El documento analiza la regulación y características de los documentos electrónicos (edocs) en las administraciones públicas, destacando su validez legal y condiciones de archivo y conservación. Se detallan formatos, virtudes y defectos de los edocs, así como la normativa aplicable y los procedimientos para la autenticidad y conservación de copias. Se enfatiza la importancia de la estandarización y la interoperabilidad en la gestión de documentos electrónicos entre instituciones.

1. El documento electrónico en
las Administraciones públicas
José Luis Bermejo Latre
marzo de 2013

2. Doc v. eDoc
Doc (art. 2.3 Reglamento de la Ley de Secretos Oficiales,
Decreto 242/1969): eDoc (art. 3.5 Ley
“cualquier constancia gráfica o de cualquier otra eFirma; letra j del anexo
naturaleza y muy especialmente:
a) impresos, manuscritos, papeles mecanografiados o de la Ley 11/2007):
taquigrafiados y las copias de los mismos, cualesquiera
sean los procedimientos empleados para su “Información de cualquier
reproducción; los planos, proyectos, esquemas, esbozos,
diseños, bocetos, diagramas, cartas, croquis y mapas de
naturaleza en forma
cualquier índole, ya lo sean en su totalidad, ya las partes
o fragmentos de los mismos,
electrónica, archivada en
b) fotografías y sus negativos, las diapositivas, los un soporte electrónico
positivos y negativos de película, impresionable por
medio de cámaras cinematográficas y sus según un formato
reproducciones. determinado y
c) grabaciones sonoras de todas clases,
d) planchas, moldes, matrices, composiciones susceptible de
tipográficas, piedras litográficas, grabados en película
cinematográfica, bandas escritas o perforadas, la
identificación y
memoria transistorizada de un cerebro electrónico y tratamiento diferenciado”.
cualquier otro material usado para reproducir
documentos.

3. eDoc=información codificada

4. estándares y formatos: procesos y resultados
Estándar: especificación técnica para lograr
una tarea específica, permite o no a los
desarrolladores usar el conocimiento
técnico para construir aplicaciones y
productos interoperables o no en función
de si es abierto o propietario.
Formato: especificación para almacenar datos
digitales, publicada por una organización
de estándares. Es implementable
(ejecutable) por programas privativos o
libres, según las licencias de cada cual.

5. (algunos formatos abiertos)
Texto
TXT (texto)
OD, DOCX, XLSX, PPTX (para documentos de oficina)
PDF (documento portátil)
DjVu (documento)
EPUB (para ebook)
HTML (hipertexto para páginas web)
RTF (texto enriquecido)
Imagen
JPEG (imagen)
PNG (imagen)
SVG (gráficos vectoriales)
Vídeo
Theora (vídeo)
Audio
FLAC (audio sin pérdida)
Speex (voz)
Vorbis (audio general)
Opus (audio digital muy versátil)

6. Soportes de Docs y eDocs

7. Virtudes y defectos de los eDocs
Virtudes:
Legible discontinuamente
Modificable puntualmente, sin perjuicio del documento
Flexible en su presentación, disposición y estética
Reproducible y explotable (minería de datos)
Almacenable, migrable y recuperable
Defectos:
Dependiente de un dispositivo electrónico
(hardware+software) para su lectura y reproducción
Necesitado de un etiquetado adecuado (metadatos)
Vulnerable y hasta destructible:
- por el malware
- por el hacking

8. Normativa pionera (sectorial)
Resolución de 16 de abril de 2004, de la
Dirección General de la AEAT, por la que se
regula la generación y archivo de documentos
electrónicos a partir de documentos en soporte
papel, la emisión de copias en papel de dichos
documentos electrónicos y se aprueban los
programas y aplicaciones a utilizar

9. Vestigios normativos: Ley 30/1992
Artículo 45. Incorporación de medios técnicos.
5. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos,
informáticos o telemáticos por las AAPP, o los que éstas emitan como copias de originales
almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento
original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y,
en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y
requisitos exigidos por ésta u otras Leyes.
Artículo 46. Validez y eficacia de documentos y copias.
1. Cada AP determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las
competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.
2. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y
eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
3. Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia, exclusivamente en el
ámbito de la actividad de las AAPP, siempre que su autenticidad haya sido comprobada.
4. Tienen la consideración de documento público administrativo los documentos
válidamente emitidos por los órganos de las AAPP.

