El seminario de administración electrónica abordó novedades en el sistema de gestión documental en materia de tráfico, incluyendo la modernización de procedimientos y la digitalización de documentos. Se destacó la necesidad de una política de gestión documental, resaltando el crecimiento exponencial del volumen de documentos electrónicos y la importancia de garantizar su autenticidad e integridad. Asimismo, se discutieron normativas y estrategias para asegurar la interoperabilidad y conservación a largo plazo de la información electrónica.

1. SEMINARIO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
Alfonso Berral
aberral@dgt.es - @ABERL0 Gerencia de
14/11/2011
Jefe de Servicio de Sistemas Informáticos Informática

2. • Jefaturas y Oficinas provinciales de Tráfico (>65)
• Múltiples novedades legales y operativas de gran impacto:
• Permiso por puntos
• Dirección Electrónica Vial y TESTRA
• Limitaciones de velocidad
• Casco, cinturón de seguridad
• Tasas de alcoholemia
• Radares fijos y móviles,
• Nuevos vehículos, ...
• Red extensa de colaboradores de la tramitación:
• Centros de Reconocimiento, fabricantes automóviles, ITVs, Gestorías, CATs
(desguaces), ...
• AAPP: CCAA, Ayuntamientos, Diputaciones, AEAT, CGPJ…
• Servicios de alto impacto para ciudadanos y empresas
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 2

3. • Censo de conductores 25.799.005
• Parque de vehículos y ciclomotores 33.376.242
o Nuevas matriculaciones/año 1.336.047
• Transferencias de vehículos 2.992.928
• Bajas de vehículos 1.074.198
• Consultas al registro de vehículos +30.000.000
• Numero de sanciones 4.105.001
• Numero de documentos-e +150.000.000
• Volumen de información en BBDD +60 TBytes
Datos 2010.
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 3

4. • 30 Millones de visitas/mes. Datos Abril 2011
• 350.000 visitas a sede-e.
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5. Conductores Vehículos Sanciones
• Cita previa Canjes
• Consulta nota exámenes • Registro Vehículos • Pago: teléfono, banco,
• Registro Conductores • Acceso Telemático de Agentes Correos, Internet.
Colaboradores • Tramitación expedientes c/
• Permiso por Puntos: consulta
on-line • Informe Telemático de otras entidades: AEAT
Vehículos • Dirección Electrónica Vial
• Emisión permisos
• Matriculación Telemática para • TESTRA
• Informatización Centros de Gestores
Reconocimiento: CRC • Id. Conductor por Internet
• Baja Telemática de Vehículos
• Exámenes por ordenador • Centro automatización
• Acreditación Telemática del denuncias: ESTRADA
Formación, Tráfico y Impuesto Municipal de
movilidad Vehículos • PRIDE: Terminales denuncias
• Magallanes: BD Jurídica • Tarjeta ITV electrónica
• Cuadros de mando y • Consolidación datos Consorcio Otros
reportes: Microstrategy Seguros
• Revista Tráfico • Consolidación datos ITV • Registro-e de
• Campañas seguridad vial Apoderamientos
• Mapa tráfico: GIS • SDGD: Gestión documental
• Autorizaciones especiales • Data Wharehouse
14/11/2011
• Red de radares y telco
• Centros de gestión tráfico
Seminario de Administración Electrónica 5

6. • A pesar de la reducción de precios/Gbyte de almacenamiento, las inversiones
siguen creciendo.
• Datos en millones de euros
Fuente:
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7. • El 80% del conocimiento de una organización se encuentra en sus documentos. En
el caso de las AAPP este porcentaje puede ser mayor.
• El 90% de los documentos pasan por más manos de las deseadas en la
organización, con su consiguiente riesgo.
• El 7.5% de los documentos suelen perderse
• Se pierde un 50% del tiempo de los empleados en buscar documentos.
• Cada año, el volumen de los documentos
aumenta en un 22%.
Según IDC en 2015 se llegará a
8.000 Exabytes
• En 2015 el 20% de la información
estará en „la nube‟
Fuente: Coopers @ Lybrand‟s, IDC
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8. • La mayor parte son objetos digitales como documentos electrónicos
originales y escaneados, y eMails
Fuente:
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 8

9. • La mejora de la eficiencia, la conformidad con las normas y estándares,
mitigar riesgos o disminuir costes, son los objetivos más deseados.
Fuente:
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 9

