortalecer en los temas de la responsabilidad social y los estilos de dirección y mando con ética y responsabilidad. retiro o desvinculación. Llegando con programas a los grupos de personas afectadas, para que se preparen en un nuevo estilo de vida, busquen nuevas alternativas y aprendan a manejar el capital -poco o mucho-con que cuentan.

¿Dónde está el negocio por ser socialmente responsable? 2.3.6 El retorno de la responsabilidad social Beneficios por las acciones hacia los empleados y la familia Beneficios por las acciones externas Efectivamente, la responsabilidad social le reporta a las empresas importantes beneficios cualitativos y cuantitativos los cuales se proyectan en diferentes frentes a corto, mediano y largo plazo. ¿Es verdad que la responsabilidad social representa grandes beneficios para la empresa ¡Claro que es verdad! Los beneficios son de orden cualitativo y cuantitativo, a corto, mediano y largo plazo. ¿Por qué pensar en la responsabilidad social?

Se trabaja más y mejor. Se mejora la calidad y con ella la satisfacción de clientes. Menos rotación de personal Mas eficiencia e innovación. Beneficios por las acciones hacia los empleados y la familia Beneficios por las acciones hacia los empleados y la familia Todos estos aspectos repercuten en menores gastos, mayor productividad y consecución de las metas propuestas por la empresa u organización, un beneficio que puede ser cuantificado en la contabilidad y los estados financieros de forma progresiva, cada que se va haciendo la inversión. ¿Por qué pensar en la responsabilidad social? Si los profesionales, las universidades, las empresas mismas, el estado a través de sus políticas de gobierno y así como los gremios empresariales, los académicos, los inversionistas y demás personas que de alguna forma incidimos de forma directa o indirecta en el mundo empresarial no tomamos este tema con la suficiente seriedad que merece, no nos quejemos mañana cuando ya lamentarnos sea tarde. Por la construcción de un mejor país, por la construcción de empresas eficientes, por el medio ambiente, por nuestros hijos y por muchas razones más, demos la importancia que requiere los asuntos sobre la responsabilidad social.

Se trabaja más y mejor. Para no repetir lo ya expuesto, genera en los trabajadores mayor confianza por la empresa a la que pertenecen, la sienten como suya, disminuye las probabilidades de conflictos y otros focos de resistencia que afecten la productividad, permitiendo así que aumenten la disposición hacia el trabajo, es decir, por el mismo valor pagado, ayudado por la condición, se obtiene más y mejor trabajo. Menos rotación de personal Lo cual redunde en menos costos de reclutamiento y de entrenamiento. Además, de aquellos que origina el proceso inicial de ajuste a un nuevo trabajo. Mas eficiencia e innovación. Hay un mayor aporte y, por lo tanto, una mayor innovación directa por aquellos que, día a día, están al frente de los procesos: simplificando etapas, reduciendo desgaste, bajando costos y ayudando a la eficiencia.

Beneficios por las acciones externas Beneficios por las acciones externas Por sus acciones externas las empresas logran importantes beneficios, veamos algunos: Mantenimiento de la clientela. Mayor apoyo de la misma comunidad. Disminución de conflictos y agresiones. Optimización de los recursos. Eliminación de reprocesos. Mejora de la imagen externa. En pocas palabras, la responsabilidad social produce reducción de costos operativos, mejora la imagen de la marca en el mercado y logra mayor identidad y sentido de pertenencia de sus colaboradores, lo que se convierte en el mejor negocio, no con visión corto placista, también a futuro.

Mantenimiento de la clientela. Se logra una mayor confianza de la misma clientela, del mercado, logrando una imagen más favorable, lo que permite mantener la clientela y facilita el proceso de consecución de nuevos mercados por la imagen que se obtiene. Mayor apoyo de la misma comunidad. Y de las autoridades locales beneficiando así el flujo de procedimientos y la seguridad misma. Disminución de conflictos y agresiones. El solo hecho de evitar crear sentimientos negativos, es un ahorro en cuanto a que los daños que pueden producir los actos vandálicos las huelgas, los paros, las demandas, o cuando los empleados de forma intencional deterioran, retrazan o frenan acciones. Optimización de los recursos. En aspectos de tipo ambiental, los programas de reducir, reciclar y reutilizar, le permiten a la empresa el ahorro de grandes sumas, la recuperación de inversiones y la optimización de los recursos, lo cual es, sin duda, un buen negocio. Eliminación de reprocesos . Se minimizan problemas de devoluciones por mala calidad, de no pago oportuno de la cartera, de negación de deudas y otros asuntos que muchas veces son motivados por calidades defectuosas, servicios mal prestados o por que la imagen de la empresa es negativa o no confiable. Mejora de la imagen externa . Mejora la reputación de la marca ante los clientes, ante los canales de distribución y las ventas.

