1. “UN PUEBLO SIN PASADO ES
UN PUEBLO SIN HORIZONTE”
Según La Ley General de Archivo (Ley 594 de
2000) establece para todos los entes públicos
de tener sus archivos organizados, custodiados
y conservados; para un buen funcionamiento de
todos los organismos del estado y una
excelente atención para todo los ciudadanos
que lo requieran; con una información veras y
oportuna. Además es una de las dependencias
que no se pueden suprimir en la restructuración;
ya que es el eje del funcionamiento de las
entidades del estado.

2.  Esta ley exige elaborar y aplicar Las Tablas
de Retención Documental; ya que con un
estudio previo se determina la vida útil de
los documentos, la importancia y el paso
por las tres fases del archivo si esto lo
ameritan (Archivo Gestión – Archivo Central
– Archivo Histórico).
 Este esfuerzo se dio inicio gracias a una
persona que no es de Puerto Nare (YUBI
HELENA DIAZ HERNANDEZ, fue Directora
de Planeación y Obras Publicas) y al gran
esfuerzo de la actual administración.

3. ESTOS SON LOS PASOS QUE SE HA REALIZADO PARA
EMPEZAR A RECUPERAR EL ARCHIVO DE LA
ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.
 Así encontramos el archivo:

7. 1) Agrupar por año y
dependencias

8. 2) Selección y picado

9. 3) Limpieza y recuperación de
documentos.

10. 4) Pegado, cocer y
empastado.

13. 5) Ubicación estantería, legajo y
entrega de archivo

17. 6) Lugar donde funcionará y
administrará el archivo central

20. ORGANIGRAMA ADMON MUNICIPAL
CONCEJO ALCALDIA PERSONERIA
1000 3000 2000
DIRECTOR
JUNDEPORTES
3010
SEC.GENERAL Y SEC HACIENDA SEC.PLANEACI
DE GOBIERNO Y TESORERIA ON
3100 3200 Y OOPP
3300
DIRECC. LOCAL
DE SALUD
3110 DIRECC.
UGAM
DIRECC. DE
EDUCACION 3310
3120
DIRECC. DE
CULTURA
DIRECC.
3130 UMATA
COMISARIA DE 3320
FAMILIA
3140
INSPECCION
3150
ALMACEN
3160

21. CLASIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES
CÓDIGO SERIES CÓDIGO SUBSERIES
01 ACTAS 01 Acta de accidente de transito
02 Acta de conciliación
03 Acta de consejo
04 Acta de inspección ocular
05 Acta de reunión
02 ACUERDOS 01 Acuerdos Municipales
03 AUTORIZACIONES 01 Autorización de funcionamiento
02 Autorización de procedimiento
03 Autorización de transporte
04 CERTIFICADOS 01 Certificado de asistencia
02 Certificado de capacidad
03 Certificado de ingreso
04 Certificado de inscripción
05 Certificado laboral
06 Certificado de paz y salvo
07 Certificado de retención e ingreso
08 Certificado de retiro
09 Certificado de supervivencia
05 COMPROBANTES 01 Comprobantes de egresos
02 Comprobantes de ingresos
06 COMUNICACIONES 01 Avisos Publicitarios
02 Circulares
03 Comunicados de Prensa
04 Derechos de Petición
05 Oficios
06 Pedidos

22. CLASIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES
CÓDIGO SERIES CÓDIGO SUBSERIES
06 COMUNICACIONES 07 Tutelas
07 CONTRATOS 01 Contrato de arrendamiento
02 Contrato de comodato
03 Contrato de compraventa
04 Contrato de obra
05 Contrato de prestación de servicio
06 Contrato de suministro
07 Convenios ínter administrativo
08 Encargos fiduciarios y fiducia pública
08 DECRETOS 01 Decretos municipales
09 DECLARACIONES 01 Declaración de impuesto
02 Declaración de perdida documento
03 Denuncias abusos sexuales
04 Denuncias generales
10 ESTUDIOS 01 Estudios estadísticos
11 HISTORIAS 01 Historia catastral
02 Historia laboral
12 INFORMES 01 Informes a entidades de control
02 Informes contables
03 Informe conciliación bancaria
04 Informe de Auditoria
05 Informe de comité
06 Informe de efectivo
07 Informe de estadísticas
08 Informe de gestión

23. CLASIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES
CÓDIGO SERIES CÓDIGO SUBSERIES
12 INFORMES 09 Informe de interventoria
10 Informe de prensa
11 Informe de visita
12 Informes presupuéstales
13 Informe social
13 INSTRUMENTOS DE CONTROL 01 Base de datos
02 Bitácoras de vigilantes
03 Cronogramas de actividades
04 Ficha catastral
05 Fichas BPIM
06 Fichas MGA2
07 Fichas socioeconómicas
08 Inventario
09 Libro auxiliar mensual
10 Libro caja diario
11 Libro de registro
12 Libro mayor de balances
13 Listado de nómina
14 Listado de predios
15 Listado de proyectos
16 Movimiento de almacén
17 Registro marca de ganado
18 Tarjeta de operación
14 INVENTARIOS 01 Inventario de bienes inmuebles
02 Inventario de bienes muebles
03 Inventario documental

24. CLASIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES
CÓDIGO SERIES CÓDIGO SUBSERIES
15 LICENCIAS 01 Licencia de construcción
02 Licencia de inhumación
03 Licencia de transporte
16 MANUALES 01 Manual de funciones
02 Manual de procedimientos
03 Manual tabla retención documental (T.R.D)
17 ORDENES 01 Ordenes de suministros
18 PLANES 01 Plan de acción
02 Plan de atención básica
03 Plan de desarrollo municipal
04 Plan de esquema de ordenamiento territorial
(E.O.T)
05 Plan de gobierno
06 Planes de mejoramiento institucional
07 Planes de mejoramiento individual
08 Planes de mejoramientos por área
19 PROCESOS 01 Procesos civiles policivos
02 Procesos disciplinarios
03 Procesos de investigaciones administrativas
04 Proceso de violencia intrafamiliar
05 Procesos jurídicos
20 PROYECTOS 01 Proyectos de acuerdos
02 Proyectos de obras publicas
03 Proyectos de viviendas
21 RESOLUCIONES

25. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO NARE
ENTIDAD PRODUCTORA: CONCEJO MUNICIPAL HOJA: 1 DE: 1
OFICINA PRODUCTORA: CONCEJO MUNICIPAL
DISPOSICION
CODIGO SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION FINAL OBSERVACIONES
A. C.
Cod.- S -Sb A.G C T S E M
1000-01 ACTAS
1000-01-08 Actas de reuniones 3 10 X Transfiera al A.G - A.C - A.H
1000-02 ACUERDOS
1000-02-01 Acuerdos municipales 3 10 X Transfiera al A.G - A.C - A.H
1000-24 RESOLUCIONES
1000-24-01 Resoluciones municipales 3 5 X Transfiera al archivo histórico el 10% seleccionado
CONVENCIONES:
A.G: Archivo Gestión Firma Responsable:____________________________________
A.C: Archivo Central
C.T: Conservación Total
S: Selección
E: Eliminación
M: Microfilmación Fecha: _________________________________________________

26. De antemano doy mis más sinceros agradecimientos
por la oportunidad brindada y en nombre de aquellas
personas que hicieron parte de este importante
proceso.
Esperamos haber llenado las expectativas y la
misión a la que fuimos contratados, de esta manera
se empieza a recuperar información importante para
la administración y la comunidad.
Cordialmente,
EDWAN VARGAS GUARIN
Cedula 98.503.055 de Pto. Nare