El documento discute los problemas asociados con el uso de expedientes en papel y los beneficios del expediente electrónico, incluyendo una reducción de costos, una mayor eficiencia y productividad, y una menor pérdida de documentos.

2.  El mecanismo tradicionalmente más empleado
para ejecutar procedimientos administrativos
en la órbita de los organismos públicos y
algunos privados, es el Expediente.
 El trasiego de los documentos en papel que
forman el expediente, entre las personas,
entre oficinas y entre diferentes organismos,
resulta de una ejecución ineficiente, con una
gran cantidad de riesgos asociados.
 Entre los principales destacan el extravío, la
pérdida de confidencialidad, la sustracción de
fojas, el deterioro de los papeles, el acceso
no autorizado a los documentos.
 Por estos motivos, hace algunos años que
muchas organizaciones han comenzado a
implantar el expediente electrónico, de modo
que manteniendo el espíritu y objeto de estos
tipos de documentos, los mismos sean
tramitados de forma electrónica en lugar de
en papel.

3. Un expediente es un documento
completo que reúne la suma de todos
aquellos documentos que requiere la
gestión solicitada por una persona física o
legal. Es un conjunto de datos registrados
en un soporte durante el seguimiento y
hasta la finalización de una actividad
institucional o personal, y que comprende
un contenido, un contexto y una
estructura suficiente para constituir una
prueba o una evidencia de esa actividad.
Un expediente electrónico es un caso
particular de un Trámite Electrónico, al
que se agregan características específicas
necesarias para cumplir con la normativa
legal vigente. En este contexto, el atento
lector podrá identificar una gran cantidad
de similitudes entre ambos.

4.  Rapidez
 Descentralización
 Validez legal
 Transparencia
 Interoperabilidad e intercambio
 Del papel al digital
 Rápida localización y fácil almacenamiento
 Heterogeneidad documental
 Copias fieles
 Seguro
 Firma electrónica

5. El expediente electrónico proporciona mayor transparencia a la
administración, ya que los usuarios (ciudadanos, funcionarios,
gerentes, directores), cuentan con herramientas para controlar y
dar seguimiento a sus documentos.
la información que el software del expediente electrónico brinda
respecto al proceso documental puede ser utilizada por los propios
organismos y empresas para identificar fallas, “cuellos de botellas”
donde se entorpece el funcionamiento, etapas innecesarias o
pasibles de ser simplificadas.
El expediente electrónico constituye un facilitador de las
tareas, porque las simplifica y pone a su disposición de forma
inmediata toda la información que necesita para tomar
decisiones y realizar su actuación.
Con la implantación del expediente electrónico se reducen
considerablemente los costos de papelería e impresión, los
tiempos de búsqueda documental, los riesgos de pérdida y
deterioro de documentos, el costo de los traslados de papeles
de un sitio a otro, y el tiempo total y parcial de tramitación.

6. Muchos de los beneficios que el expediente electrónico aporta
no son mensurables ni cuantificables, o al menos no fácilmente.
Sin embargo, otros sí lo son y hacerlo resulta muy importante
tanto para tomar la decisión de implantarlo, como para
sustentar dicha decisión en el tiempo. Poder expresar los
beneficios en términos monetarios es una poderosa manera de
medir la rentabilidad y conveniencia de implantar el expediente
electrónico en su organización.

7. •Se estima que los profesionales gastan 50% de su tiempo
Eficiencia y buscando información, y les toma 18 minutos encontrar cada
documento en promedio. Esto se traduce directamente en
Productividad al pérdida de eficiencia y productividad, o sea en un costo para
la organización.
buscar expedientes
•Impresoras, papel, insumos, son gastos perfectamente
cuantificables.
Reducción de costos
de impresión
•Se estima que entre un 10 y un 15% de los papeles se
Reducción de costos y pierden alguna vez, lo que conlleva a que se pase hasta un
30% del tiempo laboral buscándolos. Nuevamente estamos
riesgos de perder frente a ineficiencias cuantificables.
documentos
• Encontrar la última versión de un documento en un
Traslado de sistema de archivos o en los correos electrónicos puede ser
una tarea desgastante y costosa. Si a eso le sumamos el
expedientes y trasiego de expedientes en papel y el tiempo perdido en
hacerlo, estamos frente a una de las mayores ineficiencias
manejo de versiones de las organizaciones.