2.4 Decálogo empresarial Una vez asumida por los directivos la responsabilidad social y expresada en principios y valores, deberá ser socializada para incorporarla en todas las personas que conforman la empresa. Para ello deberás redactar un decálogo que exprese el compromiso asumido y hacerlo público a través de los diferentes medios que tiene la empresa. Periódicamente deberás publicar por estos mismos medios las actuaciones y logros en la materia; en el informe anual de gestión deberás destinar un espacio importante para presentar el balance del compromiso social asumido por la gerencia y su equipo. Con el ánimo de que los esfuerzos de “responsabilidad social de la empresa” puedan tener el mayor impacto posible en el bienestar de la comunidad, es recomendable que ésta trabaje en el contexto de las relaciones tripartitas: Empresa-Universidad Estado y alinee sus propósitos con las dinámicas locales. Las agremiaciones (ANDI, ACOPI, FENALCO etc) y las Cajas de Compensación familiar (COMFAMA, COMFENALCO etc) son una guía en la materia y en consecuencia han asumido un papel protagónico al liderar campañas, eventos y actividades hacia el compromiso social del empresario. Decálogo Empresarial Ahora, escribe el Decálogo Empresarial de tu negocio

diferentes medios Carteleras, boletines, intranet, etc. redactar en forma sencilla, clara y asimilable por todos los miembros de la empresa. Ahora, escribe el Decálogo Empresarial de tu negocio Estudia el documento “Declaración de Principios Empresariales de la ANDI e inspirado en éste, construye el decálogo de valores y principios para tu empresa. También, puedes consultar las filosofías, principios y postulados de otras entidades como ACOPI, FENALCO, COMFAMA y COMFENALCO, disponibles en los sitios Web de éstas. Publica tu “Decálogo Empresarial” en el foro del curso y mantente atento a la discusión que sobre este tema programará el profesor. Para tu participación en el foro deberás haber leído los trabajos de tus compañeros.

2.5 Custodia de libros, documentos y registros En efecto, otra de las actividades por excelencia de la administración es la relacionada con la custodia de libros, documentos, registros e informes de la empresa. ¿En qué consiste la custodia de libros, documentos y registros? Ana, debemos preservar el estado de las escrituras de constitución y reformas, los libros de actas, los planes de desarrollo y los informes de gestión. ¡Claro doctor! Eso haré. El contador también me indicó que debe guardar celosamente toda la información contable. ¿Qué hacer con los documentos y registros de obligatorio cumplimiento?

informes de la empresa. Al respecto, debemos preservar el estado de las escrituras de constitución y las reformas, los libros de actas (socios, juntas directivas y anexos etc), los planes de desarrollo y los informes de gestión porque éstos se constituyen en referentes importantes de los estatutos y las decisiones estratégicas. ¿Qué hacer con los documentos y registros de obligatorio cumplimiento? En cuanto a documentos y registros de obligatorio cumplimiento como balances, declaraciones de impuestos de renta anual, IVA y demás, deben ser celosamente archivados y conservados para certificar en el momento de cualquier requerimiento.

2.6 Administración de personal Las Industrias deben diseñar un reglamento de higiene y seguridad industrial. La empresa es muy pequeña y no puedo contratar a nadie más ¿Qué debo hacer? ¡Que preocupación! ¿Será que tengo que contratar a alguien para la función de personal? ¿Cómo gestionar el talento humano? Con relación a la gestión del talento humano es importante que tengas en cuenta que en las micro y pequeñas empresas esta función debe ser asumida, a escala, por el administrador en lo que tiene que ver con los procesos de selección, contratación, inducción y capacitación.

micro y pequeñas empresas Para la consecución de personal, las pequeñas empresas deben valerse de los servicios externos de información de oferta de empleo, como el SENA y de empresas de servicios de selección que respondan con candidatos que reúnan los perfiles, habilidades y destrezas o competencias y condiciones solicitados; Igualmente, deben recurrir a los gremios, el SENA y las cajas de compensación familiar para capacitar al personal en las áreas requeridas. administrador Esto lo hace, en la mayoría de los casos, con la colaboración de un auxiliar de personal. higiene y seguridad industrial La guía y aprobación de éste se hace con la dirección regional del trabajo. También, se deben adelantar programas de riesgos y salud ocupacional en compañía de las ARPs. (Administradoras de Riesgos Profesionales).