10. La evolución de la DGT en los últimos años provoca el gran aumento de
documentos y expedientes electrónicos en un contexto donde ….
• Necesidad de una política de gestión documental:
Heterogeneidad en el tratamiento de documentos electrónicos
• Entrada, transformación creciente
de documentos de papel a electrónico.
• Redundancia del almacenamiento de documentos
electrónicos. Sobrecostes de archivado.
• Múltiples gestores documentales: Documentum, OpenKM, Alfresco (desarrollo),
Mediateca (Videos e imágenes).
• Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son necesarios.
• Mucha necesidad de armonizar la interoperabilidad con terceros
• Ausencia de servicios comunes: custodia, consulta y copia de expedientes, …
• Necesidad de simplificación y reingeniería de procedimientos administrativos
• Austeridad en la disponibilidad presupuestaria.
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 10

11. Art. 31 Ley 11/2007: Archivo electrónico
• Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a
derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta
naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento
o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información
necesaria para reproducirlo.
• Se permite la migración de formatos y soportes.
• Los sistemas han de garantizar:
o La integridad,
o Autenticidad,
o Confidencialidad,
o Calidad,
o Protección y conservación
o Identificación de los usuarios y el control de accesos
o Legislación de protección de datos.
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 11

12. Art. 51 y 52 de RD 1671/2009 de desarrollo de la Ley 11/2007
• La AGE y sus organismos ... deberán conservar en soporte electrónico todos los
documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que formen
parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, tengan valor
probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración.
• La conservación de los documentos electrónicos podrá realizarse bien de forma
unitaria, o mediante la inclusión de su información en bases de datos siempre
que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los
formularios o modelos electrónicos origen de los documentos así
Repositorios
como para la comprobación de la firma electrónica de dichos datos. electrónicos
• Los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se
determinarán por cada órgano administrativo de acuerdo con el procedimiento
administrativo de que se trate, siendo en todo caso de aplicación, con la
excepción regulada de la destrucción de documentos en papel copiados
electrónicamente, las normas generales sobre conservación del patrimonio
documental con valor histórico y sobre eliminación de documentos de la AGE....
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 12

13. Art. 51 y 52 de RD 1671/2009 de desarrollo de la Ley 11/2007
• Para preservar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos
electrónicos archivados, podrán realizarse operaciones de conversión.
• Los responsables de los archivos electrónicos promoverán el copiado auténtico
con cambio de formato de los documentos y expedientes del archivo tan pronto
como el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos en la gestión
pública por el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 13

14. Art. 21 RD 4/2010 – ENI:
Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el
fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los
documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Estas medidas incluyen:
o Una política de gestión de documentos
o La inclusión en los expedientes de un índice electrónico
o Identificación única de documentos
o Asignación de metadatos mínimos obligatorios y complementarios.
o Clasificación de funciones del órgano
o Acceso completos e inmediato a los documentos, verificación, impresión ...
o Coordinación entre unidades de gestión documental y archivística
o Transferencia de expedientes para su conservación (archivado histórico)
o Eliminación de documentos y soportes
o Formación de personal responsable
o Crear procedimientos que garanticen la interoperabilidad
• A estos efectos ...., las Administraciones públicas crearán repositorios electrónicos,
complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales,
destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos.
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15. Fuente:
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16. Tres fases del ciclo de vida de
los documentos y expedientes:
• Captura
• Mantenimiento y uso
• Conservación y selección
Esquema Moreq2010
Fuente: Guía de Política de gestión de documentos-e.
Grupo ENI CSAE
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17. Conservación y
Captura
selección
Mantenimiento y uso
•Documentos de Archivo de
trabajo Gestión •Expedientes Archivo Histórico
•Borradores y cerrados, pero con
versiones algún valor advo. o • No valor
•Archivo de gestión
legal. administrativo
•Flujos de negocio •Documentos y
•Clasificación •Expurgo y
expedientes cerrados,
Sistema de archivística eliminación previa
pero activos
Gestión •Archivos de la AGE o
•Procedimientos en Archivo Central de CCAA.
Documental
curso, no finalizados
(ECM, DMS)
Sistemas de Gestión Sistema de Gestión de
de Documentos Archivo
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18. •Documentos de trabajo
Archivo de
Gestión
Archivo • Un sistema de información para cada entorno.
Histórico
• Transferencias entre entornos
•Expedientes cerrados,
•Borradores y versiones
•Archivo de gestión pero con algún valor • No valor
•Flujos de negocio advo. o legal.
• Archivo Histórico externo a la organización
administrativo
•Documentos y
•Clasificación •Expurgo y eliminación
expedientes cerrados,
Sistema de pero activos
archivística previa
Gestión •Procedimientos en
•Archivos de la AGE o
de CCAA.
Documental curso, no finalizados Archivo Central
(ECM, DMS)
• Sistema de Gestión
•Documentos de trabajo
Archivo de
Gestión
Archivo Documental y Archivo
Histórico
Histórico
•Expedientes cerrados,
•Borradores y versiones
•Archivo de gestión pero con algún valor • No valor
•Flujos de negocio advo. o legal.
independiente.
administrativo
•Documentos y
•Clasificación •Expurgo y eliminación
expedientes cerrados,
Sistema de archivística previa
• Archivo Central y de
pero activos
Gestión •Procedimientos en
•Archivos de la AGE o
de CCAA.
Documental Archivo Central
gestión integrados
curso, no finalizados
(ECM, DMS)
Archivo de Archivo
•Documentos de trabajo Gestión Histórico
•Expedientes cerrados,
•Borradores y versiones
•Archivo de gestión pero con algún valor • No valor
• Sistema de Gestión documental y de
•Flujos de negocio Advo o legal. administrativo
•Documentos y
•Clasificación •Expurgo y eliminación
expedientes cerrados,
Archivo fusionado en un solo entorno. Sistema de archivística previa
pero activos
Gestión •Procedimientos en
•Archivos de la AGE o
• Sólo el Archivo Histórico se mantiene
de CCAA.
Documental curso, no finalizados Archivo Central
(ECM, DMS)
externo a la organización.
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19. Sistema Interno Sistema externo
Archivo de Archivo
•Documentos de trabajo Gestión Histórico
•Expedientes cerrados,
•Borradores y versiones
•Archivo de gestión pero con algún valor • No valor
•Flujos de negocio Advo o legal. administrativo
•Documentos y
•Clasificación •Expurgo y eliminación
expedientes cerrados,
Sistema de pero activos
archivística previa
Gestión •Procedimientos en
•Archivos de la AGE o
de CCAA.
Documental curso, no finalizados Archivo Central
(ECM, DMS)
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20. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 20

