Entregable final (1)

CONVENIOSENA UNIREMIGTON
1
Calle 51 # 51 27, Parque Berrio
Teléfono:(4) 3221000
http://www.uniremington.edu.co/
Medellín, Antioquia
SENA CUR
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GENERAL SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN
VIGENTE
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
INTRUCTOR
CARLOS AUGUSTO RICO
INTEGRANTES
VANESA ARBOLEDA TAMAYO
LAURA MONSALVE ZULETA
DEISY YESSENIA MORALES

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INTRODUCCION
La administración requiere diariamente elaborar documentos ya sean de carácter
administrativo u oficiales, desde una carta de una sola página, hasta un informe de
gran contenido; pero desafortunadamente muchos de ellos no cumplen con su
contenido, porque fueron escritos de forma incorrecta. Es vergonzoso leer
documentos que no se sabe cuál es el propósito o más vergonzoso aun la falta de
ortografía o redacción.
Este manual se hace con el propósito de ayudar al lector a corregir los errores
anteriores y facilitar la elaboración de los escritos en el ámbito empresarial, llevando
a cabo un proceso de redacción adecuado, proporcionando recomendaciones o
pautas con la redacción y creación.

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OBJETIVOS GENERALES
 Definir e implementar una manera eficaz para presentar y cumplir las
estrategias y necesidades del proyecto, copilando información que nos ayude
a orientar las ideas más claras y veraz
 Aprender a redactar documentos ya sea de carácter administrativo u oficial
con los elementos esenciales en el campo de la administración
 Construir un manual con la finalidad de enseñar y divulgar la información,
clara y objetiva para un fácil entendimiento de hacer un documento
administrativo u oficial
 Expresar por escrito los contenidos administrativos de forma correcta precisa
y ordenada
 Dar a conocer algunas normas para la recolección de documentos, logrando
despertar la atención la creatividad y el interés de los lectores en la
producción de los mismos.

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OBJECTIVOS ESPECIFICOS
 Mejorar la forma en cómo se redacta los documentos administrativos de una
forma fácil y eficaz, dando mejor operación y productividad en el ámbito
empresarial
 Facilitar la gestión documental de las empresas para que las personas
naturales puedan amplificar su conocimiento y las comunicaciones
empresariales
 Ayudar de una forma, más fácil y sencilla la elaboración documental

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Tabla de contenido
INTRODUCCION....................................................................................................................2
OBJETIVOS GENERALES ....................................................................................................3
OBJECTIVOS ESPECIFICOS ...............................................................................................4
REDACCION..........................................................................................................................6
EL TECLADO Y LA ERGONOMIA.........................................................................................7
SIGNOS DE PUNTUACION...................................................................................................9
LA COMA............................................................................................................................9
PUNTO Y COMA ................................................................................................................9
DOS PUNTOS....................................................................................................................9
COMILLAS SIMPLES Y DOBLES....................................................................................10
SIGNOS DE INTERROGACION ......................................................................................10
SIGNOS DE EXCLAMACION...........................................................................................10
PUNTOS SUSPENSIVOS................................................................................................11
GUION...............................................................................................................................11
RAYA.................................................................................................................................11
CONSTANCIA Y CERTIFICADO.........................................................................................12
Constancia........................................................................................................................12
Certificado.........................................................................................................................12
CARTA..................................................................................................................................17
MEMORANDO......................................................................................................................18
CIRCULAR............................................................................................................................20
¿QUÉ ES?............................................................................................................................23
TIPOS DE BOLETINES....................................................................................................23
¿PARA QUE SIRVE? .......................................................................................................24
CARACTERÍSTICAS DEL BOLETÍN ...............................................................................24
DOCUMENTOS MISIONALES ............................................................................................27
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.........................................................................29
¿QUÉ ES UN CONTRATO? ................................................................................................31
¿PARA QUE SIRVE UN CONTRATO? ...........................................................................31
ACUERDO 47 DE 2000.......................................................................................................36

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REDACCION
Es expresar por escrito, la información importante que deseamos hacer conocer
para logar un objetivo
La redacción de un texto, requiere de un ordenamiento lógico de las ideas que se
piensan plantear. Para redactar se necesita tener un plan de redacción que permita
partir de la idea más general a la idea más específica y luego priorizar desde la de
mayor trascendencia a la de menos importancia
Tipos de Redacción
 Redacción Científica
 Redacción periodística
 Redacción comercial
 Redacción informal
 Redacción literaria
Para redactar se necesita tener en cuenta
 Adecuación de las ideas
 Coherencia
 Cohesión
 Corrección Gramatical
 Ortografía
 Morfo sintaxis
 Buen léxico

