Ing swii gerencia de proyectos

GERENCIA DE PROYECTOS
“Es la alta dirección en las organizaciones, con su
liderazgo nutritivo, quien genera la competitividad de
la organización, a través de su dedicación,
competencia y ejemplos consistentes ”

Cómo aprovechar mejor estas charlas
 PARTICIPE en las sesiones con ENTUSIASMO
 COMENTE sus experiencias, Compartir es enriquecerse
 Diga lo que PIENSA, procurando mantenerse dentro del tema
 ESCUCHE con atención a los otros participantes, evite la conversación privada
 RECUERDE que existen puntos de vista tan valiosos como el suyo
 RECUERDE APAGAR SU CELULAR Y BEEPER DURANTE LAS SESIONES.

PLANEACION ESTRATEGICA
MISION
EXTERNA
INTERNA
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
P
R
O
Y
E
C
T
O
S

PLANEACION ESTRATEGICA
Planeación y
estimación
PLAN DEL PROYECTO
 Alcance (Antecedentes, objetivo,alcance
descripción de la solución)
 Organización ( Organigrama, roles,
estrategia de comunicaciones)
 Cronograma ( Bases, Descomposición
del trabajo, ruta critica, recursos)
 Presupuesto ( Presupuesto, detalle de
gastos e inversiones)
 Riesgos del proyecto ( Riesgo, acción
para minimizarlo)
P
R
O
Y
E
C
T
O
S Seguimiento y
control
• Progreso del plan (Plan vs real)
• Ejecución presupuestal
• Informe de actividades del proyecto
• Registro de administración del proyecto
• Control de cambios

PROYECTO
Una tarea única, no repetitiva, con inicio y fin bien determinados,
formalmente organizado y que congrega y emplea recursos, buscando
resultados pre-establecidos.
Es un conjunto de actividades relacionadas y estructuradas para satisfacer
una necesidad del negocio.Tiene un principio y un fin.

ES POSIBLE
SI SE TIENEN
CLAROS:
OBJETIVOS
PLAN
PROYECTO
FACTORES
TIEMPO
COSTO
CALIDAD
+
+
Conocer prioridades
Tomar decisiones en
forma rápida
• Manejar cambios
• Tomar nuevas decisiones

CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOS
OPERACIONES
• Actividades corrientes y repetitivas
• Sin limite de tiempo
• Poca influencia de factores externos
• Controlables por métodos estadísticos
• Errores con repercusiones leves
• Reversibilidad a un costo bajo
PROYECTOS
• Actividades no repetitivas
• Limitadas en tiempo
• Influencia importante de factores externos
• No es posible establecer controles
estadísticos
• Repercusiones graves por errores
cometidos
• Reversibilidad a un costo elevado

TIPOS DE PROYECTOS
• Proyectos de producción de bienes
 Primaria : Agrícolas, pecuarios, mineros, forestales.
 Secundaria : Bienes de consumo, intermedio y de capital.
• Proyectos de producción de servicios
 Infraestructura física: Transporte, comunicaciones,etc.
 Infraestructura social : Salud, educación,vivienda,etc.
 Otros servicios : Distribución, financieros, etc.
• Proyectos de investigación
 Investigación en ciencias : Exactas, naturales, sociales
 Investigación aplicada :Tecnología, organizacional

PROYECTOS DE SISTEMAS
 Proyectos de Sistemas de información
 Proyectos de infraestructura de telecomunicaciones
 Proyectos de redes
 Proyectos de tecnología

DECISION
FASES TIPICAS DE UN PROYECTO
CONCEPCION
FORMULACION
EVALUACION
DESARRROLLO
ESTADO OPERATIVO
NO
Aplazar
EVALUACION
EX-POST
SI

FACTORES CRITICOS DE EXITO EN UN
PROYECTO
PRODUCTIVIDAD/RESULTADOS
OBJETIVOS
PLAZOS
RECURSOS
REGLAS
CAMBIOS
RIESGOS
PERSONAS
ESTIMACION , DOCUMENTACION
CONTROL Y REVISION
PLANEACION

FUENTES DE CONFLICTOS EN LOS
PROYECTOS
PRIORIDADES DEL PROYECTO
OPINIONES TECNICAS
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
COSTOS Y
PRESUPUESTO
ENFRENTAMIENTO PERSONALES
PROGRAMA DE
TRABAJO
ASIGNACION DE
PERSONAL Y
RECURSOS

POR QUE FRACASAN LOS PROYECTOS ?
Planeación deficiente
La estimación es pobre o forzada
Alcance demasiado amplio o irreal
No inclusión de controles y seguridad en los productos
Especificación/requerimientos incompletos,inconsistentes,cambiantes
Alta rotación del equipo del trabajo
Comunicaciones deficientes
Inadecuado involucramiento del usuario
Obstáculos al cambio
No atención a la calidad

DEFINICIONES :
 Planeación, organización y control de los recursos de un proyecto para el
cumplimiento de un objetivo.
 Es la ejecución repetitiva de planeación, estimación y monitoreo/control de
un proyecto hasta que los objetivos se cumplan dentro de los parámetros de
tiempo, costo y calidad.
UNA DECISION SOLO PUEDE TOMARSE :
 Cuando se sabe con certeza hacia donde va el proyecto (Planeación y
estimación)
 Donde se encuentra en la medida que el trabajo progresa (Monitoreo y
control)
 Cuando ha finalizado el proyecto (Aceptación del producto)

