El documento describe las etapas de la planificación de eventos, incluyendo una etapa mecánica de previsión, planeación y organización, y una etapa dinámica de integración, dirección y evaluación. La etapa mecánica involucra determinar objetivos, analizar eventos previos, tomar decisiones iniciales y desarrollar un plan de trabajo y presupuesto. La etapa dinámica implica determinar recursos, contratar personal, supervisar la ejecución y evaluar los resultados luego del evento.

1. Organización de Congresos y
Eventos

2. LA PLANIFICACIÓN
Coordinar todos los recursos disponibles
(humanos, materiales y financieros)
objetivos establecidos
máxima eficiencia mínimo costo

3. LA PLANIFICACIÓN
Etapas:
1.1 Previsión
1 – Etapa mecánica: 1.2 Planeación
1.3 Organización
2.1 Integración
2 – Etapa dinámica: 2.2 Dirección
2.3 Evaluación

4. LA PLANIFICACIÓN
1. Etapa mecánica
1.1 - Previsión: ¿qué se puede hacer?
o Determinar objetivos: educativos,
informativos, comerciales, de difusión, etc.
o Analizar eventos anteriores o parecidos:
cantidad y procedencia de participantes,
temas de interés, costos, inscriptos, etc.
o Tomar decisiones: nombre y tema,
expositores, ciudad y sede, isologotipo,
recursos, etc.

5. LA PLANIFICACIÓN
1. Etapa mecánica
1.2 – Planeación:
El plan general de trabajo: implica
confeccionar el listado de tareas.
El presupuesto: nos permitirá saber
anticipadamente cuales serán los costos que
deberemos afrontar.
La calendarización: debemos otorgar a cada
acción especifica en el plan de trabajo “el tiempo”

6. LA PLANIFICACIÓN
1. Etapa mecánica
1.3 – Organización: ¿cómo se va hacer?
Se determina la estructura de acciones:
 Funciones,
 Asignación de Jerarquías, y
 Puestos de trabajo.
Nos permitirá realizar el organigrama y definir los
cargos y/o perfiles.

7. LA PLANIFICACIÓN
2. Etapa dinámica
2.1 - Integración: ¿con qué – con quién?
Acciones a desarrollar:
desarrollar
o Determinar recursos: técnicos, humanos.
o Nombrar autoridades y comités.
o Contratar personal.

8. LA PLANIFICACIÓN
2. Etapa dinámica
2.2 - Dirección: control de la ejecución
oEs la etapa más larga.
oVerificar que lo planificado se haga en la
forma prevista.
oArticular la calendarización con el
presupuesto.

9. LA PLANIFICACIÓN
2. Etapa dinámica
2.3 - Evaluación: ¿cómo se hizo?
 Posterior a la finalización del evento.
 Medición de resultados.
 Definir estrategias de recolección de
datos.
 Encargados de la evaluación.
 Análisis de resultados.

10. LA PLANIFICACIÓN
2. Etapa dinámica
2.3 - Evaluación: ¿cómo se hizo?
 Posterior a la finalización del evento.
 Medición de resultados.
 Definir estrategias de recolección de
datos.
 Encargados de la evaluación.
 Análisis de resultados.