Este documento proporciona una guía para la organización de sedes del Festival Latinoamericano de Instalación de Software Libre (FLISOL) en Perú en 2012. Ofrece consejos sobre la formación de un equipo organizador, la ubicación y programación del evento, la instalación de software libre, la feria tecnológica y las conferencias, con el objetivo de realizar un FLISOL exitoso que promueva el uso del software libre.

1. FLISOL PERÚ 2012
Guía para la Organización de Sedes
FLISOL PERÚ 2012
Presentación
La presente Guía para la Organización de Sedes FLISOL PERÚ 2012 tiene como finalidad reunir una
serie de experiencias y sugerencias que contribuyan a la organización de cada una de las sedes del
FLISOL PERÚ 2012.
En las siguientes páginas los organizadores de sedes nacionales encontrarán diferentes consejos
que les ayuden a reforzar sus equipos, experiencias probadas para evitar contratiempos y
sugerencias que les ayuden a realizar un evento exitoso en su ciudad o región.
Autores
Este documento fue elaborado por la Coordinación Nacional FLISOL PERÚ 2012:
● Juan Eladio Sánchez Rosas (Coordinación Nacional)
● Edward Vega Gavidia (Relaciones Comunitarias)
● Rolando Herrera Matos (Relaciones Comunitarias)
Agradecimientos
También contribuyeron con ideas a este documento:
● Raúl Hugo Noriega (Relaciones Públicas)
● Junta Directiva de la Asociación Peruana de Software Libre (APESOL), periodo 2011-2014
● Carlos Horna Vallejos (Coordinador Nacional FLISOL PERÚ 2011)
● Eddie Malca Vicente (activista)
● Walter Pabón Guerra (activista)
Licencia
Este documento está bajo la licencia de Creative Commons Reconocimiento-CompartirIgual 3.0
Unported (CC BY-SA 3.0). Por esta licencia, usted es libre de:
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hace de su obra).
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derivada, sólo puede distribuir la obra generada bajo una licencia idéntica a ésta.

2. Tabla de contenidos
1. Temática general
2. Equipo organizador
3. Ubicación
4. Auspiciadores
5. Programación
6. Espacios
7. Estrategia de comunicación
8. Día FLISOL
9. Situaciones no previstas

3. Guía para la Organización de Sedes
FLISOL PERÚ 2012
1. Temática general
La temática del FLISOL PERÚ 2012 es “Software libre para todos”, y estará orientada al Público en
General en primera instancia, por lo cual los temas a enfatizar deben estar orientados al usuario final
no informático, al potencial nuevo usuario de software libre.
Lo anterior no significa que se tengan que descuidar la discusión de temas de nivel intermedio
o avanzado, pero sí que deben pasar a un segundo plano. Se recuerda que hay fórmulas para
presentar estos temas antes, durante o después del evento, y que cada comunidad organizadora
puede realizar eventos altamente especializados que no dependan únicamente del nombre o del día
FLISOL.
2. Equipo organizador
El equipo organizador de la sede de FLISOL PERÚ 2012 debe estar integrado principalmente por
miembros de comunidades locales de Software Libre y/o Grupos de Usuarios de Linux (LUGs).
■ TIP: Es altamente recomendable que el equipo organizador esté compuesto por
integrantes de varias comunidades locales para fomentar la colaboración y apoyo
entre los promotores de Software Libre en las ciudades donde se organiza el evento.
Todos los integrante de el equipo organizador deben estar debidamente registrados en la Wiki
Internacional de FLISOL (en su ciudad respectiva, accesible desde http://www.flisol.info/FLISOL2012/
Peru) y en los sitios web locales de cada sede, si los tuviesen.
■ TIP: Debe alentarse la participación en la organización de activistas de software
libre no involucrados en informática: comunicadores, administradores, economistas,
educadores, médicos, policías, etc. Esto enriquecerá la visión del equipo organizador
con el fin de tener mejor llegada al público en general y favorecer una mayor
asistencia al FLISOL.
Los integrantes del equipo organizador deben tener experiencia (o adquirirla antes del evento) en el
uso de software libre tanto en GNU/Linux como MS Windows, con el fin de poder atender posibles
contratiempos.
■ TIP: El equipo de coordinación de la sede puede conformarse de la siguiente manera:
○ Coordinador General de la Sede
○ Coordinador Técnico
○ Coordinador de Logística
○ Coordinador de Relaciones Publicas
○ Coordinadores adicionales de acuerdo a la necesidad de la sede

