Este documento describe la implementación de un sistema de gestión de gastos de viaje basado en la nube para mejorar la eficiencia de este proceso. Actualmente, la gestión de gastos de viaje en muchas empresas es ineficiente y manual, lo que requiere que los empleados presenten comprobantes físicos. El nuevo sistema permitiría a los empleados cargar digitalmente comprobantes, lo que agilizaría el proceso de reembolso. Esto ahorraría tiempo para la empresa y los empleados. El sistema propuesto ofrece ventajas como acceso desde cualquier

1. Sistema Integrado De Gestión
Proceso Gestión De La Formación
Profesional Integral Procedimiento Creación
Y Adecuación De Programas De Formación
Virtual Y A Distancia
Programa De Formación Código
1486923 - Toma De Decisiones A
Nivel Gerencial.
INFORME
Actividad N° 3 Apropiación del
Conocimiento (Conceptualización y
Teorización)
Presentación
BELKIS RIVAS
CEDULA 10500176
CODIGO - 1486923
CARACAS – VENEZUELA
2017

2. INFORME
El proceso de gestión de gastos de viaje sigue siendo hoy en día un
proceso ineficiente en la mayoría de las empresas, basado en un reclamo
constante de los trabajadores a sus jefes inmediatos y a la administración de la
empresa. Mediante el uso de comprobantes y tickets de gastos los trabajadores
tratan de hacer que en su lugar de trabajo se les reconozcan los gastos
efectuados por diferentes conceptos mientras se encuentran en modo de
desplazamiento por motivos de trabajo, ya sea a nivel local o fuera de la
dependencia de la sede principal de la empresa, los trabajadores una vez
culminada sus actividades deberán presentar a la empresa una nota de gastos al
departamento de finanzas para justificar dichos gastos soportados en
comprobantes, tickets que irán guardando hasta que llegue el momento de
presentarlos para su posterior revisión y reembolso, en la mayoría de los casos
este el reclamo consiste en un proceso manual, ineficiente, anticuado y tedioso
que resta tiempo de otras tareas al que el trabajador puede aportar valor a la
empresa, ya que la revisión de los comprobantes y tickets deben ser estrictamente
verificados para que justifiquen el gasto, en este orden serán aprobados para su
reembolso, o rechazo del gasto cuando se compruebe el error o imposibilite la
veracidad del mismo, y que no estén integrados a otros procesos.
Adicional a esto en ocasiones hay que modificar notas e informes lo que
significa, comenzar de nuevo el proceso de revisión y verificación dependiendo el
caso, bajo el resultado positivo se envían a el departamento de administración
para que se proceda a la contabilización y la aprobación del pago de reembolso.
A partir de este problema se plantea que la empresa debe implementar un
proceso de Gestión de Gastos de Viaje, bajo un software informático amigable
conectado a una red de información de la empresa el cual es innovador y ahorra
tiempo y recursos en la gestión de gastos de viajes de los trabajadores móviles, el
proceso consiste en optimizar las labores de los trabajadores y la efectividad de la
finanzas.
Las ventajas de este sistema o software bajo la modalidad de nube, podría
ser la ventaja más atractiva que presenta es la minimización de costos y si no lo
es, al menos es la más evidente de todas las que ofrece esta tecnología.
Para su implementación no tiene que capacitar al personal para la
configuración y mantenimiento del uso del sistema, en algunos casos, el desarrollo
del software viene diseñado para se descargue directo al servidor principal bajo
unos parámetros que el departamento de informática manejará de la manera más
adecuada. Además el usuario de estos servicios únicamente paga por los

3. recursos que utiliza, permitiéndole diseñar un plan de pago normalmente a partir
del tiempo en que éste se utiliza (memoria, procesamiento, almacenamiento). a
razón de Competitividad, al no tener que adquirir equipos costosos, la empresa
puede tener acceso a las más nuevas tecnologías a precios a su alcance.
De este modo la empresa podría competir en igualdad de condiciones en
áreas de TI con empresas de cualquier tamaño.
Como se mencionó al hablar de costos, la nube permite la posibilidad de
olvidarse de la implementación, configuración y mantenimiento de equipos;
transfiriendo esta responsabilidad al proveedor del servicio.
Acceso desde cualquier punto geográfico. El uso de las aplicaciones
diseñadas sobre la nube puede ser accesible desde cualquier equipo en el mundo
que esté conectado a Internet. El acceso normalmente se hace desde un
navegador web, lo que permite a la aplicación ser utilizada no únicamente desde
una computadora de escritorio o una computadora portátil, sino que va más allá,
permitiendo al usuario hacer uso de la aplicación incluso desde dispositivos
móviles como Smartphone. Entre muchas otras ventajas en los procesos de
negocio. Como resultado de las ventajas antes mencionadas, la empresa puede
concentrar más recursos y esfuerzos hacia un aspecto más estratégico y
trascendente, que tenga un impacto directo sobre los procesos de negocio de la
organización, transfiriendo la responsabilidad de la implementación, configuración
y mantenimiento de la infraestructura necesaria solo al departamento de
informática para que se ejecute la aplicación.
Mejorar este proceso da una serie de valores añadidos a la empresa seguir
el mismo patrón o esquema en toda la organización para reportar los gastos,
consecución de información homogénea para su tratamiento contable, obtención
de la información en formato digital, beneficios económicos e incremento de la
productividad en la organización. En definitiva mejora la gestión de los gastos la
mejora continua está regida por las metas de brindar mayor calidad, elevar
la eficiencia y responder a las necesidades de los interesados en correspondencia
con ello, en línea general con las mejoras obtenemos incrementación al valor que
se ofrece al trabajador y a la empresa mediante servicios mejorados y nuevos
reducir errores, defectos y desperdicio, incrementa la sensibilidad a cambios y
experiencias de los trabajadores, eleva la productividad y la eficiencia en el uso de
todos los recursos.
Para llevar a cabo un proceso efectivo se deben implantar técnicas de
mejora para solucionar o cambiar las deficiencias del proceso, garantizando una
correcta función de la organización así como la obtención de beneficios.

4. PROCESO DE GESTIÓN DE GASTOS DE VIAJES
TOMA DE DECISIONES
SOLUCION DE PROBLEMAS DECISION
DEFINIR EL PROBLEMA
Decisión a tomar en corto plazo relacionada con
la vida laboral.
Resolver problemática de gastos (Viáticos), de Viajes
IDENTIFICAR LAS ALTERNATIVAS
HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE DECISIÓN
Gestión de procesos en los gastos de (Viáticos), de
viajes.
DETERMINAR LOS CRITERIOS
ALTERNANTIVAS PARA LA SOLUCIÓN DEL
PROBLEMA
Uso de tecnología, creación de programa informático
Implementar una solución basada en la nube
EVALUAR LAS ALTERNATIVAS
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE
RESULTADOS.
Este análisis se basa en la puesta en práctica del
softw are, resultado un incremento en el número de
usuarios satisfechos con el servicio
ELEGIR UNA NUEVA ALTERNATIVA
MEJOR ALTERNATIVA DE DECISIÓN DE ACUERDO
CON LOS RESULTADOS OBTENIDOS
Evita pérdidas de tiempo en papeleo y mejorando el
control y visibilidad de los gastos de equipo
IMPLEMENTAR LA DECISIÓN
ARGUMENTOS QUE SUSTENTAN LA DECISIÓN
nota de gastos, tickets y comprobantes, informe de gastos
EVALUAR LOS RESULTADOS
Los analistas comprueban que los gastos estén en orden,
aprueban o rechazan el reembolso de los gastos al
trabajador.