Presentación documentos digitales 1

2.  OBJETIVOS
 GESTION DOCUMENTAL DIGITAL
 VENTAJAS
 CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES.
 PRINCIPIOS DE LA GDD
 SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL DIGITAL
 PROGRAMAS QUE SON MANEJADOS EN GESTION
DOCUEMNTAL
 QUE ES CERO PALEL
 ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA - GOBIERNO EN
LÍNEA
 VENTAJAS PARA SERVIDORES PUBLICOS Y
ENTIDADES DEL ESTADO

3.  Tener presente como futuro profesional en ciencias de la
información, el respectivo proceso y tratamiento que se debe llevar
en una entidad ,en todo lo referente a la información electrónica.
 Conocer las nuevas herramientas tanto hardware y software, para
el manejo adecuado y estructurado que se debe llevar en gestión
documental de la información que será manejada electrónica y
digitalmente
 Saber la importancia y la implementación que esta llevando acabo,
el gobierno en línea sobre el manejo de cero papel tanto en las
entidades publicas como privadas.

4.  se podría definir como el proceso de
creación, almacenamiento y utilización de
los documentos digitales, que incluye su
selección, clasificación, conservación,
búsqueda, recuperación, reproducción y
diseminación, a partir de dispositivos
electrónicos.

5.  Búsquedas mas rápidas .
 Liberación de espacio del archivador .
 Ahorro de costos.
 Fácil acceso ala información digital .
 Seguridad de la información que se
encuentra dispuesta digitalmente.
 Auditoria automática.


7. Son dispositivos con altas capacidades de almacenamiento de información y
programas que no solo permiten crear registros electrónicos cuyo contenido
gire alrededor de documentos. Sino también almacenar y recuperar estos de
manera eficiente, es decir, tecnologías que permiten crear y gestionar el
archivo electrónico de cualquier organización. Todo documento que emplea una
organización puede considerársele como un registro: los formularios,
correspondencia, órdenes, entre otros. Un registro puede ser cualquier
documento físico o electrónico, con un contenido, una estructura y un contexto
determinado.

8. Muchas organizaciones han comenzado a manejar grandes volúmenes
de registros corporativos que incluyen, además de los tradicionales,
mensajes de correo electrónico, documentos adjuntos a estos
mensajes, documentos creados con un procesador de textos, hojas de
cálculo, entre otros.

9.  Para la implementación de un sistema de
gestión documental digital, es necesario
tener dichos sistemas y programas donde
estos deben de estar soportados
,documentadas, autorizados y divulgadas
institucionalmente. Ya que son requeridos
para el manejo y administración de los
documentos que se encuentran digitalmente.

10.  Un software de gestión documental es una
aplicación informática que permite el
manejo, gestión, conservación, publicación y
trabajo sobre documentos electrónicos (ya
sean documentos escaneados o que se
haya creado originalmente en digital).

11.  ALAFANET PLUS 2 NUXEO
 ALFASIS.NET EXO
 THEREFORE LIFERAY
 DOCUMENTUM ATHENTO
 OPENTEXT ONBASE
 FILENET ORFEO
 SHARE POINT
 ALFRESCO

12.  El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona
con la reducción ordenada del uso del papel mediante la
sustitución de los documentos en físico por soportes y medios
electrónicos. Es un aporte de la administración electrónica que se
refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de
archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
 En todo este proceso es indispensable que se apliquen
correctamente los principios de gestión documental, de tal forma
que pueda garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y
disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el
tiempo que las normas vigentes lo requieran.

13.  Se orienta bajo los siguientes principios:
 Gobierno centrado en el ciudadano Visión
unificada del Estado.
 Acceso equitativo y multicanal.
 Protección de la información del individuo.
 Credibilidad y confianza en Gobierno en
Línea

15. La iniciativa Cero Papel en la administración pública busca cumplir las
metas de Gobierno en Línea y se orienta por los mismos principios.

16.  Procesos y servicios mas eficientes.
 Aumento de productividad.
 Uso optimo de los recursos.
 Buenas practicas en gestión documental.
 Disminución de los costos asociados a la administración de papel, tales
como almacenamiento y materiales.
 Mejorar el acceso a la información dentro y entre las entidades.
 Mayor control y seguridad en el manejo de la información.
 Eliminar la duplicidad de documentos.
 disminuir los tiempos de localización de los archivos.
 Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento.
 Mejorar el entorno de trabajo y la comunicación en las entidades.

17.  Se puede concluir la importancia que tiene el manejo de la gestión
documental digital en una entidad, ya que nos brinda mayor
productividad en los Procesos y servicios mas eficientes ,búsqueda
de información veraz y rápida. En este proceso de información
manejada electrónicamente es muy importante ya que se
manejaría cero papel en las entidades y contribuiríamos al medio
ambiente para así tener un mundo mejor.

18.  https://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/37297/mod_resource/content/
1/Mo%CC%81dulo-2_gestiondocumentaldigitalylegislaci%C3%B3n.pdf
 http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-
8257_papel_buenaspracticas.pdf