PERFIL DEL GERENTE DE PROYECTO
HUMANAS
Construcción de
equipos
Manejo de conflictos
Liderazgo
TECNICAS
Métodos de
trabajo
Manejo
presupuesto
Planeación de
actividades
ADMINISTRATIVAS
Administración del tiempo
Administración del stress
Comunicaciones
Planeación y Organización

CONOCIMIENTO DEL GERENTE DE
PROYECTO
ESPECIALIDADES
TECNICAS
CONSTRUCION DE
EQUIPOS
CONTROL DE
COSTOS, TIEMPO Y
CALIDAD
MANEJO DEL
STRESS
LIDERAZGO
GERENTE DE PROYECTO

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DEL
GERENTE DE PROYECTO
 Definir la organización del proyecto
 Definir las funciones del personal
 Definir estrategias de contratos y compras
 Representar al proyecto
 Definir políticas para seguridad y riesgos
 Administrar correspondencia y archivos
 Supervisar la ejecución de los costos y el plan
 Rendir informes
 Definir etapas del proyecto

FUNCIONES TECNICAS DEL GERENTE DE
PROYECTO
 Definir alcance del proyecto
 Definir especificaciones
 Aprobar diseños
 Asegurar cumplimiento de las normas
 Analizar y aprobar cotizaciones
 Supervisar la ejecución presupuestal
 Analizar los diversos informes
 Controlar el avance del proyecto

FUNCIONES FINANCIERAS Y LEGALES DEL
GERENTE DE PROYECTO
FINANCIERAS
 Diseñar estructura de financiación
 Tramitar créditos
 Administrar fondos
 Controlar presupuesto
LEGALES
 Efectuar tramites jurídicos (Registros,
permisos,etc).
 Redactar o aprobar documentos
 Manejo de contratos
 Interponer o atender demandas

PRINCIPIOS BASICOS DE EXITO
 Claridad en objetivos y en el compromiso
 Elaboración en grupo de estrategias y medidas para alcanzar los objetivos
 Clarificación de roles y asignación en común acuerdo de responsabilidades
 Procedimientos de control y mecanismos de motivación
 Mecanismos de seguimiento, retroalimentación y adaptación

REGLAS DE ORO
 Conozca sus objetivos
 Defina los requerimientos
 Firme control sobre los cambios
 Planee sensatamente
 Defina responsabilidades claramente
 Asegure un buen flujo de información
 Identifique y concentrece sobre puntos críticos
 Selecciones proveedores y contratistas de calidad
 Reconozca la necesidad de cambios
 Evite riesgos innecesarios

FACTORES BASICOS PARA LA
ORGANIZACION DE UN PROYECTO
 Tamaño/Fases del proyecto
 Duración del proyecto
 Experiencia requerida
 Localización del proyecto
 Recursos disponibles
 Aspectos propios del proyecto
 Filosofía y visión de los directivos

ORGANIZACION DE PROYECTOS
 ESTRUCTURA FUNCIONAL
 ESTRUCTURA POR PROYECTOS
 ESTRUCTURA MATRICIAL

ESTRUCTURA FUNCIONAL
GERENCIA
GENERAL
DIRECCION
COMERCIAL
DIRECCION
FINANCIERA
DIRECCION
TECNICA
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
ESPECIALIDAD
A
ESPECIALIDAD
B
PROYECTO
X
PROYECTO
Y
PROYECTO
Z

ESTRUCTURA FUNCIONAL
VENTAJAS
 Desarrollo y acumulación de la capacidad
técnica
 Las líneas de autoridad y jerarquía son
claras
 Mayor eficacia en la estandarización
 Definición clara de funciones y
responsabilidades
 Las líneas de ascenso y desarrollo de
personal son claras
DESVENTAJAS
 Falta de visión global
 Posibilidad de conflictos entre
especialistas
 Dificultad de adaptación, resistencia al
cambio
 Difícil circulación de información

ESTRUCTURA POR PROYECTOS
GERENCIA
GENERAL
DIRECCION
COMERCIAL
DIRECCION
FINANCIERA
DIRECCION
DE PROYECTOS
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
ESPECIALISTA
A
ESPECIALISTA
B
GERENTE
PROYECTO X
GERENTE
PROYECTO Y
GERENTE
PROYECTO Z

ESTRUCTURA POR PROYECTOS
VENTAJAS
 Proporciona completa autoridad sobre
el proyecto a una persona
 Permite una visión global del proyecto
 Facilita la capacidad de adaptación al
cambio
 Control total sobre los recursos
 Facilita la colaboración y la
coordinación
DESVENTAJAS
 Poca posibilidad de transferencia de
nuevos conocimientos de un proyecto a
otro
 Poca continuidad, inseguridad para los
individuos
 Dificultad de adaptación, resistencia al
cambio
 Subutilización de recursos y duplicidad de
funciones

ESTRUCTURA MATRICIAL
GERENCIA
GENERAL
DIRECCION
DE PROYECTOS
DIRECCION
FINANCIERA
DIRECCION
TÉCNICA
DIRECCION
COMERCIAL
PROYECTO 1
PROYECTO 2
TECNICA
A
TECNICA
B
TECNICA
C

ESTRUCTURA MATRICIAL
VENTAJAS
 Objetivos claros
 Continuidad de desarrollo de la capacidad
técnica
 Utilización flexible y eficaz de los
recursos
 Punto de contacto con cliente y otros
participantes
 Perspectiva global
 Coordinación de recursos
 Posibilidad de experiencia administrativa
y de logro de resultados viables
DESVENTAJAS
 Complejidad
 Competencia por la obtención de
recursos.Necesidad de negociar
continuamente
 Competencia por la obtención de
recursos. Necesidad de negociar
continuamente
 Peligro de conflictos de proyectos
 Dos jefes.Ambiguedad en la autoridad

EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS
COM ITE DEL
PROYECTO
ANALISTAS DE
MANTENIMIENTO
GERENTE DEL
PROYECTO
ANALISTAS DE
CONTABILIDAD
ANALISTAS DE
MATERIALES
ANALISTAS DE
SISTEMAS
OBJETIVO : Implementar un sistema integrado de información para los negocios de
Materiales, Mantenimiento y Contabilidad.

EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS
EJECUTIVO DEL
PROYECTO
LIDER TECNICO
LIDER DEL
CLIENTE
OBJETIVO : Implementar un sistema para generar reportes gerenciales en el
Departamento de Materiales.

CARACTERISTICAS DE UN EQUIPO
CONDENADOAL DESASTRE
 Muchos requerimientos (Hacer todo
lo imaginable)
 Permitir continuas sugerencias del
cliente
 Planes optimistas (Si ! Si ! Si !)
 Diseño inadecuado
 Sindrome solución para todo
 Personal no capacitado
 Fallas en los contratos
 Conflictos entre el cliente y el
proyecto
UN BUEN EQUIPO
Limitar el alcance
Diseño controlado (admon del
cambio)
Planes claros desde el principio del
proyecto y detallados
Diseño para satisfacer requerimientos
Proceso revisión del software
Entrenamiento al personal
Contratos
Punto focal satisfacer los
requerimientos del cliente

 La asignación y la comprensión de las responsabilidades organizacionales e individuales es
clave para una administración de proyectos exitosa.
 Cada individuo es responsable de funciones especificas y tiene una línea de dependencia y
comunicación.
 Las responsabilidades y relaciones entre las organizaciones involucradas en el proyecto
deberán estar definidos por ejemplo:Acuerdos de responsabilidades, informe de impacto,
acuerdos de responsabilidades y soporte.
 Elementos básicos de una organización
 Comíte o Ejecutivo del proyecto
 Líder del área cliente
 Líder del área técnica
 Equipo de trabajo

RESPONSABILIDADES
 Comíte o Ejecutivo del proyecto
 Aprobar viabilidad del proyecto
 Facilitar los recursos requeridos del proyecto
 Aprobar planes y recomendaciones
 Aprobar cambios
 Líder del área cliente
 Definir plan del proyecto
 Proveer información sobre avance del proyecto
 Endosar decisiones que afectan al negocio
 Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas
 Actuar como representantes de los clientes

RESPONSABILIDADES
 Líder del área técnica
 Definir plan del proyecto
 Proveer información sobre avance del proyecto
 Endosar decisiones que afectan al área técnica
 Identificar recursos requeridos en las diferentes áreas
 Actuar como representantes del área técnica
 Equipo de trabajo
 Ejecutar las actividades del plan

MECANISMO DE COMUNICACION
 Reporte de progreso
 Tiene como objetivo informar a los clientes los logros, planes,
problemas y variaciones
 Periodicidad debería ser mensual
 Reuniones de revisión con grupos de trabajo y contratistas
 Tiene como propósito monitorear el progreso de las
actividades del grupo y reorientar los esfuerzos si es necesario.
 Periodicidad debería ser semanal
 Reuniones con grupos externos al proyecto
 Tiene como objetivo informar sobre el progreso del proyecto
 Periodicidad es eventual

CONTENIDO DE UN INFORME DE IMPACTO
 Dirigido a
 Servicios y/o infraestructura requeridos
 Fecha requerida de terminación
 Distribución de costos
 Aprobación / Aceptación

TALLER DE ORGANIZACION

TALLER DE ORGANIZACION
 Se requiere definir la organización y sus responsabilidades para la contratación e implementación de
los servicios de Outsourcing para operar los equipos de cómputo en que operan las aplicaciones
contables y financieras de la compañía Exito.
 El proyecto ha finalizado su fase de análisis/formulación y ha definido como objetivo : Contratar
con un tercero durante 2002 la operación,mantenimiento y administración de los equipos de
cómputo .
 El proveedor prestará los servicios en el centro de cómputo actual que tienen la compañía Exito.
 Los servicios de outsourcing cubrirá las actividades relacionadas con :
 Suministro,operación y mantenimiento de equipos
 Mantenimiento de software operacional
 Administración operacional de la base de datos
 Procesamiento del correo electrónico
 Procesamiento de aplicaciones productivas

PLANEACION DE PROYECTOS
PLANEACION

 La planeación es la actividad directiva más importante en cualquier proyecto y requiere
habilidad, experiencia y la capacidad para pensar en un proyecto como un todo y cada
fase en detalle.
 Para desarrollar un plan debe tenerse en cuenta 4 factores :
 Planeación a mediano y largo plazo
 Fuentes utilizadas para generar el plan
 Herramientas utilizadas para describir un plan
 Estrategias apropiadas para administrar proyectos
 Planeación de proyectos
Pensar anticipado 50%
Comunicar 25%
Monitorear 25%

ETAPAS
DEFINIR
(ETAPA 1)
PLANEAR
(ETAPA 2)
EJECUTAR
(ETAPA 3)
CONTROLAR
(ETAPA 4)
TERMINAR
(ETAPA 5)
FASES ANALISIS Y
SOLUCION
(FASE I)
ESPECIFA-
CIONES
(FASE II)
DISEÑO
(FASE III)
DESARROLLO
(FASE IV)
ENTREGA
(FASE V)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

