Este documento presenta varias herramientas de productividad como Outlook, Mailchimp y Google Drive. Outlook puede usarse para asignar tareas a otros y crear recordatorios y citas en el calendario. Mailchimp permite el envío masivo de correos y medir tasas de apertura y clics. Google Drive ofrece almacenamiento en la nube para editar documentos de forma colaborativa.

1. Herramientas de Productividad
2013-09-04
Juan José Aldaz
Esp. Gerencia Logística, Universidad de La Sabana
Estudiante Maestría Comunicación Estratégica

2. AGENDA
1. Outlook. Mas que cliente de email
2. Mailchimp. Envíos masivos
3. Google Drive: Documentos en la Nube

3. Caso Real:
El Jefe de Montacargas niega que usted le ha
dado instrucción de preparar mercancía
estibada para enviar un contenedor, el tracto-
trailer ya está esperando embarque y cobra
adicional a partir de la segunda hora.
Como demostrar que si se le dió la
instrucción?
(Lo que no está escrito no existe)

4. Tareas de Outlook
Puede asignar tareas vía email a personas específicas, así
están notificadas oficialmente y saben que se les está
haciendo seguimiento.
1.Vaya a “Tareas” y cree la
instrucción
2. Haga click derecho en la
tarea y asígnela a la persona
que la debe cumplir.

5. Al hacer click en
“asignar tarea” se
abrirá una ventana de
correo electrónico
pero con interesantes
características
adicionales

6. Puede agregar fecha de
seguimiento, alerta, fecha de inicio, fecha de
vencimiento, e ir marcando % completado
conforme el empleado avanza…

7. Calendario de Outlook
Puede agendar reuniones e invitar contactos, así nunca
volverá a olvidar las reuniones importantes, cumpleaños de
compañeros de trabajo, etc.

8. Calendario de Outlook
Puede crear la cita, programar aviso un tiempo específico
antes (1 horas antes de una reunión, un día antes de un
cumpleaños) fecha y hora de inicio, finalización, invitar
contactos, crear diferentes calendarios, y definirles niveles
de privacidad.

9. Recordatorios de Calendario

10. Mailchimp: Envío masivo de correo
Si en su trabajo envía grandes cantidades de correo
electrónico, al usar correos gratuitos o Outlook sólo sabrá
que le contestan algunos pero no sabe que pasa con los
otros, con herramientas de envío masivo de correo usted
puede saber si el correo fue abierto o no, si hicieron click en
un enlace, cuantas veces lo abrieron, en que hora tiene
mayor apertura su campaña.
Así puede elevar la productividad del personal de
su empresa.

11. En este caso se ha creado a un listado llamado
“Unisabana” con 53 emails, en este envío del 16 de Julio,
un 41% abrió el correo, y 9,4% hizo click en un enlace que
iba en el correo (haz click aquí para leer la nota completa)

12. Podemos saber cual es la hora donde se alcanzan mayores
tasas de apertura, para optimizar así los envíos y evitamos
desensibilizar el destinatario.

13. Google Drive
Solo requiere una cuenta Gmail, esta herramienta nos
permite subir archivos a la Nube, y dar acceso de solo
vista, comentar, editar, pueden editar varias personas
colaborativamente en tiempo real un archivo de Word por
ejemplo.

14. Podemos dar diferentes niveles de acceso como: sólo
vista, comentar, editar. Las presentaciones personales nos
es mas convenientes subirlas a Slideshare, ya que nos
dará mas exposición ante colegas y potenciales
empleadores