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Redactar un documento indica mucho de la persona o institución. Es por lo tanto
muy importante ser cuidadoso con la presentación y el orden.
EL TECLADO Y LA ERGONOMIA
Al manipular un teclado, las manos adoptan una posición forzada hacia afuera. Los
movimientos rápidos y repetitivos pueden provocar tendinitis, Teno sinovitis, o
cualquier lesión asociada a dichos sobreesfuerzos, especialmente si la estación de
trabajo no está organizada adecuadamente. Cada vez existen en el mercado más
componentes que corrigen esto, como los teclados ergonómicos o los
reposamuñecas.
Tanto unos como otros permiten un acceso a las teclas en línea recta con respecto
al antebrazo, por lo que la postura que se adopta es más natural. El teclado
ergonómico ofrece además otras ventajas como la apertura de las partes
acomodándolo al mejor ángulo de trabajo, y teclas situadas donde los dedos tienen
una posición de descanso. Son más caros que los normales, pero, si se pasan
muchas horas ante el ordenador, vale la pena considerarlos.

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La ergonomía es el estudio del trabajo en relación con el entorno en que se lleva a
cabo (el lugar de trabajo) y con quienes lo realizan (los trabajadores). Se utiliza para
determinar cómo diseñar o adaptar el lugar de trabajo al trabajador a fin de evitar
distintos problemas de salud y de aumentar la eficiencia. En otras palabras, para
hacer que el trabajo se adapte al trabajador en lugar de obligar al trabajador a
adaptarse a él. Un ejemplo sencillo es alzar la altura de una mesa de trabajo para
que el operario no tenga que inclinarse innecesariamente para trabajar. El
especialista en ergonomía, denominado ergonomista, estudia la relación entre el
trabajador, el lugar de trabajo y el diseño del puesto de trabajo.

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SIGNOS DE PUNTUACION
Los signos de puntuación son los signos auxiliares que se usan para señalar la
entonación y las pausas en todo escrito. Ayudan a dar coherencia y facilitan la
comprensión de un texto. Sirven, además, para dar la entonación apropiada cuando
leemos.
LA COMA
Es un signo de puntuación que señala una breve pausa dentro del enunciado. Se
emplea para separar los miembros de una enumeración o sucesión, ya sean
palabras o frases, salvo los que vengan precedidos por alguna de
las conjunciones y, e, o, u o ni. Por ejemplo:
—María volvió a casa, hizo los deberes, cenó y se fue a la cama.
—Mi casa tiene muebles, mesas y cuatro camas.
PUNTO Y COMA
El punto y coma (;) es un signo de puntuación; gramaticalmente, se utiliza para unir
dos oraciones relacionadas en una sola frase:
—María estaba apenada por el examen. + María tendrá que estudiar más. = María
estaba apenada por el examen; tendrá que estudiar más.
—Está lloviendo mucho. + No podemos ir caminando. = Está lloviendo mucho; no
podemos ir caminando.
También sirve para separar los elementos de una enumeración cuando se trata de
expresiones que incluyen comas:
—Había que estar en contacto con la naturaleza; dejar entrar el cielo, el mar y el
viento; dormir sobre tablones, sobre el suelo; sentarse en sillas medio rotas.
Además, se usa delante de las conjunciones o locuciones como, pero, más, aunque,
sin embargo, por tanto y por consiguiente cuando los períodos tienen cierta longitud:
—Creemos en la creatividad y la ruptura de los opresores cánones antiguos como
medio de vida; no obstante, somos conscientes de que es necesario mantener un
mínimo de tradición en nuestros trabajos.
DOS PUNTOS

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Este signo de puntuación (:) representa una pausa mayor que la de la coma y menor
que la del punto. Detiene el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue, que
siempre está en estrecha relación con el texto precedente. Un uso importante y
frecuente de este signo es introducir citas textuales (uso que a veces se le atribuye
incorrectamente a la coma).
Se emplean:
COMILLAS SIMPLES Y DOBLES
Son signos de puntuación que se colocan al principio y al final de las frases, palabras
escritas como citas, ejemplos, de aquellas que se quiere destacar, ya sea por
importancia que le dé el autor o por su carácter irónico, vulgar o extranjero e
impropio de la lengua que se está usando. A pesar de que está verdaderamente
extendido el uso de las comillas inglesas (“ ”) es preferible emplear antes las
angulares o españolas (« ») y reservar aquellas, y finalmente las simples (‘ ’), para
cuando deban entrecomillarse partes de un texto ya entrecomillado
PARENTESIS CORCHETES Y LLAVES
Se usan en pares para separar o intercalar un texto dentro de otro o para hacer una
aclaración. Los distintos tipos son:
Los paréntesis propiamente dichos: ( )
Los corchetes: [ ]
Las llaves: { }
Para distinguir ambos paréntesis se usa decir:
Paréntesis que abre o paréntesis izquierdo al símbolo (.
Paréntesis que cierra o paréntesis derecho al símbolo).
Igual que las comillas, cuando se han de emplear varias veces en un mismo
fragmento se utilizan de la siguiente manera: (…[…{…}…]…)
SIGNOS DE INTERROGACION
Es un signo de puntuación que denota una pregunta. Su origen se encuentra en
el latín. La palabra «cuestión» viene del latín questio, o 'pregunta', abreviado como
«Qo». Esta abreviación se transformó en el signo de interrogación.
SIGNOS DE EXCLAMACION