21. •Documentos de trabajo
•Versionados
Sistema de •NO integran expedientes-e
Gestión •Firma-e ocasional
•No aplican políticas de conservación
Documental
•Metadatos de negocio
•No interoperabilidad
•Documentos finales
•No versiones
•Integran expedientes-e
Sistema de
•Firma-e predominante Gestión de
•Aplican políticas de conservación Archivo
•Metadatos mínimos obligatorios
•Preparados para interoperar
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22. • Definición:
o “Conjunto de documentos electrónicos correspondientes
a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el
tipo de información que contengan” (art. 32 de Ley 11/2007).
• ¿Cómo se vinculan los documentos-e a los expedientes-e?
o A través de un índice electrónico: “relación de documentos electrónicos de un
expediente electrónico, firmada por la Administración, órgano o entidad
actuante, según proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del
expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea preciso.”
(art. 32.2 de Ley 11/2007). Se utiliza para el foliado de los expedientes
• Se han de asegurar en los expedientes electrónicos:
o La autenticidad
o La fiabilidad
o La integridad, y
o La disponibilidad
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23. Algunas características:
• Sus documentos pueden ser administrativos o privados
aportados por los ciudadanos
• Se pueden identificar con código único por cualquier órgano de la
Administración.
• Los forman los órganos que regulan el procedimiento que los define o su
tramitador
• Los expedientes han de ponerse a disposición de los ciudadanos cuando
lo soliciten y como conocer su estado de tramitación.
• El ENI y NTIs determinan su estructura y formato. Estos formatos han de
ser de larga duración.
• No todos los documentos electrónicos se agrupan en expedientes,
pudiendo estar individualizados o agrupados en carpetas o agregaciones.
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 23

24. 1. Los documentos electrónicos
o Aislados, pudiendo formar parte Índice-e
de otros expedientes.
• Documento -1
• Documento -2
o En carpetas •
•
Documento -3
Carpeta
• Documento – 4 Índice-e
o En subexpedientes • Documento – 5 • Documento – 6
• Documento - 7
• Subexpediente
• Documento – 6
• Documento - 7
2. El índice electrónico del
expediente. Contiene:
o Identificadores,
o Huellas de los doc-e
Carpeta
o Fecha incorporación cada doc-e
3. La firma electrónica del índice
electrónico por la Administración
4. Metadatos mínimos obligatorios
del expediente electrónico.
Dichos metadatos se pueden o no
firmar.
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 24