10. eDoc público/administrativo
eDoc público/administrativo: debe cumplirse, respectivamente, con lo dispuesto en las
letras a ó b del art. 3.6 de la Ley 59/2003, de eFirma y, en su caso, en la normativa
específica aplicable:
a) Documentos públicos, por estar eFirmados por funcionarios que tengan legalmente
atribuida la facultad de dar fe pública, judicial, notarial o administrativa, siempre que actúen
en el ámbito de sus competencias con los requisitos exigidos por la ley en cada caso.
b) (Documentos administrativos) Documentos expedidos y eFirmados por funcionarios o
empleados públicos en el ejercicio de sus funciones públicas, conforme a su legislación
específica.
c.Documentos privados.
Art. 3.7: Los eDocs públicos/administrativos tendrán el valor y la eficacia jurídica que
corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislación que les resulte
aplicable.

11. Normativa estatal básica: eDocs
Art. 45.5 y 46 (Ley 30/1992) & Arts. 29-31 (Ley 11/2007)
Arts. 41-53
RD 1671/2009
(desarrollo Ley 11/2007)
RD 3/2010
RD 4/2010
Esquema Nacional de Seguridad
Esquema Nacional de Interoperabilidad
Resolución de 19-07-2011
Norma Técnica de copiado y conversión de eDocs
Resolución de 19-07-2011
(Norma Técnica de Interoperabilidad de eDocs) Resolución de 28 de junio de 2012
Norma Técnica de política de gestión de eDocs

12. Fundamentos: arts. 29 y 30 Ley 11/2007
eDoc: documento redactado y emitido en soporte electrónico,
con eFirma y eFecha
1. eCopias de eDocs: eFirma+eFecha
2. eCopias de docs (eImágenes+eSello= eFirmamaq)
3. copias de eDocs: eSello (CSV)
eFirma: eFecha: Marcatiempo ≠ Sellotiempo : art. 47 RD 1671/2009
Marcatiempo : eFecha&hora de eDoc (residual)
Sellotiempo : eFecha&hora de eDoc +
certificación x prestador de servicios de cert.

13. eCopias de eDocs: art. 43 RD 1671/2009
1. eCopia = eDoc original (tb en formato y contenido): eDoc original.
2. eCopia (formato ≠ eDoc original) auténtica si:
a. la Administración conserva el eDoc original.
b. la eCopia se obtiene conforme a las normas de competencia y
procedimiento.
c. los metadatos especifican su carácter de copia.
d. la eCopia incorpora eFirma.
3. (caben eCopias auténticas de eCopias auténticas si se observan 1 y 2).
4. órganos emisores/archivos destinatarios de los eDocs administrativos/privados,
deben conservar los originales, aunque se hayan eCopiado, salvo art. 52 (> períodos
mínimos).
5. eCopia auténtica de eDocs presentados conforme a sistemas normalizados
(eFormularios):
a. la obtenida conforme a este artículo.
b. el eDoc, eFirmado por el órgano u organismo destinatario, resultado de
integrar el contenido variable eFirmado y remitido por el ciudadano en el
eFormulario presentado.