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se utilizan para señalar el carácter exclamativo de una oración. Se escriben para
empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa. También van
entre signos de exclamación las interjecciones:
—¡Siéntate!
—¡Qué linda eres!
—¡Cuidado con el perro!
—¡Pero qué buena idea!
—¡Genial!
PUNTOS SUSPENSIVOS
Los puntos suspensivos (…) son tres puntos sin espacios entre ellos, son un único
signo de puntuación que se utiliza al final de una palabra, frase u oración en lugar
del punto u otro signo. Se utilizan para dejar en duda, continuación o en suspenso
una acción y son alineados horizontalmente al nivel de la línea base de escritura.
GUION
El guion (-), de menor longitud que la raya, tiene tres usos principales. Se utiliza
como signo para unir palabras, muestra la división de palabras al final de una línea,
y se usa en obras como diccionarios para marcar la separación entre las sílabas que
componen las palabras
RAYA
La raya (—), que no debe confundirse con el guion bajo (_) —especialmente en
contextos informáticos— ni con el guion (-) —el cual es más corto— ya que tienen
usos y significados muy diferentes, se usa para introducir un inciso dentro de un
período más extenso y para señalar en los diálogos la intervención de cada locutor
y los comentarios e incisos del narrador. Se escriben dos, una para abrir y otra para
cerrar, excepto cuando el diálogo no prosigue, que es recomendable suprimir la
última y sustituirla por el obligatorio punto; además, se escriben separadas del resto
de la frase con un espacio, y pegadas al propio inciso. En el caso de los incisos
puede sustituir a la coma para mayor aislamiento de los mismos y también a los
paréntesis, pero para expresar uno menor

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CONSTANCIA Y CERTIFICADO
Constancia
Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en
ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase
de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.
Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un
servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket
u otro.
Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o ha
sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es
decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente
registrado(a).
Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios: suele
ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha
estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puesto(s) y por un
tiempo específico y por salarios determinados.
Certificado
El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un
determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial
si se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para
demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce
normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo
afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo
declarado, puede ser penado por la ley.
Partes del certificado, de la constancia
•Encabezado Empresa: Entidad de la organización que emite el comunicado, Lema
y Link se deja de 03 – 04 interlineados
•Referencia o número de la constancia: consecutivo en el cual se lleva el soporte,
03 Interlineados
•Fecha: Ciudad, día mes año, donde se expide.04 Interlineados
•Cargo: Mayúscula sostenida, centrado sin negrilla. 03 o 04 interlineados
•Identificación: Que tipo de documento se va a realizar, certificado o constancia sin
negrilla, mayúscula sostenida, centrado 03 interlineados•Cuerpo o texto: Justificado,

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EJEMPLOS

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CARTA
Se denomina carta a un medio escrito de comunicación. Las características del texto
contenido en la carta pueden variar según las intenciones del emisor. Así, es posible
encontrarse con estilos distintos. Así, el estilo puede ser informal, para relacionarse
con los afectos, o formal, para el tratamiento de asuntos comerciales, públicos u
oficiales.
Partes de una carta
- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.
- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma clara.

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MEMORANDO
Comunicación escrito breve de carácter interno de una empresa por el que se utiliza
para intercambiar información entre distintos departamentos de
una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción,
disposición.
En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un
empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de
conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.
El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta
y la correspondencia, también es un texto que se redacta generalmente de manera
interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para
recordar algún evento, dar avisos, indicaciones.
PARTES QUE CONFORMAN UN MEMORANDO
 El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha.
2. Código.
3. Destinatario.
4. Asunto.
5. Cuerpo.
6. Despedida.
7. Firma.
8. "Con copia".
9. Pie de página.
 Y las siguientes complementarias:
1. Membrete
2. Nombre del año.
3. Referencia.
4. Sello
5. Anexo.