25. 1. Apertura
• Creación de objeto digital „expediente‟
• Creación del índice electrónico
• Inclusión de referencias en el índice, Conservación
Apertura Tramitación
aunque es un proceso continuo y selección
• Asignación de metadatos mínimos
obligatorios de expediente.
2. Tramitación
• Inclusión de nuevos documentos, y regeneración del índice electrónico
• Cambios de estado, a partir de flujo de tramitación. Evolución de metadatos.
• Generación de subexpedientes temporales (eje. puestas a disposición)
3. Conservación y selección
• Finalización de fase administrativa
• Eliminación de las series sin valor jurídica, archivística, histórica o investigación.
• El resto, se transfieren a archivos históricos. Eje: AGA, Archivos Ministeriales,
Provinciales, …
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 25

26. • Las Normas de Interoperabilidad del
ENI proponen múltiples niveles de
abstracción. Metadatos de negocio
particulares de cada sistema de
gestión. (Opcionales)
• Estas normas dejan abierta la Metadatos complementarios genéricos
implementación de los metadatos. basados en e-EMGDE. (Opcionales)
Hay múltiples alternativas:
Metadatos mínimos obligatorios documento-e,
expediente-e. (Obligatorios)
o XMP, XML, Binario, …
o BBDD vs. File Systems, ¿PDF/A-3 ->Expedientes en PDF/A?
• Los sistemas ECM/DMS ofrecen el soporte idóneo para dar soporte a los metadatos
de los documentos:
o Abstracción del modelo de almacenamiento
o Tratamiento semántico
o Utilidades complementarias: búsquedas avanzadas, multi-tesauros, flujo basado en
metadatos…
o Potencia un enfoque datacéntrico, en el que el núcleo de gestión documental es el
encargado de mantener los documentos en un contexto: metadatos, relaciones, firmas,
agentes, ...
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 26

27. • El ENI propone la aplicación de un esquema de metadatos, denominado e-EMGDE, basado
en el modelo Australiano (AGRkMS).
• Es un esquema multientidad, aunque se puede desplegar monoentidad, para ir
gradualmente aumentando en complejidad.
• La base del modelo es relacional entre las entidades que la conforman.
• Hay metadatos obligatorios, basados en las NTI de documento y expediente electrónico,
condicionales y opcionales.
• Se proponen unos valores para los diferentes elementos del esquema de metadatos.
• Incluye metadatos necesarios para la conservación a largo plazo, compatible con PREMIS
Data Dictionary.
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 27

28. Orientación al papel. Series documentales de archivo.
Unidades de
Archivo
(Secretarías
Generales)
Sistemas de Archivo Histórico
Información (Provincial, Destrucción
BBDD y Estatal)
Repositorios
Expedientes
papel
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 28