4. 3. Ubicación
El local donde se realicen las actividades de la sede FLISOL debe estar ubicado en un lugar de fácil
acceso, preferiblemente un local conocido por los habitantes de la ciudad para evitar inconvenientes
para encontrar el lugar.
■ TIP: Los detalles de como llegar al local pueden estar representados en una imagen
generada por Google Maps u Open Street Map, la cual debe estar junto a la publicidad
del evento, sea impresa o virtual.
El local para el desarrollo de FLISOL deberá contar con los siguientes espacios:
● Un auditorio o salón amplio donde se llevaran a cabo las ponencias.
● Un laboratorio para la realización de talleres prácticos.
● Un espacio abierto donde se realice la feria tecnológica.
● Servicios higiénicos debidamente abastecidos y señalizados.
● Un cafetín y/o bodega cercana que pueda abastecer las necesidades básicas de
alimentación.
● Un botiquín debidamente abastecido con medicamentos de primera urgencia en caso de
algún siniestro y/o accidente.
■ TIP: Es deseable que el espacio abierto para la feria sea al aire libre, pero de no ser
posible se pueden usar pasadizos amplio o aulas acondicionadas.
4. Auspiciadores
Dado que FLISOL es un evento de ingreso gratuito que requiere cubrir ciertos gastos, se sugiere la
convocatoria de Auspiciadores para el evento, de manera que puedan proporcionar de la logística
necesaria y se puedan cubrir todos los gastos de la realización del Festival.
Las organizaciones, empresas o instituciones que tengan interés en ser auspiciadores de una sede
del FLISOL podrán ingresar en una de las categorías, cuyos montos a cubrir estarán a criterio del
equipo de coordinación de cada sede.
● Categoría Oro
En esta categoría el auspiciador proveerá sus instalaciones (auditorio, aulas y/o laboratorios
de cómputo) para el desarrollo del FLISOL. En retribución el auspiciador tendrá derecho a:
○ Logo de la institución en el material publicitario, en el sitio web de la sede del evento,
en la página en Facebook (si la sede los tiene)
○ Colocar un banner institucional al ingreso del auditorio y en la conferencia de prensa
○ Menciones de agradecimiento en la apertura y cierre por parte de los organizadores.
● Categoría Plata
En esta categoría el auspiciador proveerá merchandising necesario para el evento, como
polos para los organizadores y/o para sortear, packs de stickers, folders o lapiceros para
obsequiar a todos los asistentes, banners, u otro servicio a criterio de cada sede. En
retribución el auspiciador tendrá derecho a:
○ Logo de la institución en el material publicitario, en el sitio web de la sede del evento,
en la página en Facebook (si la sede los tiene).
○ Colocar su logo al lado del logo FLISOL en los productos que proporcione al evento
(pero sin sobrepasar en tamaño al logo FLISOL).

5. ○ Menciones de agradecimiento en la apertura y cierre por parte de los organizadores.
● Categoría Bronce
En esta categoría, el auspiciador proveerá de transporte, alojamiento, viáticos, o algún
obsequio para sortear al final del evento, u otro servicio a criterio de cada sede. En
retribución el auspiciador tendrá derecho a:
○ Logo de la institución en el material publicitario, en el sitio web de la sede del evento,
en la página en Facebook (si la sede los tiene).
○ Menciones de agradecimiento en la apertura y cierre por parte de los organizadores.
5. Programación
Es sumamente importante que el FLISOL se desarrolle de manera ordenada, es por ello que a
continuación se sugiere una estructura de programación para el buen desarrollo de todas las
actividades:
Hora Actividad
9:00 am Registro de Participantes / Recepción de Invitados
9:30 am Presentación del FLISOL / Palabras de Bienvenida / Inicio de Feria Tecnológica
10:00 am Inicio de Instalaciones / Inicio de Ponencias básicas (~3)
1:00 pm Fin de Instalaciones / Fin de Ponencias Básicas / Fin de Feria Tecnológica / Receso
3-4:00 pm Inicio de Ponencias Especializadas (~2)
6:00 pm Fin de Ponencias Especializadas / Inicio de Conferencia Plenaria
7:00 pm Fin de Conferencia Plenaria / Clausura
6. Espacios
6.1 Instalaciones de software libre
En esta edición de FLISOL se distinguen claramente dos tipos de instalaciones:
● Instalación de distribuciones Linux
● Instalación de software libre para Windows
El usuario podrá asistir con su PC de escritorio o laptop el día del evento y decidir qué tipo de
instalación por la cual optará.
Los organizadores deben contar con varias copias de CDs o DVDs de instalación de las
distribuciones Linux, y con CDs o USBs maestro con los instaladores de software libre para
Windows.
■ TIP: La última versión de Ubuntu previa al FLISOL (Ubuntu 12.04) será lanzada
el jueves 26 de abril de 2012, dos días antes del FLISOL, por lo que deberá ser
descargada mediante algún método eficiente (como una buena conexión a Internet o
usando torrents oficiales) entre la noche de jueves y la tarde de viernes, para luego
ser duplicada en medios ópticos. Se debe estar atento al calendario de lanzamiento de
las otras distribuciones o programas a usar en la sede.