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ESTRUCTURA
Generalmente, un memorando cuenta con la siguiente estructura:
El nombre de la persona a quien va dirigido.
El nombre del remitente.
La fecha.
El asunto.
El texto.
Y la firma del remitente.
Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de
comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe
utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

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CIRCULAR
Documento administrativo u oficial para hacer llegar una información a varias
personas, de la entidad administrativa o pública. Siendo de comunicación interna y
externa, comunicando un mensaje idéntico a un grupo (círculo) de personas o al
público general. con el mismo texto o contenido, tiene como particularidad no tener
saludo ni despedida, Se dirige de una autoridad superior a todos o aparte de sus
subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos
para que se cumplan a cabalidad.
El tema a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:
- Movimiento interno de los jefes de la institución
- Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
Ascensos del personal que elabora en la empresa.
FUNCIÓN.
Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es
específico y de interés general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:
- Cambios de horario.
- Rotación de jefes.
- Nombramiento de comisión reorganizadora.
- Ascensos del personal.
- Aplicación de encuesta.
- Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
USOS.
Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a
subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).
Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.
Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión
mimeografiada o a copias fotostáticas.
PARTES:
1. Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número
que le corresponde, el año y las iniciales de la institución CIRCULAR Nº 050-..
2. Fecha. Se escribe el día, mes y año.
3. Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas
interesadas. Señores Jefes de Departamentos Presente A todos los trabajadores
del Departamento de Sistemas.
4. Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en
resumen o síntesis. (ASUNTO: Cambio de horario.)
5. Cuerpo o texto: Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere
comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se
enumera cada párrafo. (El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi
bloque)

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6. Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
(Atentamente, cordialmente.)
7. Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en
todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que
ostenta la autoridad. (Guillermo Avilés, Gerente de ventas)
POLICIA NACIONAL
DIRECCIÓN CALLE 92B 88-28 MEDELLÍN
TELÉFONO: 237-42-21 422-03-22
CIRCULAR 052
CÓDIGO DE DEPENDENCIA: 00142
Medellín 02 de febrero de 2017
DESTINATARIOS: Ciudadanía del Área Metropolitana
ASUNTO: Información a la Ciudadanía
La policía Nacional informa que, a partir del mes de diciembre del año en curso, va
a estar brindando mayor seguridad para toda el área metropolitana del valle de
aburra, con el fin de que la ciudadanía disfrute del alumbrado navideño,
estableciendo mayor control y seguridad para todos los habitantes.
La idea es hacer extensiva esta información, para garantizar más confianza al salir
de sus residencias.
Cordialmente
Jesús Antonio Zea
General Policía Nacional.
Anexo: Calendario festividades en el área Metropolitana

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Deisy M
Jennos Pizzas
CALLE 120ª # SUR 9-38 POBLADO
TELÉFONO: 526-00-20 539-66-22
|
Medellín 02 de febrero de 2017
CIRCULAR 022
Nuestra organización felicita a los empleados de Jennos Pizza por los grandes
logros obtenidos durante el año y deseamos compartir una muy buena noticia para
el día 24 de diciembre, se llevará a cabo la celebración del día del empleado; este
evento tendrá lugar en el teatro LIDO en el parque Bolívar a las 03:00pm
Respetuosamente
Alonso Jiménez
Gerente General

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¿QUÉ ES?
Los boletines se distribuyen de forma regular, y su estructura no está cien por ciento
definida, todo depende de quien lo elabora, Un boletín es una publicación distribuida
de forma regular, centrada en un tema principal que es del interés de sus
suscriptores. Muchos boletines son publicados por clubes, sociedades,
asociaciones y negocios para proporcionar información de interés a sus miembros
o empleados del mismo plantel. Su extensión es variable y puede tener varias
funciones. Publicación de carácter institucional, enfocada primordialmente a la
difusión de información industrial, comercial, social y religiosa,
TIPOS DE BOLETINES
un boletín informativo es una publicación distribuida de forma regular, generalmente
centrada en un tema principal que es del interés de sus suscriptores. Muchos
boletines son publicados por clubes, sociedades, asociaciones y negocios,
particularmente compañías, para proporcionar información de interés a sus
miembros o empleados. Algunos boletines informativos son creados con ánimo de
lucro y se venden directamente a sus suscriptores.
Un boletín informativo es una publicación periódica, que va dirigida a un tipo de
lectores específico, que pueden ser estudiantes empleados, trabajadores
empresariales, trabajadores gubernamentales, escolares etc.
La publicación suele ser breve y generalmente es en una página, pero si el caso es
necesario puede extenderse, aunque no pasa de ser un pequeño pasquín o librillo
que cuenta con pocas hojas.
Boletines electrónicos [editar]Muchas páginas web populares y muchas compañías
mantienen boletines informativos electrónicos, que se suelen enviar a los
suscriptores por correo electrónico (es también habitual enviar únicamente un
resumen con enlaces al boletín completo). Su propósito es informar a los lectores
de las actualizaciones de la página web y/o proporcionar información sobre el tema
en que se centra el sitio web. Los boletines electrónicos juegan un importante papel
en la creación y mantenimiento de la relación con los suscriptores, recordándoles la
página web e invitándoles a visitarla regularmente.
Los Boletines tienen una función comercial para muchas páginas web, porque es
un método ideal para mantener a un grupo de usuarios interesados en un
determinado tema, informados de ofertas y productos nuevos, y demás material
para mantener su devoción sobre la empresa. Es común usuarios que hacen
compras de algún producto después de recibir un boletín.