 El trabajo debe ser dividido en unidades manejables para establecer un marco que
facilite la planeación, el control de los recursos y minimizar los riesgos.
 Los proyectos de dividen en fases . Los proyectos de sistemas tienen seis fases
estándares,las cuales pueden variar dependiendo del tamaño y tipo de proyecto :
Análisis Entender requerimiento del negocio
 Formulación Definir la solución al requerimiento
 Especificaciones Mostrar la solución (Punto vista-Cliente)
 Diseño Mostrar la solución (Punto vista -
Sistemas)
 Desarrollo Producir la solución
 Implementación Entregar la solución funcionando al
cliente

 Elementos a tener en cuenta para establecer el número de fases:
 Tamaño del proyecto
 Grado de riesgo asociado
 Tipo de proyecto
 Tamaño del proyecto :
 Pequeño 3-6 meses No de fases: 2
 Mediano 6-18 meses No de fases: 4
 Grande > a 18 meses No de fases : Depende del tipo
 Tipo de Proyecto :
 Compra de paquetes
 Llave en mano
 Desarrollo con contratista
 Desarrollo en casa

PROYECTO ESTANDARD
- Grande
- Desarrollo en casa
FASES ANALISIS ESPECIFA-
CIONES
DISEÑO DESARRO-
LLO
ENTREGASOLUCION
TIPOS
PROYECTO PEQUEÑO
PROYECTO MEDIANO
ADQUISICION DE PAQUETES
- Grande
- Solo comprar/llave en mano
DESARROLLO ENTREGA

Análisis Formulacion
Requerimientos Análisis
de mercado
Evaluación
Desarrollo Entrega
Selección Adquisición Implementación
Definir
alcance
Definir
requerimi-
entos
Problema
Buscar
paquetes
Evaluar
vendedor
Evaluar
Funcionali-
dad
Evaluar
parte técni-
ca
Seleccionar
paquetes
Realizar
Contrato
Instalar
paquete
Evaluar
economica-
mente
Definir
Problema y
objetivos
Definir y
evaluar
requerimientos
Definir lista
de candidatos
Preparar
licitación
Evaluar
paquete
Documentar
resultados
Definir
Beneficios
Tomar
decisión
Definir
términos
y cláusulas
Implementar
cambios
Instalar
paquete

Análisis Formulacion Desarrollo Entrega
Definir el
Problema
Especificacion Diseño
Definir el
objetivo y
limites
Definir y evaluar
alternativas
Seleccionar
solución
Documentar
especificaciones
Identificar los
procedimientos
para las pruebas
Determinar los
requerimientos
para el entto del
cliente
Iniciar negocia-
cion con
proveedores
Definir requeri-
mientos del sitio
para la instalacion
Producir el
diseño
Completar
negociaciones
de contratos
de hardware
y software
Instalar el
hardware y
software
Producir/modificar
código de la
aplicación
Prueba total de la
aplicación
Entrenar al
cliente
Implementar
productivo
nuevo sistema
Entregar
sistema a
operaciones
Realizar
afinamiento
al sistema

ASPECTOS CLAVES
La planeación para el proyecto debe ser lo suficientemente detallada como para responder
las siguientes preguntas :
 Qué ocurrirá, en que secuencia , en que plazo y a que costo ?
 Qué recursos se requerirán, cuando, por cuanto tiempo y como se sabrá
qué el trabajo ha finalizado ?
 Qué productos serán entregados, en que punto de referencia ?
 Qué se requerirá de las organizaciones de servicio y de los vendedores y cual será el
impacto de cualquier demora ?
 Qué determina cuando se ha terminado el proyecto y quien revisara,
aprobara y aceptara la entrega de los productos terminados ?

SUGERENCIAS PARA EL EJERCICIO DE PLANEACION
 Las actividades deberán tener un punto de comienzo y finalización discreto
(40-80 horas) e identificado su producto.
 Las dependencias deberán representar las relaciones actuales entre tareas
y no reflejar el uso del recurso planeado.
 Deberán utilizarse pocas dependencias como sea posible para evitar una
red desordenada.
 Deberá usarse una estructura lógica que permita sumarizar actividades para
generar informes gerenciales.
 Sobre todo recuerde que el plan es únicamente un modelo. Utilice el plan
como una guía para establecer limites y aplicar un juicio sobre el trabajo del
día a día en esos limites.

DEFINICION DE OBJETIVOS
 La definición e interpretación de objetivos es fundamental para la gestión
de todos los proyectos debido a que:
 Direccionan el trabajo a ser hecho
 Concentran los esfuerzos sobre los aspectos críticos o prioritarios
 Facilitan el proceso de comunicación entre el gerente, su equipo, la
gerencia y los clientes.
 Son un parámetro básico para la resolución de conflictos.
 Miden el desempeño y progreso del proyecto.

 Errores más comunes en la definición de objetivos :
 Confundir intenciones y deseos con objetivos
(“Debemos aumentar la productividad “).
 Objetivos irreales
 Objetivos conflictivos
 Cambios
 Características de objetivos bien definidos :
 Meta : Lo que se desea alcanzar, El que ? Donde ?
 Indicadores : Son los parámetros de medición de la meta
alcanzada Cuanto ? Cuando ?
 Restricciones : Son las condiciones que deben ser cumplidas en
la consecución de la meta. Como ? Por Cuanto ?

