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USO DE LAS FUNCIONES DE EXCEL PARA LA IMPORTACION DE DATOS.
Es posible importar a Excel datos de archivos creados con otros programas, con
Excel puedes abrir fácilmente archivos de texto, guardados con extensión txt y con
extensión csv.
Las utilidades son enormes, así como el ahorro de tiempo, el aumento de
productividad, la eliminación de errores,…Y como ejemplo de la aplicación que le
puedes dar entre otras importar datos de cuentas de correo o números de teléfono,
importar cuadro de existencias generado por el programa de almacén, importar los
datos del programa de contabilidad cuando este no te los da en Excel.
Explorar datos importados es sencillo mediante una tabla dinámica. En una tabla
dinámica, arrastre los campos (parecidos a las columnas de Excel) de las tablas
(como las tablas que acaba de importar de la base de datos de Access) a distintas
áreas de la tabla dinámica para ajustar el modo en que se presentan los datos. Una
tabla dinámica tiene cuatro áreas: FILTROS, COLUMNAS, FILAS y VALORES.
Puede que se requieran varias pruebas para determinar a qué área se debe
arrastrar un campo. Puede arrastrar todos los campos que quiera a las tablas hasta
que la tabla dinámica presente los datos del modo en que desea verlos. No dude en
probar arrastrar campos a diferentes áreas de la tabla dinámica; los datos
subyacentes no se ven afectados cuando arrastra campos a una tabla dinámica.
El libro de Excel incluye una tabla denominada Anfitriones. Hemos importado
Anfitriones copiándola y pegándola en Excel y dando formato de tabla a los datos.
Para agregar la tabla Anfitriones al modelo de datos, debemos establecer una
relación. Vamos a utilizar Power Pívot para representar visualmente las relaciones
en el modelo de datos. Luego crearemos la relación.
Para conectar Anfitriones al modelo de datos, es necesario un campo con valores
únicos que identifiquen cada fila de la tabla Anfitriones. Después, podemos realizar
una búsqueda en nuestro modelo de datos para ver si existen los mismos datos en
otra tabla. La búsqueda en la vista de diagrama no nos permite hacer esto. Con
Anfitriones seleccionada, vuelva a la vista de datos.
Después de examinar las columnas, nos damos cuenta de que Anfitriones no tiene
una columna de valores únicos. Tendremos que crearla usando una columna
calculada y Expresiones de análisis de datos (DAX).
Es interesante cuando los datos del modelo de datos tienen todos los campos
necesarios para crear relaciones y mezclar datos para visualizar en Power View o
en tablas dinámicas. Sin embargo, las tablas no siempre cooperan tanto, por lo que

en la siguiente sección se describe cómo crear una columna nueva usando DAX,
que sirve para crear una relación entre las tablas.
Extender el modelo de datos con columnas calculadas
Para establecer una relación entre la tabla Anfitriones y el modelo de datos, y así
extender nuestro modelo de datos para incluir la tabla Anfitriones, Anfitriones debe
tener un campo único que identifique cada fila. Además, ese campo debe
corresponder a un campo del modelo de datos. Esos campos correspondientes, uno
en cada tabla, son lo que permite asociar los datos de las tablas.
Ya que la tabla Anfitriones no tiene este tipo de campo, deberá crearlo. Si queremos
mantener la integridad del modelo de datos, no podemos usar Power Pívot para
editar o eliminar los datos existentes. Sin embargo, puede crear nuevas columnas
mediante campos calculados basados en los datos existentes .Si busca en la tabla
Anfitriones y después en otras tablas del modelo de datos, encontrará un buen
candidato para campo único que podrá crear en Anfitriones y asociar a una tabla en
el modelo de datos. Ambas tablas requerirán una columna calculada nueva para
cumplir con los requisitos para establecer una relación.
En Anfitriones, podemos crear una columna calculada única combinando el campo
Edición (el año del evento olímpico) y el campo Temporada (verano o invierno). En
la tabla Medallas también hay un campo Edicióny un campo Temporada, por lo que,
si creamos una columna calculada en cada una de esas tablas que combine los
campos Edición y Temporada, podremos establecer una relación entre Anfitriones
y Medallas.
Establecer la categoría de datos para mostrar correctamente las imágenes
Para que los informes de Power View muestren correctamente las imágenes, debe
establecer bien la categoría de datos para la dirección URL de imagen. Power Pívot
intenta determinar el tipo de datos que tiene en el modelo de datos, en cuyo caso
agrega el término (sugerido) después de la categoría autoseleccionada, pero es
buena idea estar seguro
NOTA En ocasiones, los sitios web cambian, de modo que el diseño de
Worldbank.org podría ser un algo diferente del que se describe. Como alternativa,
puede descargar un libro de Excel denominado Population.
Una vez que haga estas selecciones, haga clic en el botón DESCARGAR y, a
continuación, elija Excel como el tipo de archivo. El nombre del libro, tal como está
descargado, no es muy legible. Cambie el nombre del libro a Population.xls y, a
continuación, guárdelo en una ubicación a la que obtenga acceso.