2.7 Seguros ¡Claro! El equipo directivo de la empresa debe garantizar que ésta tenga una adecuada cobertura de seguros ante los posibles riesgos y sinistros que pongan en peligro el patrimonio de la entidad y la seguridad de sus integrantes. Esto lo hace mediante la contratación de pólizas anuales de: ¿Son indispensables los seguros? ¿Cómo así Elena? Estaba convencido que estábamos protegidos con una buenas pólizas y ante todas los posibles riesgos que pusieran en peligro el patrimonio de la empresa. Doctor, me parece que la cobertura que tenemos de seguros es muy mala en su monto y, además, no tenemos ninguna protección por rotura de maquinaria y lucro cesante. Además de los seguros, la administración es responsable por el mantenimiento y conservación de activos y redes de servicios Pólizas más utilizadas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1 . Incendio. 2 . Corriente débil para equipos. 3 . Sustracción. 4 . Vehículos 5. Transporte de mercancías 6. Actos mal intencionados de terceros 7. Responsabilidad civil (especialmente del gerente) 8. Terremoto 9. Terrorismo 10. Rotura de maquinaria 11. Lucro cesante. contratación de pólizas anuales El tipo de pólizas de seguros a contratar dependerá del tipo de empresa, tamaño y riesgos, etc. Al respecto, debemos asesorarnos de los corredores de seguros que son quienes tienen la mayor información sobre éstos y nos podrán ayudar a tomar una buena decisión. No debes olvidar la importancia de pagar a tiempo las pólizas porque de lo contrario no tendrás ninguna protección.

mantenimiento y conservación de activos y redes de servicios La administración también es responsable del buen estado de edificios y equipos mediante programas periódicos de mantenimiento y reparación. Además, debe garantizar las condiciones que permitan el suministro de los servicios requeridos para el logro de los objetivos y metas. Las pequeñas empresas deben mantener vigentes contratos y pólizas de prestación de servicios.

2.8 Gestión de recursos Estoy seguro que estás de acuerdo con Juan. La mayor de las responsabilidades del administrador es garantizar el suministro de las materias primas, insumos y demás, que requiere la empresa para su producción, operación y funcionamiento. Una adecuada información, planeación y coordinación de todos los procesos le permite a la dirección prever los requerimientos con suficiente antelación y evitar los cuellos de botella que se puedan generar. Responsabilidades jurídicas , tributaria s y fiscal es de la administración Lo siento Lucas pero ¡No trabajo más! hasta que la empresa no me garantice los recursos que necesito. El jefe de compras no está, no llegó la materia prima, tuve que parar la maquinaria, cerrar la planta y !”#$%%%& ¿Qué significa gestionar los recursos? ¿Qué es lo que te pasa Juan que estás tan contrariado? ¿Cuál es el problema que tienes? Actividad: Foro Foto: ejecutivo furioso. Diálogo en pantalla

prever los requerimientos Un factor crítico para garantizar esto, radica en una óptima gestión de la cartera de manera tal que se garantice flujos periódicos de ingresos para el oportuno pago y cancelación de obligaciones a los proveedores los cuales son, también, su responsabilidad. Actividad: Foro Debes estar atento para participar en el foro “Las responsabilidades de la administración” que programará el profesor sobre este apasionante tema.

Responsabilidades j urídica s , tributaria s y fiscal es En vista de que en las micro y pequeñas empresas se confunde el administrador con el gerente y propietario lo cierto del caso es que la responsabilidad es del representante legal quien está registrado en la Cámara de Comercio y quien debe garantizar el cumplimiento de las normas legales establecidas para empresas del comercio o productoras de bienes y servicios. Tipo Jurídico legal Tipo tributario Responsabilidades jurídicas , tributaria s y fiscal es de la administración Tipo Fiscal Cumplir con los requisitos de información solicitados por los organismos de control y vigilancia, propios de una empresa establecida formalmente y que por ejemplo cuenta para fines estadísticos del comportamiento de la economía y del sector en particular. Responsabilidades de: 1 2 3 4 1 2 3

De tipo Jurídico legal: 1. La renovación del registro mercantil anual que le permita actuar en el sector al cual pertenece. 2. La contratación de todo el personal ya sea temporal, a término o a término indefinido con las respectivas afiliaciones a la seguridad social y aportes parafiscales al SENA, ICBF y las cajas de compensación familiar y mantenerse a paz y salvo por estos conceptos. 3. Mantener vigentes los reglamentos de higiene y seguridad Industrial así como los programas de salud ocupacional implementados. 4 . Procurar el cumplimiento de normas sanitarias y ambientales. Además, tener los registros o certificaciones necesarias para comercializar productos y servicios, por ejemplo, los registros ante el INVIMA. De tipo tributario: 1. Mantener estados financieros y balances de prueba ajustados al Plan Único de Cuentas (PUC) de la DIAN firmados por un contador público juramentado y, por consiguiente, los de resultados anuales aprobados por la junta de socios como soportes para la declaración de renta. 2 . Mantener al día los libros diario, compras y bancos con los respectivos asientos contables que den lugar a las declaraciones confiables en términos de ingresos y egresos y que sirvan de soporte para la declaración bimensual del impuesto al valor agregado IVA. 3. Dar respuesta oportuna a los requerimientos de información legal de organismos gubernamentales especialmente DIAN, SENA, ICBF y las Cajas de compensación familiar.