 Ejemplo :
 objetivo del proyecto :
“Proveer a la compañía XYZ durante 2003 de un sistema integrado
para el manejo de la información en la administración del recurso
humano y pago de nómina sin exceder el presupuesto de $100M”.
 Objetivo de la fase (Formulación) :
“Definir la solución para la compañía XYZ durante 2003 para el
manejo integrado de la información en la administración del
recurso humano y pago de nómina sin exceder el presupuesto de
$100M”.

DESCOMPOSICION DELTRABAJO
 Uno de los factores claves para desarrollar exitosamente un proyecto es la
identificación y organización del trabajo necesario para completarlo.
 El análisis de descomposición que identifica las unidades mas pequeñas
de trabajo, es la primera etapa en la planeación detallada del proyecto.
 Beneficios:
 Identificar los productos a entregar
 Definir responsabilidades
 Estimar duración de actividades
 Programar actividades
 Controlar el avance del proyecto

DESCOMPOSICION DELTRABAJO
 Responsabilidad :
 El análisis de descomposición es un ejercicio que debe
desarrollarse conjuntamente por el grupo de trabajo de clientes y
sistemas.
 Los lideres de usuarios y sistemas deberán estar involucrados en
este proceso para asegurar que todas las actividades estén
incluidas y familiarizarse con la estructura del proyecto.
 Estructura :
 El análisis de descomposición está subdividido en proyecto,
subproyectos, milestones y actividades.

PROYECTO
SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO
ACTIVIDAD ACTIVIDAD
MILESTONE MILESTONE MILESTONE

PROYECTO
PLANEACION ANALISIS DE
MERCADO
TRAMITAR
COTIZACIONES
DEFINIR
SOLUCION
REVISAR
PROCESOS
Estructura para un proyecto en la fase de análisis y formulación .

PROYECTO
PLANEACION
Estructura para un proyecto de redes en la fase de desarrollo e implementación .
DISEÑO DE
REDES
INFRAESTRUC
CABLEADO
INSTALACION
SERV / PCS
INSTALACION
SW REDES
PUESTA
EN PRODUCT.

MIGRACION
DE DATOS
PROYECTO
PLANEACION
Estructura para un proyecto de implementación de un paquete .
LICITACION Y
COMPRA
INSTALACION
DE HW/SW
INSTALACION
DE PAQUETE
ENTTO Y
PRUEBAS
PUESTA
EN PRODUCT.
ADAPTACION
DEL NEGOCIO

ANALISIS DE RIESGOS
 Riesgo es una situación potencial no deseada, que una vez concretada
podría impedir o dificultar el cumplimiento del proyecto.
 Internos : al ambiente de la empresa
 Externos : al ambiente de la empresa
 Intrinsicos : al proyecto en si

INTERNOS EXTERNOS INTRINSICOS
Estrategia/Políticas Proveedores/Subcontratados
(Atrasos,Quiebra, patrones
de calidad)
Diagnóstico
Disputas de poder Políticos / Económicos
(cambio de gobierno,política
cambiaria, impuestos, tasas)
Calidad de la solución
Resistencias Mercado
(competidores, distribuidores)
Tecnología
Cultura de la empresa Fuerza mayor
(Accidentes, inundaciones,
incendios,robos)
Equipamento/Materiales
Rotatividad (Ejecutivos,
usuarios, equipo)
Equipo del proyecto
Desempeño(Financiero,
operacional)
Planeamiento/Ejecución

ANALISIS DE RIESGOS
 Parte del proceso de planeación, consiste en identificar los riesgos
potenciales asociados con el proyecto y las acciones para minimizarlos.
 Proceso para la identificación de los riesgos
 Identificar los riesgos en la medida que se planifica cada fase
 Estimar el impacto que tendría si ocurriera (Plazo,costo,calidad)
 Planificar la minimización del riesgo
 Realizar seguimiento a las acciones para minimizar el riesgo.

ANALISIS DE RIESGOS
 EJEMPLOS ;
RIESGO : Manejo de un proyecto a largo plazo
SOLUCION: Descomponer el proyecto en fases y entregar el sistema
por partes.
RIESGO : Múltiples clientes
SOLUCION: Definir un Comite Directivo para establecer necesidades,
prioridades, financiamiento.
RIESGO : Utilizar un ambiente técnico complejo
SOLUCION: Realizar reuniones de contactos con técnicos,expertos y
vendedores.
Asignar técnico experimentado tiempo completo en el
proyecto.

ANALISIS DE RIESGOS
 EJEMPLOS :
RIESGO : Demora en la entrega de equipos por parte del proveedor
SOLUCION: Incluir cláusulas de multas en la negociación.
Realizar un estrecho seguimiento a la compra y entrega.
RIESGO : Demora en las pruebas del nuevo sistema.
SOLUCION: Comprometer con los Gerentes de los departamentos
clientes los recursos requeridos de acuerdo al plan.

TALLER DE PLANEACION

 Definir el objetivo, la descomposición del trabajo y los riesgos asociados al proyecto de
Outsourcing.

PLANEACION DE ACTIVIDADES
 La representación gráfica de las actividades de un proyecto puede ser
realizada de varias formas, siendo las dos más utilizadas :
 Gráficos de GANTT
 Diagramas PERT
 Los gráficos de GANTT permiten visualizar la distribución de las actividades
de un proyectos a lo largo del tiempo.
 Los diagramas PERT representan la interdependencia entre las actividades
de un proyecto.

