Este documento describe los aspectos fundamentales de la gestión documental y los objetivos de implementar un Programa de Gestión Documental (PGD) de acuerdo con la normatividad colombiana. Explica que un PGD busca regular la organización y manejo de documentos para facilitar su recuperación y preservación a largo plazo. También describe los tipos de información, procesos, instrumentos y responsables de la gestión documental según la Ley General de Archivos colombiana. Resalta la importancia de implementar un PGD para mejorar la eficiencia administrativa y

1. GESTION DOCUEMTAL II
SANDRA SANDOVAL SANDOVAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD, CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2015

2. GESTION DOCUEMTAL II
DOCENTE
MARIA NANCY URIBE CUELLAR
SANDRA SANDOVAL SANDOVAL

3. ¿Cuáles son los objetivos
de la implementación de
un PGD?
 Regular el manejo y organización del sistema de
administración de documentos y archivos a partir de la
noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
accesibilidad.
 Implementar el desarrollo de procesos básicos de
aplicación de la tabla de Retención Documental,
organización, transferencias primarias, recuperación,
preservación, conservación de la información y
disposición final de los documentos.
 Facilitar la recuperación de la información en forma rápida
y oportuna.
 Encaminar los archivos para que sean verdaderos
centros de información, útiles para la administración e
importantes para la cultura.
 Lograr una acertada normalización en los procedimientos
para el recibo, radicación y distribución de la
correspondencia mediante la utilización de sistemas
eficientes de correo y mensajería
 Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos
de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio
ambiente.
 Resaltar la importancia del
papel de los documentos y
archivos, como lenguaje
natural de la administración
pública, para el
funcionamiento de la misma,
elementos necesarios para la
participación ciudadana,
apoyos decisivos para la
transparencia y el control de
la gestión pública y garantía
de los derechos individuales
y colectivos.
 Procurar la racionalización y
control en la producción
documental, en atención a los
procedimientos, trámites
administrativos y flujos
documentales, lo mismo que,
la normalización de modelos
y formatos para la producción
documental.

4. ¿Qué importancia tiene
la Gestión documental? • Al implementar un PGD la
entidad puede manejar de
manera más confiable, rápida
y segura sus documentos ya
que lleva un registro de control
sobre estos y minimiza costos
y tiempo al buscarlos, La
automatización de documentos
beneficia la administración
eficiente de toda la
documentación en papel.

5. ¿Cuáles son las
ventajas de la
implementación de un
PGD?
Reducción del tiempo de consulta de un documento
en papel.
- Reducción del tiempo de consulta de documentos
electrónicos
- Reducción de la recuperación de un documento.
- Acceso concurrente a un documento.
- - Posibilidad de integrarse con subsistemas de
ges
• Mejora de atención a los clientes. - Reducción de
costes legales. - Reducción de costes de acceso a
la documentación
• Incremento en la satisfacción de los usuarios
internos
• . - Reducción de los costes de archivado
- tión documental específicos.

6. Explique cada uno de los
siguientes aspectos de
la Gestión Documental a
la luz de la normatividad
colombiana:
• LEY 594 DE 2000 (Julio 14) Por medio
de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones.
• Ámbito de aplicación: La presente ley
comprende a la administración pública
en sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones
públicas y los demás organismos
regulados por la presente ley

7. Tipos de
información:
Archivo
• Conjunto de documentos, sea
cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en
un proceso natural por una
persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como
testimonio e información a la
persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
También se puede entender
como la institución que está al
servicio de la gestión
administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

8. LEY 594 DE 2000 (Julio
14) Por medio de la
cual se dicta la Ley
General de Archivos y
se dictan otras
disposiciones
 Archivo público. Conjunto de documentos
pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se deriven de la prestación de
un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que
por su valor para la historia, la investigación,
la ciencia o la cultura es de interés público y
declarado como tal por el legislador.
 Archivo total. Concepto que hace referencia
al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.

9. • Documento de archivo:
Registro de información
producida o recibida por
una entidad pública o
privada en razón de sus
actividades o funciones.
• Función archivística.
Actividades relacionadas
con la totalidad del
quehacer archivístico, que
comprende desde la
elaboración del documento
hasta su eliminación o
conservación permanente

10. • Gestión documental:
Conjunto de actividades
administrativas y técnicas
tendientes a la planificación,
manejo y organización de la
documentación producida y
recibida por las entidades,
desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y
conservación.
• Patrimonio documental:
Conjunto de documentos
conservados por su valor
histórico o cultural.

11. • Soporte documental. Medios en los
cuales se contiene la información, según
los materiales empleados. Además de
los archivos en papel existente los
archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
• Tabla de retención documental. Listado
de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos.
• Documento original. Es la fuente
primaria de información con todos los
rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.

12. Coordinación de
la gestión
documental:
• El Archivo General de la Nación es la
entidad del Estado encargada de orientar y
coordinar la función archivística para
coadyuvar a la eficiencia de la gestión del
Estado y salvaguardar el patrimonio
documental como parte integral de la riqueza
cultural de la Nación, cuya protección es
obligación del Estado, según lo dispone el
título I de los principios fundamentales de la
Constitución Política
• Los servidores públicos son responsables de
la organización, conservación, uso y manejo
de los documentos.
• Los particulares son responsables ante las
autoridades por el uso de los mismos.
• Administración y acceso. Es una obligación
del Estado la administración de los archivos
públicos y un derecho de los ciudadanos el
acceso a los mismos, salvo las excepciones
que establezca la ley

13. Instrumentos archivísticos
para la gestión
documental
• son Herramientas con
propósitos específicos, que
tienen por objeto apoyar el
adecuado desarrollo e
implementación de la gestión
documental y la función
archivística.
Cuadros de clasificación
documental
Tablas de retención documental
Plan institucional de archivo
Bancos terminológicos

14. PROCESOS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL.
• Se encuentran establecidos en el
artículo 9 del Decreto 2609 de 2012,
están incluidos dentro de las etapas
de creación, mantenimiento, difusión
y administración, se fundamentan
especialmente en los principios
orientadores de eficiencia, eficacia,
economía, transparencia, medio
ambiente, cultura archivística,
interoperabilidad, neutralidad
tecnológica, orientación al
ciudadano, entre otros, se
caracterizan por no ser lineales e
interactuar de manera simultánea y
requieren ser desarrollados e
implementados por las entidades a
partir de su propia realidad y
contexto.
 Planeación
 Producción
 Gestión y trámite
 Organización
 Transferencia
 Disposición de documentos
 Preservación a largo plazo
 Valoración

15. Consulte los recursos de información -
bases de datos – de la Universidad del
Quindío, un artículo o video que trate
sobre los “Aspectos generales de un
programa de gestión documental”,
puede ser en idioma inglés y/o en
español.
• El articulo trata de la importancia del
PGD y toma como ejemplo la industria
,dice que este se debe implementar
antes de que comience el
funcionamiento de la empresa, propone
contratar un profesional que maneje las
tablas de retención documental y
aconseja tener copia de los documentos
importantes pero en diferente lugar al
igual que recomienda desechar los
documentos innecesarios .
• Habla de la importancia de la
actualización de la información, sobre
todo en los formatos y basado en las
políticas corporativas con empleados
capacitados, recalca los problemas de
cometer errores en el manejo de la
documentación, por eso propone
implementar de manera urgente y
priorioritaria un PGD.
Document Management
Programs For Data
Centers
http://bd.uniquindio.edu.
co/login?url=http://searc
h.ebscohost.com/login.a
spx?direct=true&db=aci
&AN=96332254&lang=e
s&site=eds-
live&scope=site