6. ■ TIP: Una lista propuesta de programas para Windows es la siguiente:
○ Ofimática: LibreOffice
○ Internet: Mozilla Firefox
○ Multimedia: VLC / Miro
○ Texto: Notepad++
○ Geografía/Astronomía: Marble / Celestia
○ Utilitario: InfraRecorder / Z-zip
○ Cualquier otro programa, asegurándose antes que sea Software Libre, NO
Freeware.
Todas las instalaciones deben concluir con la primera ejecución del sistema operativo o la aplicación,
y la configuración mínima necesaria para su correcto funcionamiento; por cuestiones de tiempo no se
harán personalizaciones con el fin de evitar sobrecargar al equipo técnico.
■ TIP: Toda instalación de una distribución Linux debe contar con una ficha
documentada, que registre los datos del PC, propietario y la distribución a usar.
El equipo de instalación de software debe estar compuesto por personas altamente capacitadas no
solo en el proceso de instalación sino también en la solución de problemas adversos a dicho proceso
evitando de los usuarios.
6.2 Stands de feria tecnológica
Cada sede implementará una Feria Tecnológica de acuerdo a los recursos con los que cuente,
donde los asistentes al evento podrán encontrar diferentes aplicaciones y/o comunidades de software
libre, por ejemplo:
● Stands de software libre, donde se presenten datos generales de software libre y se
absuelvan preguntas generales y específicas, a manera de un consultorio informático.
● Stands de distribuciones Linux, donde se respondan preguntas y realicen demostraciones en
vivo de distribuciones como Ubuntu, Debian, CentOS, Fedora, Gentoo, etc.
● Stands para otros proyectos de software libre: navegadores, software de oficina, sistemas de
gestión de contenido web, etcétera.
■ TIP: Se sugiere que los stands de software libre y los de distribuciones estén a cargo
de los organizadores, y que los stands para otros proyectos se encuentren a cargo de
comunidades locales o orientadas a los proyectos, o que estas comunidades preparen
antes a los organizadores que atenderán al público en dichos stands.
Los stands deberán ser atendidos por personas conocedoras de los temas que presentan, dado que
cumplirán la función de orientadores en temas básicos y/o especializados.
■ TIP: Se permitirán stans para empresas que desarrollen soluciones con software libre,
pero deben estar claramente diferenciadas de los stands anteriores, identificadas
como stands de empresas y ubicadas en un lugar diferente.
Los stands instalados para FLISOL deben contar con las siguientes caracteristicas:
● Contar con material necesario para informar al publico todo lo referente a su tema en
particular: afiches, pancartas, folletos, merchandasing, etcétera.

7. ● Para evitar complicaciones y contratiempos, los stands deberían contar con videos que
permitan explicar su tema de una manera sencilla y práctica.
● Los stands deben contar con una instalación correcta y segura del fluido eléctrico, para lo
que debe evitarse el uso de alambre “mellizo” por ser altamente inflamable.
● En la medida de lo posible, los stands contarán con una conexión a Internet ya que es
recomendable que tomen fotos y las vayan publicando en tiempo real para que el resto
de sedes y la organización central este siempre informado sobre el desempeño de las
actividades.
■ TIP: NO se debe confiar en que los stands contarán con Internet. Las personas a
cargo de los stands deben preparados para explicar al público únicamente con los
materiales informativos y una PC.
■ TIP: NO se recomiendan stands de juegos. Aunque pueden ser llamativos a primera
vista, sólo captarán la atención de los visitantes por instantes, tras lo cual se aburrirán
y alejarán.
6.3 Conferencias
Se propone que las conferencias que ocurran en la mañana del FLISOL abarquen temas de nivel
básico, para público en general que no ha tenido la oportunidad de escuchar acerca de Software
Libre. Los temas deben ser preparados con el objetivo de convencer al público de los beneficios que
les traerá el uso de software libre en general o de aplicaciones útiles y específicas.
Los equipos organizadores de las sedes tienen libertad para desarrollar temas de nivel intermedio
y avanzado; sin embargo se sugiere presentarlos en horas de la tarde, de forma que el horario de
la mañana se pueda logrará el objetivo primordial de convencer a nuevos usuarios de las ventajas
del software libre. En horas de la tarde, las sedes pueden considerar desarrollar temas de mayor
complejidad con el fin de no descuidar al público técnico y especializado, y así lograr un balance del
desarrollo del evento.
■ TIP: Los temas de mayor complejidad pueden inclusive ser presentados en días
anteriores o posteriores bajo las etiquetas “Conferencias Pre (Post) FLISOL”, dejando
toda libertad para que el público en general pueda disfrutar y aprender al máximo el
día del FLISOL.
Debe existir un equipo designado para coordinar los detalles protocolares de las conferencias:
ubicación de los ponentes, moderar las charlas, ayudar al ponente con su material, tomar fotografías,
etcétera.
Por último, se recomiendan que los expositores de conferencias no tengan responsabilidades como
coordinadores de algunos de los equipos de organización que trabajen el mismo día de FLISOL.
También se alienta que los expositores sean de la misma ciudad donde se realiza el evento, con el
fin de incurrir en gastos de viajes y estadía.
6.4 Otras actividades
Además de las actividades más comúnmente asociadas a FLISOL, se alienta la organización de
otras actividades en el día FLISOL, tales como:
● Talleres
● Murales artísticos o informativos sobre computación y software libre
● Pasacalles
● Espectáculos artísticos
● Trivias
● Sorteos

