Access es un programa de base de datos que permite almacenar y organizar grandes cantidades de información en tablas, consultas, formularios e informes. Los componentes básicos de una base de datos en Access son las tablas, los campos y los registros. Las tablas almacenan los datos organizados en filas y columnas, los campos son las columnas de la tabla, y los registros son las filas.

1. Fundamentos de Microsoft Access
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Access es un completo programa gestor de base de
datos y su función primordial es almacenar datos para
posteriormente extraer de ellos información
Es capaz de gestionar una gran cantidad de información
desde un computador
Permite diseñar las estructuras para almacenar la
información y los medios para su introducción
Access para almacenar la información utiliza una
estructura en tablas organizadas en filas y columnas, la
cual su aspecto son similares al de una hoja de calculo.
Pero Access es algo más que un almacén de dato.
El conjunto de todas las tablas con sus relaciones, es lo
que realmente constituye la Base de Datos

2. Componentes de una Base de Datos.
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Los tres componentes básicos de una Base de Datos
son:
– Tabla: Es una colección de datos con la misma
estructura, por ejemplo un numero de carnet, un
nombre, etc. En la tabla consta de un cierto numero de
campos, en cada uno de los cuales se gurda un dato,
que puede ser numérico, alfanumérico, fecha.
– Campo: Es cada una de las columnas de la Tabla y el
nombre de la columna es el nombre del campo.
– Registro: es cada una de las filas de la tabla y esta
formado por el dato de cada uno de los de los campos
almacenados en una misma operación.

3. Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la
información desde un único archivo de base de datos.
Dentro del archivo, puede utilizar
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Tablas para almacenar los datos.
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Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos
que necesita.
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Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de
las tablas.
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Informes para analizar o imprimir los datos con un
diseño específico.
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Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o
analizar los datos de la base de datos desde Internet o
desde una intranet.

4. 
Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos
desde varios lugares.
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Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos
los lugares donde aparecen.
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Mostrar los datos en una consulta
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Mostrar los datos en un formulario
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Mostrar los datos en un informe
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Mostrar los datos en una página de acceso a datos

5. Tablas
Almacenar y administrar los datos
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Una tabla es una colección de datos sobre un tema
específico, como productos o proveedores.
Al usar una tabla independiente para cada tema, los
datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como
resultado una base de datos más eficaz y menos errores
de entrada de datos.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas
campos) y filas (denominadas registros).

6. Crear una Base de Datos
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Abrir Access: Pulse inicio en la
barra de tareas de Windows,
situé el cursor en la opción
Programa que aparece en el
Menú Inicio.
En el siguiente Menú déle un
clic sobre la opción Microsoft
Office y luego en Microsoft
Access
Inmediatamente se abre la
ventana de “Crear un archivo
nuevo”, como se muestra a
continuación

7. 
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Se abre la ventan de Access y a la
derecha el panel de tareas
En la parte de la ventana del panel
de tareas y en la parte inferior se
encuentra un icono con una hoja
en blanco, haga clic en “Crear un
archivo nuevo”.
Aparece otro cuadro de Dialogo en
el que podrá elegir entre base de
dato en blanco, pagina de
accesos, entre otros.
Luego clic en “Base de dato en
Blanco” igual al lado derecho de
la Ventana, como se muestra a
continuación

9. 
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Una vez que hayas dado el
clic a la BD en Blanco.
Otro cuadro de dialogo en
donde Access solicita que se
guarden los documentos
nuevos antes de utilizarlos, por
defecto en la carpeta Mis
Documentos, como se
muestra en la Figura. Así
Access conocerá el nombre de
la carpeta donde se guarda la
información, la extensión mdb
sirve para identificar los doc.
con lo que trabaja Access
Luego dar un clic en la opción
crear.
Aparece la ventana de BD,
desde la cual se generan y
utilizan los elementos de la BD
que se muestra a continuación

10. Ventana Principal de Access

11. Entorno de Access
Barra de Menús
Aquí la barra de Herramienta
Seleccionemos
ARCHIVO par ver los
diferentes opciones
del Menú
Aquí tenemos la
barra del titulo con el
nombre de la Base
de Datos
Aquí la
Barra de
Estado

12. Los puntos
suspensivos indican
que se abrirá un
dialogo para
completar la
operación
Entorno de Access
También tenemos menús desplegables
que tienen un triangulo a la derecha y
que al colocar el cursor sobre ella se
despliega un submenú
Para cerrar la base
de datos le damos
clic a la X
Para cerrar Access
le damos clic a la
X
Este Menú presenta
las opciones más
usuales
Para salir del Menú hacemos clic
fuera del Menú
Los iconos nos indican el
equivalente en la barra
de herramienta
Para ver todas las opciones ,hacemos clic en
la flecha inferior
Seleccione cada uno de los menús
par ver sus diferentes opciones

13. Crear Tablas
Aprenderemos a crear tablas de dos formas distintas
Crear nuevos campos dentro de la Tabla y a definir una clave principal

14. Crear una TABLA en vista Diseño: nos
permite definir cada campo de la Tabla
con sus respectivas opciones
La segunda opción Crear una Tabla
utilizando el Asistente, utilizara las tablas
de ejemplo de Access para crear la Tabla
Aquí se nos presentan
tres opciones
Hacemos clic en
TABLAS
La tercera opción nos permite introducir
directamente los valores en las columnas
sin definir los campos previamente

15. Crear Tablas en Vista Diseño
Seleccionemos Crear una Tabla en
Vista Diseño

16. Aquí aparece el nombre de la
tabla y Access le asigna el
nombre provisional de Tabla 1
En cada Fila tenemos la definición
de un campo en la tabla
Aparecerá la Ventana de Dialogo
Diseño de Tabla
En esta columna se
elige el tipo de dato
En esta columna
Introduciremos los
nombres de los campos
de la Tabla
En este espacio en blanco se
mostrarás las propiedades
del campo activo cuando lo
seleccionemos
En la columna de la descripción del
campo es opcional, podemos
colocar un comentario
En este recuadro Access nos
proporciona ayuda sobre que
podemos escribir en el lugar en
donde nos encontremos