El documento describe el proceso de gestión documental en el Centro de Biotecnología Industrial del SENA, incluyendo la recepción, digitalización y archivo de documentos. Se mencionan requisitos legales y técnicas de calidad que deben cumplirse, así como el uso de un aplicativo específico para la gestión. Además, se establece un cronograma y procedimientos para asegurar la correcta administración de los archivos y la atención a solicitudes de información.

1. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Código:
C09-9544-001-06-08
Centro de Biotecnología Industrial
Sistema de Versión: 2.0
Gestión de la
Calidad CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
NOMBRE DEL GESTIÓN DOCUMENTAL RESPONSABLE TÉCNICO ADMINISTRATIVO
PROCESO: DEL PROCESO:
Administrar los documentos del Centro de Biotecnología Este proceso inicia con el recibo de las comunicaciones oficiales,
Industrial, aplicando la normatividad Vigente y las documentos contractuales, otros documentos y envíos; para
OBJETIVO DEL normas institucionales para la gestión documental. posteriormente radicarlos, digitalizarlos, indexarlos y asignar el
ALCANCE:
PROCESO: respectivo recorrido, a través del aplicativo On Base y así finalmente
hacer la entrega a la dependencia que corresponda.
REQUISITOS LEGALES Y REQUISITOS POR CUMPLIR DE LA NORMA
REQUISITOS DEL CLIENTE
REGLAMENTARIOS TÉCNICA DE CALIDAD VIGENTE
Ley 594/2000 - Regula la funcion 4.1 Requisitos generales. Oportunidad.
archivística del Estado. 4.2 Requisitos de la documentacion. Pertinencia.
5.5.3 Comunicación interna Eficacia.
8. Medición, análisis y mejora Transparencia
RECURSOS HUMANOS Instructivo para la elaboracion y codificacion de documentos.
Técnico Grado 01 . Procedimiento control de documentos.
RECURSOS Procedimiento control de registros.
REQUERIDOS RECURSOS FÍSICOS: DOCUMENTOS Listado Maestro de documentos.
PARA EL Espacio e infraestructura fisica para la organizacion y RELACIONADOS: Tabla de Retención Documental
PROCESO: conservación de los archivos.
Aplicativo para la gestión documental, equipo de
cómputo, scanner, impresora tipo cajero
Incumplir con las Politicas archivisticas Documentos digitalizados a través del Aplicativo On Base
del estado para la adecuada organizacion, uso, Ficha Control de Préstamo de Documentos
RIESGOS DEL manejo y conservación de los archivos de la PUNTOS DE Inventario Único Documental
PROCESO: entidad. CONTROL: Cronograma de Transferencia Documental
ftp del SENA, Subcarpeta del Centro de Biotecnología Industrial
INDICADORES DE PROCESO
Número de Comunicaciones tramitadas en el periodo
Eficacia en la radicación y entrega de documentos
Porcentaje de atención a las solicitudes de información y préstamo de documentos
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Gestión de la
Calidad CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
INSUMO PRODUCTO
PROCESO PROVEEDOR ACTIVIDADES RESPONSABLE PROCESO CLIENTE
(ENTRADA) (SALIDA)
Ley 594 de 2000 Presidencia de la P Planificar las actividades requeridas para la Técnico Plan de trabajo Centro de
Disposiciones República, Digeneral, adecuada administración de los documentos para revision de Biotecnología
legales, Archivo General de la de acuerdo con las disposiciones legales y su documentación, Industrial
Documentos, Nación, todos los ciclo vital control y
comunicaciones procesos, clientes transferencia al
producidas y externos archivo central e
recibidas histórico
Comunicaciones Direcciones de Area de H Radicar, digitalizar, indexar y asignar el Técnico Comunicaciones Digeneral,
oficiales la Digeneral. recorrido, a través del aplicativo On Base en recibidas, y Direcciones
producidas y Direcciones Regionales el Centro de Biotecnología Industrial y producidas; Regionales, Centros
recibidas Centro de Formación. entregar a quien corresponda Radicadas, de Formación, todos
Funcionarios y Registradas, los procesos y
clientes externos controladas y clientes externos
Distribuidas
Documentos Entes Gubernamentales. H Registrar documentos normativos (acuerdos y Técnico Documentos Entes
normativos Dirección General, resoluciones) y contractuales (Contratos y normativos y gubernamentales,
(acuerdos y Direcciones Regionales, convenios) contractuales Dirección General,
resoluciones) y Todos los procesos de registrados. Direcciones
documentos centro Regionales,
contractuales todos los procesos
(contratos y del Centro y clientes
convenios). externos.
Solicitudes de Digeneral, Direcciones H Prestar servicios de informaciòn y consulta de Técnico Grado 01 Copia de Digeneral,
información o Regionales y Centros de documentos de archivo documentos y Direcciones
préstamo de Formación. préstamo de Regionales, Centros
documentos. expedientes de Formación y
siempre y cuando clientes externos
no tengan carácter
reservado,
conforme a la
constitución o a la
ley
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Gestión de la
Calidad CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
INSUMO PRODUCTO
PROCESO PROVEEDOR ACTIVIDADES RESPONSABLE PROCESO CLIENTE
(ENTRADA) (SALIDA)
Documentos Direcciones de área de la H Clasificar, ordenar, archivar y transferir al Subdirector de Centro Documentos Archivo Central del
producidos y Digeneral, Direcciones archivo central e histórico los documentos de organizados y Centro de B. I.
recibidos, tablas Regionales, Centros de archivo. consevados por
de retención Formación, todos los series
documental e procesos y documentales de
Inventario Único clientes externos. acuerdo con las
Documental. tablas de retención
documental
Documentos Dirección General. Publicar documentos normativos y Técnico Información Todos los procesos,
normativos y Dirección Regional, contractuales en formato electrónico a través entregada funcionarios y Cliente
contractuales Centro de Formación H de ftp en la sub caperta del Centro de externo
Biotecnología Industrial o correo institucional
Documentos Dirección General. Confrontar los documentos transferidos de las Técnico Documentos Archivo Central del
producidos y Dirección Regional, diferentes dependencias con el inventario organizados por Centro de B. I. y el
recibidos por las Centros de Formación, documental series Todos los procesos
diferentes Todos los Procesos y documentales de
V
dependencias Clientes Externos acuerdo con tablas
de retención
documental
Resultados de Todos los procesos A Realizar seguimiento al proceso e Técnico Acciones de Todos los procesos
auditorías, implementar acciones preventivas y mejora definidas e del centro y Clientes
revisiones correctivas. implementadas externos
seguimiento al
proceso
documental
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Gestión de la
Calidad CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Control de Documento.
Nombre Cargo Dependencia Fecha Firma
Autor Luis Carlos arciniegas Técnico Administrativo Gesión Documental Junio de 2008
Representante de la Coordinador Grupo de Formación Profesional,
Revisión Luis Mario Osorio Valor Junio de 2008
Dirección Gestión Educativa y Promoción y Relaciones
Corporativas.
Aprobación Milton Martin Restrepo Garcés Subdirector de Centro Subdirección de Centro Junio de 2008
Control de Cambios
Versión No Fecha de Aprobación Descripción de los Cambios Solicito Firma
Subdirector de
2 Junio de 2008 Cambio al nombre del centro de Formación
Centro
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