VENTAJAS
GRAFICO GANTT
 Muestra los datos de inicio/término de
una actividad
 Facilitan el análisis comparativo (Plan vs
Real)
DIAGRAMAS PERT
 Muestra la interdependencia entre las
actividades
 Permiten analizar el impacto de
atraso/adelanto de una actividad sobre las
demás
 Identifican las actividades más criticas y
muestra las holguras
DESVENTAJAS
GRAFICO GANTT
 No muestran las dependencias entre las
actividades
 Visualización difícil para proyectos con
muchas actividades
 No permiten análisis de impacto : atrasos
/adelantos
DIAGRAMAS PERT
 Su actualización es difícil
 No permite saber la fecha en la que una
actividad será ejecutada

 Holgura : Diferencia entre la fecha más temprana y la fecha más tardía de
inicio / término de una actividad
 Camino Critico : Conjunto de actividades que contienen la menor holgura
 La utilización de ambas técnicas proporcionarán una mayor calidad en el
proceso de planeación, análisis de riesgos y control del proyecto.

Ejemplo : Preparación de un curso
ACTIVIDADES DESCRIPCION DURACION PRECEDENTES
A Levantar procedimientos 2 B
B Entrenar equipo 6 C,D
C Obtener equipo 3 E
D Obtener instructor 4 F
E Definir conocimiento 1 H
F Definir entrenamiento 2 E,G
G Definir documentación 2 -
H Reunir gerentes 3 -

Ejemplo : Preparación de un curso
INICIO
H,3 E,1 C,3
G,2 F,2 D,4
B,6 A,2 FIN

 Dibujar el diagrama PERT para el plan descrito a continuación.
ACTIVIDADES DESCRIPCION DURACION
A Documentar resultados de la fase 1
B Preparar plan de trabajo sgte fase 2
C Efectuar análisis beneficio/costo 3
D Seleccionar alternativa de solución 1
E Conformar equipo trabajo sgte fase 2
F Identificar incentivos /beneficios 3
G Estimar costo alternativa recomendada 2
H Evaluar alternativas 4
I Definir alcance y objetivos 2
J Definir requerimientos del proyecto 1
K Evaluar la situación actual 3

ESTIMACION DE PROYECTOS
ESTIMACION

 La estimación es cuantificar el plan y es un resultado de la unión del modelo (Plan del
proyecto) con la experiencia del estimador.
 Las estimaciones son la base del proceso de planeación y contiene siempre un cierto
grado de incertidumbre.
 La posibilidad de exito de un proyecto dependen de la calidad con que se desarrolla el
proceso de estimación del tiempo,recursos, y costos.

TECNICAS
 Falta estándares de trabajo
 Falta de datos/información
 Presión (plazo, recursos, costo)
 Compromisos apresurados
 Comunicación inadecuada
 Cambios de alcance
 Dificultad para estimar duración
PSICOLOGICAS
 Inseguridad (falta de conocimiento)
 Falta credibilidad en los estimados
 Miedo a los compromisos
 Expectativas irreales
 Exceso de optimismo
 Miedo de decir No
 Miedo de exponerse
 Ideas preconcebidas
 Ansiedad
BARRERAS PARA ESTIMACIONES MAS PRECISAS

TALLER DE ESTIMACION

BARRERAS PARA ESTIMATIVOS ADECUADOS EN LOS PROYECTOS DE SU ORGANIZACION
Con que frecuencia ocurren estas barreras cuando hace estimativos :
A. Nunca o casi Nunca B.Algunas veces C. Frecuentemente D. Siempre o casi siempre
Barreras Sicológicas :
1. Exceso de confianza
2. Miedo a los compromisos
3. Desconocimiento de o resistencia a la utilidad o necesidad de los estimativos
4. Enfásis excesivo en la incertidumbre por parte de quienes hacen los estimativos
5. Enfásis excesivo de los gerentes o clientes en la exactitud de los estimativos
6.Tendencia a racionalizar y justificar cualquier desviación o retraso

BARRERAS PARA ESTIMATIVOS ADECUADOS EN LOS PROYECTOS DE SU ORGANIZACION
Con que frecuencia ocurren estas barreras cuando hace estimativos :
A. Nunca o casi Nunca B.Algunas veces C. Frecuentemente D. Siempre o casi siempre
Barreras Técnicas:
1. Métodos erráticos de trabajo o falta de estándares
2. Datos insuficientes para efectuar los estimativos
3.Análisis incompleto o sobresimplificado
4. Falta de tiempo para efectuar estimativos
5. Falta de experiencia y conocimientos sobre estimativos
6. Compromisos prematuros
7. Estimativos basados en lo esperado, lo requerido o el presupuesto
disponible : Preconcepciones
8. Imposiciones arbitrarias de tiempo o costos
9.Alcance del proyecto móvil o flexible

Puntaje :
A. 10 puntosB. 7 puntos C. 3 puntos D. 0
Interpretación :
141-150 puntos : A usted le han lavado el cerebro o quiere impresionar a su jefe.
121-140 puntos : Su organización esta iluminada y posiblemente tiene un excelente registro histórico
de estimativos, que le permite perfeccionar constantemente esta actividad.
91- 120 puntos : Existen algunos de los componentes de estimativos adecuados, pero pueden
presentarse resultados inconsistentes.
51 - 90 puntos : Los estimativos adecuados son mas la excepción que la regla.
0 - 50 puntos : Pongase las pilas rápido, a menos que disponga de recursos y presupuesto
ilimitados.