14. eCopias de eDocs: ejemplos

15. eCopias de Docs: art. 44 RD 1671/2009
1. eCopias de documentos en papel u otro soporte digitalizable emitidos por la AGE o
aportados por los ciudadanos.
2. eImagen: digitalización (proceso tecnológico que permite convertir un doc en papel u
otro soporte no electrónico en un eFichero que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra,
del doc).
3. si las realiza la AGE, eImágenes = eCopias auténticas si:
a. el doc copiado sea original o copia auténtica.
b. la eCopia sea eFirmada.
c. las eImágenes sean codificadas en formatos y con niveles de calidad y
condiciones técnicas según el ENInt.
d. la eCopia se identifique como tal en los metadatos.
e. la eCopia se realice conforme a las normas de competencia, procedimiento y
obtención automatizada.
4. Innecesaria la intervención del órgano depositario del doc administrativo original para la
obtención de eCopias auténticas, cuando las eImágenes sean obtenidas a partir de copias
auténticas en papel.

16. eCopias de Docs APORTADAS por ciudadanos: art. 48 RD 1671/2009
1. los interesados pueden aportar al expediente, en cualquier
momento, copias digitalizadas de los documentos, con eFirma
avanzada. Cabe solicitar el cotejo de estas copias aportadas o
requerir al particular la exhibición del original. La aportación de
tales copias autoriza a la AGE para acceder y tratar la
información personal contenida en tales docs. Estas eImágenes
no son copia auténtica.
2. formatos y estándares: los aprobados en el ENInt (en su caso,
subsanación).
3. presentación: se permiten soportes con eDocs.
4. reglas sobre transmisión de datos interadministrativa
aplicables a las solicitudes de cotejo de las copias aportadas.

17. eCopias de eDocs OBTENIDAS por ciudadanos: art. 49 RD 1671/2009
los interesados (según normativa reguladora de cada procedimiento)
pueden obtener extractos de los docs x métodos electrónicos que permitan
mantener la confidencialidad de aquellos datos que no afecten al
interesado.
eCopias para compulsa: art. 50 RD 1671/2009
si los originales no deben obrar en el procedimiento, la oficina receptora, si
cuenta con los medios necesarios, deberá obtener eImagen de los docs a
compulsar.
eImágenes+eFirma= copia compulsada o cotejada sin que en ningún
caso se acredite la autenticidad del documento original, no siéndoles de
aplicación el procedimiento de cotejo mediante acceso al eArchivo.

18. Obtención de eImágenes

19. Metadatos: art. 42 RD 1671/2009
“cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los
eDocs, instrumental e independiente de su contenido, destinada al
conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus
características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el
acceso, la conservación y la interoperabilidad del doc”.
a. integrados en un eExpediente: permiten su contextualización del
órgano u organismo, función y procedimiento; informan sobre firma y
fecha.
b. responsable de la “asociación”: en todo caso, por el órgano u
organismo actuante.
c. mínimos obligatorios: ENInt.
d. inmodificables en ninguna fase del procedimiento, salvo:
- errores u omisiones en los iniciales.
- metadatos que requieran actualización.
- modificación por órgano competente o automatizada.
e. metadatos complementarios, para las necesidades de
catalogación específicas de su respectivo ámbito de gestión, no
sujetos a las prohibiciones.

20. eSellos y eFirmas en eDocs: ejemplos

21. eSello registral (en pantalla)

22. eImagen eFirmada

23. Verificación del CSV

24. eFormularios: eDocs normalizados
acceso a eRegistro, selección del eTrámite, compilación en pantalla, eFirma y presentación ante
eRegistro; y compilación en pantalla, generación de eDoc, impresión y

25. eArchivo
Art. 31 Ley 11/2007: almacenamiento de eDocs por medios electrónicos,
en su formato originario u otro que permita conservarlos en condiciones
de seguridad, autenticidad, identidad, integridad, calidad,
protección y migrabilidad), con especial atención al control del acceso
y la protección de datos.