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Los boletines electrónicos, especialmente los originarios de compañías, pueden en
ocasiones ser considerados spam. Muchas páginas web que requieren registrarse
como usuario suelen incorporar suscripciones a uno o más boletines informativos,
estando las opciones de suscripción preseleccionadas. El resultado es que muchos
usuarios acaban recibiendo boletines informativos a los que no deseaban
suscribirse por no leer el formulario de registro con la suficiente atención.
Los boletines se pueden formar también por imágenes, tal como se haría con una
propaganda o en una circular.
¿PARA QUE SIRVE?
Los boletines sirven para brindar información a nivel educativo, Se trata de una
herramienta fundamental que deberíamos utilizar todas las personas que estamos
tratando de comercializar productos o servicios a través de internet, dado que un
boletín electrónico nos permite estar en constante contacto con nuestro público
objetivo.
Muchos boletines son publicados por clubes, sociedades, asociaciones y negocios,
particularmente compañías, para proporcionar información de interés a sus
miembros o empleados. Algunos boletines informativos son creados con ánimo de
lucro y se venden directamente a sus suscriptores.
CARACTERÍSTICAS DEL BOLETÍN
Un excelente boletín
Comparte información y educación de calidad
está hecho para el bien del vector
Promueve interacción en la comunidad
1. Un excelente boletín comparte información y educación de caridad.
¿Por qué querría y yo inscribirme para recibir tus correos si puedo obtener toda la
información directamente de tu página? Un excelente boletín va a ofrecer contenido
de calidad y/o oportunidades que no están disponibles en la página.
2. Un excelente boletín es bueno para lector.
Como lector yo me estoy cuidando a mí mismo. Yo quiero saber que cualquier
contenido que llega a mi bandeja de entrada va a beneficiarme en alguna forma. Un
excelente boletín mantiene las necesidades y deseos del lector como probidad. Un
excelente boletín está comprometido a no llenar de información innecesaria el
correo del lector o perder el tiempo del lector y está comprometido a proveer cosas
que serán de interés o beneficio al lector.
3. Un excelente boletín promueve interacción en la comunidad.

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A las personas les encanta sentir que están conectadas. Ellos quieren sentir que
son parte de algo más grande que ellos mismos, algo importante. Cuando un
boletín promueve comunicación e interacción en la comunidad (real o virtual) es
aceptado por los lectores y termina dando mejores resultados para tu negocio. Pat
Flynn es uno de los mejores ejemplos que yo conozco de alguien que construye
una comunidad al promover interacción entre personas a través de sus boletines.
Él no solamente es bueno en lo que hace, también se interesa por sus lectores y
acepta interacción en su comunidad al mismo tiempo que les sirve bien. Aquí
tienes algunos excelentes recursos sobre crear un buen boletín.
EJEMPLO

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DOCUMENTOS MISIONALES
La Gestión por Procesos se presenta como un modelo de operación y de gestión
que permite a las organizaciones concebirse y trabajar sistémicamente, integrando
todos sus elementos mediante procesos, bajo la perspectiva de la cadena de valor.
De esta manera y bajo acciones de mejoramiento continuo, los procesos generan
armonía en la entidad y evitan la duplicidad de funciones, donde cada uno de sus
actores realiza actividades dentro de un marco general encadenándose en pro de
entregar productos y servicios con calidad, que llenan las expectativas de los
diferentes grupos de interés.
Los procesos misionales se encuentran definidos a partir del mandato legal de
identificar y priorizar los procesos críticos de la entidad que resulten determinantes
de la calidad de las funciones asignadas, su secuencia e interacción, con base en
criterios técnicos previamente definidos.
Estos procesos constituyen la esencia de la entidad y son los más relevantes.
Para la definición de los procesos misionales del Instituto Colombiano Agropecuario,
el Grupo de Gestión de la Calidad lideró el desarrollo de actividades de diagnóstico
y análisis de procesos, investigación de las mejores prácticas y tendencias en el
marco zoosanitario y fitosanitario internacional, y sesiones de concertación con los
grupos de trabajo misionales.
Los procesos misionales son los procesos esenciales de una institución de
educación superior (docencia, investigación y apoyo al sector externo).
Programas conducentes a título
Buscar la excelencia académica, impartiendo a los estudiantes una formación crítica
y ética para afianzar en ellos la conciencia de sus responsabilidades sociales y
cívicas, así como su compromiso con el entorno. Este macro proceso inicia con la
búsqueda y admisión de bachilleres y profesionales con excelencia académica, y
finaliza con su titulación y posterior seguimiento como egresado.
Investigación
Direccionar y fortalecer las actividades de investigación y los programas de
doctorado mediante la destinación de recursos propios, la suscripción a bases de
datos científicas internacionales, la actualización de infraestructura, la dotación de
laboratorios con tecnología de punta y la dedicación de profesores a la