También hay algunos campos que no son útiles para la creación de informes. Los
datos subyacentes pueden ser importantes, pero si se ocultan campos de las
herramientas cliente, como tablas dinámicas y Power View, la navegación y la
selección de los campos para incluir en los informes.
Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación
o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de
búsqueda, referencia y de información.
MANEJO DE FUNCIONES DE EDICIÓN DE EXCEL:
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera
con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la
celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
• Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA (A1:C8).
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras,
de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.
Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos.
Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es
el enlace entre 2 argumentos.
La mayoría de las funciones pueden necesitar uno o más argumentos. Si la función
contiene más de un argumento, éstos han de ir separados por el carácter

Punto y coma (;) o según el definido como separador de listas para Windows. Al
escribir una función no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos
espacios vayan entre comillas.
Para introducir una función conjuntamente con sus argumentos en una hoja de
cálculo y mediante el asistente de funciones, seguir el siguiente proceso:
1. Seleccionar la celda en la que se desee introducir la función.
2. Hacer clic sobre el botón Pegar Función, y se accede al cuadro de
Diálogo en el que se debe elegir la función que se desea utilizar. En cuadros de
diálogo posteriores se podrán elegir los argumentos para dicha función.
3. El cuadro de diálogo muestra las distintas categorías de funciones
Disponibles en Excel. Estas categorías clasifican el gran número de funciones
disponibles en grupos más reducidos. Excel muestra también una lista de las
funciones utilizadas más recientemente. Si la función deseada no aparece entre las
más recientemente utilizadas y no se está Operación de Microsoft Excel
Página 58 Guía del Usuario
Centro de Capacitación en Informática seguro de la categoría a la que pertenece,
se selecciona la categoría.
Todas y se busca en el conjunto de todas las funciones disponibles. En la parte
inferior del cuadro de diálogo aparece una breve descripción de la función
seleccionada, así como de sus argumentos. Si se desea más información sobre esa
función se puede hacer clic en el botón Ayuda.
Edición de fórmulas y funciones
Luego de haber introducido funciones en una fórmula, existe la posibilidad de
modificarlas o editarlas. Para esto, se puede volver a usar el Asistente de Funciones
o bien se pueden editar manualmente.
Para editar las funciones de una fórmula usando el Asistente de Funciones,
Seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda que contiene en la fórmula, la función a modificar.
2. Hacer clic en el botón Pegar función o seleccionar de la barra de fórmulas el botón
Modificar fórmulas. Aparecerá el Asistente de Funciones mostrando la primera
función que aparezca en la fórmula contenida en la celda activa.

3. Cambiar los argumentos que se deseen en esa primera función de la
Fórmula.
4. Cuando se terminen de realizar los cambios, seleccionar el botón aceptar. Si hay
alguna otra función que se desee editar en la misma fórmula, hacer clic sobre dicha
función en la barra de fórmulas, así de esta manera Excel colocará el cuadro de
diálogo para dicha función.
5. Repetir los pasos tres y cuatro para cada función que se desee editar
Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a
continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada
una de las funciones que incorpora Excel ya que él nos mostrará en el cuadro de
lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción
escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto
hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida
y reduzca por lo tanto la lista. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que
elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme
seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace
Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha
función. Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar. Una vez elegida la función con la
que se quiere trabajar se abre una nueva ventana en la que se piden los argumentos
de la función, dependiendo de con cual estemos trabando ésta será diferente. En el
caso del ejemplo siguiente continúa siendo la SUMA:
Todas las funciones tienen en común, el nombre de la función la cual la identifica y
una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, todos ellos
dentro de paréntesis. Veremos que puede haber alguna función que no tenga
ningún tipo de argumento, pero siempre existirán los paréntesis después del nombre
de la función.
Para poder trabajar con las funciones es importante conocerlas todas por separado
ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que
deseamos y conociendo las funciones es más fácil poder encontrar la combinación
de funciones con las que podemos encontrar el resultado deseado.
EXPORTAR DE EXCEL A TXT:

