El documento describe los pasos para registrarse en el sistema VUCE. Los usuarios deben obtener un certificado digital, registrar la llave digital en línea e informar sus datos de contacto. Las sociedades de intermediación aduanera deben enviar poderes a la autoridad que los autorice a realizar trámites. Los importadores pueden indicar en el poder que autorizan a las sociedades a registrarlos en el sistema. Una vez verificada la información, se crea un usuario en el sistema con acceso a consultar solicitudes.

1. Pasos para registrarse ante el VUCE (circular 11 del 2007<br />1. Sociedades de Intermediación Aduanera (SIA), Usuarios Aduaneros Perma - nentes (UAP), Usuarios Altamente Exp ortadores (ALTEX), Ap oderados Espe ciales, Importadores que tramitan directamente sus licencias o registros de importación, Exportadores, Productores Nacionales y demás usuarios del Módulo FUCE<br /> <br />Estos usuarios deben cumplir con los siguientes requisitos:<br /> <br />• Obtener el certificado digital ante una entidad certificadora autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio.<br /> <br />• Registrar la llave digital (token) en línea.<br /> <br />• Informar al correo electrónico registro@mincomercio.gov.co los siguientes datos:<br /> <br />- N° del RUT<br />- Nombre de la Empresa<br />- Nombre del Representante Legal de la Empresa<br />- Dirección de correo electrónico para notificación del sistema<br />- N° del teléfono, N° de Fax, dirección, ciudad del domicilio<br /> <br />Está información debe coincidir con la que aparece en el certificado digital de firma.<br />Las SIA o los apoderados especiales deberán enviar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, los poderes en los que los importadores, exportadores o productores nacionales a quienes representan, los autorizan para la realización de los trámites ante la VUCE. En caso de que se vayan a tramitar los Formularios 02 y 02-A, el poder debe indicar explícitamente que está autorizando la firma de los citados formularios.<br /> <br />2. Importadores, Exportadores o usuarios del Módulo FUCE que consultan solicitudes radicadas por las SIA o por apoderado especial Se clasifican en esta categoría las personas naturales o jurídicas que otorgan poder a una SIA a un apoderado especial para hacer el trámite de solicitud de licencia o de<br />registro de importación, trámite de autorizaciones previas a las exportaciones y registros a través del FUCE.<br /> <br />Con el fin de facilitar su registro, los importadores, exportadores y productores nacionales podrán indicar en el poder, que también autorizan a la SIA o al apoderado especial para que los registren ante la VUCE y firmen el documento de condiciones de uso y compromisos como usuarios del sistema, informando allí mismo la dirección electrónica a la cual les será enviado el “usuario” y la “contraseña” para el acceso al Sistema, con lo cual podrán consultar todas las solicitudes que radiquen a su nombre.<br /> <br />El funcionario del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, previa verificación de la información, creará un usuario en el sistema y le enviará un correo electrónico informándole el “usuario y la contraseña” para el acceso al sistema. La contraseña deberá ser cambiada por el usuario importador, exportador o productor nacional, por seguridad.<br /> <br />3. Importadores que realizan importaciones por valores inferiores a mil dólares<br /> <br />Estos usuarios deberán presentarse al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con el propósito de registrarse ante el sistema para realizar la operación de solicitud de la licencia o de registro de importación, con fotocopia de la cédula de ciudadanía. <br /> <br />El funcionario del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, previa verificación de la información, creará un usuario en el sistema y le enviará un correo electrónico informándole el “usuario y la <br />contraseña” para el acceso al sistema. La contraseña deberá ser cambiada por seguridad.<br /> <br />El usuario firmará los siguientes documentos:<br /> <br />1. Documento de condiciones de uso como usuario del sistema.<br /> <br />2. Documento de establecimiento de responsabilidades y autorización al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, para asegurar las transacciones electrónicas realizadas como importador.<br /> <br />Si el importador considera que no va a realizar más transacciones, deberá solicitar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, la desactivación del usuario en el sistema.<br /> <br />La presente circular modifica en lo pertinente la Circular Externa 057 de 2005 y deroga la Circular Externa 076 de 2005.<br /> <br />Como se hace el trámite para importaciones inferiores a mil dólares (circular 38 del 2007)<br />Con el propósito de registrarse ante el sistema para poder realizar una solicitud de licencia o registro de importación, los usuarios deben presentarse ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo con fotocopia de la cédula de ciudadanía, en caso de no estar registrado en el Registro Único Tributario, RUT, o suministrar los datos correspondientes al RUT.<br />Como se adquiere el aplicativo VUCE (circular 57 del 2005)?<br />Utilizado para la conversión, firma y transmisión de las solicitudes electrónicas que generan los usuarios desde su sistema de información. Está orientado a satisfacer las necesidades de transmisión masiva de solicitudes de registros o licencias de importación.