29. Hemos de hacer conciliar ambos contextos…. y estamos empezando !
¿?
Ley 16/1985 del Patrimonio
Histórico
e-Domec
RD 4/2010 RD RD 3/2010 RD 1401/2007
(ENI) 1671/2009 (ENS) CSCDA RD 1164/2002
Conservación y
Decreto eliminación
914/1969
NTIs G 800 - Glosario de Términos y Guías
1. Catálogo de estándares
Abreviaturas del ENS CCN
2. Digitalización
G 801 - Responsables y Funciones Recomendaciones para la destrucción
3. Documento electrónico
G 802 - Auditoría del ENS física de documentos de archivo en
4. Expediente electrónico
G 803 - Valoración de sistemas papel por CSCDA
G 804 - Medidas de implantación
5. Política de firma-e
G 805 - Política de Seguridad
6. Protocolos de
G 806 - Plan de Adecuación
intermediación Criterios Generales para la
G 807 – Criptología
7. Modelos de comunes valoración de documentos de
G 808 - Verificación del cumplimiento
8. Política de gestión d-e archivo por CSCDA
G 809 - Declaración de Conformidad
9. Conexión a la Red SARA
G 811 – Interconexión
10. Copiado y conversión
11. Intercambio SICRES v3
G 812 - Seguridad en Entornos y RD 1401/2007 Normativa
Aplicaciones Web CSCDA Sectorial
G 814 - Seguridad en correo electrónico
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30. Descripción archivística
• ISAAR CPF -> International Standard Archival
Semántica y metadatos Autorithy Records
• ISAD (G) -> International Standard Archival
• MoReq2 / MoReq2010 -> Model Description
Requirements for the management of • ISDF -> Norma internacional para la descripción
electronic records. de funciones
• CNEDA -> Modelo descriptivo de Comisión de
• PREMIS -> Preservation Metadata: Normas Españolas de Descripción Archivística
Implementation Strategies
• INSPIRE -> Metadatos UE
• UNE-ISO 23081 -> Metadatos para la gestión
de documentos Gestión / metodología
• AGRkMS -> Australian Government
• UNE-ISO 15489 -> Gestión de documentos
Recordkeeping Metadata Standard
Evolucionando a serie ISO 30300 -certificable
• METS -> Metada Encoding and Transmission • ISO 14721 -> OAIS
Standard • DIRKS: A Strategic Approach to Managing
• E-EMGDE -> Esquema de Metadatos para la Business Information.
Gestión del Documento Electrónico (ENI) • ISO 20652 -> PAIMAS .Producer-Archive Interface
Metodology Abstract Standard
• ISO 15836 -> DCMI. Dublin Core • InterPARES
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31. • Las Unidades necesitan utilidades “algo más” que un
cumplimiento normativo o de unas directrices corporativas.
• Algunas aplicaciones nunca van a „interoperar‟ con otros
sistemas.
•Cumplimiento • Valor de negocio
normativo
• Ciclo de vida completo
Valor •Interoperabilidad Valor
• Sistema adaptativo a
SUSTANCIAL SUBSIDIARIO cada organización
•Optimización
•Ahorro costes • Repositorio básico
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32. • Migración
o Resuelve el problema de la obsolescencia de formatos.
o Se produce una transferencia de los expedientes a otro SDG-1 SDG-2
sistema de diferente naturaleza Transferencia
o Se produce cambio de formato, por lo que se manipula Cambio formato
el contenido de los documentos
o Coste asumible.
• Emulación SDG-1 SDG-2
Sistema de emulación
o Compatible con la evolución tecnológica natural SDG-1
o Alta complejidad y dificultad de compatibilidad al 100%
o Difícil mantenibilidad
• Preservación tecnológica
SDG-1
o Asegurar todo el entorno tecnológico asociado a un
SDG-1
Preservación de datos
documento: lectores, formatos, editores, ... y sistema origen
o La garantía la da el sistema, no los documentos y expedientes
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33. Electrónico Físico
• Copias de seguridad/auténticas.
Backup/restore • Condiciones intrínsecas: oxidación o acidez
• ILM • Condiciones extrínsecas: luz, humedad,
• Transferencia entre soportes: discos, cintas. temperatura
• Obsolescencia: migración y emulación de • Firma manuscrita
Almacenamiento formatos y soportes • Copias de papel a papel o electrónico
• Firma electrónica (digitalización)
• Planes de contingencia • Clasificación y control de ubicación física
• Control de acceso lógico (hojas, cajas, estantería, sala, ...)
• Aplicación ENS y LOPD • Aplicación LOPD
• Clasificación soportes externos
• Interoperabilidad entre Unidades externas • Traslado físico
Eliminación expresa de origen tras • Procedimiento muy reglado basado en informes
Transferencia •
a papel.
transferencia.
• Transporte de soportes externos. • Mucha intervención humana
• Control especial de seguridad.
• Borrado lógico y destrucción física de los • Requiere publicación de Orden
soportes, dejando registro. • VºBº de Comisión Calificadora de doc. Advos.
• Implica eliminar el documento y su contexto: • Los de valor histórico u artístico: a transferir.
Destrucción metadatos, firmas, ... cualquier evidencia • Incorporar análisis de riesgos realizado y ENS
• Eliminación de copias auténticas y las de • Medidas muy explícitas. Eje: triturar en tiras de
seguridad (complicado!) 12mm.
• Medidas poco exploradas... • Regulación de lugar de destrucción.
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34. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 34