ELEMENTOS DE UNA BUENA ESTIMACION
Intuición
(Experiencia anterior, habilidad personal)
Históricos
(Proyectos Similares)
Estándares
(Estándares confiables)

EMPIRICAS
 Método Delphi
 Basado en la opinión del grupo
 Util cuando no hay información
 Orden Inverso
 Dada la respuesta calculase la pregunta
 Negociación
 Negociación de tiempos en función de
experiencia
 Util para estimar trabajo individual
METODOLOGICAS
 Construcción de escenarios (“What if”)
 Proyección
 Basado en estadísticas
 Sirve para estimar costos y duraciones
 Uso de estándares e históricos
TECNICAS PARA ESTIMACIONES

ESTIMACION DE ACTIVIDADES
 En el proceso de programación detallada del plan debe hacerse un estimativo:
 Para cada actividad
 Una reserva de riesgos conocidos asociados con actividades
especificas
 Una reserva de contingencia para los imprevistos o factores de
error (incertidumbre)
 Estimación de una actividad en días hábiles :
 DURACION : Estimado ( Días Analista )
(# de recursos) x (Factor de tiempo)
Factor de tiempo es el porcentaje de tiempo que una persona está disponible para
trabajar en la actividad. Factor 0.80 recurso propio y 0.90 para contratista

 Una reserva de riesgos conocidos asociados con actividades especificas :
 Son conocidos en el momento de identificar una actividad
 Adicionar tiempo adicional para cubrir el riesgo que no hace parte de la contingencia,pues es
conocido
 Riesgo cuyo impacto es difícil de cuantificarse,debe ser mencionado y debe planearse acciones
especificas para minimizar su impacto
 Una reserva de contingencia para los imprevistos o factores de error (incertidumbre) :
 El estimativo que se hace sobre la duración de una actividad siempre contiene un componente de
incertidumbre.Esta debe considerarse en el proceso de planeación.
 Se necesita una contingencia que tenga en cuenta la incertidumbre inherente al proyecto para
mejorar la probabilidad de terminar el proyecto

 Guía para asignar contingencia según la fase del proyecto:
 Análisis 100%
 Solución 50%
 Especificaciones 20%
 Diseño 10%
 Ejemplo de uso de contingencia :
Duración del proyecto : 18 meses (Oct 00 - Mar/02)
Fase de planeación : Desarrollo / Entrega
Tipo de proyecto : Compra de paquete
Contingencia : 3 meses (15%)

Milestone Critico Fecha Ocurrencia Porcion Fecha Probable
Recibo de paquete Ene 27/01 4 0.66 (13 días) Feb 13/01
Puesta en productiva Ene 30/02 16 2.66 (53 días) Abr 9/02
Porción:(Ocurrencia / duración)*Contingencia

ESTIMACION DE COSTOS
 En un proyecto se requiere determinar los siguientes costos :
 Costos del proyecto : Son los costos relacionados con la ejecución del
proyecto.
 Costos de operación : Son los costos requeridos para soportar y
operar el nuevo sistema.
 Para estimar los costos del proyecto se requiere :
 Definir el tipo y tamaño del proyecto
 Definir el plan detallado
 Realizar el análisis de riesgo
 Definir la contingencia del proyecto

ESTIMACION DE COSTOS
 Guía de costos del proyecto :
 Salarios y beneficios :Analistas de la empresa,contratista , otros.
 Gastos Generales : Suministros de oficina,papelería,gastos de viaje,
restaurantes,arrendamientos equipos,entto.
 Servicios contratados :Asesoría técnica, consultoría .
 Inversión de capital :Adquisición de software, impresoras,estaciones
de trabajo, redes, equipos de computo,otros.
 Una vez definido todos los costos del proyecto, se debe definir su presupuestación y manejo.

 Se requiere calcular la fecha de terminación del proyecto de Outsourcing.
 Información adicional :
 El proyecto ha finalizado la fase de análisis y formulación en Enero
/00 y ha estimado que el plan de desarrollo e implementación
durará 10 meses.
 Se ha identificado los siguientes milestones críticos :
 Oferta aceptada y legalizada Marzo/01
 Entrenamiento realizado Mayo/01
 Seguridad y controles definidos Julio/01
 Outsourcing productivo Noviembre/01
 Contingencia : 15%

RESUMEN PROCESO DE PLANEACION
 Pasos :
 Definir organización del proyecto
 Definir objetivo del proyecto
 Definir las bases de planeación y estrategias
 Definir diagrama de descomposición de actividades
 Identificar los riesgos asociados al proyecto
 Identificar las actividades , duración y sus productos
 Definir la dependencia entre actividades
 Determinar el recurso humano requerido para cada actividad
 Programar utilizando una herramienta computarizada
 Analizar la secuencia lógica del proyecto e identificar ruta critica
 Realizar un balance de recursos
 Establecer los puntos de control
 Establecer la contingencia
 Definir los costos del proyecto y su manejo
 Consolidar el plan de ejecución del proyecto
 Revisar el plan con el cliente para su endoso
 Monitorear y controlar el plan

MONITOREO/CONTROL DE PROYECTOS
MONITOREO Y CONTROL

 Monitoreo : Es la función ejecutiva que sigue la pista al progreso del proyecto.
 Control : Es la función de administración activa, es decir la acción tomada con
base en los resultados del monitoreo.
 El monitoreo/control debe realizarse durante todo el proyecto, uno de los mayores problemas es la
baja prioridad que recibe como actividad, lo cual ocasiona :
 Retraso en los planes
 Sobregiro de costos
 Impactos de cambios que no son descubiertos hasta que ocurren

 Aspectos importantes del monitoreo y control :
 Control de cambios
 Ejecución presupuestal
 Progreso físico
 Comunicaciones
 Revisión del proyecto
 Registro de administración del proyecto

CONTROL DE CAMBIOS
 Cambio : Es alterar algo que estaba planeado, en desarrollo o
ya concluido, en el ambiente de un proyecto.
 Control de cambios : Es el proceso de planear, coordinar e implantar
cambios en un ambiente de desarrollo de proyectos,
con el fin de causar el menor impacto posible.