8. ● Feria gastronómica
● Entre otros
7. Estrategia de Comunicación
Todas las sedes deben establecer una estrategia de comunicación que les sirva de guía para la
difusión del evento, de manera que se pueda contar con la mayor cantidad de asistentes posibles. A
continuación se desarrollan cuatro puntos base que permitirán a los equipos organizadores mejorar
su efectividad en la convocatoria de asistentes al evento.
7.1 Planificación
Lo primero que todas las sedes deben definir es cuáles son sus puntos más fuertes y relevantes,
ya sea en lo técnico, lo social u otra arista en relación a cómo se percibe el Software Libre en su
localidad. De esta manera podrá definirse cuál será el “caballito de batalla” durante todo el tiempo de
difusión del evento.
Como segundo punto debe tenerse en cuenta, de acuerdo al contexto de la sede, cuál es la
necesidad del público al que se invitará, de manera tal que la fortaleza del equipo organizador y la
necesidad del público tiendan a convertirse en un escenario de Pregunta-Respuesta.
Posteriormente se debe considerar qué otros eventos podrían realizarse la misma fecha o fechas
muy cercanas, de manera tal que la imagen que se proyecte al público sea lo suficientemente
atractiva para destacar respecto de los otros eventos.
En base a todo lo identificado y planificado, se procederá a la realización de los diseños e
implementación de las herramientas de difusión, teniendo una idea muy clara del qué, cómo y por
qué del FLISOL, y así lograr una alta aceptación entre el público.
7.2 Publicidad
Una pieza fundamental de la estrategia de comunicación es la publicidad, para lo cual el equipo
organizador debe delegar un equipo encargado del diseño del material publicitario, lo que debe incluir
Afiches, Volantes, Flyers, Banners, etc.
■ TIP: La Coordinación Nacional proveerá los diseños de afiches y logotipos base a
utilizar en todas las sedes, pero cada sede tiene libertad de crear, utilizar y compartir
sus propios diseños.
En el caso de la publicidad en Internet, se sugiere la implementación de un Sitio Web o Blog, con
el fin de tener una fuente de información fidedigna respecto a todo lo que acontece a la Sede del
FLISOL.
■ TIP: La Coordinación Nacional podrá facilitar la creación de subdominios bajo flisol.pe
a las sedes que lo soliciten, pero no proveerá hosting, dado que existen alternativas
gratuitas o repositorios de sitios web estáticos como GitHub Pages.
Es recomendable que todas las sedes de FLISOL PERÚ 2012 tengan su propia publicidad tales
como afiches y/o flyers físicos, pero no es obligatoria dado que requiere inversión.
Cada sede debe contar con todo lo necesario para la difusión como máximo el domingo 15 de abril,
con lo que se realizaría la campaña de difusión por lo menos las dos semanas previas al evento
utilizando material impreso, como afiches y volantes en diferentes puntos de la ciudad de cada sede
hasta el día del evento.