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investigación. Este macro proceso abarca la producción de conocimiento, la gestión
de proyectos de investigación y la visibilidad e impacto de la investigación realizada.
Apoyo al sector externo
Gestionar las relaciones estratégicas con empresas y otras entidades externas que
ven oportunidades para desarrollar sus propios objetivos a través de nuestros
programas, investigación y calidad de nuestros estudiantes y profesores.
Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.
Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual
se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
 TG DOCUMENTO
 TG DOCUMENTO DE ARCHIVO
 DOCUMENTO MISIONAL
 TEMANUSCRITO
 TR DOCUMENTO ACTIVO
 TR DOCUMENTO ANALOGO
 TR DOCUMENTO CARTOGRAFICO
 TR DOCUMENTO DE APOYO
 TR DOCUMENTO DIGITAL
 TR DOCUMENTO DIGITALIZADO
 TR DOCUMENTO ELECTRONICO
 TR DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
 TR DOCUMENTO ESENCIAL
 TR DOCUMENTO FACILITATIVO
 TR DOCUMENTO HISTÓRICO
 TR DOCUMENTO INACTIVO
 TR DOCUMENTO NATIVO ELECTRONICO
 TR DOCUMENTO OFIMATICO
 TR DOCUMENTO ORIGINAL
 TR DOCUMENTO PÚBLICO
 TR DOCUMENTO SEMIACTIVO
 TR DOCUMENTO SUSTANTIVO
 TR DOCUMENTO VIRTUAL
 TR DOCUMENTO(S) (RECORDS)
 TR FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIÓN
De esa forma, los procesos misionales identificados y adoptados por el Instituto
corresponden a:
• VE-C-001. Vigilancia Epidemiológica

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• ER-C-001. Evaluación del Riesgo
• GR-C-001. Gestión del Riesgo
• CR-C001. Comunicación del Riesgo
• ARPA-C001. Administración de los Recursos Pesqueros y de la
Acuicultura, (proceso relacionado con las funciones trasladadas al
Instituto recientemente por la Ley 1152 de 2007.)
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Que las Tablas de Retención Documental es el listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se
les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo;
Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que
permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en
los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades
La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá
de referente para la organización y conformación de series y subseries de los
documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando
correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la
elaboración de las TRD.
Serie
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre
otros.
 El código para una serie documental es un número que consta de dos dígitos
consecutivos de forma ascendente, para realizar este proceso se listan las
series documentales en orden alfabético y se numeran

30
Subserie Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
 El código de la Subserie corresponde a un número de dos dígitos teniendo
en cuenta el consecutivo ascendente por cada serie documental,
dependiendo del orden alfabético.
Dependencia: Acto administrativo en donde se establece la creación de su
dependencia y de los cargos que estén adscrita a ella (si los tienen).

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¿QUÉ ES UN CONTRATO?
Contrato es un acuerdo voluntario entre dos partes, llamadas deudor y acreedor.
Cada parte puede estar constituida por más de una persona, o sea que puede haber
más de un deudor y/o más de un acreedor vinculados por el contrato. Pertenecen
al género de los actos jurídicos, caracterizándose por ser bilaterales.
El contrato hace nacer para el o los deudores, una obligación, llamada contractual,
por la fuente de la que surge, por la cual debe cumplir a favor del acreedor, una
prestación. Esta prestación puede consistir en un dar (entregar algo en propiedad o
establecer sobre una cosa un derecho real) en un hacer (por ejemplo, construir una
casa) o en no hacer (abstenerse el propietario de molestar al inquilino durante la
vigencia del contrato) o en entregar algo en tenencia (por ejemplo, dar una casa en
alquiler).
alquiler).
alquiler).
¿PARA QUE SIRVE UN CONTRATO?
Los contratos se inventaron para plasmar y firmar en un papel los acuerdos
alcanzados entre dos o más individuos y que de esta forma esos acuerdos se
respetaran hasta sus últimas consecuencias. En muchos contratos se permiten
cláusulas que sirven para que alguna de las partes pueda renunciar a ese acuerdo
asumiendo una penalización previamente pactada.
Es importante que el contrato sea completo, que prevea las distintas aristas del
negocio, tanto actuales como futuras, así como las incómodas cláusulas de
incumplimiento. También es importante que el contrato sea redactado por un
abogado, ya que es quien está preparado para saber cómo redactar el contrato.