Crear un archivo de texto delimitado por comas
El procedimiento para crear un archivo de texto delimitado por comas (CSV) es
prácticamente similar al ejemplo anterior con la diferencia de que en el cuadro de
diálogo Guardar como debemos seleccionar el tipo de archivo CSV (delimitado por
comas):
Exportar datos de Excel a un archivo CSV
Obtendremos las mismas advertencias que en el ejemplo anterior pero como
resultado tendremos el siguiente archivo de texto
Supongamos que para nuestra hoja de datos de ejemplo necesitamos crear un
archivo de texto que tenga un ancho máximo de 15 caracteres, tanto para la
columna Nombre como para la columna Apellido, y una longitud máxima de 25
caracteres para el correo electrónico. Los datos los generaré en una hoja diferente
y utilizaré la siguiente fórmula para la primera columna: a función principal de esta
fórmula es la función CONCATENAR que como primer argumento tiene el texto
original de la Hoja1. El segundo argumento de la función CONCATENAR es la
función REPETIR que tendrá el objetivo de generar una cadena de espacios en
blanco cuyo número estará determinado por la diferencia entre el número máximo
de caracteres admitidos (15) menos el número de caracteres de la cadena de texto
original el cual obtenemos con la función LARGO. Por ejemplo, para la celda con el
nombre Carlos, la función REPETIR generará una cadena de 9 espacios en blanco
que será concatenada a la derecha de la cadena de texto
Exportar datos a un archivo de texto guardándolo
Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en un archivo de texto con el comando
Guardar como.
Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a
continuación, haga clic en Guardar como. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar
como. En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la
hoja de cálculo.
Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por
comas).
NOTA Cada formato admite grupos de características diferentes. Para obtener más
información sobre los conjuntos de características admitidos por los diferentes
formatos de archivo de texto, vea El formato y las funciones de Excel no se
transfieren a otros formatos de archivo

Exportar datos a Excel: Nociones básicas
Cuando exporta datos a Excel, Access crea una copia de los datos seleccionados
y, a continuación, almacena los datos copiados en un archivo que se puede abrir en
Excel. Si copia datos de Access a Excel con
Frecuencia, puede guardar los detalles de una operación de exportación para usos
futuros e incluso programar la operación de exportación para que se ejecute
automáticamente en intervalos establecidos.
Escenarios comunes para exportar datos a Excel
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access y Excel para trabajar con datos.
Guarda los datos en las bases de datos de Access pero utiliza Excel para analizar
los datos y distribuir los resultados de sus análisis. Su equipo exporta actualmente
datos a Excel cuando y como lo necesita pero desea aumentar la eficacia de este
proceso.
Acerca de la exportación de datos a Excel
Access no incluye ningún comando “Guardar como” para el formato Excel. Para
copiar datos en Excel, debe usar la característica de exportación descrita en este
artículo, o bien copiar los datos de Access en el portapapeles y luego pegarlos en
una hoja de cálculo de Excel.
Conectar con datos de Access desde Excel
Para traer datos de Access que se puedan actualizar en Excel, puede crear una
conexión, almacenada normalmente en un archivo de conexión de datos de Office
(.odc), con la base de datos de Access y recuperar todos los datos de una tabla o
consulta. La ventaja principal de crear una conexión con los datos de Access en
lugar de importarlos es que puede analizar periódicamente estos datos en Excel sin
tener que copiarlos o exportarlos constantemente desde Access.
GUARDAR LA ESPECIFICACIÓN DE EXPORTACIÓN:
1., Haga clic en Sí para guardar la información de la operación de exportación para
un uso futuro. Guardar la información ayuda a repetir la misma operación de
exportación en el futuro sin necesidad de configurar todo el Asistente cada vez.
2., En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de
exportación. Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción.
3., Si desea realizar la operación a intervalos fijos (por ejemplo, semanal o
mensualmente), active la casilla Crear tarea de Outlook.