26. eArchivo: arts. 51-52 RD 1671/2009
Deber de conservar en eSoporte todos los eDocs utilizados en actuaciones
administrativas, que formen parte de un expediente administrativo, así como
aquellos otros que tengan valor probatorio de las relaciones g2c/g2b.
conservación unitaria (o por inclusión de la información en bases de datos si
constan los criterios para la reconstrucción de los eFormularios o eModelos
de origen así como para la comprobación de la eFirma de dichos datos).
Conservación:
1. períodos mínimos : cada órgano determina de acuerdo con el procedimiento, siendo
en todo caso aplicable, con la excepción regulada de la destrucción de documentos en
papel eCopiados, las normas sobre (i) conservación del patrimonio documental histórico
y (ii) eliminación de docs.
2. posibles operaciones de conversión, de acuerdo con las normas sobre copiado de
dichos documentos.
3. responsables de los eArchivos deben promover el copiado auténtico con cambio
de formato de los documentos y expedientes en cuanto el formato de los mismos deje
de admitirse en el ENInt.

27. Sistema de gestión de eDocs Administrativos

28. Destrucción de originales en papel
Resolución del órgano responsable del procedimiento o de la
custodia de los documentos, previo:
1. expediente de eliminación (análisis de los riesgos de
destrucción, mención de garantías de conservación de las
eCopias y del cumplimiento de las condiciones de seguridad)
2. informe previo de la Comisión Calificadora de Documentos
Administrativos
3. dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos
No deben tener valor histórico/artístico, ni sus elementos
(firmas u otras expresiones manuscritas o mecánicas)
RD 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del
patrimonio documental con valor histórico

29. eExpediente
Conjunto de eDocs correspondientes a un procedimiento,
foliados electrónicamente (eIndice), de modo que cada uno
pueda pertenecer a varios procedimientos.
Derecho del interesado a contar con una copia del eExpediente.
Remisión del expediente → puesta a disposición del
eExpediente.

30. Formación del eExpediente: art. 53 RD 1671/2009
1. responsabilidad: el órgano según la normativa de organización o en su
defecto, del encargado de su tramitación.
2. Requisitos de eExpedientes objeto de remisión o puesta a disposición:
-identificado por un código unívoco en un entorno de intercambio
interadministrativo (intranet).
- foliado mediante un eIndice eFirmado.
- Interoperable: estructura, formato y especificaciones de los servicios de
remisión y puesta a disposición sujetos al ENInt.
-sus eDocs podrán formar parte de distintos eExpedientes, pudiendo
incluir asimismo otros eExpedientes si así lo requiere el procedimiento.
- Excepcionalmente, si la naturaleza o extensión de eDocs impide o
dificulta su inclusión: aportación separada + incorporación al índice del
eExpediente.
- los eDocs integrados en el eExpediente se ajustarán al formato o
formatos de larga duración, accesibles según el ENInt.

31. eDocs en la Administración de la UE
Documentos electrónicos estructurados
La normativa de coordinación modernizada establece que a más tardar el 1 de mayo de
2012 las instituciones intercambiarán los datos por vía electrónica: se ha creado el sistema
EESSI. Los documentos electrónicos estructurados están concebidos para facilitar y hacer
más eficaz la comunicación de datos entre instituciones. versiones impresas oficiales
sobre:
•Pensiones (serie P)
•Enfermedad (serie S)
•Prestaciones familiares (serie F)
•Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (serie DA)
•Desempleo (serie U)
•Cuestiones horizontales (serie H)
•Cobro (serie R)
DECISIÓN nº E1 de 12 de junio de 2009 relativa a las disposiciones prácticas en relación con el
período transitorio para el intercambio electrónico de datos contemplado en el artículo 4 del
Reglamento (CE) no 987/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo (Texto pertinente a efectos del
EEE y del Acuerdo CE/Suiza) (2010/C 106/03)

32. Administración de la CA de Aragón
Orden de 5 de octubre de 2011, del Consejero de Hacienda
y Administración Pública, por la que se regula el Servicio
de copias y compulsas electrónicas de la Administración
de la CAAr (BOA n. 210, de 25 de octubre de 2011)
Ayuntamiento de Zaragoza
Arts. 50 a 62 (título IV) de la Ordenanza
Municipal de Administración electrónica (BOPZ
n. 43, 23 de febrero de 2010)

33. Para saber más:

34. ¡Muchas gracias por la atención!
http://www.unizar.es/berlatre