Saia UTF

1. Alumna: Isabel Rodríguez
G.
C.I: 20.670.392
SAIA
Montaje de Evento

2. Etapas de un evento:
PRE – EVENTO: En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden
a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del
público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que
respalden la estrategia de comunicación de éste.
1. Determinar los objetivos y definir el tipo de evento.
2. Nombrar el comité organizador.
3. Determinar el número y tipos de invitados.
4. Seleccionar la fecha de la actividad.
5. Seleccionar el lugar del evento.
6. Elaborar el crono grama de actividades.
7. Estimar los recursos materiales y técnicos.
8. Elaborar el presupuesto.
9. Promoción del evento.
10. Diseño de impresos y material de información.
11. Capacitación de personal
12. Contrato de materiales, equipos y servicios.

3. EVENTO:
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las
actividades previamente planeadas. En esta fase del evento
están implícitas las tareas que se programaron en las etapas
anteriores y que requieren de su realización. Debemos revisar
cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado
en su calendario. Se aconseja, realizar un ensayo de todo el
evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que
todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.
EJECUCIÓN DEL EVENTO:
Es la fase en la que, estando los participantes del evento
reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las
actividades planificadas y demás.
 Supervisar.
 Coordinar.
 Conocer.
 Acompañar.

4. POST- EVENTO
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos
puntos importantes:
 Las actividades de seguimiento
 La aplicación de encuestas de satisfacción y
reporte de resultados.

5. PRE EVENTO
 NOMBRE DEL EVENTO: PRIMER TALLER “EL LENGUAJE DEL
ARTE”
 FECHA:
HORA DE INICIO: 6:00pm
HORA DE CIERRE: 7:00pm
 LOCACION: Auditorio Universidad Centrooccidental Lisandro
Alvarado.
 ASISTENTES AL EVENTO:
Protocolo.
Ponente Especial: Se encargara de dictar el taller, profesional de
esta tendencia.
Participantes: Publico asistente: 100 personas.
COSTO DE LA ENTRADA DEL EVENTO: 350 Bsf.
Ejemplo:

6.  CRONOGRAMA:
Preventa del evento: 40 días de anticipación
Duración del Evento: 60 minutos.
 COMITÉ DEL EVENTO:
Logística.
Transporte del invitado.
Refrigerio.
Alojamiento.
 OBJETIVO:
Dirigido a los estudiantes y nuevos profesionales de
comunicación social, u otros interesados en aprender una
mejor expresión del lenguaje, cuyo objetivo es preparlos e
incentivarlos para los siguientes talleres de este interés.
PRE EVENTO

7.  PRESUPUESTO DE RECURSOS:
 Humano:
Ponente especial:4000 Bsf por la hora presente.
Protocolo: 4 personas por un costo total: 8000bsf
 Materiales:
Diseño e impresión Material pop: 100 ejemplares de afiche
estándar para la preventa, colocados en las universidades que
cuentan con la rama de comunicación social y en sitios públicos;
10 bsf c/u al mayor; total: 1000bsf.
Diseño e impresión de Certificados al público asistente: Para 100
personas: C/u 160 bsf, total: 16000 bsf.
Diseño e impresión de la entrada: C/u 60 bsf, total: 6000bsf.
Material impreso donde se presenta el programa: 1bsf c/u por
100 personas, total: 100bsf.
PRE EVENTO

8.  Técnicos:
Video Beam como apoyo audiovisual: 600 Bsf por una hora
de alquiler.
 LOCACIÓN: 1500 bsf
 LOGÍSTICA:
Traslado del ponente: Gratuito porque cuenta con su medio
para trasladarse.
Alojamiento: Gratuito ya que vive en Barquisimeto .
 Refrigerio: Cena 100bsf c/u, para el ponente y el protocolo,
total: 500bsf.
 Agua c/u 10 bsf, total: 50bsf
PRE EVENTO

9.  Registro de los participantes.
 Palabras de inauguración.
 Entrega de folleto del programa a presentar.
 Realización de taller.
 Palabras de despedida.
EVENTO

10.  Evaluación:
 Agradecimientos a los presentes: Patrocinates y otros
colaboradores entre los que esta: El ponente, locación y medios
presentes.
 Contacto para nuevos talleres.
 Cancelación del recurso humano: protocolo: 8000bsf estimado en
el pre evento.
 Cancelación de recurso técnico: Video beam: 600bsf estimado en el
pre evento.
 Comparación cuantitativa entre el presupuesto estimado y el
presupuesto real de lo programado; el presupuesto estimado, lo
ejecutado; los ingresos: El costo de gasto total y lo alcanzado:
Egresos: lo obtenido a través de las entradas.
POST EVENTO