Al hacerlo, se crea una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 con la que podrá
ejecutar la especificación con sólo hacer clic en un botón.
4., Haga clic en Guardar exportación.
Si está instalado Outlook, Access lo inicia.
NOTA: Si Outlook no está instalado, aparece un mensaje de error. Si Outlook no
está configurado correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga
las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.
5., En Outlook, revise y modifique la configuración de la tarea (por ejemplo,
Vencimiento y Aviso).
Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra
el programador de tareas con algunos valores típicos:
1., Haga clic en Guardar y cerrar.
Ejecutar una tarea guardada
1., En el panel de navegación de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación,
haga doble clic en la tarea que desea ejecutar.
2. En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar
importación.
3. En Excel, abra el libro de destino y compruebe que todos los datos se hayan
copiado a las celdas correctas.
Si eligió copiar sólo los datos y no el formato en un libro existente, éste puede
contener varias hojas de cálculo. Busque la hoja que corresponda a la operación de
exportación y revise las celdas de esa hoja.
Solucionar valores faltantes o incorrectos en la hoja de cálculo. En la tabla siguiente,
se describen distintas maneras de solucionar errores comunes.

SUGERENCIA: Si observa que sólo faltan unos pocos valores, corríjalos en el libro
de Excel. Si no es así, corrija el objeto de origen en la base de datos de Access y
repita la operación de exportación.
Problema Descripción y resolución
Campos
multivalor
Los campos que admiten varios valores se exportan como una lista de
valores separados por signos de punto y coma (;). Vea la Ayuda de Excel
para obtener más información.
Imágenes,
objetos y datos
adjuntos
No se exportan elementos gráficos (como logotipos, contenido de campos
Objeto OLE y datos adjuntos que son parte de los datos de origen).
Agréguelos manualmente a la hoja de cálculo después de completar la
operación de exportación.
Graph Al exportar formularios o informes que contienen un objeto de Microsoft
Graph, no se exporta el objeto de Graph.
Datos en la
columna
incorrecta
Los valores nulos de la hoja de cálculo resultante son reemplazados a veces
por datos que deberían estar en la columna siguiente.
Valores de
fecha que
faltan
No se exportan los valores de fecha anteriores al 1 de enero de 1900. Las
celdas correspondientes de la hoja de cálculo contendrán un valor nulo.
Faltan
expresiones
No se exportan a Excel las expresiones que se utilizan para calcular valores.
Sólo se exportan los resultados de los cálculos. Agregue manualmente la
fórmula a la hoja de cálculo de Excel después de completar la operación de
exportación.
Faltan
subformularios,
sub-informes y
hojas
secundarias de
datos
Al exportar un formulario, un informe o una hoja de datos, sólo se exportan
los principales. Repita la operación de exportación para cada subformulario,
sub-informe y hoja secundaria de datos que desee exportar.

Problema Descripción y resolución
Columnas
faltantes o con
formato
incorrecto
Si ninguna de las columnas tiene formato en la hoja de cálculo resultante,
repita la operación tras activar la casilla Exportar datos con formato y
diseño en el Asistente. A la inversa, si sólo algunas columnas parecen tener
un formato diferente de las versiones en el objeto de origen, aplique el
formato que desee manualmente en Excel.
Dar formato a una columna en Excel
1. Abra el libro de Excel de destino y muestre la hoja de cálculo que contiene
los datos exportados.
2. Haga clic con el botón secundario en una columna o un rango de celdas
seleccionado y haga clic en Formato de celdas.
3. En la ficha Número en Categorías, seleccione un formato
como Texto, Número, Fecha, Hora.
4. Haga clic en Aceptar.
Valor "#" de
una columna
Es posible que vea el valor # en una columna que corresponde a un campo
Sí/No de un formulario. Esto puede ocurrir si inicia la operación de
exportación desde el panel de navegación o en la vista Formulario. Para
resolver este problema, abra el formulario en la vista Hoja de datos antes de
exportar los datos.
Indicadores de
error o valores
de error
Compruebe las celdas por si hubiera indicadores de error (triángulos verdes
en las esquinas) o valores de error (cadenas que comienzan por el
carácter # en lugar de los datos correspondientes).

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