35. • Conforme la Política de firma y certificados electrónicos establecida en la NTI del ENI
o Cada organismo ha de hacer la suya, trasponiendo las directrices generales.
o Propuestas en XML (XAdES) y ASN.1 (CAdES)
en ciertas variantes.
o Formato PDF (PAdES) preferible para documentos hacia
el ciudadano, complementados con CSVs/CVEs.
o Sello de tiempos sólo cuando sea necesario y sólo para
firmas del organismo
o Los metadatos se firman de forma opcional
o Abusar de firmas basadas en sello electrónico para la actuación automatizada
o Seguir consideraciones del Esquema Nacional de Seguridad
• Múltiples enfoques para conservación de documentos y expedientes:
I. Firmas longevas (-X,-A) con resellado de tiempos al llegar a fecha de caducidad
II. Realizar firmas envolventes por terceras entidades responsables de archivado.
III. Blindaje de sistemas: el sistema asegura la veracidad de los documentos que se trasladan a
contextos de archivo sin firmas asociadas.
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36. ISO 14721:2003 -> OAIS: Open Archival Information System
Sistemas de Gestión Sistema de Gestión
de Documentos de Archivo
Archivo de Archivo
• Conjunto de personas y sistemas que aceptan la responsabilidad de
•Documentos de trabajo Gestión Histórico
•Expedientes cerrados,
•Borradores y versiones
•Archivo de gestión pero con algún valor • No valor
•Flujos de negocio advo. o legal. administrativo
•Documentos y
•Clasificación •Expurgo y eliminación
expedientes cerrados,
conservar la información, los documentos y expedientes para hacerla
Sistema de pero activos
archivística previa
Gestión •Procedimientos en
•Archivos de la AGE o
de CCAA.
Documental curso, no finalizados Archivo Central
(ECM, DMS)
accesible a terceros.
• 3 etapas: la adquisición, la conservación y el acceso.
• Los objetos se convierten en objetos digitales de preservación (Archival Information Package -
AIP). Contienen:
o Los documentos o expedientes electrónicos, sus metadatos obligatorios y de negocio, más ciertos
metadatos de preservación (eje. conforme a PREMIS o METS).
o Tablas de BBDD con el modelo relacional, con sus correspondientes metadatos de preservación.
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37. • Es un colectivo muy activo, con importantes iniciativas o 72,5% de normativa específica
publicada
• Estudio Grupo de Archivos de CRUE 2008: o 60% de archivos informatizados
o En un 58% hay procesos de
• GT ACUP de Gestión Documental y Archivo digitalización.
o Cuadro de Clasificación (CdC) único
o Construcción herramientas comunes para CdC
y calendarios de conservación/eliminación
o Esquemas comunes de metadatos (METS)
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38. Sistema De Gestión
Documental de
Tráfico
14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 38