32
Por otro lado, el contrato sirve para que las partes deban animarse a entrar en
detalle. El contrato obliga a hablar de detalles que normalmente serían dejados de
lado, y en el contrato uno los habla, los negocia, los precisa y los escribe.
Pero también creo que es importante para saber para que no sirve un contrato.
Es importante entender que ningún contrato, NINGUNO, puede cubrir ningún caso
en que alguno de los contratantes tenga mala fe. Perder tiempo discutiendo
potenciales situaciones donde una u otra parte pueden actuar de mala fe, no es más
que eso, una pérdida de tiempo. Cuando hay mala fe, sin importar cuán completo
esté el contrato, la parte que actúa de mala fe encontrará una forma para lograr su
objetivo. Además, en el curso de una negociación, mostrar que uno está intentando
cubrirse de la posible mala fe del otro, puede ser un momento incómodo, ya que
dudar de la mala fe es dudar de la calidad personal de quien está contratando
contigo, y si ese es el caso, lo mejor es directamente no firmar el contrato.
ESTRUCTURA DEL CONTRATO
Estructura básica de un Contrato
Encabezamiento
Denominación: Datación (lugar y fecha)
Identificación de las partes: (subsistemas subjetivos)
Expresión de motivos. Anexos
Cuerpo (articulado)
Cláusulas esenciales
Objeto (Obligaciones típicas) Principales y accesorias
Cláusulas accidentales
Plazo. Condición
Estatuto legal supletorio (cláusulas "naturales")
Explicitación. Exclusión.
Estatuto legal de orden público
Explicitación (Valor retórico de las cláusulas nulas)
Cláusulas de Garantía
Mora automática
Comunicaciones (TCC u otras)
Domicilio contractual
Seña y otros adelantos
Orden en el cumplimiento de las obligac. y el derecho de retención
Solidaridad de los sujetos (activa o pasivamente)
Indivisibilidad del objeto
Intervención notarial: autenticación y registro
Cláusulas penales
Interpret. auténtica (previsión de dificultades)
Prórroga de competencia Cláusula arbitral. Ley aplicable.
Cláusulas sobre imprevisión
Proced. de derechos. Entrega de títulos y antecedentes
Cierre o clausura del documento:

33
Ejemplares. Firmas. Agregados. Enmiendas
TIPOS DE CONTRATO
Contrato a término fijo (Art. 46 del Código Sustantivo de Trabajo y Art. 28 de
la Ley 789 de 2002)
Es un contrato laboral que tiene un límite temporal especificado de manera clara en
el contrato. Puede ser prorrogado indefinidamente, salvo en los casos en los cuáles
el plazo pactado sea inferior a un año.
Los contratos a término fijo se pueden clasificar en dos modalidades de
contratación: contratos con un vencimiento igual o superior a un año y los contratos
con un vencimiento menor a un año.
Modalidad 1: Igual o superior a un (1) año
 Debe constar siempre por escrito.
 El término de su duración no puede ser superior a tres (3) años, pero puede
ser prorrogable de forma indefinida.
 Si hay periodo de prueba debe constar por escrito al inicio del contrato.
 Para su terminación no se requiere aviso previo.
 En caso de terminación unilateral del contrato sin justa causa, el empleador
deberá pagar al trabajador una indemnización, en los términos establecidos
en el artículo 28 de la Ley 789 de 2002.
Modalidad 2: Inferior a un (1) año
 Este tipo de contratos únicamente pueden prorrogarse hasta por tres (3)
veces, por periodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de
renovación no podrá ser inferior a un (1) año.
 Para su terminación no se requiere aviso previo.
En caso de terminación unilateral del contrato sin justa causa, el empleador deberá
pagar al trabajador una indemnización, en los términos establecidos en el artículo
28 de la Ley 789 de 2002.