<br />El Aplicativo VUCE solo lo deben adquirir aquellas empresas que manejen un alto volumen de registros o licencias de importación y que adicionalmente posean aplicativos informáticos donde elaboran hoy en día la impresión de formas valor; esto con el fin de que puedan transmitir de forma masiva varios documentos de importación (Registros o Licencias) y no tengan que volver a digitar información sino que puedan aprovechar la tecnología que poseen.El aplicativo VUCE actúa como untraductor de lo que hoy tienen las empresas y lo transmite en formato XML y firmado a la Ventanilla Única de Comercio Exterior.<br />Los usuarios que elaboren o tramitan registros con pocos ITEM (recomendable no más de 10) y que presenten no más de 10 documentos al mes, no requieren aplicativo, pueden hacer el trámite vía web, para lo cual solo requieren tener una firma digital y registrarse ante el Ministerio acorde con el procedimiento establecido.<br />Los Usuarios o empresas exportadores no requieren aplicativo, solo es necesario que adquieran una firma digital y se registren ante el Ministerio, cumpliendo con el procedimiento establecido.<br />Si la empresa realiza operaciones de importación y exportación, una sola firma digital le sirve para los dos procesos. <br />Cuál es el costo de renovación de la licencia de uso del aplicativo VUCE y cuál es el tiempo de vigencia? (circular 003 enero del 2009)?<br />Qué vigencia tiene la licencia de uso del aplicativo VUCE – módulo de importaciones? <br />RESPUESTA:La licencia de uso del aplicativo VUCE – módulo de importaciones que poseen actualmente, tiene vigencia de un año contado a partir de la primera fecha de transmisión de licencias a través del sistema Gate Way. <br />Cuándo renovar la licencia de uso del aplicativo VUCE? El Ministerio informará a través del sistema y con la debida anticipación, la fecha de vencimiento de su licencia, con el fin de efectuar los trámites necesarios para ello, acorde con las instrucciones que se indiquen.<br />Cuál es el costo de renovación de la licencia de uso del aplicativo VUCE y cuál es el tiempo de vigencia? <br />RESPUESTA: El costo establecido mediante resolución 1584 de julio 17 de 2006, es de 1.5 salarios mínimos legales vigentes y su vigencia es de un año calendario para su utilización. <br />13. como funciona y como está registrado el VUCE<br />Está integrado por dos componentes:<br />Sistema VUCE Web. Funciona vía Internet.Desde éste el usuario podrá consultar el arancel de vistos buenos, radicar las solicitudes, firmar electrónicamente en línea, realizar los pagos en línea yhacer seguimiento al trámite para determinar el estado del mismo. <br />Aplicativo VUCE. Consiste en una herramienta de intercambio de datos entre los sistemas de información de los importadores y el sistema VUCE Web. Los importadores generan desde sus propios aplicativos un archivo texto un archivo texto de acuerdo con una estructura válida; el aplicativo VUCE toma los datos de estos archivos planos, los convierte a estructura XML y luego lo firma, para transmitirlo al Sistema VUCE Web. <br />Cuáles son los beneficios del VUCE?<br />Predictibilidad en los procedimientos.<br />• Procesos integrados y simplificados, con bajos o nulos factores<br />discrecionales<br />• El Estado solicitará solo una vez al administrado, una<br />Información determinada, y la compartirá entre sus<br />Entidades integrantes de la VUCE.<br />• Procedimientos basados en documentos electrónicos<br />(Información electrónica) válidamente aceptados por las partes<br />• Procedimientos basados en el principio de la buena fe y la presunción de la veracidad, y que el administrado presentará la información cuando lo solicite la autoridad competente, bajo pena por infracción grave<br />• Pasarela Única de Pagos por medios electrónicos integrada al despacho de mercancías<br />• Revisión Física coordinada por parte de los organismos que tienen a cargo la supervisión y/o verificación de<br />Mercancías.<br />• TUPA integrado elaborado como parte intrínseca de la VUCE y presentado con una estructura homogénea.<br />Tramitar electrónicamente las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos que exigen las diferentes entidades competentes para la realización de las operaciones específicas de importación y exportación.<br />Consultar en línea la información relacionada con los procedimientos previos a la importación y exportación.<br />Pago electrónico del formulario y de las autorizaciones requeridas para los trámites de importación y exportación.<br />Operación de Direcciones Territoriales y Puntos de Atención, desde diferentes ciudades del país, a través del sistema vía Internet.<br />Transmisión en línea de las autorizaciones emitidas electrónicamente en la ventanilla, a la DIAN y a las entidades de control.<br />Quienes tienen acceso al VUCE?<br />Las Sociedades de Intermediación Aduanera –SIA-, los Usuarios Aduaneros Permanentes –UAP-, los Usuarios Altamente Exportadores –ALTEX- y los usuarios interesados en efectuar los trámites a que hace referencia el Decreto 4149 de 2004.<br />COMO SE CLASIFICAN LOS USUARIOS VUCE?<br />Importadores o Sociedades de Intermediación Aduanera, que deben tener un Certificado digital y firman electrónicamente sus solicitudes.<br />Importadores que realizan sus trámites a través de una SIA.<br />Personas Naturales o Jurídicas que hacen solicitudes de importaciones inferiores aUSD 1000 (Mil Dólares) y que no poseen firma digital<br />