Este documento describe las fases de planificación y organización de eventos deportivos. Explica que la Fase 2 involucra el diseño de la estructura y programación del evento, incluyendo el establecimiento de un organigrama funcional, las áreas del evento y el programa. También cubre la importancia de herramientas tecnológicas como PERT/CPM y Gantt para ayudar a programar el evento, así como las dimensiones clave de tareas, tiempo, recursos humanos, materiales y presupuesto.

1. UNIVERSIDAD TECNICADE AMBATO
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS DEPORTIVOS
Profesor: Dr. Marcelo SailemaTorres
Maestrante: Fabián Rodrigo Sánchez Torres.
Cohorte 2018

2. Fase 2
 DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DEL EVENTO Y PROGRAMACION
QUÉ HACER
QUIÉN HACE
COMÓ HACER
CUÁNDO HACER
CUÁNTO SE NECESITA
DÓNDE HACER

3. SE SUBDIVIDE
Establecimiento del Organigrama
Funcional. Diseño de estructura
organizativa del evento
Establecimiento de las áreas del
evento.
Programa del evento.

4. Establecimiento del Organigrama Funcional.
Diseño de estructura organizativa del evento
 Lo importante es que dicho esquema garantice la buena comunicación y
difusión de la información, controlar acciones, facilitar la fluidez en las
operaciones, reforzar la dependencia según líneas.
Gerente
Deportivo
Comité
Organizador
Comité
Ejecutivo
Comité
Honor
Comité
Deportivo

5. Establecimiento de las áreas del evento.
 La capacidad organizativa de la
empresa.
 La estructura en áreas depende de la
dimensión del evento.
 las características técnicas del
acontecimiento deportivo.

6. Establecimiento de las áreas del evento
y el Plan de Acción.
 La estructura en áreas depende de la dimensión del evento. Para ello se debe
buscar la interacción y la operatividad entre las áreas establecidas.
 El Plan de Acción llamado también Mapa de Ruta permite trazar una línea de
movimiento de un punto a otro, en este caso de un actividad a otra sin
perderse en el camino. El mismo tiene cuatro dimensiones básicas.
TIEMPO DINEROTAREAS RECURSOS

7. HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS DE APOYO
Existen paquetes informáticos para la programación de proyectos: Como son PERT / CPM y GANTT los
mismos que permiten y ayudan a la programación del evento en la fase 2.
 Calcular duración, fechas obligadas de comienzo, final, críticas, de tareas.
 Correspondencia entre tareas.
 Identificar caminos críticos importantes para el cumplimiento del proyecto.
 Conocer, ajustar y nivelar la carga de los recursos: tareas asignadas, áreas a las que pertenecen.
 Generar gráficos e informes para visualizar la información y notificarla a los implicados.
 Realizar un seguimiento histórico.
 Identificar problemas y remodelar el proyecto sobre la marcha.
No debemos olvidar que las herramientas tecnológicas son un apoyo pero que las personas que se encuentran al frente debe estar muy bien capacitadas
para poder tener la habilidad de:
Tener clara la estructura de descomposición del trabajo
Conocer de antemano las tareas y la dependencia entre tareas
Saber asignar recursos a las tareas
Conocer las necesidades de mano de obra, duración de las tareas, su coste
Controlar la evolución del proyecto
Evaluar los compromisos que puedan aparecer
Tomar decisiones

8. La dimensión de las tareas: Redactar una lista clara y precisa de las actividades
acontecimientos y sucesos y el orden para trazar el real encadenamiento de las
etapas
 Dimensión del tiempo: Es planificar a través de un calendario, considerando el
comienzo y el fin de los periodos establecidos para cada etapa o actividad.
 Cronograma del evento: Determinación del tiempo: horas, días, semanas.
 Dimensión de Recursos Humanos: Número de personas asignadas como técnicos, jueves
auxiliares de pista entre otros. Funciones Vs. Responsabilidades.
 Dimensión de Recurso Materiales: Inventario de recursos y control de los informes
requeridos.
 Dimensión del Dinero: Elaboración del presupuesto. De preferencia por áreas, tareas,
períodos. Contando e incluyendo los patrocinadores y espónsores.

9. Conclusión
 En la esta fase se desarrolla la mayor parte de evento deportivo ya que se
asigna todos los recursos se elabora el crono grama se establecen prioridades
y se controla el avance.
Gracias