Este documento describe las fases de diseño y estructuración de un evento deportivo. Explica que se debe establecer un organigrama funcional y dividir el evento en áreas. Además, se debe crear un plan de acción que incluya una lista de tareas, un cronograma, asignación de recursos y un presupuesto. El objetivo es responder a las preguntas de qué hacer, quién, cómo, cuándo, cuánto y dónde para organizar con éxito el evento.

1. UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
MAESTRÍA EN ACTIVIDAD FÍSICA, MENCIÓN
GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEPORTIVA
MÓDULO DE PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS DEPORTIVOS
DISEÑO Y ESTRUCTURA DEL EVENTO Y
PROGRAMACIÓN
DOCENTE: MG. MARCELO SAILEMA
MAESTRANTE: LUCIA TENORIO

2. FASE 2: DISEÑO Y ESTRUCTURA DEL EVENTO
Y PROGRAMACIÓN
Responde a las cuestiones: qué hacer, quién hace, cómo hacer,
cuándo hacer, cuánto se necesita para hacer, dónde hacer. Se
diseña la estructura del evento y se programa el proyecto.

3. ESTABLECIMIENTO DEL ORGANIGRAMA
FUNCIONAL. DISEÑO DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA DEL EVENTO
El organigrama funcional del evento representa visualmente el plan, la
estructura de la organización. Define categorías y puestos de trabajo,
clarifica jerarquías, delimita funciones y responsabilidades, establece
relaciones de autoridad y dependencia, concreta canales de comunicación
entre la superestructura.

4. ESTABLECIMIENTO DE LAS ÁREAS DEL EVENTO
La estructura en áreas depende de la dimensión del evento, de las
necesidades del mismo, de las características técnicas del
acontecimiento deportivo y de la capacidad organizativa de la
empresa.

5. PROGRAMACIÓN DEL EVENTO. PLAN DE ACCIÓN
Es la fase del plan del evento propiamente dicho, el “Plan de Acción”, el
“Mapa de ruta” para ir de A (donde estamos) a B (fecha del evento). El Plan
de Acción debe ser sensato, sencillo de seguir, útil, claro, concreto, flexible
(reajustable), realista (factible). Está abierto para ir readaptándose a medida
que se van cumpliendo plazos.

6. La Dimensión Tareas se controla con la Determinación de las
Tareas a realizar: crear una lista de tareas: relación e
identificación de todas las tareas que se van a llevar a cabo para
acometer el evento.

7. La Dimensión Tiempo se planifica a través de un calendario, una agenda que
especifica cuándo comenzar, cuándo alcanzar determinada meta:
Cronograma del evento. Se elabora a la vez que la introducción de las tareas.
En él se especifican: el calendario del proyecto: comienzo, fin, día de inicio
y fin del evento, fases o períodos del evento, períodos laborables, jornada
laboral, días festivos, períodos de descanso, etc.

8. La Dimensión Recursos (humanos y materiales) se ocupa de la mejor manera
de Asignar Recursos al proyecto (bajo la característica de su escasez y
carestía). Hay que programar una distribución eficiente evitando
desdoblamientos y solapamientos, sobreasignacion o subutilización.

9. La Dimensión Dinero se controla por medio de la Elaboración del
Presupuesto para distribuir los fondos asignados al proyecto. Su
formulación es específica para cada proyecto (evento).

10. ÁREAS EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
DEPORTIVO
En las áreas de un evento se recogen todas las funciones en la ejecución del
proyecto. Independientemente del organigrama del evento, aunque
relacionado, existen áreas visibles, para centralizar en cada una, las
diferentes tareas antes señaladas.