El documento describe las tres etapas clave en la organización de eventos: la etapa de pre-evento que incluye la planificación, la etapa del evento que es su ejecución, y la etapa post-evento que comprende las tareas posteriores como la rendición de cuentas. Se provee un ejemplo detallado de cómo se aplicaría este proceso de organización a un evento comunitario con el objetivo de recaudar fondos y concientizar sobre el medio ambiente.

1. ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS

2. ORGANIZACIÓN
La organización de eventos es el proceso de
diseño, planificación y producción de
congresos, festivales, ceremonias, fiestas,
convenciones u otro tipo de reuniones, cada
una de las cuales puede tener diferentes
finalidades.

3. ETAPAS DEL EVENTO
A través de un evento se puede transmitir nueva
información, proporcionar un foro para el intercambio de
ideas y favorecer los colegas de una misma rama de
actividad o profesión a desarrollar sus vínculos e
intercambios.
Un evento esta sub dividido principalmente en tres etapas:
• Pre Evento
• Evento
• Post Evento

4. PRE EVENTO
Determinar los objetivos y definir el tipo de evento y su nombre de
acuerdo a los fines del mismo.
Partiendo de estos, se lleva a cabo la logística, planteamiento y
alcances del evento a llevar a cabo. Luego de haber establecidos
estos parámetros, se realiza un cronograma con las actividades a
llevar a cabo.
- Fecha
- Lugar
- Número de Invitados
- Estimado de recursos
- Presupuesto
- Paquete de Promoción
- Elaboración de Herramientas de
Publicidad
- Selección del Personal Encargado
- Asignación y Contratación de
Equipamiento necesario

5. EVENTO
Es la ejecución de las actividades planteadas
anticipadamente respectivas al cronograma de
actividades propuesto.
Consistiendo este en la reunión de todas las
personas involucradas en el mismo, en el lugar y
hora estimada guiadas por la programación que el
comité organizador preparó como evento.

6. POST EVENTO
- Al culminar el evento las comisiones deberán entregar un informe de
sus actividades las cuales integrarán la Memoria del Evento donde
se detallarán aspectos como: la historia, resumen, programa,
ponencias y conclusiones, en el caso de haberlas. Dicha información
deberá guardarse en forma ordenada para facilitar futuras consultas.
- Dar agradecimientos a organizaciones de ayudaron a llevar a cabo
el evento.
- Cumplimiento de los compromisos adquiridos.
- Rendición de cuenta de los gastos llevados a cabo para la
realización del evento.

7. EJEMPLO DE EVENTO
Primera Etapa: Pre Evento
En esta ocasión se plantea la realización de un evento en un urbanismo con la finalidad de
recaudar fondos y concientizar a la población en cuanto a la reducción del impacto ambiental
proporcionando herramientas que permitan dar a entender que por medio de la aplicación de la
misma se pueden mejorar las condiciones de vida de esta personas.
Cumpliendo con los parámetros establecido dentro de la organización de eventos se plante como
nombre de este evento “PENSANDO VERDE”. El cual hace referencia a la temática establecida
para esta ocasión.
En conjunto con los organizadores de este evento se plantea la fecha y lugar de realización que se
dará a cabo el día 10/06/2015 en el ambulatorio municipal de este urbanismo.
Sera un evento dirigido a todo tipo de publico en cual se realizaran actividades para el disfrute de
todos las edades de los asistentes.

8. En conjunto con los organizadores y un equipo de trabajo previamente establecido se
procede a estimar los costos de este evento basados en el equipamiento y herramientas que
se utilizaran en el evento:
Alquiler de sillas, mesas, toldos, sonido, puntos de comida, brinca brinca.
LOGÍSTICA:
PÚBLICIDAD:
Realización de volantes y afiches con materiales reciclables que hagan la convocatoria a la
participación de la población en este evento.
Y se convoca a la población a llevar sus envases plásticos y bolsas que vallan a desechar, ya
que se hará una recolecta de este material el día del evento.

9. SEGUNDA ETAPA: EVENTO:
Entre las actividades planificadas para llevar a cabo se encuentran:
• Brinca brinca para todos los niños presentes.
• Puntos de comida a lo largo de la duración de todo el evento.
• Áreas de charlas y talleres donde se hablara sobre las 3R “Reducir, Reciclar, Reutilizar”. Las
cuales pueden ser aplicadas en el hogar y permiten mejorar la calidad de vida.
• Depósitos de clasificación de desechos.
• Punto de recolección de envases y bolsas plásticas, las cuales posteriormente serán vendidas a
empresas que se encargar de reutilizar este material.
• Actividades recreativas.

10. TERCERA ETAPA: POST EVENTO
INFORME FINAL:
El informe final debe contener la rendición de cuentas del evento realizado tales como:
• Alcance del evento.
• Análisis de satisfacción de los asistentes.
• Estimado de dinero recolectado.
• Rendición de cuentas del pago de equipamiento contratado.
• Ganancias con la realización de este evento el cual será destinado a la rehabilitación y
equipamiento del ambulatorio municipal de esta población.
AGRADECIMIENTOS:
Dar agradecimiento a las organizaciones asociada y personas que prestaron su colaboración para
llevar a cabo este evento que genero concientización dentro de la población y grandes beneficios
para mejor cada día mas.