34
Contrato a Término Indefinido (Art. 47 del Código Sustantivo de Trabajo)
El contrato a término indefinido es aquel que no tiene estipulada una fecha de
terminación de la obligación entre el empleado y el empleador, cuya duración no
está determinada por la de la obra o la naturaleza de la labor contratada, o no se
refiera de manera explícita a un trabajo ocasional o transitorio. Puede hacerse por
escrito o de forma verbal.
Características
 Si se quieren establecer cláusulas específicas para el contrato es necesario
formalizar el contrato a través de un contrato escrito.
 El empleador se compromete a pagar prestaciones sociales, prima de
servicios, descansos remunerados y aportes parafiscales.
 En caso de terminación unilateral del contrato sin justa causa, el empleador
deberá pagar al trabajador una indemnización, en los términos establecidos
en el artículo 28 de la Ley 789 de 2002.
Contrato de Obra o labor (Art. 45 del Código Sustantivo de Trabajo)
El contrato es por una labor específica y termina en el momento que la obra llegue
a su fin. Este tipo de vinculación es característica de trabajos de construcción y de
universidades y colegios con profesores de cátedra, que cumplen su labor una vez
haya terminado el periodo académico. Este contrato es igual en términos de
beneficios y descuentos a los contratos indefinidos y definidos, por ser un contrato
laboral.
Contrato de aprendizaje (Art. 30 de la Ley 789 de 2002)
Este tipo de contrato es una forma especial de vinculación a una empresa y está
enfocada a la formación de practicantes, donde este recibe herramientas
académicas y teóricas en una entidad autorizada por una universidad o instituto,
con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los medios para que
el practicante adquiera formación profesional metódica en el oficio.
La idea de este tipo de contrato es el aprendizaje y que el practicante se incluya al
mundo laboral, la remuneración es llamada auxilio de sostenimiento y depende
completamente de un convenio entre ambas partes, donde el estudiante no tiene
prestaciones sociales. El valor de la remuneración depende de si el practicante es
universitario o no, de ser universitario tiene derecho a un salario que debe ser

35
superior o igual al mínimo y si el practicante no es universitario tendrá como base
de pago un salario por debajo del mínimo.
Contrato temporal, ocasional o accidental (Art. 6 del Código Sustantivo de
Trabajo)
Según el Código Sustantivo del Trabajo, se define el trabajo ocasional, accidental o
transitorio, como aquel trabajo de corta duración y no mayor de un mes, que se
refiere a labores distintas de las actividades normales del empleador. Es decir, que
no tiene que ver con las labores propias que desarrolla el contratante. Por ejemplo,
en una oficina de una agencia de viajes aparece una humedad y se hace necesario
contratar a un técnico para arreglar el problema. La agencia de viajes necesita un
técnico que arregle la pared. El técnico estaría por contrato ocasional porque no va
dentro de las tareas rutinarias de la empresa.
Esta forma de contratación puede hacerse por escrito o verbalmente; pero es
recomendable hacerlo por escrito, especificando la tarea específica del trabajador
para evitar conflictos durante y después de la realización de la labor.
Características
 Puede ser verbal o escrito.
 Debe relacionarse con actividades ajenas al objeto social del contratante.
 Su duración nunca podrá ser mayor a treinta (30) días.
Contrato civil por prestación de servicios
Este tipo de contrato se celebra de manera bilateral entre una empresa y una
persona (natural o jurídica) especializada en alguna labor específica. La
remuneración se acuerda entre las partes y no genera relación laboral ni obliga a la
organización a pagar prestaciones sociales. La duración es igualmente en común
acuerdo dependiendo del trabajo a realizar. El empleado recibe un sueldo al cual se
le descuenta únicamente por concepto de retención en la fuente.

36
ACUERDO 47 DE 2000
ARTICULO DEPENDENCIA SERIE SUBSERIE
SERIE
DOCUMENTAL
SUBSERIE
DOCUMENTAL
TIPO DE
DOCUMENTO
1 100 9 3
Custodia de
archivo
reservados
consulta y
préstamo de
archivos
reservados
plan de trabajo,
informe de
actividades,
referencia
cruzada de
video,
comunicación
oficial,planillade
registro ficha de
afuera
2 100 65
conservación
de archivos
reservados
plan de trabajo,
informe de
actividades,
referencia
cruzada de
video,
comunicación
oficial
3 100 65
conservación
de archivos
reservados
plan de trabajo,
informe de
actividades,
referencia
cruzada de
video,
comunicación
oficial
4 100 26 1 inventarios
inventario
transferencia
documental
primaria
memorando,
inventario
documental
5 110 28 2
sistema
integrado de
gestión – sig.
indicadoresde
gestión
comunicación
oficial,actade
reunión,matriz
de riesgo

37
6 110 28 7
sistema
integrado de
gestión – sig.
control de
documentos y
registros
listadomaestro
de registro,
listadomaestro
de documentos,
solicitudde
elaboración,
modificacióny
supresión de
formatos,
aprobaciónde
solicitudy
registro
7 110 28 7
sistema
integrado de
gestión – sig.
control de
documentos y
registros
listadomaestro
de registro,
listadomaestro
de documentos,
solicitudde
elaboración,
modificacióny
supresiónde
formatos,
aprobaciónde
solicitudy
registro
8 110 28 11
sistema
integrado de
gestión – sig.
Gestión
integral de
residuos
solidos
informe,registro
de asistencia,
bitácora de
residuos
peligrosos,
bitácora de
residuos
reciclables,
control de
disposición final
de residuos

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