39. “Se establece como un ecosistema en el que se apoyan todas las unidades de
negocio de la organización para delegar el almacenamiento y puesta en valor de los
documentos y expedientes electrónicos.”
Implantar repositorios
Definir e implantar una Política compartidos de documentos-e
de gestión documental en DGT y digitalización para toda la
organización.
Interoperabilidad en materia de Gestión de todo el ciclo de
gestión de documentos-e y vida, hasta la destrucción o
expediente-e: L11/2007, ENI, transferencia externa de
NTIs. documentos (08/SG01)
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40. Política de gestión Política de firma-e Cuadro de Políticas de
• Un marco conceptual de de documentos y certificados clasificación conservación
gestión documental en
DGT, a través de la Esquema de Catálogo de Tipología de
construcción de un digitalización estándares documentos
catálogo de documentos
de referencia para dar
soporte a todas las
unidades operativas de
la organización con
necesidades de gestión Catálogo
Expedientes-e
documental y archivo. • Clasificación de Procedimientos • Fases de • Información en
categoría inicial tramitación del • Conjunto de soporte
de trámites. • Procedimientos procedimiento Información electrónico con
por familia asociada a un formato y tto.
• Orientado a su procedimiento diferenciado
• Proyección de NTIs de Catálogo de implementación Catálogo de administrativo.
Documentos-e
ENI en DGT así como
Familias Trámites
otros marcos
metodológico , técnico o
funcional.
Estructura Estructura Regulación de Ley 11/2007 (RD
LOPD y otros
orgánica DGT funcional DGT procedimientos 1671, ENI, ENS)
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41. Todo lo necesario para que los gestores de todas las unidades de la organización
sigan unas directrices claras:
• Política de gestión documental de DGT.
• Manual de procesos de gestión de documentos y gobernanza.
• Política de firma electrónica y certificados en DGT.
• Catálogos mantenibles de entidades:
o Unidades organizativas
o Familias de procedimientos administrativos
o Relación de normas aplicables a los expedientes
o Tipología de documentos electrónicos
o Esquema institucional de metadatos de DGT, conforme e-EMGDE.
o Funciones administrativas de DGT, conforme su Decreto de estructura
o Fases y actividades de la tramitación de expedientes
o Reglas de conservación de los documentos y expedientes.
o Cuadro de clasificación de documentos.
o Tipología de contenido de documentos
• Esquema de digitalización en DGT
• Catálogo de estándares de DGT, basados en NTI correspondiente
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42. Implementación de una solución de Gestión Documental corporativa.
• Consolida el almacenamiento de los documentos electrónicos de los diferentes sistemas de
DGT.
• Sigue fielmente el marco conceptual de referencia
• Contempla el proceso de integración y migración entre sistemas de información y formatos
• Contempla la transferencia a Archivo Histórico externo y eliminación de series sin valor.
Sistema Interno Sistema externo
Archivo de Archivo
•Documentos de trabajo Gestión Histórico
•Expedientes cerrados,
•Borradores y versiones
•Archivo de gestión pero con algún valor • No valor
•Flujos de negocio Advo o legal. administrativo
•Documentos y
•Clasificación •Expurgo y eliminación
expedientes cerrados,
Sistema de pero activos
archivística previa
Gestión •Procedimientos en
•Archivos de la AGE o
de CCAA.
Documental curso, no finalizados Archivo Central
(ECM, DMS)
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43. • Sólo cuándo haya que interoperar con entidades externas: ciudadanos, empresas u otros
órganos de cualquier Administración.
• Las necesidades son diferentes de los sistemas de gestión internos
Vehículos AEAT
Conductores MPTyAP
S anciones TGSS
RRHH CCAA
Inspección
EELL
Índice-e
• Documento -1
• Documento -2
• Documento -3
• Carpeta
• Documento – 4 Índice-e
• Documento – 5 • Documento – 6
• Documento - 7
• Subexpediente
• Documento – 6
• Documento - 7
Observatorio
…
Carpeta
…
• Metadatos de negocio • Metadatos de NTIs
• Documentos-e no firmados • Documentos-e y expedientes-e firmados
• Identificación propia • Tabla de valores únicas AAPP. Eje: Id.
• Repositorios compartidos, no transferencia única de organismo.
• Borradores • Interoperabilidad con modelos de datos
• Directorio de usuarios comunes
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44. E-e E-e E-e
Sanciones Observatorio Inspección
Sistemas de
Conductores
E-e
RRHH
E-e
Vehículos
E-e
…
E-e Información
DGT
Expedientes / Fase Activa Fase Semiactiva Fase Archivo
documentos
PAPEL
Transferencia:
AGA, AMINT,
AHP
Digitaliza, firma, metadatos ¿Digitalización? NO inicialmente
Expedientes /
documentos Destrucción
ELECTRÓNICO
Docs. Incorporados al Expedientes cerrados, con Expedientes resueltos y
sistema en expedientes posibilidad de reabrir. Elevado prescritos que aun no han se han
SDGD en curso. nivel de consulta. de destruir o transferir.
Proyecto 08/SG -1:
Proyecto SDGD:
-Calendarios de conservación
- Cubrir necesidades de áreas de negocio en gestión documental
- Gestión de expedientes de
- Cumplir con regulación LAECSP, ENI, NTIs
Transferencias y Destrucción
INTEROPERABILIDAD
AEAT
14/11/2011 TGSS CCAA EELL MPTyAP
Seminario de Administración Electrónica … Organismos externos 44

45.  SDGD-i ha de dar cabida a las necesidades específicas de
E-doc
E-doc
Doc.
los requisitos de interoperabilidad impuestos por las NTI
papel
Repositorio del ENI.
documental
 Los módulos SDGD-gd, complementan algunas parcelas
Sist. Información
Sist. Información de negocio que excede de las competencias de las
BD SI MEDIO/ BD SI obligaciones impuestas por el marco legal (LAECSP, ENI y
COMPLETO
BÁSICO NTIs, Archivística).
• Lógica de negocio parcial  Los módulos de los subsistemas SDGD-i y SDGD-gd
• Lógica de negocio • Ausencia de repositorio de
• Gestión de workflow del documento convivirán en el mismo ecosistema o herramienta de
documentos.
vivo. • Actualización multiusuario a doc-e gestión documental, con la debida separación de
• Repositorio de documentos propios, contextos.
con remisión de doc-e finales a
SDGD-i. Control de Flujo SDGD-gd: Módulos de Gestión Documental
• Digitalización propia, con mecanismo versiones documental WCM
de OCR o cod. de barras. “Funcionalidad que aplica a documentos vivos y
Reporting cubre lógica de negocio. Uso de repositorio de
• Trazabilidad de atributos y flujos de SDGD-gd Ctrl. SDGD como único almacenamiento.”
negocio
OCR, Cód. Accesos
• Gestión de versiones de doc-e vivos barras OpenSocial
Formularios
asociados a doc-e Ctrl. Archivo físico
SDGD-i: Módulos de Interoperabilidad
Auditabilidad Metadatos Conversión Expediente-e Firma-e, CSV
e-EMGDE “Elementos básicos para cumplir con NTIs del
Mod.
Records Ciclo vida
SDGD-i Copias-e ENI (LAECSP). Parte de documentos cerrados
Relacional. Intercambio-e de archivo. Despliegan muchos de los servicios
Tablas Mgment. doc-e Digitalización Búsquedas
básicos de herramienta de gestión documental
: búsquedas, trazabilidad, modularidad, ...”
Repositorios File System
CENTERA
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SAN/NAS 45

46. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 46

47. • Custodia de documentos electrónicos: repositorio
• Gestión de expedientes e interoperabilidad
• Administración y gestión de tramitación.
• Firma-e, Código Seguro de Verificación, transformación de
formatos, etc.
• Trazabilidad y auditabilidad sobre los documentos y expedientes.
• Workflow: flujos de tratamiento sobre los documentos y expedientes.
• Aplicación de políticas de selección, transferencia, archivado longevo o de destrucción.
• Generación de copias electrónicas y conversión
• Asignación automática y manual de metadatos a partir de e-EMGDE.
• Digitalización de documentos
• Sistema avanzado de búsquedas de documentos basados en “appliances” Google – GSA-.
• Velar por la gobernanza del propio sistema documental: mantenimiento de tablas maestras,
seguridad, protección de datos, …
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48. • Interoperabilidad técnica Seguimiento del
trámite con VºBº
o Acceso sistémico multifabricante a través de CMIS
o Limitar el acceso a documentos y expedientes sólo
cuando sea necesario.
Acceso externo
o Acceso por WS y REST a documento
Aprovisionamiento
documento
• Mantener línea evolutiva de núcleo de gestión
documental
o Distribución NTI-AP
• Transferencia automática de soportes de almacenamiento
en función de calendarios de conservación:
ILM (Information Lilfecycle Management)
• Gestión de transferencias a Archivo Histórico y eliminación
• Administración de ubicación física a los expedientes a papel
• Integración con Registro Electrónico de DGT
• Añadir inteligencia a los documentos a través de códigos 3D
• Capacidades de Web Content Management – WCM –
para integrar con sede electrónica
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49. • Evolución hacia desplegar en Cloud
o Inicialmente, entornos de PREproducción y seguir evolucionando…
• Widget / gadget para integración con escritorios para
tareas pendientes, nuevos documentos, ...
• Documentos multimedia
• Motor y configurador de trámites y workflow
• Múltiples directorios de usuarios: LDAP, OpenSocial
• Visor de documentos y expedientes electrónicos conforme NTI
• Análisis semántico de los documentos y sus relaciones
• Sistema de reporting analítico. Data Wharehouse
• Wikis y calendarios compartidos sobre flujo documental
• Socialización de los documentos: publicación de documentos
a través de redes sociales: LinkedIn, YouTube, Facebook.
• Acceso documental a través de dispositivos móviles: Android, iPhone/iPad.
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50. • No hay soluciones únicas…
• Se requiere un respaldo institucional de la organización. Es un sistema crítico, sobretodo como
repositorio en la fase activa.
• Respaldo total al ENI y sus Normas Técnicas. Modelo de identificación de documentos
y expedientes incluso sin requerir interoperabilidad.
• Un sistema de Gestión Documental es más amplio que un ECM/DMS,
pero éstos son una buena base de partida.
o Mantener su línea evolutiva de versiones.
o Racionalizan del gasto y benefician el time-to-market
o Colaboración público / privada … intereses alineados! -> distribuciones
o Distribuciones sectoriales: MoReq, DOD1015.2, ISO 154891, NOARK 4, PROS 99/007, ... ENI-AP?
• Profundizar en un ciclo de vida integral que cubra desde fase activa hasta el archivo histórico.
• La Gobernanza del sistema es fundamental para coordinar armonizar todas las áreas funcionales.
• Han de madurarse los procesos electrónicos, los basados en papel están más consolidados
• Buscar optimización, eficiencia y eficacia: mantener línea sw libre, cloud, ...
• Excelente trampolín para alinearnos con estrategia OpenData
… se convierte en un proyecto tecnológico de reingeniería y gestión del cambio….
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51. ¡Muchas gracias!
Alfonso Berral
Jefe de Servicio
Dirección General de Tráfico
aberral@dgt.es
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52. Hoy....
• Falta de responsabilidad clara sobre la Unidad de Gestión Documental.
Documentalistas, más centrados en archivo físico.
• Sólo en un máximo del 28% es liderado por el CIO
Fuente:
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