El documento describe las tres etapas clave en la organización de un evento: la etapa de pre-evento, donde se define el objetivo y cronograma del evento y se selecciona el lugar y fecha; la etapa del evento, que incluye el registro de participantes, apertura, programa, clausura y actividades sociales; y la etapa post-evento, donde se evalúa los resultados a través de conclusiones y se da información administrativa al comité organizador.

1. Universidad Fermín Toro
Vicerrectorado Académico
Facultad de Ciencias Económicas y
Sociales
Escuela de Comunicación Social
Alumna: Diana
Parra
C.I 22200504

2. Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de
realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el
que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la
supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la
coordinación logística integral, entre otros.

3. Comité de planificación y el papel
del coordinador / El Pre-Evento:
Esta etapa, consiste en definir lo que será el evento, el motivo por el
cual se realiza y que se quiere lograr con el evento. Por otro lado es
la etapa en la que el planificador del evento, ayuda al cliente o
organización para establecer, todo acerca del mismo, como por
ejemplo, que tipo de evento será, el nombre y el objetivo y el
cronograma de actividades y la duración del evento
En esta etapa también se establece las comisiones de trabajo y la
logistica.
Se selecciona la fecha y el numero de asistentes y seleccionar el
lugar.Por ejemplo: Si es una rueda de prensa, en esta etapa, se realizara la
organización general, que seria, el motivo por el cual se llevara a cabo la
rueda de prensa, quien la dará, en que hotel o en que espacio publico o
privado se va a realizar la misma, a que medios de comunicación se
invitarían, el refrigerio para los medios, transporte, la seguridad y horario.

4. Evento:
En el caso de que el evento que se vaya a realizar sea una conferencia
de X Empresa, El día del Evento se llevarían a cabo 8 importantes
pasos:
• Registro de los participantes: En el Hotel, la toma de datos de los
participantes y la asistencia o confirmación con alguna lista de nombres.
• El opening del Evento: Es decir algún Orador daría la bienvenida a los
participantes, y a los ponentes al evento.
• Cronograma: Se anunciaría la agenda y la manera en la que se llevaría
a cabo el evento, en el caso de una conferencia es común que al final se
realice algún foro o conversatorio.
• Clausura del Evento: Donde se realiza la despedida bien sea general o
personal de los asistentes.
• Realización de Evento Social: Donde tal vez se realizaría un café o un
pequeño refrigerio donde todos los participantes y ponentes podrían
conocerse e interactuar antes de marcharse.
• Y por ultimo el Traslado de los Participantes de regreso a sus hogares.

5. Post- Evento:
En esta Etapa se recolectan las conclusiones y opiniones de los resultados
del evento ya realizado y se brindaría al comité de trabajo información de
tipo administrativa.
Se realizaría una mesa de trabajo donde se evaluaría en conjunto la
efectividad del evento y el desarrollo de cada uno de los roles que se
habría realizado por individual o equipo.