3. El ciclo PHVA PHVA -Planear-Hacer o ejecutar-Verificar-Ajustar- El ciclo de la mejora continua Repetir el paso 1., luego el 2. y así una y otra vez y siempre. Esta es la síntesis del trabajo del día a día del administrador de una pequeña empresa y corresponde al ciclo de control de Deming o de la mejora continua; pues lo que no se mide no avanza y todo lo que se hace debe responder a un proceso de planeación consecuente con las objetivos y metas propuestas. ESPACIO PARA LOS ENLACES DEL ESQUEMA

El ciclo de la mejora continua A partir del año 1950, y en repetidas oportunidades durante las dos décadas siguientes, Deming empleó el Ciclo PHVA (PDCA Cycle) como introducción a todas y cada una de las capacitaciones que brindó a la alta dirección de las empresas japonesas. De allí hasta la fecha, este ciclo (desarrollado por Shewhart), ha recorrido el mundo como símbolo indiscutido de la Mejora Continua. Las Normas ISO 9000:2000 basan en el Ciclo PHVA su esquema de la Mejora Continua del Sistema de Gestión de la Calidad. Planificar: Involucrar a la gente correcta. Recopilar los datos disponibles. Comprender las necesidades de los clientes Estudiar exhaustivamente el/los procesos involucrados. ¿Es el proceso capaz de satisfacer las necesidades? Desarrollar el plan/entrenar al personal

Hacer: Implementar la mejora/verificar las causas de los problemas. Recopilar los datos apropiados. Verificar: Analizar y desplegar los datos: ¿Se han alcanzado los resultados deseados? Comprender y documentar las diferencias. Revisar los problemas y errores. Verificar los logros: ¿Qué se aprendió? ¿Qué queda aún por resolver? Actuar: Incorporar la mejora al proceso. Comunicar la mejora a todos los integrantes de la empresa. Identificar nuevos proyectos/problemas .

Repetir el paso 1., luego el 2. y así una y otra vez y siempre. El administrador debe hacerle seguimiento a los presupuestos de cada área e indagar en dónde no se cumplen para establecer los correctivos y tomar las decisiones necesarias. Esos presupuestos deben ser elaborados con los responsables de cada área a fin de empoderarlos y poderlos efectivamente responsabilizar de sus metas.

Actividad de seguimiento N°3 Objetivo Proyectar las responsabilidades del equipo de dirección de la empresa definida en el Plan de Negocio. Descripción Repasa todas las responsabilidades administrativas que acabamos de estudiar, haz un inventario de ellas y proyecta la forma como serán asumidas ésta en tu futura empresa. Procedimiento Elabora un informe con tu trabajo, publícalo en el foro del curso y envíale una copia al tutor por correo electrónico.

Autoevaluación Reflexiona durante unos minutos en el logro que has tenido de la competencia que habíamos formulado para esta Unidad. ¿Tienes claridad de los aprendizaje que has logrado? ¿Te sientes capaz de poner en marcha las estrategias de tu plan de negocio y alcanzar las metas establecidas en él? ¿Podrías encargarte de todo lo que se requiere para la constitución y registro de tu empresa? ¿Has comprendido todos los procesos inherentes a la gestión administrativa y legal de una empresa? ¿Podrías proyectarlos a tu negocio? ¿Te sientes en capacidad de aplicar el ciclo PHVA -Planear-Hacer-Verificar-Actuar- en la gestión administrativa y legal de tu negocio? Para que valores dichos logros, te invito a responderte, con mucha sinceridad y objetividad, las siguientes preguntas. ¿Tus respuestas a las preguntas anteriores son afirmativas? ¡Bien! Has logrado construir conocimientos de gran importancia para tu futuro desempeño profesional. ¿Tienes dudas o temas que aún no comprendes? ¿Si? Toma nota de éstos y comunícate con el profesor antes de continuar con el estudio de la próxima unidad.

Varela, Rodrigo; Innovación empresarial “arte y ciencia para la creación de empresas. Prentice hall. Fleitman, Jack; Negocios exitosos “cómo empezar, administrar y operar eficientemente un negocio. Mc Graw Hill. www.camaramed.org.co/creación de empresas. www.dian.gov.co www.mincomercio.gov.co/viceministerio de desarrollo; normatividad www.google.com/responsabilidad social. www.google.com/phva; la mejora continua Bibliografía

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