El documento describe el sistema de gestión documental Quipux que ha sido implementado en el Municipio de Loja. Quipux permite el registro, control y organización de documentos digitales y físicos que se envían y reciben entre las unidades y direcciones municipales. Actualmente, los documentos se envían y reciben de forma física, lo que causa problemas como traspapelado, demoras y dependencia del mensajero. Al implementar Quipux, los documentos se digitalizan y envían electrónicamente, lo que trae beneficios como acceso web, firma digital, a

1. I. MUNICIPIO DE LOJA
Dirección de Informática
Unidad de Tecnología
Sistema de Gestión
Documental
www.quipux.org
Milton R. Canuza Romero
E-mail: microm78@gmail.com / Blog: http://microm.wordpress.com / Web:www.mc-management.org

2. ¿Qué es Quipux ?
QUIPUX es un servicio web que la Subsecretaría
Informática de la Presidencia de la República, ahora
implementado en el I. Municipio de Loja.
Permite el registro, control, circulación y organización
de los documentos digitales y/o físicos que se envían y
reciben en una organización (correspondencia).

3. Situación Actual
Envío y Recepción de Memos, Circulares y Oficios entre
Unidades y Direcciones

4. Situación Actual
EFECTOS:
● Traspapelado de documentos
● Tiempo entrega
● Dependencia del Mensajero
● Archivo físico en cada área
● Exceso uso de material
Deficiencias

5. IMPLEMENTANDO QUIPUX
D ir e c c ió n X
Q U I IP U X
QU PUX
BASE DE DATOS
BASE DE DATOS
U n id a d A
Unidad A Dirección X Dirección Y
Doc.
Doc. Doc.
Doc. Doc.
Doc.
D ir e c c ió n Y
Enviados
Enviados Enviados
Enviados Traslad.
Traslad.

6. IMPLEMENTANDO QUIPUX
BENEFICIOS:
● Acceso Web,
● Interconectado con las dependencias municipales
(Direcciones, Unidades y distritos)
● Firma Digital (seguridad) inviolabilidad de la información
● Tiempo de entrega y recepción inmediata
● Cero Papeles
● Ahorro de espacio físico, costos operativos, costo de
recursos
●Agilita la gestión de documentos en el sector público

7. FUNCIONALIDAD
Creación, Envió, Almacenamiento, recuperación y
clasificación de documentos y anexos
Creación compartida de documentos, flujo de documentos
de acuerdo al orgánico regular
Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadan@s)
a los documentos de la institución
Reportes estadísticos de documentos creados y enviados,
tramitados, pendientes, archivados y reasignados
Seguridad y auditoria a través de usuarios, perfiles y
archivos de auditoria, Firma Digital de documentos
generados

8. ARQUITECTURA
Ciudadan@s
Municipio
Direcciones /
unidades
IN T R A N E T
IN T R A N E T
Distritos
G e n e ra d o r P D F
B ase de CÓDIGO
CÓDIGO
D a to s
P o s tg re s
PHP
PHP F ir m a D ig ita l
S e r v id o r d e
A p lic a c io n e s
D o c u m e n to s APLICACIONES
G e n e ra d o s

9. REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE
● Acceso a Internet
● Navegador de Internet Mozilla Firefox 3
● Conocimientos básicos de manejo de correo electrónico
● Cuenta de Correo Electrónico

10. SEGURIDAD
● Accesos por roles
● Cuentas Auditables
● Usuario Administrador control y seguridad del sistema
● Seguridades Servidor (Firewall)

11. PANTALLAS
Ingreso al Sistema

12. PANTALLAS
Nuevo Documento
Destinatarios

13. PANTALLAS
Administración
1
3
2

14. PANTALLAS
Envió y firma de los documentos

15. DOCUMENTOS QUE SE GENERAN
EN EL MUNICIPIO DE LOJA
Unicamente en las siguientes dependencias
● Dirección de Informática
● Comisaría de Ornato
● Comisaria de Higiene
● Dirección Administrativa
● Dirección de Recursos Humanos
● Gestión Ambiental
● Gestión Económica D o c u m e n to s
G e n e ra d o s
Desde el 05 de enero,
hasta la presente
fecha

16. GASTO ESTIMADO
DIRECCIÓN MEM. OFIC. CIRC. TOTAL P. UTIL. COSTO
Dirección de Informática 76 136 212 636 $ 12.72
Comisaría de Ornato 178 207 385 1155 $ 23.1
Comisaria de Higiene 184 300 6 490 1470 $ 29.4
Dirección Administrativa 186 291 477 1431 $ 28.62
Dirección de Recursos 37 590 70 697 2091 $ 41.82
Humanos
Gestión Ambiental 202 343 545 1635 $ 32.7
Gestión Económica 0 255 255 765 $ 15.3
TOTAL 863 2122 76 3061 9183 $ 183.66
Datos tomados al 21 de abril 2010,secretarias de las dependencias
AHORRO UTILIZANDO QUIPUX
89 Dependencias $ 16,345.74
registradas

17. “La actual revolución NO es tecnológica,
sino un cambio de mentalidad.” (Anónimo)
....Gracias
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