9. 7.3 Prensa
Cada sede deberá delegar un equipo que refuerce la coordinación de Relaciones Públicas, con el fin
de convocar a Conferencia de Prensa, para el día Martes 24 de Abril, que corresponde a la semana
del FLISOL, con el fin de informar a los medios de la realización del evento de Software Libre más
importante en Latinoamérica, que tendrá sede en su localidad.
El coordinador de Relaciones Públicas de cada sede, luego de la conferencia de prensa se
encargará de la redacción o adaptación de una Nota de Prensa, que será difundida entre todos los
medios de comunicación posibles en la localidad de la sede, donde la nota debe incluir una fotografía
referencial que podría ser del año anterior. También deberá hacerse publico una Nota de Prensa post
FLISOL, para informar de los logros obtenidos en el evento, y el éxito alcanzado.
7.4 Redes Sociales
Todas las sedes del FLISOL deberán tener en cuenta la implementación de cuentas en Redes
Sociales. Se sugieren usar Facebook por su uso masivo y de llegada a público no solamente
informático o conocedor de temas de software libre. Se recomienda este flujo de trabajo:
1. En principio se debe crear una página en Facebook con el nombre Flisol Perú - Sede
[Nombre de sede], donde se invitará a la mayor cantidad posible de personas a seguir la
página marcando “Me gusta”.
2. Luego se debe crear un evento en Facebook desde la página de la sede, donde en primera
instancia deben figurar como invitados todos los miembros del equipo organizador de
la sede, y todos los miembros deben invitar a todos los amigos posibles a confirmar su
participación en el evento creado en la red social.
3. Todas las noticias que se publiquen en el sitio web o blog oficial de la sede deben replicarse
en el muro de la página de Facebook y en el muro del evento.
4. La persona encargada de las redes sociales debe publicar imágenes en la página de
Facebook y etiquetar a la mayor cantidad de personas posible.
■ TIP: ¿Porqué no Flisol Perú 2012: [Nombre de sede]?: Queremos evitar que la página
caiga en el olvido una vez culminado el evento de este año, además que Facebook
impide cambiar el nombre de la página una vez alcanzado cierto número de fans,
haciéndola imposible de reusar el próximo año.
■ TIP: ¿Porqué no Flisol [Nombre de sede]?: Queremos evitar que sea imposible ubicar
las páginas de eventos anteriores de Flisol realizados en nuestro país por no llevar el
nombre Perú.
Cada sede tendrá libertad de escoger otras redes sociales donde publicitar su sede. Se recomiendan
Twitter (para transmitir mensajes cortos o enlazarlo a un blog o Facebook) y YouTube o Vimeo para
la publicación de video.
El nombre de la cuenta debe seguir siendo Flisol Perú - Sede [Nombre de sede], pero el nombre de
usuario si puede ser flisol[nombresede], por ejemplo Flisol Perú - Sede Huancayo (flisolhuancayo).
■ TIP: La publicidad por Internet o redes sociales es importante pero NUNCA debe ser
el único medio utilizado para publicitar el evento.

10. 8. Día FLISOL
8.1. Equipo
El equipo organizador de cada sede debe reunirse en el lugar con una hora de anticipación al
inicio del evento, con el fin de prever cualquier contratiempo en la apertura, recibir y ubicar a los
participantes en la feria de stands, ultimar detalles en los stands de orientación, verificar la correcta
señalización del local, y poder tomar sus ubicaciones correspondientes para la recepción de los
invitados especiales y todos los participantes que asistan al evento.
■ TIP: Es recomendable que cada organizador cuente con al menos una provisión
básica de refresco y snack, sin importar el rol asignado en el evento.
Cada uno de los integrantes del equipo de la sede FLISOL debe estar debidamente identificado con
una credencial (fotochecks o stickers).
8.2. Señalización
La infraestructura de la institución donde se realizara FLISOL debe contar con señalización de cada
uno de los puntos donde se realizan actividades propias del evento, así como colaboradores de
protocolo que guíen a los asistentes al evento desde el ingreso.
■ TIP: Se puede confeccionar un mapa donde se especifiquen las zonas de la sede, e
inclusive un diagrama de flujo que, de acuerdo al tipo de público, pueda dirigirlos a los
espacios adecuados. Este mapa debe encontrarse en la entrada de la sede FLISOL.
8.2. Registro fotográfico y audiovisual
Se debe contar con una o varias personas que tomen fotografías de lo que ocurre en el evento. En la
medida de lo posible se recomienda grabar las conferencias o entrevistas cortas a los participantes.
9. Situaciones no previstas
Cada una de las sedes nacionales está en la libertad de decidir qué acciones tomar en el caso de
proponer actividades diferentes a las aquí descritas, o de enfrentarse a situaciones no previstas en
este documento. Sin desmedro de lo anterior, estos nuevos escenarios deberán ser reportados a
Coordinación Nacional con el fin de sugerirles opciones (en el caso de experiencias negativas) y/o
compartir la experiencia a las demás sedes (en el caso de ideas positivas).