EXTERNAS
 Gobierno
 Mercado
 Competencia
 Tecnología
 Cultura
INTERNAS
 Estrategia / Políticas
 Estructura
 Personas
 Errores
 Volúmenes
 Restricciones de recursos
CAUSAS DE LOS CAMBIOS

IMPACTO DE LOS CAMBIOS
 Trabajo ejecutado / A ejecutar
 Costos
 Plazos
 Recursos
 Riesgos

CONTROL DE CAMBIOS
 Los cambios se presentan en un proyecto a medida que avanza en sus diferentes fases.
Estos cambios resultan por :
 Mejor estimación y entendimiento de los requerimientos
 Revisión sobre el alcance
 Ejecución del proyecto
 Desarrollo tecnológico
 Diseño deficiente.
 La identificación, el reporte y la administración adecuada de estos cambios representan
elementos claves para la administración exitosa del proyecto.

CONTROL DE CAMBIOS
 Principios :
 No realizar ningún cambio sin una autorización escrita de acuerdo
con los niveles de autorización establecidos.
 Los cambios deben documentarse sin importar su tamaño
 Los cambios afectan el plan total del proyecto y deberán reducirse
a lo mínimo posible

Requisito
Análisis de
la solicitud
Rechazar Aceptar Postergar
Notificar Archivar
Replanear
Informar
CONTROL DE CAMBIOS
• Pasos

CONTROL DE CAMBIOS
 Ejemplo de un Log y Formato de cambio.

EJECUCION PRESUPUESTAL
 Ejemplo de una ejecución presupuestal

PROGRESO FISICO
 QUE ES ?
 Es la comparación del progreso de trabajo que fue planeado sobre
el que ha sido realizado en un periodo de tiempo especifico.
 PROPOSITO
 Provee una evaluación rápida del estado del progreso del proyecto.
 Si alguna tendencia negativa es detectada, una revisión a los niveles
mas bajos del plan deberá ser realizada con el fin de definir
claramente las áreas con problemas.
 COMO SE MIDE
 El progreso real del proyecto se mide a través de los productos
obtenidos para cada una de las actividades identificadas del plan.
Este progreso real es comparado con el progreso planeado y se
expresa en términos de porcentaje (%).
 EJEMPLO

COMUNICACIONES
 Dentro de un proyecto las comunicaciones pueden ser formales e informales, por ejemplo :
informes de progreso, revisiones administrativas,reuniones de contacto.
 En el proyecto debe haber una información formal estandarizada distribuida en forma
periódica :“ INFORME DE PROGRESO” .
 El informe de progreso representa el mecanismo primario usado por el equipo del proyecto
para informar sobre el progreso del proyecto, problemas y otros.
 El informe de progreso debe tener tres áreas claves : Estado técnico, costos y cronograma.
 Ejemplo

REGISTRO DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS
 Es utilizar un archivo de documentos fundamentales del proyecto desde su inicio hasta su
finalización. Es una herramienta centralizada para una administración y control de
proyectos efectivos.
 Es de gran ayuda para los gerentes de proyectos, clientes, todos los miembros del equipo
de proyecto y mas adelante, para el personal de soporte.

REGISTRO DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS
 Contenido :
 Definición y descripción del proyecto
 Acuerdos, responsabilidades
 Planes del proyecto
 Control de cambios
 Presupuesto
 Informes de progreso
 Presentaciones
 Comunicaciones en el proyecto (actas, memos, etc)
 Plan de entrenamiento, plan de pruebas
 Contratos de Hardware, software.
 Otros

 INTRANET,INTERNETY LAWEB EN ADMON DE PROYECTOS

CALIDAD DE PROYECTOS
ELEMENTOS
Tecnología
Recurso Humano
Recurso financiero
Tiempo
Calidad de la
solución

BARRERAS PARA ALCANZAR LA CALIDAD DE PROYECTOS
 Problemas de calidad
 Definición incorrecta
 Mala interpretación de la definición
 Requerimientos cambiantes
 Problemas de productividad
 Resultados lentos
 Presupuestos excedidos
 Recursos escasos
 Requerimientos cambiantes
 Pruebas realizadas:
 Bajo presión y con la fecha de iniciación encima
 Se comprimen si la disponibilidad de tiempo es limitada
“ La prevención de errores en todas las fases del desarrollo del proyecto es la ruta critica de la
calidad“

 Involucrar al cliente en el desarrollo del proyecto
 Hacer las cosas bien desde el principio
 Entender los requerimientos del cliente
 Cumplir los requerimientos del cliente al 100%
 Eliminar desperdicio
 Medir y controlar
 Mantener comunicaciones efectivas
 Mejorar continuamente
 Proyectos implementados a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo
los requerimientos del cliente
 Utilizar estándares para manejo de proyectos

PROYECTO EXITOSOPROYECTO EXITOSO
Admon de
cambios
Estimación
Control y
seguimiento
Planeación

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