El documento describe los diferentes comités involucrados en la planificación y ejecución de eventos. Explica las funciones clave de cada comité, incluyendo programas, finanzas, apoyo y servicios generales, promoción y relaciones públicas, transporte, seguridad, recepción, registro, alojamiento, alimentos y bebidas, y damas.

1. Eventos Y BanquetesLOS COMITES DE UN EVENTOLicda. Cristina Marcano Lárez. Msc

2. Eventos Y BanquetesCOORDINADORGENERALSe encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento en respuesta a las necesidades de la institución y sociedad en general.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

3. Eventos Y BanquetesLOS COMITÉSSon grupos de personas que contribuyen el trabajo para hacer cumplir los pasos del evento satisfactoriamente, las mismas son nombradas por el comité organizador.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

4. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE PROGRAMAS Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la estructuración del programa general del evento. Principales funciones:Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.Estructurar el programa técnico.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

5. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE PROGRAMASSeleccionar a los conferencistas y/o ponentes.Seleccionar coordinadores de actividades.Establecer los mecanismos para la preselección y hacer la selección final del trabajo.Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y distribución.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

6. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE PROGRAMASEstructurar el programa social.Elaborar el programa de acompañantes.Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y programar acciones pendientes.Mantener informado al comité organizador a través de reuniones periódicas.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

7. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE FINANZASPara la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Funciones:Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.Buscar recursos económicos necesarios.Abrir cuentas bancarias.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

8. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE FINANZASMantener reuniones periódicas con el comité organizador.Establecer las prioridades de gastos.Efectuar los pagos.Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

9. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALESSe encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento. Funciones:Reservación del centro de convenciones.Montaje de los salones.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

10. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALESAlquiler de equipos de sonido.Alquiler de todos los equipos audiovisuales.Reproducción del material.Organización y contratación del personal técnico.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

11. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICASSus funciones son:Diseño y elaboración del logotipo.Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.Promoción interna y externa.Diseño y compra de todo el material promocional.Elaboración de las pancartas.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

12. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICASPlanificación y coordinación del protocolo.Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación.Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los conferenciantes e invitados especiales.Coordinar los actos de inauguración y clausura.Elaborar los instructivos.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

13. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE TRANSPORTESus funciones son:Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo.Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los terminales.Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

14. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE SEGURIDAD Funciones:Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los delegados y participantes.Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a los prestatarios de servicios.Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

15. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE RECEPCIÓNFunciones: Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes.Recibir a los invitados especiales.Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

16. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE REGISTROSus funciones son:Coordinar todo lo referente a la inscripción.Diseñar las planillas de inscripción.Entregar al material.Suministrar información.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

17. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE ALOJAMIENTOFunciones:Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje.Contratar los servicios de alojamiento.Distribuir las habitaciones.Asignar habitaciones a losinvitados especiales. Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

18. Funciones:Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios, etc.Organizar los horarios.Seleccionar el menú.Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDASLicda. Cristina Marcano Lárez. Msc

19. Eventos Y BanquetesCOMITÉ DE DAMASFunciones:Coordinar el programa de acompañantes.Cooperar en la recepción y despedida de los invitados y participantes.Solicitar obsequios y donaciones.Ayudar en la organización del programa social.Colaborar en la decoración.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc

20. Eventos Y BanquetesBIBLIOGRAFIAGERARDI, Eliana: Cómo Hacer Eventos Exitosos. Colección Quiron Nº36, Los Libros del Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela. 2000.GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.GÓMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-Hill. México 1997.Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc