El documento describe las tres etapas principales de la organización de eventos: 1) la etapa de pre-evento que incluye la planificación, definición de objetivos y presupuesto, 2) la etapa del evento que es la ejecución de las actividades planificadas, y 3) la etapa posterior al evento que involucra la evaluación de los resultados.
Presentación usada en el workshop "Organización de Eventos", nivel básico. Se indica el proceso sistemático de las etapas de un evento: pre-evento, evento y post- evento, así como los tipos mas utilizados.
Presentación usada en el workshop "Organización de Eventos", nivel básico. Se indica el proceso sistemático de las etapas de un evento: pre-evento, evento y post- evento, así como los tipos mas utilizados.
Estos son los pasos esenciales que debe de tomar en cuanto para realizar un gran evento. Es una guía general, en donde se toman en cuenta los puntos clave que suelen ser necesarios en la mayoría de eventos.
Viviana Gamarra y Marcelo Segovia, en representación de la AFD, donde la temática fue presentar y hacer hincapié en lo vital que es para una organización aprender de los procesos internos y obtener el apoyo y la adhesión de los pares y superiores para llegar al éxito de la implementación de proyectos en tecnología, particularmente en este caso de automatización de procesos con SharePoint, además de generar la intranet, disponibilizar archivos centralizados para sus integrantes, entre otras funcionalidades.
Estos son los pasos esenciales que debe de tomar en cuanto para realizar un gran evento. Es una guía general, en donde se toman en cuenta los puntos clave que suelen ser necesarios en la mayoría de eventos.
Viviana Gamarra y Marcelo Segovia, en representación de la AFD, donde la temática fue presentar y hacer hincapié en lo vital que es para una organización aprender de los procesos internos y obtener el apoyo y la adhesión de los pares y superiores para llegar al éxito de la implementación de proyectos en tecnología, particularmente en este caso de automatización de procesos con SharePoint, además de generar la intranet, disponibilizar archivos centralizados para sus integrantes, entre otras funcionalidades.
Para la realización de un evento es indispensable tomar en cuenta el crear comités, crear un manual organizacional y tener una planificación anticipada para llegar al objetivo esperado.
En la siguiente presentación se muestra en específico cómo crear un evento exitoso.
5. ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
PRE-EVENTO
Definir los objetivos.
Definir el tema.
6. ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
PRE-EVENTO
Nombrar el comité
organizador
Definir el número de
aistentes
7. ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
PRE-EVENTO
Realizar el cronograma de
actividades
Definir presupuesto
8. En una sala de reuniones se encuentran los organizadores del evento junto a su cliente para poder
saber que es lo que se quiere lograr y de que manera. Luego de definir el objetivo principal de la
conferencia deciden los temas a tratar en la misma, y el publico al cual va dirigido, así pues definen
la cantidad de asistente y a su vez el lugar y la fecha tentativamente para el día final.
Al tener claro todo lo que se necesita para que el evento se lleve a cabo y salga de la mejor manera
se establece el presupuesto, se realiza el inventario, se estudia el capital disponible y el dinero que
se puede invertir.
Luego de tener bien definidos todos estos requisitos se establecen las necesidades y exigencias
que se deben cubrir del o los ponentes en cuanto a hospedaje, alimentos y transporte.
Todo este proceso de planificación es realizado por el comité organizador.
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Esta etapa es la más intensa, la que requiere de
mayor coordinación y supervisión, ya que para este
momento todo tiene que estar en marcha.
10. ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
EVENTO
En esta etapa se llevaran a
cabo todas las actividades que
fueron planificadas durante el
pre-evento. Es el momento de
la ejecución o realización de la
conferencia y todo el equipo
debe trabajar conjuntamente
para que todo se cumpla como
este establecido, siguiendo el
cronograma de actividades.
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Se evalúa el evento, a través de la medición de los
resultados generales, para medir si lo planificado se
cumplió o no.
12. Esta etapa es tan importante
como el resto ya que una vez
concluido el evento es importante
evaluar y analizar los logros
resultados obtenidos. El tiempo
ideal para realizar la evaluación
es durante la primera semana
post congreso o jornada.
Además de la evaluación interna
es importante agradecer por
escrito a los participantes y
colaboradores de las diferentes
actividades.